Dalam dunia bisnis, terutama dalam sektor distribusi dan logistik, dokumen berperan penting dalam mengatur proses pengiriman barang. Salah satu dokumen yang tak terpisahkan dalam proses ini adalah delivery note atau sering disebut juga surat pengantaran.
Dokumen ini sangat penting baik bagi pengirim barang serta orang yang menerima barang tersebut. Serta berfungsi dalam mendukung proses pengadaan.
Artikel RedERP ini akan menjelaskan secara mendetail apa itu delivery note, pentingnya dalam proses pengiriman barang, serta langkah-langkah cara membuatnya.
Apa Itu Delivery Note?
Delivery note adalah dokumen tertulis yang memuat informasi tentang barang yang dikirimkan, kondisi barang, serta detail pengirim dan penerima. Dokumen ini juga dikenal sebagai surat pengiriman atau surat penerimaan barang.
Walaupun biasanya dicetak, dokumen ini juga bisa dikirimkan melalui email.
Penggunaan delivery note membantu perusahaan mendapatkan pemahaman yang lebih jelas mengenai masukan dan keluaran mereka.
Sekaligus memberikan pelanggan cara untuk memverifikasi apakah mereka telah menerima semua produk yang telah mereka bayar.
Apabila terjadi kekurangan barang dalam pengiriman, penerima memiliki kemampuan untuk segera menghubungi pengirim. Dengan menggunakan delivery note, penerima dapat memberitahu kedua belah pihak mengenai kesalahan apa yang terjadi dalam pengiriman tersebut.
Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order
Walaupun terdapat kesamaan dalam sebutan, terdapat perbedaan mendasar antara delivery note dan delivery order.
Dalam hal tujuan penggunaannya, delivery note adalah dokumen yang ditujukan kepada pelanggan karena disertakan dalam paket barang yang dipesan oleh pelanggan.
Sementara itu, delivery order diberikan oleh penjual kepada pihak ekspedisi atau pengiriman barang untuk menginstruksikan mereka mengenai detail pengiriman.
Selain itu, dalam hal informasi yang dimuat, delivery note hanya berfokus pada informasi mengenai barang yang dikirimkan, seperti jenis dan jumlah barang.
Sebaliknya, delivery order mencakup informasi lebih lanjut terkait proses pengiriman, seperti instruksi tentang bagaimana barang harus dikirim dan peringatan mengenai jenis bahan atau barang yang diangkut.
Apa Tujuan dan Fungsi Delivery Note?
Apabila Anda menyertakan delivery note bersamaan dengan barang yang dikirim, dokumen ini dapat digunakan oleh pelanggan Anda sebagai daftar kontrol untuk memverifikasi bahwa semua barang telah diterima.
Setiap produk yang tercantum dalam dokumen pengiriman harus ada dalam pengiriman fisik yang dikirimkan.
Delivery note juga berfungsi untuk mengklarifikasi apakah ada produk dari pesanan awal yang tidak dimasukkan dalam pengiriman, sehingga memberikan gambaran keseluruhan tentang pesanan yang ditempatkan oleh penerima dan barang apa saja yang benar-benar telah dikirimkan dalam pengiriman tersebut.
Dalam beberapa situasi, salinan dokumen ini bisa ditandatangani oleh penerima dan kemudian dikembalikan kepada penjual atau pengirim sebagai tanda bahwa pengiriman telah diterima.
Mekanisme ini kemudian dikenal sebagai pengiriman tercatat atau tanda tangan penerimaan pengiriman.
Jika delivery note telah ditandatangani oleh penerima, Anda dapat memiliki keyakinan bahwa kiriman Anda telah tiba di tujuan yang dimaksud.
Apa yang Harus Dimasukkan dalam Delivery Note?
Walaupun delivery note bersifat opsional, tetap diperlukan untuk mengikuti format khusus, entah Anda menggunakan perangkat lunak khusus atau membuat template delivery note menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word. Penting untuk menjaga komunikasi yang jelas antara pengirim dan penerima.
Oleh karena itu, delivery note harus mencakup:
- Nama dan informasi kontak penjual.
- Nama dan informasi kontak pelanggan.
- Tanggal pembuatan nota pengiriman.
- Tanggal pengiriman barang.
- Rincian deskripsi barang yang termasuk dalam pesanan.
- Kuantitas dari setiap produk yang disertakan dalam pengiriman.
Opsionalnya, delivery note bisa mencakup tanda tangan penerima (atau cap) sebagai konfirmasi bahwa pengiriman telah diterima.
Hal yang tak kalah penting adalah memastikan konsistensi merek perusahaan pada semua dokumen komunikasi.
Misalnya, pastikan logo yang digunakan pada faktur juga tampil pada delivery note dan mengikuti desain serta tata letak yang serupa.
Jenis-jenis Delivery Note
Ada berbagai jenis delivery note yang dapat diklasifikasikan berdasarkan kegiatan dalam proses pengiriman. Berikut adalah penjelasannya:
1. Delivery Note untuk Pengiriman Barang
Dalam konteks pengiriman, delivery note adalah dokumen yang memberikan informasi terperinci tentang barang-barang yang dikirimkan sesuai dengan pesanan yang ditempatkan.
Tujuan dokumen ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas tentang barang-barang yang dikirim dalam transaksi perdagangan.
2. Delivery Note untuk Penjualan Barang
Dalam hal penjualan barang, delivery note dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu penjualan kredit dan penjualan tunai.
Untuk penjualan kredit, catatan pengiriman berfungsi sebagai bukti transaksi yang dihasilkan dari pemesanan, dan jumlah barang yang tercantum pada dokumen ini tidak dapat diubah lagi.
Sementara itu, dalam penjualan tunai, delivery note berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi jual-beli telah terjadi dan pembayaran dilakukan secara kontan.
3. Delivery Note untuk Retur Barang
Delivery note untuk retur barang adalah dokumen yang terkait dengan pengembalian barang yang sebelumnya telah dibeli oleh pelanggan.
Dokumen ini menjadi penting ketika pelanggan tidak puas dengan barang yang diterimanya atau ketika terjadi kesalahan dalam pesanan yang perlu dikembalikan.
Baca Juga: Apa Fungsi dan Contoh Tanda Terima Barang
Contoh Delivery note
Berikut ini adalah contoh sederhana dari sebuah delivery note:
======================================================================
DELIVERY NOTE
———————————————————————-
Tanggal Pengiriman: 24 Agustus 2023
Nomor Dokumen: DN2023-0824
Pengirim:
Nama Perusahaan: ABC Elektronik
Alamat: Jl. Raya No. 123, Kota Baru
Kontak: John Doe (0812-3456-7890)
Penerima:
Nama Pelanggan: PT XYZ Teknologi
Alamat: Jl. Utama No. 45, Kota Mega
Kontak: Jane Smith (0821-2345-6789)
———————————————————————-
Daftar Barang:
——————————————-
No. | Deskripsi Barang | Jumlah
——————————————-
- | Laptop ASUS ROG | 10
- | Monitor Samsung 24″ | 15
- | Keyboard Logitech | 20
——————————————-
Keterangan: Barang dalam kondisi baik.
Catatan Tambahan:
Harap diperhatikan instruksi penanganan khusus untuk barang kaca pada monitor Samsung.
———————————————————————-
Tanda Tangan Penerima: ________________________
Tanggal Penerimaan: ___________________________
======================================================================
“`
Dalam contoh di atas, delivery note mencakup informasi seperti tanggal pengiriman, nomor dokumen, rincian pengirim dan penerima, daftar barang yang dikirimkan beserta jumlahnya.
Lalu masukkan keterangan tentang kondisi barang, dan catatan tambahan terkait instruksi penanganan khusus.
Tanda tangan penerima juga diminta sebagai konfirmasi penerimaan barang. Ingatlah bahwa format dan informasi dalam delivery note dapat bervariasi sesuai dengan kebijakan perusahaan dan jenis bisnis yang dilakukan.
Kelola Proses Pengadaan dengan Software Procurement RedERP
Delivery note menjadi salah satu dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan bisnis. Dokumen ini penting untuk memastikan bahwa barang yang dikirim dan diterima sesuai dengan pesanan.
Dokumen ini juga dapat memberikan panduan dan analisis lebih lanjut mengenai proses pengadaan yang perlu dilakukan dalam kegiatan perusahaan. Maka dari itu, penting sekali bagi perusahaan untuk dapat mengelola dan mengumpulkan data pengiriman ini disatu tempat.
Pengelolaan ini dapat dilakukan lebih mudah dengan menggunakan Software Procurement RedERP, di mana software ini memiliki fitur Manajemen Faktur dan Tanda Terima. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mencatat segala transaksi yang dilakukan dalam pengadaan.
Selain itu, tersedia juga fitur Automatic Procurement yang dapat Anda kelola berdasarkan aktivitas rutin pengadaan. Dengan begini, secara otomatis sistem akan mengajukan pengadaan saat stok mendekati habis.
Penggunaan Software Procurement RedERP akan menghilangkan berbagai proses manual dalam hal pencatatan dan proses pengadaan.
Anda dapat mengajukan demo gratis untuk mengetahui modul dan fitur RedERP lebih jauh. Ayo ajukan sekarang!
