Segala kegiatan bisnis dalam perusahaan harus melalui tahapan atau proses di dalamnya, misalnya proses produk, penyelenggaraan campaign, dan sebagainya.
Dalam hal ini, business process management (BPM) mengambil peran penting keberhasilan sebuah kegiatan bisnis di perusahaan.
Komponen BPM dilakukan baik secara individu maupun kelompok dalam perusahaan. Tanpa adanya komponen ini, sistem kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan tidak akan berjalan efektif, efisien, dan terorganisir.
Lalu, bagaimana tahapan yang harus dilakukan dalam menyusun komponen business process management? Simak penjelasannya pada artikel RedERP berikut, ya!
Apa itu Business Process Management
BPM adalah rangkaian aktivitas manajerial sistematis yang meliputi alur aktivitas, alat, hingga metode operasi bisnis tertentu dalam mencapai tujuan perusahaan.
Tujuan dari perusahaan lebih detail mencakup terkait penemuan, pemodelan, analisis, pengukuran, peningkatan, pengoptimalan, dan otomatisasi proses bisnis tertentu. Dalam komponen ini, setiap divisi yang terlibat memiliki tanggung jawab tinggi ketika menjalankan tugasnya.
Manfaat Business Process Management Adalah
Sebagai sebuah proses yang wajib diterapkan, praktik BPM tentu saja dilakukan secara berulang kali.
Atas dasar inilah, komponen BPM harus dijalankan secara teratur dan terkonsentrasi oleh para karyawan di lapangan. Penerapan komponen BPM yang benar di lapangan akan memberikan banyak manfaat bagi kegiatan bisnis perusahaan.
Pentingnya menerapkan BPM dalam perusahaan adalah selain optimalisasi hasil bisnis, BPM juga memudahkan proses pengadaptasian bisnis perusahaan sesuai tren pasar, standar industri, dan teknologi terbaru.
Tidak hanya sejumlah keuntungan tersebut, komponen BPM juga dapat memberikan manfaat lainnya kepada kegiatan bisnis perusahaan. Berikut penjelasan ringkasnya.
1. BPM Optimalkan Efisiensi Proses dan Penghematan Biaya Bisnis
Manfaat poin pertama diperoleh lewat cara penghilangan redundansi serta hambatan dalam proses bisnis. Sehingga dapat mendorong peningkatan efisiensi dan hasil yang lebih menguntungkan.
Adanya penghilang redudansi dan hambatan juga dapat memungkinkan perusahaan, dalam mencapai hasil bisnis yang diinginkan dengan waktu yang lebih cepat.
Pengeluaran anggaran perusahaan juga bisa lebih hemat dan terorganisir. Hal ini karena, sumber daya yang berlebihan akan dialokasikan untuk tugas lainnya dengan tingkat prioritas lebih tinggi.
2. Pengalaman Karyawan dan Pelanggan Meningkat
Aspek karyawan dan pelanggan turut merasakan manfaat dari penggunaan komponen BPM. Ini akan menghilangkan berbagai jenis gangguan untuk meningkatkan fokus karyawan dan kepuasan pelanggan.
Sebagai contoh dari aspek karyawan, BPM akan menyalurkan alur kerja yang jelas serta to the point. Sehingga produktivitas dan keterlibatan karyawan dalam proses bisnis meningkat.
3. Meningkatkan Peluang Otomatisasi dan Inovasi Bisnis
Komponen BPM mendorong proses yang terukur untuk memastikan tahap eksekusi, serta otomatisasi alur kerja menjadi lebih baik.
Kejelasan peran masing-masing divisi yang terlibat dalam kegiatan, juga dapat konsisten terjaga sepanjang proses berjalannya kegiatan bisnis lewat kehadiran BPM.
Hal tersebut akan menambah peluang untuk melakukan otomatisasi dan inovasi dalam kegiatan bisnis, lewat aturan yang disusun sebelumnya.
4. Memberdayakan Pihak Manajer
Manfaat selanjutnya dari komponen BPM adalah manajer dapat diberdayakan untuk mengurangi tingkat ketergantungan terhadap tim pengembangan.
Tahap pemberdayaan manajer dilakukan sedemikian rupa lewat pemanfaatan fitur “low code“.
5. Manfaat BPM Lainnya
Selain keempat manfaat yang telah disebutkan di atas. Business processing management juga masih memiliki manfaat lainnya bagi kegiatan bisnis sebuah perusahaan.
Manfaat komponen BPM lainnya, di antaranya mengurangi waktu pelaksanaan tugas repetitif, meminimalisir risiko terjadinya error, dan memastikan proses kegiatan bisnis yang berlangsung sesuai kebutuhan konsumen.
Baca Juga: Seberapa Penting Data Penjualan dalam Bisnis?
Jenis-jenis Business Process Management
BPM memiliki tingkat fungsional yang tinggi sehingga membuat komponen ini dapat diterapkan, dan diadaptasi penggunaannya menyesuaikan jenis atau bentuk kegiatan bisnis yang ada.
Secara umum terdapat 3 jenis utama business process management, berikut uraiannya.
1. Komponen BPM Berfokus Pada Sistem
BPM jenis ini berpusat pada sistem. Adapun fokus dari BPM jenis ini ialah terhadap otomatisasi proses bisnis. BPM ini berfungsi dengan sistem bisnis terintegrasi, sehingga tidak memerlukan kehadiran manusia yang signifikan untuk pengoperasiannya.
Dalam praktiknya, otomatisasi alur bisnis seringkali diterapkan dalam proses aplikasi yang telah terintegrasi perusahaan, misalnya manajemen hubungan pelanggan dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan.
2. Komponen BPM Berfokus Pada Manusia
Berbeda dengan jenis pertama yang lebih berfokus pada otomatisasi sistem. Jenis BPM yang kedua ini justru lebih mengutamakan pada proses yang dilakukan manusia.
Komponen aplikasi ini menawarkan beberapa karakteristik, di antaranya antarmuka pengguna yang dirancang secara baik, dan pemberitahuan untuk interaksi manusia.
3. Komponen BPM Berfokus Pada Sentris Dokumen
Jenis BPM terakhir lebih berpusat pada dokumen, seperti format kontrak, penandatanganan, dan verifikasi.
Software BPM jenis ini cenderung berfokus terhadap rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan dokumen sentris tunggal, otentikasi misalnya.
Langkah-langkah Business Process Management
Setelah memahami pengertian dasar, manfaat, jenis, hingga komponen dari Business Process Management (BPM). Hal selanjutnya adalah memelajari sejumlah langkah, agar rangkaian BPM sesuai tujuan bisnis perusahaan.
Berikut 5 langkah yang harus diperhatikan dalam penerapan BPM.
1. Matangkan Perencanaan dan Strategi
BPM membutuhkan perencanaan serta strategi yang tepat dan matang. Hal ini akan memudahkan proses implementasi kegiatan bisnis berjalan secara optimal, dan sesuai ketentuan perusahaan yang berlaku.
2. Buat Desain Proses Bisnis secara Detail
Adanya pembuatan desain proses bisnis bertujuan memberikan gambaran perencanaan dan strategi yang sudah disusun sebelumnya.
Semakin jelas desain yang dibuat, maka gambaran proses suatu bisnis perusahaan akan lebih akurat dan mudah dipahami. Sehingga memudahkan perusahaan dalam menerapkan strategi, dan perencanaan yang ada saat kegiatan bisnis berlangsung.
3. Implementasi
Langkah ketiga adalah tahapan implementasi. Pada tahapan ini perusahaan sudah bisa melaksanakan atau menerapkan strategi, dan perencanaan BPM dalam kegiatan bisnis.
4. Pemantauan dan Pelacakan
Apabila tahapan implementasi sudah dilakukan, langkah berikutnya ialah pemantauan dan pelacakan. Kedua kegiatan ini diperlukan untuk memastikan penerapan rancangan BPM di lapangan, serta memantau tingkat keberhasilannya saat dilaksanakan.
Tahapan ini harus dilakukan secara konsisten dengan ketelitian yang tinggi, apabila ingin mendapatkan data dan informasi akurat di lapangan. Data dan informasi yang diperoleh, akan memudahkan perusahaan saat melakukan tahapan evaluasi ataupun pengembangan.
5. Evaluasi dan Pengembangan
Langkah selanjutnya adalah tahapan evaluasi dan pengembangan. Tahapan ini sangat bergantung dengan data dan informasi yang terhimpun saat proses pemantauan.
Semakin lengkap dan akurat data atau informasi yang diperoleh. Maka perusahaan dapat menemukan jawaban kunci dalam melakukan perbaikan, dan pengembangan (inovasi) kegiatan bisnis berikutnya di masa mendatang.
Itulah hal-hal mengenai BPM yang perlu Anda ketahui. Dari sini kita mengerti bahwa dalam business process management kehadiran data juga sangat penting dalam pengelolaan kegiatan bisnis.
Salah satu cara yang bisa perusahaan lakukan untuk bisa mengelola segala data bisnis secara terpusat dengan sistem yang terintegrasi dan terotomatisasi adalah menggunakan teknologi ERP RedERP yang merupakan software ERP Indonesia yang berbasis cloud.
