Daftar Inventaris: Pengertian, Manfaat, hingga Cara Membuatnya

Daftar inventaris barang merupakan salah satu komponen penting dalam mengelola aset dalam organisasi atau perusahaan. 

Dengan memiliki daftar inventaris yang terperinci dan akurat, kita dapat memantau, mengatur, dan mengelola semua barang yang dimiliki dengan lebih efektif. Namun, menyusun daftar ini tidaklah semudah yang dibayangkan.

Diperlukan ketelitian dan perencanaan yang baik agar hasilnya dapat memenuhi standar profesional dan memudahkan proses pengelolaan inventaris. 

Artikel RedERP ini akan membahas secara detail mengenai cara membuat daftar inventaris barang dengan benar, termasuk langkah-langkah penting dan tips praktis yang dapat Anda ikuti.

Apa Itu Daftar Inventaris?

Daftar inventaris adalah sebuah daftar yang berisikan barang inventaris atau barang yang dimiliki perusahaan yang ditulis dengan lengkap dan detail.

Pembuatan daftar inventaris barang ini bertujuan untuk mendata dan mengetahui berapa banyak jumlah barang atau produk yang terjual, tersimpan, dan barang yang masuk ke gudang.

Beberapa barang yang masuk ke daftar ini antara lain barang yang siap dijual, bahan baku, serta aset yang dimiliki perusahaan.

Jadi, di sini dapat kita simpulkan bahwa daftar inventaris barang adalah catatan lengkap seluruh barang perusahaan, baik yang siap untuk dijual, bahan baku untuk produksi, dan aset yang digunakan untuk operasional perusahaan sehari-hari.

Baca Juga: Apa Itu TPM dalam Perusahaan? Berikut Penjelasannya

Manfaat Daftar Inventaris Barang

Membuat daftar barang apa saja yang dimiliki oleh perusahaan tentunya akan mendatangkan banyak manfaat yang signifikan yang mendukung operasional secara keseluruhan.

Adapun daftar manfaat dari kegiatan ini antara lain:

1. Pencatatan Data Aset yang Dimiliki

Daftar inventaris barang membantu dalam mencatat dan mengidentifikasi semua aset yang dimiliki oleh perusahaan.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengetahui secara jelas jumlah dan jenis aset yang dimiliki, termasuk detail seperti merek, model, dan kondisi barang.

2. Keamanan untuk Aset

Dengan memiliki catatan inventaris barang yang teratur, perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap aset-asetnya.

Hal ini membantu mencegah kehilangan, kerusakan, atau pencurian aset perusahaan.

3. Transparansi dan Akuntabilitas

Daftar inventaris barang juga memberikan transparansi dan akuntabilitas yang tinggi dalam hal kepemilikan dan penggunaan aset perusahaan.

Informasi mengenai aset-aset dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang, seperti manajemen, auditor, atau pihak berkepentingan lainnya. Sehingga proses kontrol dan pengawasan bisa dilakukan lebih mudah.

4. Penghematan Finansial Perusahaan

Dengan memiliki daftar inventaris barang yang akurat, perusahaan dapat mengelola aset-asetnya dengan lebih efisien. 

Perusahaan dapat melakukan pemantauan terhadap pemakaian dan pemeliharaan aset, menghindari pembelian yang tidak perlu, mengurangi biaya perawatan, dan mengoptimalkan penggunaan aset yang ada.

Hal ini dapat menghasilkan penghematan finansial yang signifikan.

5. Memudahkan Analisis Laporan

Data inventaris barang yang terstruktur dan tercatat dengan baik akan memudahkan dalam melakukan analisis laporan keuangan.

Data yang terdokumentasi dengan baik juga memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan yang akurat, seperti laporan neraca, laporan laba rugi, atau laporan keuangan lainnya.

Analisis yang dilakukan berdasarkan data inventaris barang dapat memberikan wawasan yang berharga bagi manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis.

Baca Juga: Tips Menyusun Buku Stok Barang dengan Benar

Cara Membuat Daftar Inventaris 

Cara membuat daftar inventaris cukup mudah, Anda bisa melakukannya dengan menggunakan program spreadsheet seperti Microsoft Excel, Google Spreadsheet, atau Numbers. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Buka Spreadsheet di Microsoft Excel

Pertama, coba bukan spreadsheet di Microsoft Excel, Google Spreadsheet, Numbers, atau program lainnya yang Anda kuasai.

2. Buat Tabel dan Beri Nama

Selanjutnya buatlah tabel yang akan Anda gunakan untuk menyusun daftar inventaris. Lalu, agar data bisa dipahami dengan mudah, berikan nama pada masing-masing kolom. Anda dapat memberikan nama seperti:

• • Nama barang
  • Nomor seri
  • Biaya per unit
  • Jumlah unit dalam stok
  • Harga jual
  • Jumlah minimum pemesanan
  • Supplier

3. Masukan Item dan Informasi Detailnya

Setelah tabel siap dan semua kolom sudah diberi nama, sekarang saatnya Anda memasukkan data setiap item yang ada pada inventaris.

Pastikan Anda memasukkan seluruh informasi detail terkait barang tersebut, dan cocokan dengan data yang ada di lapangan.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda menyusun data inventaris, kegiatan ini mungkin akan memakan waktu, apalagi bila masih dilakukan secara manual.

4. Simpan dan Lakukan Update Secara Berkala

Jika seluruh item inventaris sudah dimasukkan sesuai dengan kategorinya dan informasi produk dengan benar sudah ditulis.  Anda dapat menyimpan file data inventaris barang tersebut.

Lalu, lakukanlah update secara berkala daftar inventaris tersebut agar daftar yang ada di dalamnya tetap relevan.

Tips Membuat Daftar Inventaris Barang

Agar daftar inventaris barang yang Anda buat dapat berguna, perhatikanlah beberapa tips berikut ini!

1. Buat Daftar Inventaris Dua Rangkap

Penting untuk membuat dua salinan dari daftar inventaris barang. Salinan pertama dapat digunakan untuk referensi internal dan salinan kedua dapat disimpan sebagai salinan cadangan di tempat yang aman.

Hal ini membantu dalam melacak dan memeriksa keberadaan barang secara efektif.

2. Perbaharui Daftar Inventaris

Pastikan untuk secara teratur memperbarui daftar inventaris Anda. Setiap kali ada perubahan, seperti penambahan atau penghapusan barang, segera perbarui daftar tersebut.

Ini akan membantu menjaga akurasi dan keandalan daftar inventaris.

3. Buat Kategorisasi

Kelompokkan barang-barang dalam daftar inventaris Anda berdasarkan kategori atau jenisnya.

Misalnya, Anda dapat memiliki kategori seperti peralatan elektronik, perabotan, peralatan kantor, atau bahan baku.

Dengan melakukan kategorisasi, Anda dapat dengan mudah melihat dan mengelola inventaris Anda.

4. Gunakan Software Inventaris

Cara manual dalam menyusun dan membuat daftar inventaris mungkin akan sangat melelahkan dan rawan sekali terjadi data yang tidak sinkron.

Untuk meminimalisir hal tersebut, penggunaan software inventaris akan sangat membantu.

Manajemen inventaris pun bisa dilakukan dengan mudah dengan bantuan perangkat lunak ini. Data perubahan dan perpindahan inventaris pun bisa dilihat secara real-time.

Contoh Daftar Inventaris Barang

Berikut adalah contoh daftar inventaris barang dalam bentuk tabel:

Pada tabel contoh daftar inventaris di atas, terdapat kolom-kolom sebagai berikut:

• No: Menandakan nomor urut barang.
• Nama Barang: Menyatakan nama atau deskripsi barang.
• Kategori: Pengkategorian barang, misalnya elektronik, perabotan, atau perlengkapan.
• Jumlah: Menyatakan jumlah unit barang yang tersedia.
• Kondisi: Di isi dengan kondisi barang, seperti baik atau rusak.

Kelola Daftar Inventaris Lebih Mudah dengan Software Inventory RedERP

Daftar inventaris membantu kita untuk dapat melihat secara rinci apa saja inventaris, stok, dan aset yang dimiliki perusahaan. Data-data ini akan sangat membantu dalam proses produksi dan operasional perusahaan.

Sayangnya, membuat daftar ini secara manual sangat menyita waktu, dan rawan sekali terjadi human error. Belum lagi keharusan untuk memperbaharuinya secara berkala.

Maka dari itu, penggunaan teknologi seperti Software Inventory RedERP bisa menjadi pilihan tepat bisnis Anda untuk mendata inventaris dengan detail dan tepat.

Didukung dengan sistem yang sudah berbasis cloud dengan berbagai fitur di dalamnya, mendukung Anda untuk memantau dan mengontrol segala pergerakan inventaris.

Sebut saja fitur Shipping and Receipt yang akan memberikan data kepada Anda berapa barang yang masuk dan keluar. Lalu, Anda juga bisa melihat perpindahan inventaris secara real-time dan otomatis dengan fitur Inventory Management.

Melakukan kegiatan stock opname untuk memastikan akurasi data inventaris juga bisa dilakukan dengan mudah dengan Software Inventory RedERP.

Tersedia juga fitur Report and Analysis yang memberikan laporan yang komprehensif terkait keadaan inventaris dan stok Anda.

Kegiatan mencatat daftar inventaris pun jadi lebih mudah dengan Software Inventory RedERP. Ayo ajukan demo gratisnya untuk tahu lebih lengkap fitur dan fungsinya!