Dokumen tagihan adalah salah satu dokumen penting di dalam proses jual beli. Di dalam dokumen ini akan tercatat secara detail jenis barang, jumlah, serta nominal tagihan. Sekarang, untuk membuat dokumen tagihan lebih sederhana sudah ada digital billing.
Dengan mendigitalisasi billing, proses mencatat dan menagih pembayaran bisa terlaksana dengan lebih sederhana, fleksibel, cepat, dan tepat.
Lantas, apa digital billing? Apa saja manfaat dari sistem mutakhir ini? Ketahui jawabannya secara lebih lanjut pada ulasan artikel RedERP di bawah ini!
Apa Itu Digital Billing
Digital billing merupakan sistem tagihan berbasis digital yang dapat dilakukan secara online dan cashless. Sistem ini memungkinkan perusahaan membuat dan menerima tagihan secara digital, nantinya billing akan terkirim secara online, bukan lagi melalui bentuk fisik.
Nantinya, setiap ada tagihan baru yang masuk, secara otomatis digital billing akan mengirimkan notifikasi dan melakukan pembayaran.
Selain itu, sistem ini juga mampu mengintegrasikan beberapa jenis sistem lainnya yang berkaitan dengan proses penagihan dan pembayaran.
Pada praktiknya, digital billing membutuhkan akses internet untuk melakukan komunikasi antara sistem penagihan perusahaan dengan bank maupun pelanggan dan bank.
Baca Juga: Pentingnya Melakukan Transformasi Digital Bagi Perusahaan
Manfaat Digital Billing untuk Bisnis
Perusahaa bisa mendapatkan beragam manfaat melalui implementasi digital billing software atau invoicing software dalam bisnisnya, antara lain sebagai berikut.
- Visibilitas data operasional terkait penjualan mengalami peningkatan.
- Proses pembayaran atau payment bisa menjadi lebih praktis dan cepat.
- Tingkat akurasi penagihan entri data meningkat.
- Mengurangi biaya operasional perusahaan secara signifikan, karena tidak memerlukan lagi alat konvensional seperti kertas faktur penjualan dan sebagainya.
- Sistem ini menawarkan tingkat kemudahan pembayaran yang mampu menumbuhkan hubungan yang baik antara pelanggan dengan perusahaan.
- Penghimpunan informasi atau data penjualan menjadi lebih cepat.
- Ramah lingkungan.
- Mencegah adanya penipuan, baik dari pihak pembeli maupun internal perusahaan seperti karyawan di lapangan.
- Mampu menghemat waktu serta biaya tenaga kerja secara signifikan.
- Kualitas operasi bisnis penjualan perusahaan menjadi meningkat, karena sudah mempunyai sistem keamanan dan keandalan tingkat tinggi.
Baca Juga: Apakah Bedanya Sistem POS dengan Mesin Kasir pada Umumnya?
Fitur Apa yang Harus Dimiliki Digital Billing
Setidaknya digital billing software wajib memiliki 6 fitur utama untuk mendukung fungsi utamanya. Berikut adalah ulasan mengenai keenam fitur tersebut.
1. Customer-defined Consolidation
Fitur pertama ini merupakan faktur digital yang memungkinkan pelanggan menggabungkan seluruh riwayat faktur di berbagai akun menjadi satu faktur pembayaran utuh.
Fitur ini menerapkan pendekatan unik tentang cara kerja pemetaan riwayat data faktur mulai dari penghimpunan, pemuatan, hingga penyimpanan.
Dengan adanya fitur ini, pelanggan bisa menyelaraskan faktur pemasok dengan struktur akuntansi serta proses pembayaran bisa terlaksana dengan hanya beberapa klik saja.
2. Custom Reporting and Account Categorizations
Fitur ini berfungsi untuk memudahkan pencocokan data biaya dan penggunaan dengan struktur serta kebijakan pembayaran. Alhasil, proses validasi dan penyusunan laporan faktur bisa berlangsung secara fleksibel, dengan penyajian data yang komprehensif serta akurat.
3. Direct Integration with Customers System
Dengan fitur ini memungkinkan supplier melakukan penyesuaian terhadap output penagihan dengan metode pembayaran pelanggan mereka.
Dengan fitur ketiga ini perusahaan dapat melakukan integrasi bersifat langsung sembari memberikan kemudahan bagi pelanggan, untuk memasukkan data faktur digital pemasok ke dalam sistem dan proses pembayaran mereka.
4. Online Disputes and Status Alerts
Di sini memungkinkan pelanggan untuk mengajukan sengketa dari konteks tagihan. Saat proses penyelesaian perselisihan terjadi, pelanggan akan memperoleh pembaruan status dalam aplikasi atau e-mail.
Jumlah perselisihan secara otomatis akan terhapus dari total jatuh tempo memberikan kesempatan bagi pelanggan untuk melanjutkan sisa pembayaran.
5. Multi-pay with Automated Remittance Capture
Fitur multi-pembayaran membuat pelanggan mengirimkan satu pembayaran atau lebih secara otomatis. Perusahaan bisa melakukan tindakan ini secara online.
Untuk pelanggan dengan cakupan bisnis yang lebih besar, cenderung membayar secara offline karena kebijakan pembayaran yang lebih tradisional, namun dengan fungsi serupamelalui slip pembayaran.
6. Multi-user and Permission-based Access
Fitur ini memungkinkan pelanggan Anda memberikan tingkat visibilitas dan izin yang tepat untuk berbagai peran di seluruh organisasi. Hal tersebut termasuk akses ke akun dan layanan tertentu, manajemen pengguna swalayan, dan izin untuk tugas pelaporan serta pembayaran.
Baca Juga: Mengenal Pembayaran Digital Bisnis dan Tantangannya
Manfaatkan Digital Billing dalam POS Software RedERP
Melalui pemanfaatan aplikasi POS penerapan sistem digital billing pada bisa perusahaan Anda bisa dilakukan secara baik dan benar.
Selain itu, melalui penggunaan aplikasi POS sistem pembayaran maupun penagihan bisnis perusahaan Anda bisa diakses secara real-time. Hal tersebut bisa Anda peroleh jika menggunakan POS Software Indonesia dari RedERP.
Tidak hanya itu POS Software Indonesia RedERP juga mempunyai kemampuan menjanjikan lainnya seperti pencetakan invoice transaksi secara otomatis, pembaharuan inventaris barang, hingga fitur pelaporan serta analisis terkait transaksi.
Untuk mendapatkan produk unggulan kami, Anda bisa menghubungi layanan kontak call center yang tertera pada laman utama website RedERP.
Aplikasi POS RedERP adalah upaya nyata dalam mencapai efisiensi dan efektivitas operasi penjualan maupun penagihan bisnis perusahaan!
