Quotation adalah dokumen yang sering digunakan ketika hendak terjadi proses jual beli. Dokumen ini menjadi petunjuk bagi kedua belah pihak dalam berbisnis.
Bagi perusahaan jenis B2B (Business to Business), kehadiran quotation merupakan komponen penting untuk menunjang proses transaksi dengan calon klien potensial.
Untuk dapat lebih memahami peran quotation bagi perusahaan B2B (Business to Business). Simak penjelasan lengkapnya pada artikel RedERP berikut, ya!
Apa itu Quotation?
Quotation adalah dokumen tertulis yang berisi rincian harga, jumlah barang, dan persyaratan lainnya terkait dengan barang yang akan dibeli oleh sebuah perusahaan atau individu dari pihak lain.
Informasi yang tertera pada dokumen ini berdasarkan permintaan yang telah diajukan oleh pihak klien sebelumnya.
Bisa dibilang, quotation adalah dokumen kesepakatan antara pihak pemasok dan konsumen pada suatu proses transaksi.
Sifat dari dokumen ini mengikat, maka dibutuhkan pertimbangan yang matang antara kedua belah pihak sebelum menjalin kesepakatan.
Kedua pihak juga harus mampu membuat keputusan sesegera mungkin karena dokumen penawaran ini memiliki tanggal kedaluwarsa.
Meski begitu, harga yang tercantum pada dokumen ini masih berpeluang mengalami perubahan tergantung kondisi kesepakatan antara kedua belah pihak.
Jenis-jenis Quotation
Adapun jenis-jenis quotation dibedakan berdasarkan peran serta informasi yang tertera pada dokumen. Berikut ini 4 jenis dokumen penawaran beserta penjelasan singkatnya.
1. Vendor Quotation
Vendor quotation merupakan dokumen penawaran yang dibuat oleh pihak penghasil produk (klien) untuk vendor atau supplier.
Biasanya, perusahaan yang umumnya menggunakan dokumen penawaran jenis ini adalah perusahaan manufaktur.
Saat akan melakukan perjanjian kesepakatan dengan pihak vendor, klien akan membuat dokumen penawaran jenis ini untuk diajukan kepada pihak vendor.
2. Customer Quotation
Dokumen penawaran jenis kedua ini dibuat oleh perusahaan supplier untuk ditawarkan langsung kepada konsumen.
Dokumen penawaran jenis ini akan dicetak ketika perusahaan akan menawarkan penjualan barang atau jasa kepada konsumen.
3. Estimate Quotation
Dokumen penawaran jenis estimate digunakan sebagai informasi untuk klien tanpa adanya ketetapan apa pun mengenai perkiraan harga sejumlah barang.
Dokumen penawaran jenis estimate memungkinkan seller atau supplier untuk mengubah informasi barang yang tercantum sebelumnya, sesuai kebutuhan klien atau proyek yang dijalankan.
4. Fixed Price Breakdown Quotation
Dokumen penawaran jenis ini merupakan kebalikan dari estimate. Harga yang tertera pada dokumen tidak dapat dilakukan perubahan.
Melalui dokumen penawaran jenis ini, perusahaan dapat mengetahui harga pasti barang yang harus dibayar.
Apabila ingin memakai dokumen penawaran jenis ini, disarankan bagi perusahaan untuk memutuskan harga bulat barang terlebih dahulu berdasarkan sejumlah pertimbangan yang matang.
Kapan Sebaiknya Quotation Dikirim?
Dokumen penawaran dapat dikirimkan setelah pihak pemasok menerima serangkaian permintaan barang dari klien potensial.
Tidak hanya itu, perusahaan pemasok juga harus mampu mengirim dokumen penawaran kepada klien tidak lebih dari 24 jam. Ini penting mengingat klien umumnya mengajukan penawaran pengadaan barang kepada lebih dari 1 supplier.
Maka dari itu, perusahaan wajib mengirimkan dokumen penawaran kepada klien sesegera mungkin agar tidak kehilangan calon pembeli potensial mereka.
Baca Juga: Indeks Harga Adalah: Pengertian, Tujuan, hingga Cara Menghitungnya
Perbedaan Quotation dan Invoice
Mudahnya, perbedaan antara quotation dan invoice dapat dibedakan berdasarkan peran dan informasi yang tersedia di dalamnya. Berikut uraian singkat mengenai perbedaan antara quotation dan invoice. Selain itu dua dokumen tersebut, kita juga mengenal yang namanya e-invoice.
1. Quotation
Quotation memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Penyerahan dokumen diberikan setelah pemasok menerima permintaan barang dari klien.
- Mencantumkan informasi secara detail terkait harga produk atau jasa sesuai permintaan klien.
- Harga-harga yang terdaftar masih dapat berubah sesuai kondisi kesepakatan antara pemasok dan klien.
2. Invoice
Sementara itu, ciri-ciri invoice yang membedakannya dengan quotation adalah berikut ini:
- Dokumen diserahkan oleh pemasok kepada klien pasca proses jual beli selesai.
- Memberikan data terkait biaya akhir yang harus dibayar klien sebelum jatuh tempo.
- Daftar harga yang tertera sudah fiks dan dapat menjadi bukti sah proses transaksi antara supplier dan klien.
Baca Juga: Mengenal Proforma Invoice, Fungsi dan Unsur-Unsur di Dalamnya
Komponen Quotation
Saat menyusun dokumen quotation untuk klien, perusahaan perlu mencantumkan sejumlah komponen. Hal ini dilakukan agar klien dapat memperoleh informasi terkait barang yang dipesan secara keseluruhan pada dokumen penawaran.
Adapun komponen-komponen yang wajib ditulis pada dokumen penawaran, di antaranya.
- Nama Perusahaan
- Nama Klien
- Alamat Lengkap Kedua Perusahaan
- Nama Produk/Jasa yang Ditawarkan
- Jumlah Produk/Jasa yang Ditawarkan
- Harga per Unit Produk/Jasa yang Ditawarkan
- Harga Total Produk/Jasa yang Ditawarkan
- Tanggal Kedaluwarsa Quotation
- Syarat dan Ketentuan Pembayaran
- Tanda Tangan yang Menyetujui Quotation
Contoh Quotation
Berikut ini contoh quotation:
PT Cipta Karya Venus
Lantai 4, gedung Graha, Jakarta Utara
Jakarta, 15 Desember 2022
Kepada Yth.
PT PELANGGAN
Ref: membalas permintaan quotation pada tanggal 13 Desember 2022
Dengan hormat,
Kami sangat senang menerima kabar ketertarikan Anda terhadap produk yang kami jual pada tanggal 13 Desember 2022. Melalui surat ini, berikut kami berikan informasi detail terkait produk yang Anda ajukan dalam permintaan.
Nama Produk: Lemari Kayu Jati
Harga Satuan: Rp1.000.000
Garansi Pembelian: 2 Tahun
NOTE : Pelanggan wajib memberikan DP 50%, untuk sisa pembayaran dapat dilakukan setelah seluruh unit produk selesai diproduksi.
Demikian detail produk yang Anda ajukan. Kami berharap informasi yang tertera dapat menjawab pertanyaan yang telah diajukan, dan sesuai dengan yang Anda butuhkan.
Hormat Kami
(—————)
PT Cipta Karya Venus
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa kehadiran quotation sangat penting bagi bisnis perusahaan B2B (Business to Business).
Alasannya karena dokumen quotation dapat menunjang proses transaksi perusahaan B2B, mulai dari tahap penawaran hingga kesepakatan.
Perusahaan B2B juga dapat memaksimalkan pengelolaan dokumen maupun administrasi bisnis, melalui sistem Enterprise Resource Management (ERP) termutakhir.
Software ERP dari RedERP dapat membantu perusahaan B2B melalui otomatisasi pengelolaan dokumen, serta pengoptimalan kegiatan administrasi bisnis.
Dengan beragam modul suportif yang sudah terintegrasi dalam satu perangkat lunak, seluruh kegiatan operasional perusahaan B2B dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan optimal.
Termasuk dalam hal pembelian ataupun penjualan, RedERP memiliki Aplikasi Purchase Order yang dapat memudahkan proses pengadaan menjadi lebih efisien.
Sistem purchase order RedERP dapat membandingkan beberapa penawaran dari vendor berbeda, sehingga perusahaan dapat memilih penawaran mana yang paling menguntungkan.
Aplikasi ini juga dapat mengajukan quotation (request for quotation) kepada vendor, untuk keperluan perusahaan seperti produksi. Penasaran dengan manfaat lainnya?
Segera hubungi tim RedERP dan jadwalkan demo untuk keterangan lebih lanjut.
