Apakah Anda pernah terlibat dalam pengelolaan proyek? Jika iya, Anda pasti menyadari bahwa mengelola sebuah proyek bukanlah hal yang sederhana. Ada banyak aspek yang harus diperhatikan, seperti waktu, biaya, sumber daya, dan risiko.
Namun, sebelum Anda dapat mengelola proyek dengan efektif, penting untuk memahami konsep dasar dari project life cycle itu sendiri.
Dalam artikel ini, RedERP akan membahas mengenai apa itu project life cycle, 5 fasenya, dan mengapa hal itu penting. Jadi, simak artikel ini hingga selesai.
Apa Itu Project Life Cycle
Project life cycle adalah proyek siklus hidup manajemen yang melibatkan fase-fase dan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan sukses.
Meskipun proyek yang sedang Anda kelola merupakan proyek kecil atau bahkan bernilai jutaan dolar, Anda dan tim tetap harus mengikuti urutan langkah yang melibatkan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan banyak lagi.
Dengan demikian, proses manajemen proyek melibatkan fase dalam project life cycle yang harus diikuti dengan rapi.
Hal ini membantu menciptakan kekacauan dan stabilitas dalam aliran kerja sehari-hari, yang pada akhirnya membawa kesuksesan yang pasti.
5 Project Life Cycle Phases
Semua project life cycle melibatkan beberapa langkah yang berbeda. Meskipun ada variasi dalam model project life cycle, hampir semuanya terdiri dari lima tahap berikut.
Inisiasi
Pada tahap awal atau tahap inisiasi, manajer proyek melakukan konsultasi terhadap permasalahan yang ada dan mengevaluasi apakah solusi berbasis proyek diperlukan atau tidak.
Mereka menggunakan dokumen kasus bisnis dan studi kelayakan untuk menilai value dan kelayakan proyek potensial.
Jika ide proyek pada tahap ini sudah lulus evaluasi, maka proyek akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
Perencanaan
Fase perencanaan adalah ketika manajer proyek menetapkan tujuan dan lingkup proyek.
Selain itu, tahap ini digunakan untuk menentukan rencana anggaran, mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, dan memulai pengorganisasian tim untuk melaksanakan tugas-tugas yang terlibat dalam proyek.
Tergantung dari karakteristik proyeknya, manajer dapat membuat laporan yang menetapkan rencana secara menyeluruh.
Rencana yang terstruktur juga bisa mencakup gagasan tentang hambatan pengidentifikasian, form-template yang diperlukan, dan kerangka waktu untuk menyelesaikan proyek.
Implementasi Proyek
Pada tahap ini manajer proyek memberikan tugas kepada anggota dan tim pelaksananya.
Tahap ini merupakan saat di mana produksi sebenarnya dan pekerjaan berlangsung untuk mencapai tujuan proyek. Anggota tim membuat pengiriman dan menjalankan rencana yang telah dibuat selama fase sebelumnya.
Project Closure
Setelah menyelesaikan semua tugas yang diperlukan selama tahap implementasi, proyek masuk ke tahap akhir. Pada tahap penutupan proyek, manajer mengkomunikasikan penyelesaian proyek kepada pemangku kepentingan utama.
Stakeholder menerima semua pengiriman, dan banyak manajer proyek melakukan evaluasi terhadap keberhasilan proyek pada tahap ini untuk meningkatkan proses manajemen siklus hidup proyek di masa depan.
Pemantauan
Beberapa model siklus hidup proyek mencakup tahap kelima yang berjalan bersamaan dengan tahap ketiga, yaitu tahap implementasi atau pelaksanaan.
Pada tahap pemantauan dan pengendalian proyek, manajer proyek mengawasi kinerja proyek. Ia memberikan umpan balik kepada anggota tim, memastikan bahwa semua elemen proyek diselesaikan sesuai jadwal, dan mengatasi hambatan yang muncul.
Dengan memantau pelaksanaan proyek, manajer dapat memastikan bahwa ruang lingkup tidak bertambah, sehingga proyek tetap berada dalam parameter waktu yang dapat diterima.
Baca Juga: Project Management Software: Solusi Manajemen Proyek Lebih Efektif
Mengapa Project Life Cycle Itu Penting
Dalam sebuah proyek, project life cycle sangatlah penting. Karena sudah tergambarkan bahwa siklus ini menguraikan rencana proyek, peran dan tanggung jawab anggota tim, serta langkah-langkah yang harus diambil jika menghadapi hambatan.
Sebagai seorang manajer proyek yang produktif, Anda membutuhkan pendekatan sistematik yang dapat diandalkan.
Dengan menggunakan project life cycle, Anda dapat memperoleh berbagai detail yang terkait dengan proyek secara menyeluruh. Hal ini menciptakan dasar yang transparan dan jelas selama pelaksanaan proyek.
Dengan begitu, Anda dapat membawa efisiensi dan konsistensi yang lebih besar ke alur kerja. Tugas-tugas didefinisikan dengan jelas, dan tanggung jawab diatur dengan baik.
Proyek juga dievaluasi secara terus menerus untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul.
Secara keseluruhan, proyek Anda memiliki peluang yang lebih baik untuk mencapai keberhasilan dalam jangka waktu, ruang lingkup, dan anggaran yang telah ditetapkan.
Kelola Proyek dengan Software Project Management RedERP
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat dikatakan bahwa project life cycle sangat diperlukan dalam sebuah proyek.
Dari berbagai prosesnya dapat memberikan insight mengenai cara meningkatkannya di proyek di masa mendatang yang serupa.
Dalam mengelola proyek sendiri tentu tidaklah mudah, diperlukan cara yang lebih efektif untuk mengimplementasikannya. Ya, Anda bisa menggunakan software project management yang dapat memudahkan pengelolaannya.
Software ini akan membantu Anda dalam menyederhanakan manajemen proyek. Mulai dari perencanaan, penganggaran, estimasi, proses penjadwalan kerja, serta proses lainnya. Rekomendasi software terbaik tentu Software Project Management RedERP.
Software Project Management RedERP menyediakan berbagai fitur penting seperti Project Operations yang akan membantu Anda mengelola berapa lama waktu pengerjaan proyek yang direncanakan.
Kemudian ada Project Issue yang bisa mendokumentasikan segala permasalahan dalam proyek perusahaan agar bisa ditangani secara maksimal.
Dapatkan juga kemudahan lainnya dengan fitur Project Cost and Revenue, Project Change Management, serta Project Operations dalam software ini.
Dengan menggunakan Software RedERP, Anda dapat meningkatkan kinerja proyek, tim komunikasi, dan mencapai hasil yang lebih baik dalam pengelolaan proyek Anda.
Jangan ragu untuk mengambil langkah ini, Anda bisa mencobanya dengan ajukan trial untuk merasakan manfaatnya. Yuk, coba sekarang juga!
