Account receivable memiliki peran yang sangat krusial khususnya bagi Anda pelaku bisnis.
Sebagai salah satu komponen sistem informasi akuntansi, account receivable berperan dalam mencatat dan mengelola piutang yang dimiliki oleh suatu perusahaan.
Nah, lebih lengkapnya mari simak artikel RedERP berikut. Akan kami ulas apa itu account receivable, ciri, manfaat, hingga cara mendapatkannya di dalam suatu bisnis.
Apa Itu Account Receivable?
Account receivable adalah suatu istilah yang merujuk pada tagihan seseorang yang harus diterima dari pihak lain.
Seperti halnya pelanggan yang memiliki kewajiban kepada suatu bisnis untuk membayar hutangnya.
Ini mencakup proses penagihan kepada pelanggan yang memiliki utang kepada penjual.
Jumlah account receivable dicatat dalam buku besar dan dikenal sebagai piutang.
Account receivable akan tercatat saat pelanggan telah membeli barang dagangan menggunakan opsi kredit atau telah melakukan pembayaran di muka.
Ketika transaksi dilakukan melalui sistem kredit, pemilik bisnis berperan sebagai kreditur tanpa jaminan terhadap pelanggan. Oleh karena itu, penjual harus berhati-hati ketika menjual barang secara kredit.
Misalnya, ketika barang telah diterima oleh pelanggan, pemilik bisnis akan mengeluarkan peringatan agar pelanggan memiliki kewajiban untuk membayar produk atau jasa yang telah dibeli sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
Banyak pemilik bisnis yang menerapkan sistem pembayaran kredit untuk menjual berbagai produk atau jasa. Metode ini digunakan agar perusahaan dapat dengan cepat menghabiskan stok barang dan menghindari kerugian.
Baca Juga: Aging Report Adalah: Pengertian, Manfaat, hingga Cara Membuatnya
Ciri-ciri Account Receivable
Untuk mengetahui lebih rinci seputar account receivable, ketahui ciri-cirinya seperti berikut.
1. Memiliki Nilai Tenggang Waktu
Nilai tenggang waktu merujuk pada jumlah utang pokok yang harus dibayarkan, termasuk adanya bunga.
Jika pembayaran dilakukan setelah tenggang waktu tertentu, itu akan dikenakan bunga yang harus dibayar oleh pihak yang berutang.
2. Terdapat Tanggal Batas Waktu
Tanggal batas waktu adalah hari atau tanggal yang telah ditetapkan untuk melakukan pembayaran sesuai kesepakatan.
Pada tanggal yang telah ditentukan ini, pemilik bisnis harus menagih pembayaran yang harus dilakukan oleh pihak konsumen.
Jika pelanggan membayar setelah tenggang waktu, pemilik bisnis dapat memberlakukan denda sebagai konsekuensinya.
Dengan begitu, jumlah pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan akan lebih besar daripada jumlah tanggal batas waktu.
3. Terdapat Periode Tenggang Waktu
Periode tenggang waktu dibagi menjadi dua jenis, yaitu periode tenggang waktu bulanan dan harian.
Dalam periode tenggang waktu bulanan, tanggal jatuh temponya sama dengan tanggal transaksi kredit dilakukan, hanya berbeda bulannya.
Jika di dalam periode tenggang waktu harian, pemilik bisnis harus menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran utang secara pasti kepada pembeli.
Baca Juga: Account Payable: Peran dan Perbedaan dengan Receivable
Manfaat Account Receivable
Terdapat berbagai manfaat dari metode account receivable untuk mengelola cash flow bisnis, di antaranya:
1. Membangun Kepuasan Pelanggan
Memberikan metode pembayaran menggunakan kartu kredit atau opsi pembayaran jangka panjang kepada pelanggan dapat memberikan keuntungan penjualan yang signifikan bagi perusahaan.
Dengan mempertahankan informasi piutang usaha yang teratur dan terorganisir untuk setiap pelanggan, perusahaan dapat memanfaatkan penjualan ini.
Membangun hubungan yang baik dan loyalitas antara pelanggan dengan perusahaan dapat membuka peluang penjualan di masa depan.
2. Melacak Potensi Pendapatan yang Belum Tercatat
Melacak pendapatan yang belum tercatat merupakan elemen penting dalam bisnis.
Dengan membuat rencana pembayaran pelanggan dan menerapkan prosedur penagihan yang efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa semua pendapatan yang seharusnya diterima tercatat dengan baik.
Informasi ini juga membantu dalam melacak pelanggan yang belum melakukan pembayaran, sehingga dapat diambil langkah-langkah yang tepat.
3. Mengelola Risiko Kredit Pelanggan
Data historis pelanggan menjadi penting bagi perusahaan dalam membuat keputusan terkait pemberian kredit kepada pelanggan.
Informasi ini membantu perusahaan dalam mengevaluasi pelanggan berdasarkan riwayat pembayaran yang positif, serta menolak pelanggan dengan catatan pembayaran yang buruk.
Selain itu, data ini memberikan wawasan kepada perusahaan mengenai pelanggan mana yang memerlukan tindak lanjut khusus.
Peran Account Receivable
Account receivable memiliki peran yang sangat penting dalam sistem akuntansi dan pengelolaan bisnis. Terdapat berbagai peran yang perlu Anda ketahui, di antaranya:
1. Pencatatan Transaksi Penjualan
Peran utama account receivable adalah mencatat semua transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Ini melibatkan pencatatan transaksi di jurnal dengan akun piutang dagang atau usaha di debit dan sales di kredit dengan jumlah yang sama.
2. Penerbitan dan Pengiriman Invoice
Peran selanjutnya dari staff account receivable adalah menerbitkan invoice atau faktur untuk pembeli setelah barang dijual secara kredit.
Penting untuk mencantumkan tanggal jatuh tempo dalam invoice agar pembayaran dapat dilakukan tepat waktu.
Staff account receivable juga bertanggung jawab untuk mengelola arsip dengan baik.
3. Penagihan Piutang kepada Pelanggan
Staff account receivable memiliki peran yang cukup menantang dalam penagihan piutang.
Mereka harus berkomunikasi dengan pelanggan melalui telepon atau email untuk menginformasikan kebijakan pembayaran, termasuk diskon bagi pembayaran sebelum jatuh tempo.
4. Mengelola Piutang Bermasalah
Apabila piutang tidak dibayar setelah jatuh tempo, peran staff account receivable adalah mengirimkan surat pemberitahuan keterlambatan kepada pelanggan.
Mereka juga harus menyusun laporan mengenai piutang bermasalah untuk disampaikan kepada atasan guna mengambil tindakan yang sesuai.
5. Rekonsiliasi Akun
Peran account receivable bertanggung jawab untuk melakukan rekonsiliasi antara catatan piutang dalam buku besar dengan catatan transaksi yang lebih spesifik.
Hal ini penting dilakukan agar laporan keuangan yang akurat dapat disusun. Rekonsiliasi ini biasanya ditinjau oleh finance controller atau jabatan yang setara.
6. Pelaporan Catatan
Peran dari account receivable harus menyusun laporan secara berkala yang melaporkan status piutang kepada atasan.
Laporan ini mencakup informasi mengenai jumlah piutang dan kecukupan pembayaran. Perusahaan biasanya meminta laporan ini dalam bentuk mingguan atau bulanan.
Cara Mendapatkan Account Receivable
Menghadapi tantangan dalam mengumpulkan account receivable merupakan sebuah tugas yang rumit dan penuh kekhawatiran, meskipun sangat penting untuk meningkatkan cash flow perusahaan.
Beberapa pelanggan yang berhutang mungkin menjadi penghalang karena mereka gagal memenuhi kewajiban pembayaran pada waktu yang ditentukan.
Salah satu cara yang bisa dilakukan dalam hal ini yakni berkomunikasi dengan pelanggan.
Meskipun tidak mudah, menghubungi pelanggan melalui telepon dan berkomunikasi secara langsung adalah tindakan tercepat yang dapat dilakukan untuk mendorong pembayaran utang pelanggan dan mencegah kerugian bagi perusahaan.
Selain itu, terdapat berbagai cara lain untuk mendapatkan account receivable yang baik, di antaranya:
1. Mengatur Prosedur Standar
Perusahaan perlu mengembangkan prosedur standar dalam pengumpulan account receivable agar memudahkan staff yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.
Dengan adanya prosedur ini, staff akan lebih mudah menjalankan tugas mereka karena perusahaan telah menyediakan panduan mengenai kapan harus menagih debitur dan skrip panggilan telepon yang dapat mereka ikuti pada setiap tahap.
2. Melatih Karyawan
Selain memberikan prosedur penagihan, penting bagi perusahaan untuk melatih karyawan agar siap dalam melaksanakan tugas tersebut.
Karyawan perlu dilatih agar mampu berinteraksi dengan debitur yang sulit diajak bicara atau yang cenderung menghindar.
Selain itu, karyawan juga perlu menangani penagihan dengan sopan dan hormat agar pelanggan tidak tersinggung dan tetap mempertimbangkan untuk melakukan pembelian di masa depan.
Oleh karena itu, pelatihan bagi karyawan diperlukan agar mereka memahami cara berbicara yang tepat.
3. Memeriksa Laporan
Perusahaan atau manajer perlu secara rutin memeriksa laporan account receivable untuk melihat piutang dagang yang sudah terlalu lama belum dibayar.
Hal ini penting terutama dalam bisnis kecil dimana hal tersebut sering terlewatkan.
4. Menghitung Rata-rata Harian Piutang
Menghitung rata-rata harian piutang yang beredar menjadi indikator kinerja utama yang sangat baik untuk melacak kemajuan perusahaan dalam meningkatkan proses pengumpulan account receivable.
5. Mengubah Jatuh Tempo Laporan
Secara umum, program akuntansi mengatur laporan piutang untuk menunjukkan piutang yang jatuh tempo setelah 30, 60, atau lebih dari 90 hari.
Jika memungkinkan, perusahaan dapat mengubah jatuh tempo menjadi 25, 50, dan 75 hari.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menunggu hingga faktur melewati 30 hari untuk menghubungi pelanggan.
6. Mengubah Panggilan Penagihan Menjadi Panggilan Pelayanan
Ketika peringatan mencapai 25 hari, karyawan yang bertanggung jawab dalam penagihan dapat melakukan panggilan kepada pelanggan untuk menanyakan kepuasan mereka terhadap produk dan layanan yang diberikan, sambil mengingatkan bahwa tanggal jatuh tempo akan segera tiba.
Dengan pendekatan ini, pelanggan akan merasa dihargai atas kepuasan mereka dan tidak hanya di telepon untuk diminta membayar tagihan.
7. Merekrut Pegawai Freelance
Apabila karyawan perusahaan sudah tidak mampu menangani pelanggan yang belum membayar, perusahaan dapat mengambil langkah untuk mempekerjakan pegawai paruh waktu sebagai bantuan.
Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan penagihan dengan biaya yang terjangkau.
8. Menyediakan Opsi Rencana Pembayaran
Perusahaan dapat menawarkan paket pembayaran kepada pelanggan, sehingga mereka dapat membayar sebagian dari nilai tagihan pada satu waktu selama beberapa bulan ke depan.
9. Mengontrak Agen Penagihan
Jika perusahaan menghadapi kesulitan dalam menagih pembayaran dari beberapa klien yang sedang mengalami kesulitan, opsi untuk menyewa agen penagihan dapat menjadi bahan pertimbangan.
Agen penagihan yang berkualitas dapat membantu pelanggan memahami situasi pembayaran tertunda tanpa merusak hubungan kreditur dengan debitur.
Manajemen Account Receivable Lebih Mudah dengan Aplikasi Akuntansi RedERP
Untuk meningkatkan pengelolaan account receivable dalam bisnis Anda, penting kiranya mengimplementasikan prosedur standar, melatih karyawan, dan melakukan pemantauan rutin terhadap laporan piutang.
Selain itu, pertimbangkan juga strategi penagihan yang efektif dan gunakanlah opsi yang sesuai untuk mendapatkan pembayaran yang tepat waktu dari pelanggan.
Dengan mengelola account receivable secara tepat, Anda dapat meningkatkan cash flow perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.
Sebagai salah satu solusi yang bisa Anda gunakan, memanfaatkan metode teknologi digital sangat tepat di era ini, sebut saja aplikasi akuntansi.
Sebab, di era digitalisasi ini, manajemen account receivable secara manual sudah tidak terlalu efisien. Sebab seringkali hasil dari pengelolaan piutang dagang secara manual tidak dapat menjamin tingkat keakuratannya.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menggunakan aplikasi akuntansi seperti Aplikasi Akuntansi RedERP.
Ini merupakan sebuah aplikasi akuntansi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola keuangan dan mengatasi semua masalah terkait sistem operasi dalam manajemen piutang dagang, dengan menyediakan berbagai fitur menarik.
Sebut saja fitur Automatisasi Jurnal dan Buku Besar yang bisa membuat automatisasi di setiap pembuatan jurnal maupun buku besar dengan mudah.
Fitur Manajemen Keuangan & Penjualan Pelanggan, sebagai fitur manajemen dan penjualan pelanggan.
Ada lagi fitur-fitur terbaik lainnya yakni Perhitungan Pajak, Multi-Currency, Kelola Arus Kas, Pengelolaan Anggaran, Laporan & Analisa, hingga Efektivitas Tugas Akuntansi Harian.
Semua fitur yang tersedia dirancang untuk mempermudah aktivitas akuntansi, termasuk pengelolaan piutang dagang perusahaan.
Dengan menggunakan Aplikasi Akuntansi RedERP, perusahaan dapat menyederhanakan dan mengoptimalkan seluruh proses pengelolaan piutang dagang secara maksimal.
Tertarik untuk mencoba? Ayo, ajukan demo gratis sekarang juga dan rasakan manfaatnya.
