Pengimplementasian aplikasi manajemen proyek berbasis web merupakan suatu keharusan bagi setiap perusahaan, terutama yang bergelut di sektor konstruksi dan manufaktur.
Sebab, aplikasi manajemen proyek berbasis web mampu menjamin kesuksesan perencanaan, pengelolaan, ataupun pengorganisasian seluruh proyek perusahaan demi tercapainya profit bisnis setinggi mungkin.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai aplikasi manajemen proyek berbasis web, dan tips memilihnya secara tepat. Simak ulasan lengkapnya pada artikel RedERP di bawah ini, ya!
Apa Itu Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web?
Aplikasi manajemen proyek berbasis web merupakan jenis perangkat yang dirancang sedemikian rupa untuk melaksanakan serangkaian tugas meliputi perencanaan, pengaturan, hingga pengalokasian sumber daya guna tercapainya pengelolaan proyek bisnis perusahaan yang lebih sederhana, efisien, dan optimal.
Aplikasi manajemen proyek berbasis web memungkinkan perusahaan untuk mengontrol biaya dan waktu pengelolaan proyek.
Tidak hanya itu, aplikasi ini juga berperan dalam meningkatkan kolaborasi antardivisi yang terlibat, sehingga proyek perusahaan dapat dirampungkan secara tepat waktu.
Apa Saja yang Bisa Dilakukan Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web?
Aplikasi manajemen proyek berbasis web mampu menjalankan sejumlah fungsi esensial yang bisa memudahkan serta memaksimalkan kegiatan pengelolaan proyek perusahaan.
Fungsi-fungsi esensial tersebut di antaranya adalah:
- Project Planning: Merencanakan proyek secara mudah dengan mempertimbangkan rekam jejak proyek sebelumnya.
- Tracking Project Evolution: Melacak perkembangan proyek dan berperan sebagai alarm peringatan apabila terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana.
- Scheduling and Time Management: Melakukan penjadwalan dan manajemen waktu terkait pekerjaan setiap pihak yang terlibat dalam suatu proyek perusahaan.
- Resource Allocation: Memastikan setiap pihak yang terlibat dalam proyek melaksanakan tugasnya secara tepat.
- Project Budgets: Melakukan proses pengawasan secara real-time terhadap anggaran proyek yang dialokasikan.
- Communication and Collaboration: Sebagai wadah bagi setiap pihak yang terlibat dalam berkomunikasi hingga menyampaikan keluhan masing-masing, selama pengerjaan proyek bisnis perusahaan berlangsung.
- Documentation & Files: Mendokumentasikan segala permasalahan yang terjadi sekaligus merekam setiap persyaratan ataupun spesifikasi lainnya terkait proyek.
- Easy to Use: Memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses dan mengoperasikan aplikasi di berbagai perangkat, sehingga kegiatan manajemen proyek dapat berjalan secara efisien tanpa hambatan.
- Support Other Specific Method: Mendukung penerapan sejumlah metode yang umum diimplementasikan oleh mayoritas perusahaan, misalnya pemecahan permasalahan pada proyek, pengalokasian SDM, dan manajemen anggaran proyek.
Fitur Utama dalam Aplikasi Manajemen Proyek
Setidaknya terdapat 8 fitur utama dalam aplikasi manajemen proyek berbasis web yang tersedia untuk para pengguna. Adapun kedelapan fitur utama tersebut diuraikan pada penjelasan berikut.
Task Management
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat, memperbarui, dan mengelola kemajuan tugas suatu proyek perusahaan.
Lebih detail, hal yang bisa dilakukan pengguna melalui pemanfaatan fitur task management di antaranya:
- Menetapkan dependensi tugas
- Merancang dan mengelola sub-tugas atas tugas yang lebih besar
- Menentukan tugas yang bersifat berulang sesuai tanggal ataupun waktu tertentu
- Memutuskan tugas-tugas secara terperinci kepada sejumlah pihak yang terlibat dalam proyek
- Mengimpor daftar tugas dari file eksternal
Team Collaboration
Fitur yang dirancang untuk membantu memecahkan permasalahan yang kompleks dalam proyek.
Fitur ini memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat dalam proyek dapat melihat bagian tugas proyek sekaligus memberi komentar, menambahkan aset, hingga menandai perubahan di mana seluruh informasi tersebut nantinya disimpan ke dalam history proyek.
Selain itu, visualisasi tugas, bagan deskripsi tugas serta notasi, tag, email terintegrasi, tools pengunggah aset, kalender, dan lainnya juga merupakan bagian dari fitur team collaboration yang bisa dioperasikan oleh para pengguna aplikasi manajemen proyek berbasis web.
Baca Juga: Project Management Software: Solusi Manajemen Proyek Lebih Efektif
Support Documentation
Fitur yang didesain untuk memudahkan pengguna dalam memecahkan masalah sekaligus media pembelajaran pengoperasian aplikasi manajemen proyek berbasis web.
Fitur ini menyediakan bentuk pembelajaran ataupun penyampaian keluhan berupa help desk articles, tutorial videos, periodic educational webinars, in-software tooltips, chatbots, dan e-mail atau phone support.
E-mail Integration
Fitur e-mail integration bertujuan dalam meningkatkan efektivitas dan produktivitas manajemen proyek perusahaan.
Sebab, fitur ini menyederhanakan pengiriman pemberitahuan terkait status proyek kepada pekerja dan staf terkait, memudahkan pembuatan atau pembaruan tugas, hingga memudahkan penambahan komentar, file, atau label kustom ke setiap tugas yang sudah tersedia.
Document Management
Fitur document management menawarkan keleluasaan bagi pengguna untuk menyimpan dan mengelola file secara langsung atau dengan menggunakan bantuan tools pihak ketiga.
Secara rinci, aktivitas-aktivitas yang bisa pengguna manfaatkan melalui fitur ini yaitu:
- Menyimpan dokumen secara terpusat dalam ruang penyimpanan berbasis cloud dan terintegrasi dengan layanan tools pihak ketiga jika dibutuhkan.
- Melampirkan dokumen ke bagan tugas.
- Melampirkan catatan komentar ke dokumen yang diunggah.
- Mengunggah banyak file dokumen secara praktis.
- Mengorganisasikan dokumen ke dalam folder, proyek, atau pengaturan khusus lainnya.
Project Portfolio Management
Fitur project portfolio management memungkinkan para penggunanya untuk dapat mengelola beberapa proyek sekaligus.
Fitur ini juga menawarkan kemudahan bagi manajer atau pemangku kepentingan proyek dalam mengidentifikasi kemacetan ataupun melakukan penelusuran area bermasalah pada seluruh proyek yang tengah dijalankan.
Mobile App
Fitur mobile app merupakan jawaban atas meningkatnya kebutuhan pengguna belakangan ini terkait fleksibilitas pengoperasian setiap aplikasi ataupun software.
Dengan fitur ini, pengguna dapat menjalankan aplikasi manajemen proyek berbasis web di mana pun dan kapan pun, baik di perangkat seluler seperti IOS ataupun Android.
Baca Juga: 7 Aplikasi Manajemen Proyek Terbaik agar Pekerjaan Lebih Lancar
Reporting
Fitur utama terakhir yang dimiliki aplikasi manajemen proyek berbasis web adalah reporting.
Fitur reporting sangat berguna bagi pengguna dalam melacak kemajuan proyek bisnis perusahaan berdasarkan tanggal jatuh tempo atau jenis tugasnya.
Informasi-informasi krusial lainnya yang dapat dihimpun dengan sangat baik oleh fitur ini, yakni daftar tugas yang belum rampung hingga update data terkait alokasi sumber daya maupun anggaran proyek bisnis perusahaan pada jangka waktu tertentu.
Tips Memilih Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web
Jika Anda kini sedang mencari aplikasi manajemen proyek berbasis web terbaik bagi bisnis perusahaan, berikut kami rangkum 4 tips singkat dan padat agar Anda mampu menemukan aplikasi yang mumpuni.
Sesuai dengan Ukuran Bisnis Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, tergantung ukuran bisnis masing-masing.
Sebelum memilih aplikasi yang tersedia, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu ukuran dan kebutuhan bisnis yang diperlukan pihak perusahaan.
Analisis kebutuhan perusahaan yang baik juga harus mencakup keperluan bisnis jangka pendek ataupun jangka panjang.
Kelengkapan Fitur
Setelah mengumpulkan seluruh daftar kebutuhan bisnis jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, langkah selanjutnya adalah melakukan pengecekan terkait kelengkapan fitur yang dimiliki oleh sebuah aplikasi manajemen proyek berbasis web.
Fitur-fitur krusial yang wajib untuk dimiliki oleh aplikasi manajemen proyek berbasis web antara lain analisis perkiraan anggaran proyek, manajemen waktu proyek, pendokumentasian proyek, fleksibilitas pengoperasian, dan penunjang komunikasi bagi setiap pihak yang terlibat dalam suatu proyek.
Skalabilitas Aplikasi
Apabila sebuah aplikasi manajemen proyek berbasis web dinilai sudah memiliki fitur yang tergolong lengkap, maka langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa aplikasi terpilih tersebut mampu menangani penambahan beban yang diterima seiring berjalannya perkembangan proyek bisnis perusahaan.
Adapun aplikasi manajemen proyek berbasis web yang mumpuni harus mampu menangani penambahan tugas operasi dari perusahaan tanpa kehilangan performa atau kinerja terbaiknya.
Contoh dari bertambahnya beban operasi yaitu penambahan dokumen pengelolaan proyek baru ataupun penggandaan volume data pekerja proyek.
Kemudahan Pengoperasian Aplikasi
Kriteria terakhir yang harus terpenuhi oleh aplikasi manajemen proyek berbasis web adalah ease of use. Artinya, aplikasi manajemen proyek harus dapat mudah dipahami dan dioperasikan oleh setiap perusahaan, sekalipun masih tergolong sebagai pengguna baru.
Oleh karena itu selain menyajikan interface bersifat user friendly serta sistem pengoperasian yang tidak terlalu kompleks, sebuah aplikasi manajemen proyek berbasis web juga perlu menyediakan fitur tutorial yang bisa sangat membantu proses pemahaman para pengguna barunya.
Software Project Management RedERP Pilihan Terbaik Tercapainya Manajemen Proyek yang Optimal
Kompleksitas pengelolaan proyek-proyek bisnis penting menjadi salah satu tantangan tersendiri bagi para perusahaan, terutama yang berkecimpung di sektor manufaktur dan konstruksi.
Meski begitu, perusahaan kini dapat menuntaskan tantangan tersebut melalui pemanfaatan software project management.
Sebagai rekomendasi teratas untuk Anda, penyedia layanan ERP (Enterprise Resource Planning) terbaik di tanah air RedERP, memiliki software project management termutakhir.
Software ini berperan dalam menunjang, menyederhanakan, dan mengoptimalkan kegiatan manajemen proyek bisnis perusahaan Anda.
Dengan software project management terintegrasi milik RedERP, pengelolaan ataupun pengorganisasian proyek-proyek penting perusahaan Anda kini dapat terlaksana secara praktis, tepat, dan efisien. Manajemen anggaran proyek bisnis perusahaan pun bisa menjadi lebih terukur sehingga tidak boros.
Software project management dari RedERP turut memadai proses komunikasi antaranggota tim proyek, sehingga mendukung lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan produktif.
Tidak berhenti di situ, upaya penanganan permasalahan proyek perusahaan juga bisa dilakukan sedini mungkin melalui penggunaan software project management RedERP.
Mulai sekarang, yuk beralih menuju manajemen proyek yang lebih optimal, praktis, dan modern bersama aplikasi manajemen proyek berbasis web RedERP!
