Account payable adalah salah satu istilah penting dalam dunia akuntansi. Bagi seorang akuntan, memahami istilah ini merupakan sebuah keharusan agar mampu mengelola keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Sebab, istilah ini seringkali digunakan ketika perusahaan melakukan kegiatan transaksi pembelian dengan sistem pembelian uang di muka.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa itu account payable (AP), kali ini RedERP akan membahasnya lengkap dengan peran dari staf hingga tugasnya.
Simak hingga selesai ya!
Apa Itu Account Payable?
Account payable adalah kewajiban finansial yang harus dibayar oleh suatu perusahaan kepada pihak ketiga. Istilah ini juga sering disebut dengan utang dagang.
Kewajiban ini mencakup tagihan yang belum diselesaikan oleh perusahaan untuk barang atau jasa yang diterima dari pemasok atau vendor.
Umumnya, account payable akan muncul ketika perusahaan memutuskan untuk membeli berbagai keperluannya secara kredit.
Bukan itu saja, utang dagang ini juga seringkali terjadi jika perusahaan melakukan transaksi pembelian dengan sistem uang muka. Kemudian pelunasannya dilakukan saat barang sudah diterima.
Di dalam pencatatan keuangan, account payable dianggap sebagai liabilitas. Maksudnya, perusahaan wajib membayar utang tersebut berdasarkan periode yang telah ditentukan.
Dalam dunia bisnis, hal ini menjadi salah satu hal yang sangat umum diterapkan. Bahkan AP dibutuhkan dalam bisnis karena ia mampu mendatangkan cash flow.
Perbedaan Account Payable dan Account Receivable
Seringkali banyak yang menganggap bahwa account payable dan account receivable merupakan hal yang sama, padahal itu keliru. Account receivable adalah kebalikan dari account payable.
Dalam account receivable, perusahaan memiliki peran sebagai kreditur. Ini berbeda dengan account payable, di mana perusahaan berperan sebagai debitur.
Misalnya, suatu perusahaan sudah melakukan transaksi jual beli, di mana barang atau jasa sudah diterima oleh konsumen. Namun, konsumen belum melakukan pembayaran atas transaksi tersebut.
Dalam proses pembukuannya, utang ini akan dicatat ketika perusahaan sudah mengirim invoice kepada pihak ketiga, bukan ketika pesanan masuk.
Intinya perbedaan dari account payable dan account receivable ini bisa kita kelompokkan dalam beberapa hal, yakni:
- Posisi dalam neraca: AP tercatat di bawah kewajiban lancar dalam neraca. Sementara account receivable tercatat di bawah aset lancar dalam neraca.
- Jenis akun: Account payable berdasarkan utang penjualan, utang bunga, utang pajak, dan lainnya. Account receivable sendiri berdasarkan piutang usaha.
- Jenis transaksi: Account payable berdasarkan pembelian barang/jasa secara kredit dan account receivable berdasarkan penjualan barang/jasa secara kredit.
- Aksi yang ditimbulkan: Account payable yakni perusahaan membayar invoice sementara untuk account receivable yakni perusahaan menagih invoice.
Intinya, perbedaan dari kedua istilah tersebut adalah jika sebagai account payable perusahaan harus membayar sejumlah uang kepada pihak ketiga.
Sementara account receivable, perusahaan harus menerima sejumlah yang dari pihak ketiga.
Baca Juga: Apa Saja Jenis Piutang Dagang dan Masalah yang Bisa Timbul
Peran Penting Account Payable
Untuk sebuah perusahaan, account payable memiliki peranan yang cukup penting.
Akun satu ini wajib diperiksa secara teratur agar pihak perusahaan bisa mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus dilakukannya, seperti membayar dan melunasi sisa utang.
Dengan melihat AP, perusahaan bisa tahu berapa nominal utang yang perlu mereka bayar setelah menerima barang.
Selain itu, peran lainnya dari account payable di antaranya:
Reminder
Account payable dapat menjadi pengingat bagi perusahaan untuk bisa mengetahui jadwal pembayarannya.
Dengan begitu tidak akan terjadi penumpukan pembayaran yang bisa membuat beban perusahaan semakin besar.
Memudahkan Proses Audit
Peran penting selanjutnya yakni untuk memudahkan proses audit. Biasanya perusahaan akan menggunakan software accounting yang mendukung otomatisasi AP.
Sehingga akan memudahkan staf dalam mengelola dan mengatur dokumen dan proses audit. Penggunaan perangkat lunak ini pun dapat meningkatkan akurasi dan mengurangi human error.
Membantu Penghematan Biaya Dalam Pemrosesan Faktur
Umumnya, hal ini dilakukan dengan bantuan perangkat lunak khusus yang dapat mengotomatisasi proses. Sehingga dapat menghasilkan biaya pemrosesan faktur yang lebih efisien.
Tugas dan Tanggung Jawab Staff Account Payable
Dikarenakan prosesnya yang rumit, beberapa perusahaan memiliki staf yang ditugaskan khusus untuk mengelola AP. Adapun tugas dan tanggung jawab mereka adalah sebagai berikut:
Melakukan Pencatatan Kegiatan Pembelian
Dalam seluruh kegiatan pembelian, staff account payable memiliki tanggung jawab dalam hal pencatatannya.
Cara yang satu ini dilakukan untuk dapat memverifikasi jika muncul kesalahan antara fakta di lapangan dengan data yang ada pada dokumen.
Melakukan Koordinasi Dengan Bagian Supply Chain
Kegiatan pembelian yang dilakukan dengan pihak luar akan melibatkan banyak orang. Sebut saja divisi penjualan, purchasing, vendor, produksi, serta pergudangan.
Di sinilah staf account payable harus mampu melakukan koordinasi dengan berbagai pihak yang terlibat secara tepat. Koordinasi ini wajib dilakukan demi mendukung kegiatan pembelian tetap sesuai rencana.
Selain itu, mereka juga wajib untuk memahami siklus supply chain sehingga mampu memastikan barang yang dibeli perusahaan bisa tiba dengan selamat sampai tujuan.
Menganalisis Kegiatan Pembelian
Perusahaan yang baik tentunya akan mencatat seluruh kegiatan transaksi pembelian yang sudah dilakukan. Catatan pembelian tersebut kemudian menjadi tanggung jawab seorang account payable untuk dicek dan dianalisis.
Hal itu bertujuan untuk memastikan transaksi sudah dilakukan sesuai dengan prosedur, serta untuk meminimalisasi kesalahan besar maupun kecil dalam dokumen pencatatan.
Melakukan Pembayaran Pembelian
Apabila pembelian sudah ditetapkan kemudian disetujui oleh vendor, tugas account payable selanjutnya yakni melakukan pembayaran.
Dalam kegiatan ini, ada tiga jenis pembayaran yang bisa dipilih yaitu:
- Cash before delivery: Ini merupakan jenis pembayaran yang sudah dilunasi oleh perusahaan sebelum vendor mengantarkan barang yang dipesan.
- Cash after delivery: Sebuah pembayaran yang dilakukan saat semua barang sudah dikirimkan vendor ke perusahaan.
Pembayaran akan dilakukan dua tahap, perusahaan melakukan down payment atau pembayaran tanda jadi. Setelah itu perusahaan akan kembali melakukan pembayaran hingga lunas ketika barang sudah selesai diterima dengan baik.
Dalam tugasnya terkait pembayaran, account payable akan memastikan bahwa pembayaran sudah diterima oleh vendor, mengatur faktur hingga mengirimkannya pada manajer untuk persetujuan pembayaran.
Membuat Neraca dan Laporan Pembelian
Tugas dari seorang account payable yang terakhir yakni membuat dan mencatat laporan. Nantinya laporan ini akan menjadi pertanggungjawaban yang akan diserahkan kepada manajemen perusahaan.
Permudah Proses Account Payable dengan Software Akuntansi Online RedERP
Seperti yang sudah Anda ketahui, account payable menjadi hal yang sangat penting dalam dunia akuntansi di perusahaan karena bersinggungan langsung dengan utang usaha.
Dalam prosesnya, banyak tantangan yang seringkali dihadapi oleh pelaku bisnis terkait hal satu ini. Sebut saja prosesnya yang cukup panjang dan kompleks, data yang tidak tersentralisasi dengan baik, minimnya transparansi, dan hal lainnya.
Namun tenang saja, saat ini sudah ada software akuntansi online yang bisa menjadi solusi dalam memecahkan berbagai masalah tersebut.
Software membuat pengelolaan keuangan perusahaan terkontrol dan terukur dengan baik.
Salah satu rekomendasi software akuntansi online terbaik yang bisa Anda pilih yakni Software Akuntansi Online RedERP.
Banyak fitur menarik yang akan memudahkan proses pencatatan hingga pembuatan laporan keuangan dengan sangat baik.
Salah satunya, tentu fitur Account Payables yang fungsinya untuk melakukan pencatatan utang terhadap vendor.
Bahkan dalam fitur ini persetujuan dan verifikasi utang terhadap vendor juga bisa dilakukan secara bertingkat. Sehingga meminimalisir kesalahan pencatatan atas dokumen penagihan yang disampaikan oleh vendor.
Segala data terkait utang dan pengelolaan anggaran bisnis pun dapat Anda lacak dalam bentuk laporan yang komprehensif dalam fitur Laporan & Analisis.
Dari sini, Anda bisa melihat pengeluaran keuangan perusahaan untuk utang dan arus kas yang ada.
Dengan menggunakan Software Akuntansi Online RedERP, pengelolaan keuangan perusahaan bisa terkelola, terukur, dan termonitor dengan baik.
Tunggu apa lagi? Ayo ajukan demo gratis dan ketahui lebih lanjut fungsi dan fitur Software Akuntansi Online RedERP sekarang juga!
