Dalam praktiknya perusahaan membutuhkan sistem data warehouse, guna melakukan proses analisis strategi hingga pengambilan keputusan. Apalagi, dewasa ini setiap perusahaan didorong dapat mengolah data secara cepat dengan volume yang sangat besar.
Selain dipengaruhi tingginya kapabilitas SDM perusahaan itu sendiri, sistem yang mendukung juga diperlukan. Kehadiran sistem data warehouse disebut-sebut sebagai jawaban atas sejumlah tuntutan tersebut.
Lantas, bagaimana fungsi, cara kerja hingga contoh penerapan sistem gudang data di setiap sektor industri? Simak lebih lanjut artikel RedERP, berikut ya!
Apa itu Data Warehouse
Data warehouse adalah salah satu penemuan teknologi informasi yang terbilang masih baru. Maka dari itu, sistem ini masih menjadi sorotan serta terus dilakukan pengembangan oleh para ahli.
Sistem data pergudangan sebenarnya memiliki sejumlah pengertian berdasarkan pemahaman para ahli. Meski begitu, secara garis besar data warehouse adalah sistem pengumpulan data, yang berasal dari banyak sumber dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Sistem ini bermanfaat untuk menunjang kegiatan pelaporan dan analisis, sebagai dasar dalam memudahkan proses pengambilan keputusan.
Karakteristik Data Warehouse
Sebagai sebuah sistem data pergudangan memiliki karakteristik tertentu yang bisa menjadi dasar bagi pengguna agar lebih memahami penggunaannya.
Sistem ini mempunyai sejumlah karakteristik, mulai dari sistem pengoperasiannya hingga metode penyimpanan data yang diterapkan. Berikut karakteristik beserta penjelasannya.
1. Berorientasi Terhadap Subyek (Subject Oriented)
Sistem database pada gudang data diciptakan agar mampu menganalisis suatu data berdasarkan subyek tertentu perusahaan bukan aplikasi.
Misalnya, subyek yang akan dianalisis oleh sistem data warehouse pada perusahaan retail adalah penjualan, konsumen, dan inventori.
2. Terintegrasi (Integrated)
Karakteristik berikutnya, data yang ada dalam sistem ini sudah terintegrasi. Hal tersebut karena sistem gudang data memiliki kemampuan menyimpan data dari beragam sumber yang terpisah.
Kemudian menjadikan seluruhnya berbentuk sebuah format secara konsisten dan terintegrasi satu sama lain.
3. Rentang Waktu (Time-Variant)
Setiap data yang tersimpan dalam sistem ini bersifat akurat pada rentang waktu tertentu. Fitur ini bisa menjadi acuan perbandingan saat proses analisis data perusahaan.
4. Pola Penyimpanan Data Bersifat Tetap (Non Volatile)
Karakteristik terakhir dari sistem gudang data adalah pembaharuan data yang dilakukan secara reguler bukan real time. Jadi, sistem ini akan mengambil setiap data terbaru secara bertahap, kemudian menyatukannya dengan data yang sebelumnya sudah ada.
Fungsi Data Warehouse
Sangat penting bagi suatu perusahaan untuk memiliki sistem gudang data. Hal ini karena sistem gudang data memiliki sejumlah fungsi, yang berperan penting dalam menunjang kegiatan operasional sebuah perusahaan. Sehingga dapat mendukung perusahaan dalam berkembang dan bersaing dengan kompetitor.
Berikut ini sejumlah fungsi dari sistem gudang data beserta penjelasannya.
1. Meningkatkan Rasio ROI Perusahaan
Penggunaan sistem gudang data mampu meningkatkan rasio ROI. Alasannya, karena data warehouse bisa mengumpulkan data dan informasi yang akurat.
Sehingga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis secara tepat dan cepat. Hal ini menghasilkan lebih banyak pendapatan bagi sebuah perusahaan.
2. Menyediakan Data Secara Konsisten dan Akses Cepat
Fungsi kedua dari sistem gudang data adalah menyediakan data mentah yang lebih terstruktur dan berkualitas secara konsisten, serta efisiensi akses data yang tinggi. Data mentah yang terstruktur dan berkualitas dibutuhkan dalam proses analisis.
Kemudian, akses terhadap data yang cepat akan memberikan kemudahan bagi business intelligence dan data scientist, dalam mengumpulkan data dari berbagai sumber secara singkat. Artinya, pengguna dapat mengakses data berjumlah besar tanpa menghabiskan waktu yang lama.
3. Memudahkan Pengambilan Keputusan dengan Fitur Data Historical
Fitur data historis memiliki peran bagi perusahaan dalam mengambil keputusan, yang akurat dan tepat di kemudian hari berdasarkan data serta fakta lapangan. Data historis merupakan hasil automatic refresh berkala sistem data gudang. Fitur ini berupa catatan rekam jejak perusahaan.
Data historis yang besar adalah aset berharga, berguna dalam mempertahankan suatu bisnis, meliputi informasi penjualan, inventaris, karyawan, konsumen hingga kekayaan intelektual perusahaan.
4. Meminimalisir Pengeluaran Anggaran Perusahaan
Fungsi keempat dari sistem data pergudang adalah untuk meminimalisir pengeluaran anggaran oleh perusahaan.
Dalam hal ini, seluruh data dan informasi perusahaan sudah tersimpan dalam software atau cloud internet. Sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan anggaran lebih, untuk membeli hardware sebagai media penyimpanan data dan informasi yang ada.
Komponen Data Warehouse
Layaknya sebuah rumah, sebelum digunakan sebagai hunian data. Data warehouse wajib memiliki sejumlah rangkaian komponen utama agar dapat berfungsi dengan baik.
Berikut ini 5 komponen utama untuk membangun data warehouse.
1. Warehouse
Komponen pertama adalah warehouse atau gudang tempat penyimpanan dan pemrosesan data itu sendiri. Bisa dibilang komponen ini merupakan pondasi dan basis data relasional dalam penyimpanan.
Bentuk dari gudang ini juga berbeda-beda dan memiliki memori di dalamnya, yang terintegrasi pada bagian utama konfigurasi.
2. Warehouse Management
Komponen selanjutnya ialah warehouse management. Perannya yang sangat kompleks mendorong dibutuhkannya pihak pengelola yang ahli dalam mengelola data.
Untuk menjaga komponen ini tetap beroperasi dengan baik, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dikelola, di antaranya keamanan, pembaharuan data, pemilihan tugas prioritas, hingga pengelola backup dan recovery.
Baca Juga: Cara Tepat untuk Manajemen Pergudangan Perusahaan
3. Metadata
Komponen ketiga bernama metadata. Metadata ialah potongan informasi yang berada dalam satu repository. Fungsi dari komponen ini adalah memberikan konteks agar informasi yang tersedia di warehouse lebih ringkas, jelas, dan berurutan.
Adapun tugas dari komponen ini ialah menyimpan data secara logis, terstruktur, dan sesuai indeks.
4. Tools ETL
ETL merupakan singkatan dari Extract, Transform, dan Load. Ketiga hal tersebut memiliki tugas masing-masing.
Secara keseluruhan, ETL merupakan sekumpulan proses yang harus dilalui dalam pembentukan data warehouse. Sedangkan tujuan dari ETL adalah mengumpulkan, menyaring, mengolah, dan menggabungkan data-data relevan dari berbagai sumber dengan volume yang besar untuk disimpan pada data warehouse.
Keunggulan dari tools ETL akan memungkinkan penggunanya untuk melakukan pemindahan, pemrosesan, pengurutan, pembuatan format, penggabungan, dan penyimpanan data sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Acces Tools
Komponen kelima ini akan memudahkan pengguna dalam mencari data yang dibutuhkan, tanpa perlu menghiraukan banyak data yang harus di-back end.
Sebagai contoh, jika pengguna ingin mencari nama pelanggan. Maka cukup mengklik menu “Customer Name” yang tersedia di tools akses. Beberapa tools yang dapat memudahkan pengguna dalam mengakses atau mencari data, antara lain OLAP, application development tools, reporting tools, dan data mining.
Contoh Data Warehouse di Berbagai Industri
Pernah mendengar kata BigQuery atau Amazon Redshift? BigQuery dan Amazon Redshift merupakan perusahaan yang menawarkan layanan data warehouse kepada konsumen luas.
Meski begitu, ternyata masih banyak jasa layanan warehouse lainnya yang tersebar di berbagai sektor industri. Pemanfaatannya pun tentu berbeda-beda, tergantung sektor industri dan jenis perusahaan masing-masing.
Berikut sejumlah contoh penerapan sistem gudang data di berbagai sektor industri.
1. Sektor Keuangan
Di sektor ini, sistem gudang data umumnya berfungsi untuk mendeteksi aktivitas transaksi keuangan dalam suatu perusahaan.
2. Sektor Telekomunikasi
Dalam sektor ini, biasanya sistem gudang data juga berguna untuk mengamati sejumlah kegiatan transaksi.
3. Sektor Olahraga
Di sektor ini, sistem gudang data biasanya dipakai untuk melakukan kegiatan analisis terhadap rangkaian data statistik dalam suatu permainan olahraga, misalnya basket, sepak bola, dan lainnya.
4. Sektor Asuransi
Umumnya, penggunaan data warehouse oleh perusahaan yang bergerak di sektor asuransi mengarah kepada identifikasi pelayanan kesehatan. Hal tersebut sebagai dasar pengambilan keputusan, dalam menentukan kelayakan kasus-kasus yang ditunjang oleh pihak perusahaan.
4. Sektor Publik
Pada sektor ini, kehadiran sistem gudang data diperlukan untuk melakukan aktivitas pemeriksaan yang berkaitan dengan kegiatan publik, seperti catatan pajak, fasilitas kesehatan, dan sebagainya.
5. Sektor Kesehatan
Perusahaan yang bergerak di sektor ini, biasanya memanfaatkan sistem gudang data untuk kepentingan prediksi hasil kesehatan, penentuan perawatan pasien, dan lain-lain.
6. Sektor Retail
Di sektor retail, sistem data pergudangan digunakan untuk kepentingan pelacakan pengiriman hingga prediksi perilaku konsumen.
7. Sektor Penerbangan
Perusahaan-perusahaan yang berfokus di sektor penerbangan, umumnya menggunakan sistem data pergudang untuk melakukan pengecekan rute penerbangan, dan sejenisnya.
8. Sektor Perbankan
Dalam praktiknya di sektor perbankan, sistem gudang data digunakan untuk melakukan sejumlah kegiatan, di antaranya analisis performa, mengukur efisiensi antrean, hingga pengamatan pola pengeluaran pemegang rekening.
Aktivitas pengamatan yang dilakukan bertujuan untuk memberikan penawaran khusus kepada para pelanggan (nasabah) terkait diskon dan lain-lain.
Aplikasi Gudang RedERP Data Warehouse Masa Kini
Kegiatan operasional perusahaan tidak akan berjalan secara optimal apabila tidak memanfaatkan sistem data warehouse, salah satunya manajemen pengelolaan stok barang di gudang.
Terjadinya kesalahan dalam pengelolaan stok barang di gudang akan memengaruhi sejumlah hal, mulai dari keterlambatan proses produksi sampai distribusi produk kepada konsumen. Pengelolaan barang gudang yang tidak efektif dan efisien, juga dapat berdampak besar terhadap biaya operasional maupun pendapatan perusahaan.
Sangat penting memilih aplikasi inventory yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan ragam modul suportif yang sudah diotomatisasi dan terintegrasi dalam satu perangkat lunak. Aplikasi inventory dari software ERP RedERP merupakan data warehouse masa kini, yang bisa membantu Anda dalam mengelola barang di gudang secara efektif dan akurat.
Anda bisa dengan mudah melakukan pemantauan barang-barang yang masuk ke gudang perusahaan melalui fitur Shipping & Receipt. Selain itu, Anda juga dapat mengotomatisasikan pengawasan alur perpindahan barang, dari gudang perusahaan ke lokasi lainnya seperti toko secara real time menggunakan fitur Inventory Movement.
Bahkan, Anda dapat mencegah terjadinya penumpukan stok barang di gudang dengan fitur Physical Inventory Check / Stock Opname. Terakhir, pembuatan laporan pengelolaan stok barang perusahaan Anda akan lebih praktis dan akurat, karena sudah diotomatisasi oleh fitur Reporting and Analysis.
Aplikasi inventory dari software RedERP, mampu atasi kendala kompleks manajemen inventori secara praktis dan terintegrasi cukup melalui satu perangkat lunak. Ayo, segera dapatkan demo gratisnya!
