Decision Support System: Pengertian, Ciri, hingga Tahapannya

Decision support system adalah salah satu elemen penting yang dibutuhkan dalam dunia bisnis guna mempermudah pengambilan keputusan.

Tak hanya itu, perusahaan juga bisa meningkatkan kualitas dalam pengambilan keputusan dengan menggunakan sistem ini.

Dalam kesempatan kali ini, RedERP akan membahas secara mendalam mengenai Decision Support System atau DSS, mulai dari pengertian, karakteristik, jenis, hingga tujuannya. Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Decision Support System?

Decision Support System adalah sebuah sistem informasi yang berbasis komputerisasi. Sistem ini merupakan bagian sistem manajemen pengetahuan yang berfungsi untuk mendukung kegiatan pengambilan keputusan pada sebuah perusahaan atau organisasi. 

DSS dikatakan juga sebagai sistem yang mampu untuk memproses Ad Hoc pada data, bentuk sebuah keputusan, orientasi perencanaan di waktu mendatang, serta berorientasikan kepada sebuah keputusan.

Dengan adanya sistem satu ini, perusahaan dapat melakukan penyelesaian masalah maupun melakukan komunikasi terhadap segala permasalahan yang terstruktur dan tidak terstruktur.

Contoh Decision Support System adalah perencanaan rute GPS. DSS dapat digunakan untuk merencanakan rute tercepat dan terbaik antara dua titik dengan menganalisis opsi yang tersedia.

Sistem ini sering menyertakan kemampuan untuk memantau lalu lintas secara real-time untuk mengatasi kemacetan.

Karakteristik Decision Support System

DSS sendiri memiliki berbagai macam karakteristik di dalamnya. Berikut beberapa karakteristik tersebut:

• Memudahkan proses mengambil keputusan dan fokus terhadap manajemen yang sesuai dengan persepsi dan informasi yang ada.
• Membantu sejumlah proses pengambilan keputusan terkait pembahasan masalah dengan lebih terstruktur, tak terstruktur, maupun semi terstruktur.
• Memerlukan struktur data yang lebih komprehensif dan dapat melaksanakan kebutuhan akan informasi pada seluruh tingkatan manajemen di perusahaan atau organisasi.
• Memiliki beberapa sub sistem yang saling terintegrasi, serta dapat berfungsi dalam sebuah kesatuan sistem dengan andal.
• Terdapat interface mesin atau manusia, di mana user atau pihak manusia tetap memegang kontrol terhadap susunan pada proses pengambilan sebuah keputusan.

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Manajemen Proyek untuk Perusahaan

Tujuan Decision Support System

Adapun beberapa tujuan dan manfaat Decision Support System di dalam sebuah perusahaan ataupun bisnis, di antaranya:

• Mempermudah manajer atau petinggi perusahaan dalam melakukan proses pengambilan keputusan dari permasalahan yang memiliki sifat semi terstruktur
• Mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi dari sebuah keputusan yang diambil
• Mampu menangani batasan-batasan kognitif, ketika sedang memproses ataupun menyimpan informasi yang tersedia

Jenis Decision Support System

Berbicara soal jenisnya, DSS memiliki atau terbagi ke dalam 3 jenis, yakni terstruktur, semi terstruktur, dan tidak terstruktur. Berikut penjelasan dari masing-masing jenis:

1. Keputusan Bersifat Terstruktur

Pada jenis yang pertama ini, kegiatan pengambilan keputusannya jelas dan dilakukan secara kontinu atau berkelanjutan, dan umumnya dilaksanakan oleh pihak manajemen yang ada pada level tertentu.

Oleh sebab itu, dibutuhkan informasi yang lebih spesifik, terjadwal, sempit, serta realtime mengenai detail internal dan interaktifnya pada penggunaan sistem ini.

Contoh dari jenis yang pertama ini, yakni keputusan pada pemesanan barang, penagihan utang, pengisian stok, dan sejenisnya.

2. Keputusan Bersifat Semi Terstruktur

Jenis selanjutnya yaitu semi terstruktur. Artinya beberapa keputusan akan ditentukan oleh komputer, sedangkan yang lainnya akan didasari oleh penilaian pihak atau orang yang mengambil keputusan tersebut.

Maka dari itu, kebutuhan akan hukum informasi yang ada pada keputusan ini yaitu, data lebih terfokus, real time, interaktif, internal, dan terjadwal.

Contoh dari jenis yang kedua ini, yakni mengevaluasi kredit, pengontrolan stok baru, dan penjadwalan aktivitas produksi perusahaan.

3. Keputusan Bersifat Tidak Terstruktur

Jenis yang terakhir yaitu memiliki sifat tidak terstruktur. Pada jenis yang terakhir ini, keputusan biasanya tidak terjadi secara konsisten atau rutin, melainkan hanya pada kondisi dan situasi tertentu saja. 

Oleh karena itu, proses pemecahannya cenderung terasa sulit untuk dilakukan.

Biasanya keputusan jenis yang ketiga ini, terjadi pada manajemen yang memiliki tingkat lebih tinggi. Informasi yang dibutuhkan tentunya bersifat internal dan eksternal, lebih luas, serta lebih umum

Contoh penerapan dari keputusan tidak terstruktur, yakni pengembangan sebuah teknologi baru yang masih berada pada tahap percobaan atau testing, serta proses perekrutan karyawan tingkat eksekutif.

Komponen Decision Support System

Sekarang kita beralih ke pembahasan mengenai komponen yang terdapat pada DSS. berikut ini beberapa komponen yang tersemat di dalam sebuah Decision Support System:

1. Model Management

Komponen yang pertama yaitu model management, yang melibatkan beberapa model di dalamnya, seperti model keuangan, manajemen sains statistikal, dan beberapa model kualitatif lainnya.

Dengan adanya sejumlah model ini, DSS dapat menghasilkan kemampuan analisis pada sistem dan kebutuhan manajemen pada suatu software atau perangkat lunak.

2. Data Management

Komponen selanjutnya yakni mencakup pusat data yang berisikan informasi atau data yang berkaitan dengan sejumlah situasi dan kondisi yang terjadi.

Database pada komponen ini sudah diatur dan digerakkan oleh sebuah perangkat lunak atau software yang dinamakan dengan sistem database management.

3. Communication

Seperti namanya, pada komponen yang ketiga ini, pengguna atau user sistem dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada sistem komputer yang dimilikinya.

4. Knowledge Management

Komponen terakhir yang ada pada sebuah Decision Support System yaitu knowledge management.

Komponen satu ini memiliki sifat opsional. Hal ini dikarenakan fungsi pada sub sistem ini yaitu untuk mendukung komponen lainnya, dan memiliki peran untuk menjadi komponen yang dapat berdiri sendiri.

Baca Juga: Mengenal Project Management Software Lebih dalam 

Tahapan dalam Sistem Pendukung Keputusan

Sejatinya, DSS atau Decision Support System terbagi ke dalam 4 tahapan utama, di antaranya:

1. Fase Intelegensi

Pada fase yang pertama ini, DSS akan melaksanakan kegiatan yang berfokus pada identifikasi dari sebuah situasi, peluang, serta masalah yang ada.

Sejumlah hal yang termasuk ke dalam fase ini yaitu pengidentifikasian masalah ataupun peluang, mengklasifikasikan masalah, dan menentukan kepemilikan dari sebuah masalah maupun situasi.

2. Fase Desain

Fase atau tahap yang kedua dinamakan dengan fase desain. Pada fase ini, sistem akan melaksanakan proses penemuan dan juga pengembangan, serta analisis tindakan yang dianggap perlu untuk dilakukan.

Tidak hanya itu saja, di tahap ini terdapat pula interpretasi terkait masalah, serta menilai solusi ataupun keputusan yang diyakini mampu untuk mengatasi permasalahan yang terjadi.

3. Fase Pilihan

Fase selanjutnya yaitu fase pilihan, yang dimana sistem akan melaksanakan aktivitas terkait pengambilan keputusan dengan lebih tajam.

Pada tahap ini juga, organisasi atau perusahaan akan menghasilkan sebuah keputusan konkret dan mengambil komitmen untuk mengikuti sebuah tindakan tertentu.

Ada juga beberapa tindakan pada fase satu ini, seperti, evaluasi, pencarian, dan pemberian saran terhadap solusi yang diyakini lebih sesuai sebagai modelnya.

4. Fase Implementasi

Tahap yang terakhir pada sistem pendukung keputusan, yakni fase implementasi atau penerapan.

Fase ini dilakukan untuk menetapkan bahwa solusi yang telah dipilih dan digunakan dapat berjalan sesuai dengan harapan, tanpa memerlukan implementasi dari sebuah sistem komputer.

Perlu diingat, fase ini memiliki susunan atau rangkaian proses yang cukup panjang, serta melibatkan beberapa batasan yang tidak jelas.

Itulah pembahasan mengenai Decision Support System, mulai dari pengertian, jenis, karakteristik, tujuan, hingga komponen yang ada di dalamnya.

Sukseskan Penyelesaian Proyek dengan Project Management Software RedERP

DSS sangat membantu perusahaan dalam menentukan atau mengambil keputusan yang tepat, terhadap permasalahan atau kondisi tertentu. Alat ini sangat efektif digunakan pada perusahaan yang memiliki proyek-proyek besar di dalamnya.

Selain itu, untuk menyukseskan proyek yang akan dijalankan, Anda dapat menggunakan project management software dari RedERP.

Software project management satu ini akan memudahkan berbagai proses yang terdapat pada sebuah proyek seperti perencanaan, penganggaran, estimasi, pendapatan, penjadwalan kerja, dan proses-proses lainnya.

Tak hanya itu, Anda pun dapat mengelola proyek-proyek penting yang ada di perusahaan secara cepat, tepat dan efisien.

Dengan project management RedERP, Anda dapat membuat prioritas tugas-tugas penting, menghindari pengeluaran biaya yang tidak diperlukan, hingga memudahkan komunikasi antar anggota tim proyek.