Setiap barang yang berada di perusahaan perlu dicatat. Pencatatan ini dimaksudkan untuk mengetahui kuantitas dan kualitas barang serta menjaga barang tetap dalam kondisi yang baik.
Barang-barang di perusahaan tersebut dicatat dalam buku induk inventaris. Buku ini berisi semua informasi yang dibutuhkan terkait barang perusahaan.
Untuk mengetahui seperti apa itu buku induk inventaris dan bagaimana cara membuatnya, Anda dapat membaca ulasan dari RedERP berikut ini.
Apa Itu Buku Induk Inventaris?
Buku induk inventaris adalah sebuah buku yang berfungsi untuk mencatat seluruh data inventaris milik perusahaan. Jika seorang karyawan ditugaskan untuk mengelola inventaris perusahaan, maka ia harus melihat daftar inventaris perusahaan dalam buku induk inventaris.
Dalam buku ini, terdapat informasi tentang barang persediaan atau peralatan yang dimiliki perusahaan. Semua inventaris tersebut diurutkan sesuai dengan tanggal perusahaan menerima barang.
Untuk mencatat barang-barang yang ada di perusahaan, tidak hanya dilakukan dengan menggunakan buku inventaris barang. Ada pula buku golongan barang inventaris dan buku catatan barang non-inventaris.
Buku golongan barang inventaris termasuk ke dalam buku inventaris barang. Buku ini merupakan buku yang mencatat barang persediaan perusahaan, sesuai dengan golongan yang telah ditentukan. Barang akan dicatat sesuai dengan kode klasifikasi barang.
Sementara itu, buku catatan barang non-inventaris adalah buku yang mencatat semua barang perusahaan. Namun, barang yang dicatat hanyalah barang yang sifatnya non inventaris.
Komponen dalam Buku Induk Inventaris
Ada berbagai informasi yang harus dimasukkan dalam buku induk inventaris. Informasi yang berkaitan dengan barang perusahaan itu adalah sebagai berikut:
- Nomor urut: nomor ini diisi berdasarkan urutan penerimaan barang.
- Tanggal pembukuan: tanggal ini merupakan tanggal dicatatnya barang ke dalam buku.
- Kode barang: kode yang dimasukkan adalah kode barang sesuai dengan ketentuan perusahaan.
- Nama barang: nama barang ditulis dengan jelas dan sesuai dengan bahasa baku.
- Keterangan barang: keterangan diisi dengan merek, spesifikasi, dan ukuran barang.
- Kuantitas: kuantitas merupakan jumlah barang yang dimasukkan ke dalam buku.
- Nama satuan: nama satuan adalah akhiran yang tepat untuk setiap barang. Misalnya pcs, meter, unit, dan sebagainya.
- Tahun pembuatan: tahun yang diisi merupakan tahun barang dibuat.
- Asal barang: asal barang diisi dengan sejarah penerimaan barang. Contohnya hibah, anggaran, dan lain-lain.
- Kelengkapan dokumen: kelengkapan dokumen yang dimaksud merupakan seluruh dokumen yang terkait dengan barang. Seperti invoice pembelian, surat hibah, sertifikat, atau lainnya.
- Keadaan barang: keadaan barang merupakan kondisi barang saat ini. Apakah barang rusak, cacat, baru, atau sebagainya.
- Harga: harga yang ditulis harus sesuai dengan faktur pembelian.
- Keterangan: keterangan dicantumkan jika ada informasi tambahan yang ingin disertakan.
Baca Juga: Tips Melakukan Manajemen Aset dalam Perusahaan
Cara Membuat Buku Induk Inventaris
Membuat buku induk inventaris wajib sekali untuk para pelaku bisnis dalam rangka maintenance aset mereka. Untuk memudahkan pemahaman Anda, berikut ini adalah cara membuat buku induk barang inventaris:
Membuat Tabel
Langkah pertama adalah membuat tabel. Tabel bisa dibuat di aplikasi Microsoft Excel atau Google Sheets.
Memasukkan Komponen Buku Induk Inventaris
Tabel yang dibuat menyesuaikan dengan komponen buku induk inventaris. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, komponen dari buku induk terdiri dari:
- Nomor urut
- Tanggal pembukuan
- Kode barang
- Nama barang
- Keterangan barang
- Kuantitas
- Tahun pembuatan
- Asal barang
- Kelengkapan dokumen
- Keadaan barang
- Harga dan keterangan.
Melakukan Update Data Secara Rutin
Beberapa data dalam buku inventaris perlu diperbarui setiap saat. Misalnya data terkait kondisi barang. Sebab dalam penggunaan, barang inventaris perusahaan bisa saja berubah kondisi. Misalnya dari barang baru menjadi barang rusak.
Oleh karena itu, buku induk inventaris perlu diperbarui pada setiap periode tertentu.
Menggunakan Aplikasi Inventaris
Selain dibuat secara manual menggunakan aplikasi pengolah data, buku induk inventaris juga bisa dibuat dengan aplikasi inventaris. Aplikasi akan membuat pengelolaan inventaris menjadi lebih mudah karena Anda tak perlu membuat tabel secara manual.
Anda hanya perlu memasukkan data dan data tersebut akan ditampilkan dalam bentuk tabel secara otomatis.
Baca Juga: Cara Membuat Label Inventaris Barang
Tujuan dan Manfaat Mengelompokkan Barang Inventaris
Pada uraian sebelumnya, sudah dijelaskan bahwa ada tiga buku yang digunakan dalam pencatatan barang inventaris.
Ketiga buku tersebut adalah buku induk barang inventaris, buku golongan barang inventaris, dan buku catatan barang non-inventaris.
Pengelompokkan buku tersebut memiliki tujuan sebagai berikut:
- Untuk mengetahui mana barang yang habis pakai dan tidak habis pakai. Ini karena barang tidak habis pakai dimasukkan ke dalam buku induk dan buku golongan barang inventaris, sementara barang habis pakai dicatat dalam buku catatan barang non-inventaris.
- Memudahkan mencari informasi.
- Pengelolaan barang menjadi lebih mudah.
- Mengefisiensikan dan mengefektifkan pekerjaan.
- Memudahkan pengecekan barang.
- Untuk memudahkan pengawasan masuk keluarnya barang di perusahaan.
- Untuk memudahkan proses penghapusan barang apabila terjadi mutasi.
Mudahkan Proses Inventarisasi dengan Aplikasi Inventory RedERP
Buku induk inventaris adalah dokumen penting yang harus dibuat dalam proses inventarisasi perusahaan. Melalui buku ini, perusahaan dapat mengetahui dan memantau seluruh asetnya dengan mudah.
Untuk membantu Anda dalam membuat buku induk inventaris, Aplikasi Inventory RedERP hadir untuk Anda. Aplikasi yang memiliki banyak fitur khusus untuk membantu pengelolaan inventaris perusahaan ini menerapkan sistem otomatisasi di dalam gudang. Dengan demikian, persediaan barang di gudang dapat diketahui dengan cepat dan real time.
Fitur-fitur yang bermanfaat dalam Aplikasi Inventory RedERP misalnya fitur Inventory Movement untuk memantau perpindahan barang dan fitur Physical Inventory Check untuk mengetahui stok dan kondisi barang.
Jika Anda ingin memantau inventaris perusahaan dengan lebih mudah, Anda perlu menggunakan aplikasi ini sesegera mungkin. Oleh karena itu, ajukan demo aplikasinya sekarang juga!
