Alur transaksi pembelian mencakup serangkaian langkah yang harus dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa dari pemasok.
Pemahaman yang baik tentang alur transaksi pembelian penting bagi para pengusaha untuk menjaga efisiensi dan keberlanjutan operasional mereka.
Artikel RedERP ini akan membahas tentang apa itu alur transaksi pembelian, jenis-jenisnya, serta faktor-faktor yang memengaruhi proses tersebut.
Selain itu, akan dibahas juga manfaat penggunaan software procurement dalam mempermudah transaksi pembelian barang dalam konteks bisnis.
Apa Itu Alur Transaksi Pembelian?
Alur transaksi pembelian adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam proses pembelian barang atau jasa. Di mana Anda akan membayar sejumlah uang sesuai dengan barang yang Anda dapatkan.
Sama halnya dengan transaksi penjualan, dalam transaksi pembelian ada beberapa pihak yang terlibat yaitu konsumen, pedagang, dan produsen. Konsumen adalah orang yang membeli barang atau jasa untuk digunakan sendiri. Mereka dapat membeli barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang, atau barang mewah.
Ketika konsumen membeli barang atau jasa, tujuannya adalah untuk mengonsumsi atau menggunakan barang tersebut. Dalam prosesnya, alur ini melibatkan pertukaran aset non-tunai, seperti uang atau pembayaran elektronik, dengan nilai yang setara antara penjual dan pembeli.
Transaksi ini dilakukan setelah pihak-pihak yang terlibat mencapai kesepakatan mengenai harga dan persyaratan lainnya. Nantinya, pembayaran akan dilakukan sebagai balas jasa untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibeli.
Jenis Alur Transaksi Pembelian
Jenis alur pembelian barang terdiri dari transaksi pembelian tunai dan transaksi pembelian non-tunai.
1. Transaksi Pembelian Tunai
Transaksi pembelian tunai adalah proses pembelian yang dilakukan dengan pembayaran tunai atau cash.
Pembayaran tunai dapat dilakukan dengan menggunakan uang secara langsung atau menggunakan fasilitas seperti kartu debit atau uang virtual.
Dalam transaksi ini, pembayaran atas pembelian barang atau jasa dilakukan pada saat itu juga.
2. Transaksi Pembelian Non-tunai
Transaksi pembelian non-tunai adalah sistem pembayaran yang tidak menggunakan tunai atau cash.
Dalam transaksi ini, pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan metode kredit atau utang.
Pembayaran non-tunai semakin umum digunakan baik di toko kecil maupun di toko besar seperti supermarket.
Pembelian non-tunai juga umum dijumpai di merchant di mall atau pusat perbelanjaan.
Bahkan dalam lingkup perusahaan, pembelian non-tunai dapat dilakukan dengan sistem pembayaran cicilan menggunakan kartu kredit.
Terdapat perbedaan antara transaksi pembelian tunai dan non-tunai.
Transaksi pembelian tunai melibatkan pembayaran langsung pada saat pembelian dilakukan.
Sedangkan transaksi pembelian non-tunai melibatkan pembayaran yang tidak dilakukan secara langsung dan dapat melibatkan penggunaan fasilitas kredit atau utang.
Baca Juga: Seperti Apa Sistem Pencatatan dalam Transaksi
Alur Transaksi Pembelian
Alur pembelian barang adalah serangkaian langkah yang dilakukan dalam proses pembelian barang atau jasa.
Berikut adalah penjelasan mengenai setiap langkahnya.
1. Permintaan Bagian Penjualan
Permintaan bagian penjualan merupakan langkah awal dalam alur transaksi pembelian.
Bagian penjualan atau departemen yang membutuhkan barang atau jasa mengajukan permintaan kepada departemen pembelian.
Ada tiga cara yang bisa dilakukan untuk mengajukan permintaan, yaitu:
- Intuitif: Langkah yang dilakukan bagian penjualan dalam permintaan pembelian antara lain secara intuitif, penelitian pasar, dan perhitungan stok barang.
- Penelitian Pasar: Karyawan melakukan penelitian berdasarkan demand konsumen yang paling tinggi.
- Perhitungan Stok Barang: Bagian sales menyampaikan permintaan barang kepada bagian warehouse.
2. Survei Pasar
Setelah mengajukan permintaan, staff procurement akan melakukan survei pasar.
Tujuannya adalah untuk mencari informasi mengenai supplier atau pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang diminta dengan harga dan kualitas yang sesuai.
3. Penerimaan Penawaran Barang
Setelah melakukan survei pasar, bagian procurement menerima penawaran barang dari berbagai supplier yang telah diidentifikasi.
Penawaran ini berisi informasi mengenai harga, kualitas, dan spesifikasi barang yang ditawarkan.
4. Menentukan Supplier
Bagian pembelian mengevaluasi penawaran yang diterima dan memilih supplier yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik dari segi harga, kualitas, waktu pengiriman, maupun faktor lainnya.
5. Buat Daftar Barang/Jasa yang Akan Dibeli
Setelah supplier dipilih, bagian pembelian membuat daftar barang atau jasa yang akan dibeli dari supplier tersebut.
Daftar ini berisi informasi mengenai jenis barang, jumlah yang diperlukan, spesifikasi teknis, dan lain-lain.
6. Kirim Surat Pre-Order
Bagian pembelian mengirimkan surat pre-order kepada supplier yang berisi informasi mengenai daftar barang atau jasa yang akan dibeli.
Surat ini berfungsi sebagai konfirmasi pemesanan sebelum dilakukan pengiriman barang.
7. Tanda Tangan Surat Perjanjian
Jika diperlukan, bagian pembelian dan supplier dapat melakukan tanda tangan surat perjanjian yang mengatur ketentuan-ketentuan pembelian, termasuk harga, jadwal pengiriman, dan persyaratan lainnya.
8. Penerimaan Barang
Setelah pemesanan dikonfirmasi, supplier mengirimkan barang yang dipesan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
Bagian pembelian menerima barang tersebut dan melakukan pemeriksaan terhadap kondisi, kuantitas, dan kualitas barang.
9. Pemeriksaan Barang yang Telah Diterima
Setelah penerimaan barang, departemen pembelian melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah diterima.
Pemeriksaan ini meliputi pengecekan kualitas, kesesuaian dengan spesifikasi yang diminta, dan memastikan tidak adanya kerusakan atau cacat pada barang.
10. Retur (jika ada)
Jika terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan, rusak, atau cacat, departemen pembelian melakukan proses retur barang kepada supplier.
Hal ini dilakukan untuk memperoleh barang yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
11. Pembayaran
Setelah pemeriksaan barang selesai dan tidak ada masalah, bagian pembelian melakukan pembayaran kepada supplier sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan.
Pembayaran dapat dilakukan melalui berbagai metode, seperti transfer bank atau pembayaran tunai.
Itulah alur transaksi pembelian yang mencakup langkah-langkah dari permintaan bagian penjualan hingga pembayaran kepada supplier.
Hal yang Memengaruhi Transaksi Pembelian
Terdapat beberapa hal yang memengaruhi transaksi pembelian.
Berikut ini adalah tiga hal yang umumnya memengaruhi transaksi pembelian:
1. Beban Angkut Transaksi Pembelian
Beban angkut atau biaya kirim dapat memengaruhi nilai pembelian barang.
Semakin tinggi biaya angkut atau beban angkut, semakin tinggi nilai pembelian barang tersebut.
Beban angkut dapat dibedakan menjadi dua jenis persyaratan penyerahan barang yang disepakati antara penjual dan pembeli, yaitu FOP Shipping Point dan FOB Destination Point.
FOP Shipping Point mengacu pada biaya pengiriman barang dari gudang penjual ke gudang pembeli, di mana biaya tersebut ditanggung oleh pembeli.
Sedangkan, FOB Destination Point mengacu pada biaya pengiriman dari gudang penjual ke tempat pembeli, di mana biaya tersebut dibebankan kepada penjual.
2. Potongan Tunai Transaksi Pembelian
Selanjutnya, potongan tunai adalah pengurangan harga yang diberikan oleh penjual kepada pembeli jika pembayaran dilakukan secara tunai atau sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati sebelumnya.
Ini dapat mendorong pembeli untuk membayar lebih cepat dan memberikan keuntungan bagi mereka yang mampu melakukan pembayaran tunai.
3. Retur dalam Transaksi Pembelian dan Pengurangan Harga
Terkadang, dalam transaksi pembelian, barang yang dipesan tidak sesuai atau rusak.
Dalam situasi ini, pembeli dapat mengembalikan barang kepada penjual dan melakukan retur pembelian.
Retur pembelian ini akan dicatat dalam akun retur pembelian dan secara otomatis mengurangi nilai pembelian tersebut.
Manfaatkan Software Procurement untuk Permudah Transaksi Pembelian Barang Bisnis
Alur transaksi akan memudahkan bisnis dalam mengelola dan mengontrol berbagai kegiatan pengadaan yang diperlukan.
Dengan memerhatikan alur ini, Anda bisa mengetahui siapa saja yang terlibat dan seperti apa proses yang perlu dilalui.
Untuk membuat alur transaksi pembelian semakin mudah, saat ini sebenarnya Anda bisa menggunakan software procurement yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan transaksi pembelian barang bisnis Anda.
Dengan menggunakan software procurement, perusahaan dapat mengurangi kompleksitas dan mempermudah proses pembelian.
Software Procurement RedERP merupakan solusi yang sangat berguna bagi bisnis dalam mengelola transaksi pembelian barang.
Dengan menggunakan Software Procurement RedERP, perusahaan dapat memanfaatkan fitur-fitur canggih yang mempermudah proses pengadaan barang.
Salah satu manfaat utamanya adalah efisiensi waktu dan tenaga, karena software ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan transaksi pembelian secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem yang ada.
Selain itu, software procurement RedERP juga memberikan kemudahan dalam melacak dan memantau persediaan barang, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan inventaris dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang tidak diinginkan.
Dengan adanya fitur analitik dan pelaporan yang lengkap, perusahaan juga dapat mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan data real–time tentang pembelian barang.
Memanfaatkan software procurement RedERP, bisnis dapat mengoptimalkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas dalam proses pengadaan barang. Ayo ajukaan demo gratisnya sekarang!
