Adanya refund artinya menandakan terjadinya ketidaksesuaian saat proses transaksi berlangsung antara pihak penjual dan pembeli dalam suatu bisnis.
Refund sendiri merupakan istilah yang terbilang sudah cukup lazim terdengar dalam kehidupan sehari-hari. Walaupun begitu, masih banyak orang yang belum benar-benar mengerti tentang refund itu sendiri, baik mengenai kebijakan, persyaratan, maupun perbedaannya dengan istilah retur.
Berangkat dari realitas tersebut, berikut RedERP telah merangkum informasi tentang refund secara mendalam pada artikel kali ini. Simak dan pahami secara saksama, ya!
Apa Itu Refund?
Refund artinya pengembalian dana atau uang yang diminta oleh pihak konsumen pasca terjadinya pembatalan proses transaksi karena beberapa faktor.
Faktor-faktor pendorong terjadinya aktivitas pengembalian dana berasal dari aspek internal perusahaan, sikap pelanggan itu sendiri, maupun hal-hal eksternal lainnya.
Aktivitas refund sendiri harus disikapi dan ditindak secara serius oleh pihak penjual atau perusahaan. Sebab, kegiatan bisa dibilang sebagai ajang pertaruhan bagi penjual atau perusahaan dalam memperoleh kepercayaan dan kepuasan sebanyak mungkin dari para pelanggan.
Hal ini penting mengingat kepercayaan dan kepuasan merupakan dua dari sekian elemen penting yang harus terpenuhi agar bisnis mampu berkembang dan memenangkan kompetisi pasar.
Kebijakan, persyaratan, hingga proses pelaksanaannya pada setiap perusahaan tentu tidak sama. Maka dari itu, pihak pembeli harus benar-benar memahami segala bentuk maupun alur prosedur perusahaan terkait ketika memutuskan untuk mengajukan refund atas sebuah produk.
Perbedaan Refund dan Retur
Hingga saat ini, masih banyak orang beranggapan bahwa refund dan retur adalah hal yang serupa. Padahal kenyataannya, secara teknis kedua hal tersebut tidaklah sama.
Meskipun keduanya memiliki aktivitas serupa yakni perihal pengembalian atas produk atau barang yang dibeli dari penjual, output akhir dari kedua aktivitas tersebut justru berbeda.
Mudahnya, refund artinya pengembalian uang akibat pembatalan transaksi atas sebuah produk atau layanan jasa. Sementara itu, retur adalah penukaran barang yang tidak sesuai dengan pesanan. Proses penukarannya juga akan dilakukan dalam bentuk barang sesuai pesanan pelanggan dan tidak berbentuk uang tunai.
Fungsi Refund
Pada praktiknya, kebijakan pengembalian dana memiliki sejumlah fungsi sebagaimana berikut:
- Membantu proses pengiriman kembali barang atau produk pelanggan yang tidak sesuai akibat terjadi kerusakan maupun kesalahan administrasi lainnya.
- Melindungi pelanggan saat melakukan pembelian secara online.
- Dengan adanya kebijakan refund, citra suatu perusahaan atau penjual dapat dipandang baik.
- Mampu menarik kepercayaan pelanggan.
- Pelanggan tidak akan merasa segan atau menjadi lebih leluasa, untuk melakukan transaksi kembali tanpa perlu merasa takut mengalami kerugian.
Manfaat Refund
Kebijakan pengembalian dana yang dilakukan secara bijaksana dan terukur akan memberikan banyak manfaat baik bagi pihak pelanggan ataupun perusahaan. Adapun manfaat dari adanya refund di antaranya:
Pelanggan
Bagi pelanggan, refund memberi manfaat berikut ini:
- Pelanggan dapat melakukan pengembalian apabila barang atau produk yang dipesan tidak sesuai ekspektasi atau kriteria tertentu.
- Mendapatkan jaminan keamanan dalam bertransaksi.
- Tingkat kepuasan dan kepercayaan pelanggan mengalami peningkatan.
- Pelanggan menjadi tidak ragu untuk melakukan transaksi pembelian berikutnya di perusahaan atau toko yang sama.
Pemilik Toko atau Perusahaan
Sementara itu, bagi pemilik toko atau perusahaan, refund membawa manfaat berikut ini:
- Melindungi suatu bisnis dari potensi terjerat hukum.
- Menumbuhkan citra baik suatu bisnis di mata konsumen.
- Meminimalisir munculnya keluhan yang dilayangkan pelanggan kepada suatu perusahaan atau toko terkait.
- Tingkat kepuasan pelanggan mengalami peningkatan.
- Berpeluang menumbuhkan rasa loyalitas di antara pelanggan.
Baca Juga: Manfaat Implementasi After Sales Service Bagi Perusahaan Beserta Tips Efektif Menjalankannya
Alasan Terjadinya Refund
Terjadinya aktivitas refund didasari oleh beragam alasan yang dipengaruhi oleh berbagai faktor, mulai dari pemilik bisnis hingga pelanggan itu sendiri.
Berikut alasan terjadinya refund dalam suatu kegiatan transaksi:
- Adanya perubahan rencana pembelian secara mendadak dari pelanggan.
- Pelanggan menyesali keputusannya karena melakukan pembelian dengan emosi dan keinginan sesaat tanpa berpikir panjang.
- Pihak penjual atau perusahaan berbohong atau keliru dalam memberikan memberikan penjelasan detail terkait produknya kepada pelanggan.
- Pelanggan coba-coba atau tidak serius dalam membeli produk.
- Ekspektasi pelanggan terhadap barang atau produk tidak sesuai.
- Deskripsi tentang produk atau barang dalam laman website penjual mencantumkan informasi yang salah.
- Dukungan pelanggan dari suatu perusahaan atau toko terkait tergolong buruk, dan dinilai tidak mampu menanggapi tanggapan pelanggan dengan cepat dan tepat.
- Barang atau produk yang dibeli mengalami kerusakan ketika sudah sampai di tangan pelanggan.
- Penjual atau perusahaan mengirim barang yang salah kepada pelanggan.
- Pengiriman barang atau produk yang tergolong lama.
Kebijakan dalam Refund
Kegiatan refund tidak bisa dilakukan secara semena-mena. Diperlukan kebijakan dan proses yang jelas agar kegiatan refund tetap dapat menguntungkan kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual.
Adapun kebijakan refund pada masing-masing penjual atau perusahaan tentu berbeda-beda.
Namun, pada umumnya, kebijakan refund yang ditetapkan mengharuskan pembeli untuk melengkapi sejumlah persyaratan terlebih dahulu. Syarat dibutuhkan sebagai penilaian apakah pengajuan refund yang dilakukan pelanggan memenuhi kriteria kebijakan atau tidak.
Untuk jumlah nominal dana yang dikembalikan juga bervariasi, tergantung kebijakan masing-masing penjual maupun perusahaan.
Biasanya, pihak perusahaan akan mengembalikan dana pembeli dalam rentang persentase 80-100% atau bahkan tidak dikembalikan sama sekali.
Persyaratan Refund
Sama halnya seperti kebijakannya, persyaratan refund setiap perusahaan juga berbeda-beda.
Oleh karena itu, pihak pembeli harus cermat dalam mengecek dan memenuhi persyaratan yang ada. Hal ini supaya proses refund dapat berjalan dengan lancar serta sesuai dengan yang diharapkan.
Meskipun begitu, setidaknya terdapat 5 persyaratan umum yang wajib pembeli penuhi agar tahapan pengajuan refund disetujui oleh pihak perusahaan.
Berikut poin-poin kelima syarat tersebut:
- Nomor order atau nomor pesanan yang berupa ID transaksi.
- Bukti transaksi dalam bentuk foto, screenshot, ataupun dokumen.
- Detail rekening bank atau nomor akun marketplace pembeli untuk kebutuhan pengembalian dana.
- Bukti video saat sedang membuka atau unboxing produk dengan menunjukkan informasi yang tertera pada paket.
- Penjelasan lengkap terkait alasan melakukan pengembalian dana atau refund.
Baca Juga: Hal-hal yang Harus Anda Ketahui Tentang Kwitansi Sebagai Bagian dari Transaksi Keuangan
Komponen dalam Surat Refund Beserta Template Gratisnya
Dalam membuat surat refund, Anda perlu mencantumkan sejumlah elemen data meliputi nama produk, harga produk, tanggal pembelian produk, toko atau situs penyedia produk, alasan pengembalian produk, dan informasi detail mengenai pembeli.
Supaya membantu Anda dalam membuat surat refund, berikut adalah template yang bisa Anda gunakan:
SURAT REFUND
(Nama Anda)
(Alamat Anda)
(Nama Penjual, jika tersedia)
(Nama Perusahaan Penjual)
(Alamat Perusahaan)
Perihal: Pengembalian untuk Pengembalian Dana
(Tanggal)
Yth {Nama Penjual atau Nama Perusahaan} :
Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa pada (tanggal pembelian), saya membeli (nama produk atau layanan), dari (situs web atau lokasi ritel). Saya merasa belum puas dengan (layanan atau kualitas nama produk). (Alasan ketidakpuasan).
Oleh karena itu, (untuk layanan – saya meminta pengembalian dana penuh dari harga pembelian) atau (untuk produk – saya mengembalikannya untuk mengantisipasi pengembalian dana penuh dari harga pembelian). Saya membayar (jumlah pembelian) untuk (nama produk atau layanan). Bukti transaksi terlampir.
Harap beritahu saya di (nomor telepon) atau di (alamat email) sesegera mungkin jika Anda memiliki pertanyaan tentang permintaan pengembalian dana saya.
Terlampir,
(Tanda tangan Anda)
(Nama Anda)
Pengelolaan Refund Bisnis Jadi Serba Mudah Menggunakan Software ERP RedERP
Refund artinya adalah pengembalian uang atas pembatalan transaksi. Pengelolaan aktivitas refund perlu diperhatikan secara cermat agar tetap memberikan dampak yang positif untuk pihak perusahaan ataupun pelanggan.
Ada sejumlah cara yang dapat perusahaan lakukan untuk menjamin optimalisasi aktivitas refund bisnis. Salah satunya ialah melalui pemanfaatan software ERP (Enterprise Resource Planning), yang saat ini bisa dengan mudah perusahaan peroleh dari berbagai vendor ERP di tanah air.
Software ERP milik RedERP dapat menjadi rekomendasi teratas untuk perusahaan Anda yang kini tengah mencari sistem software multifungsi dan praktis.
Software ERP RedERP mempunyai modul POS (Point of Sale) terbaik yang mampu menjalankan operasi inti kegiatan refund bisnis perusahaan dengan sangat baik, yakni pencatatan alur transaksi beserta informasi terkait lainnya secara lengkap.
Hal ini karena aplikasi POS software RedERP mampu melakukan perekaman, pencetakan, sampai penyimpanan data transaksi bisnis secara otomatis dengan tingkat akurasi yang tinggi.
Sehingga, perusahaan Anda dapat melakukan pengembalian uang atau refund berdasarkan data transaksi sebelumnya yang telah terekam dan tersimpan dengan baik dalam safety database aplikasi POS RedERP.
Tidak hanya mampu memastikan aktivitas refund bisnis perusahaan berjalan secara tepat, software ERP dari RedERP juga mampu menekan faktor-faktor internal pendorong terjadinya refund dalam bisnis perusahaan, misalnya kekeliruan saat mengirim barang pesanan pelanggan, kerusakan pada produk konsumen, hingga lambatnya proses pengiriman.
Ketiga faktor internal di atas mampu diantisipasi dengan sangat baik melalui penggunaan aplikasi inventory software RedERP.
Sebab, aplikasi inventory RedERP sudah dilengkapi modul modern bersifat solutif dan suportif yang bisa menekan semaksimal mungkin faktor-faktor internal pendorong terjadinya refund.
Aplikasi inventory RedERP juga telah terintegrasi serta menerapkan sistem real time monitoring dan automation process pada sejumlah modulnya.
Dengan sederet spesifikasi canggih tersebut, baik tahap pengelolaan maupun upaya pencegahan refund dalam bisnis perusahaan mampu dijalankan secara optimal dan praktis.
Apakah Anda mulai tertarik untuk menggunakan software ERP dari RedERP? Jika iya, Anda bisa menghubungi kontak layanan call center kami yang tertera di laman utama website RedERP untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.
