Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan mengonfirmasi transaksi penjualan antara penjual dan pembeli.
Faktur biasanya diterbitkan oleh penjual atau pemberi layanan kepada pelanggan atau penerima layanan sebagai bukti pembelian atau penerimaan barang atau jasa.
Walau bukan suatu hal yang baru, namun masih banyak ternyata pelaku bisnis yang belum benar-benar mengetahui apa itu faktur dan perbedaannya dengan invoice.
Agar tidak salah paham lagi mari simak dengan teliti dalam artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu Faktur?
Faktur adalah surat yang dikeluarkan oleh PKP (Perusahaan kena Pajak) setelah terjadi transaksi jual-beli barang di sebuah perusahaan, dengan kata lain faktur adalah surat bukti pemungutan pajak yang dikeluarkan oleh bagian perpajakan.
Faktur bisa disebut juga sebagai dokumen komersial yang di dalamnya terdapat rincian hasil transaksi antara penjual dan pembeli baik tunai ataupun kredit.
Pada masyarakat umum, faktur biasa disebut kwitansi, tagihan atau invoice. Padahal sesungguhnya faktur dan invoice adalah dua hal yang berbeda.
Perbedaan Faktur dan Invoice
Pada dasarnya, baik faktur ataupun invoice, keduanya masih saling berhubungan. Meski saling berhubungan, keduanya mempunyai perbedaan yang lumayan mencolok. Berikut perbedaan faktur dan invoice.
1. Perbedaan dalam Peran
Invoice hanya berupa surat dokumen atas penjualan atau pembelian suatu barang sedangkan fatur adalah surat pajak yang dikeluarkan oleh kantor pajak. Faktur bersifat wajib membayar pajak sedangkan invoice tidak.
2. Kewajiban
Faktur pajak dibuat langsung dari kantor perpajakan atau PKP, tidak ada kata wajib bagi perusahaan untuk membuat surat ini sedangkan invoice bersifat wajib bagi seluruh perusahaan saat sedang melakukan transaksi.
3. Tujuan
Faktur bertujuan untuk mencatat semua transaksi barang atau jasa yang bersifat wajib membayar pajak sedangkan invoice hanya mencatat semua transaksi penjualan.
Baca Juga: Apa Perbedaan Invoice dengan Quotation?
Fungsi Faktur
Setiap perusahaan akan mendapat faktur jika melakukan penjualan barang atau jasa yang diterbitkan oleh PKP.
Seperti yang dijelaskan di atas, faktur hanya dapat diterbitkan jika barang atau jasa yang dibeli/dikirim harus membayar pajak yang sudah ditentukan.
Agar lebih jelas berikut beberapa fungsi faktur bagi perusahaan, di antaranya:
- Informasi rinci mengenai barang atau jasa yang dibeli
- Bukti kepastian hukum bagi kedua belah pihak (pembeli dan penjual)
- Informasi mengenai tagihan atau cicilan yang perlu dibayar
- Acuan pelanggan untuk memastikan pesanan sudah sesuai
- Rujukan pihak lain bila ingin menjual barang atau jasa kembali
- Sebagai rujukan untuk dijadikan faktur pajak
Baca Juga: Faktur Penjualan: Pengertian, Jenis, Contoh dan Cara Membuatnya
Jenis-Jenis Faktur dan Contoh Faktur
Terdapat tiga jenis faktur dalam berbisnis. Di antaranya faktur biasa, faktur konsuler dan faktur proforma, ketiganya memiliki peran berbeda-beda dalam perusahaan. Untuk lebih jelasnya simak di bawah ini.
1. Faktur Biasa
Faktur ini paling populer di kalangan pebisnis. Hal ini karena faktur biasa mudah untuk dipahami, dengan tampilan sederhana sehingga alur transaksi pembelian dapat dibaca dengan mudah.
2. Faktur Konsuler
Dibandingkan faktur biasa, faktur konsuler sedikit lebih rumit. Hal ini dikarenakan faktur konsuler dipakai untuk transaksi secara internasional sehingga faktur konsuler memerlukan hal-hal lebih detail dan legalitas dari beberapa pihak yang terlibat.
3. Faktur Proforma
Faktur ini diberikan secara bertahap. Umumnya diberikan saat pengiriman barang yang dibeli maka dari itu sering disebut sebagai faktur tentatif.
Unsur-unsur dalam Faktur
Berikut adalah unsur-unsur penting yang harus ada dalam faktur secara ringkas:
- Judul Faktur: Judul ini mengindikasikan bahwa dokumen tersebut adalah sebuah faktur.
- Informasi Perusahaan: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan informasi lain yang relevan mengenai perusahaan yang mengeluarkan faktur.
- Informasi Pelanggan: Nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan rincian kontak lainnya yang relevan.
- Nomor Faktur: Nomor unik yang mengidentifikasi faktur secara individual. Nomor faktur harus berurutan untuk memudahkan pelacakan dan referensi di kemudian hari.
- Tanggal Faktur: Tanggal di mana faktur tersebut dikeluarkan.
- Jatuh Tempo Pembayaran: Tanggal di mana pembayaran faktur harus diterima oleh perusahaan. Jatuh tempo biasanya ditentukan dalam jumlah hari setelah tanggal faktur.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Daftar barang atau jasa yang diberikan kepada pelanggan. Deskripsi ini harus jelas dan ringkas, mencakup informasi seperti nama barang/jasa, jumlah, harga per unit, dan subtotal untuk setiap item.
- Total Pembayaran: Jumlah total yang harus dibayarkan oleh pelanggan, termasuk semua subtotal item, diskon (jika ada), dan biaya tambahan (jika ada).
- Metode Pembayaran: Instruksi tentang cara pembayaran, termasuk metode pembayaran yang diterima (misalnya transfer bank, cek, atau pembayaran elektronik) dan rincian akun atau rekening tujuan.
- Informasi Tambahan: Informasi tambahan seperti syarat dan ketentuan, kebijakan pengembalian barang, atau pesan khusus kepada pelanggan.
- Tanda Tangan: Tanda tangan dari perwakilan perusahaan yang mengeluarkan faktur sebagai tanda persetujuan dan keabsahan.
Cara Membuat Faktur
Pembuatan faktur akan dilakukan ketika produk baru dibeli dan nantinya penjual akan menagih sejumlah uang kepada pembeli.
Secara umum, berikut ini cara membuat faktur.
1. Identifikasi Informasi yang Diperlukan
Tentukan informasi dasar yang harus ada dalam faktur, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
Pastikan juga memiliki informasi pelanggan, termasuk nama, alamat, dan rincian kontak lainnya.
2. Buat Format Faktur
Buatlah format atau templat untuk faktur Anda. Format ini harus mencakup elemen penting seperti judul “Faktur”, nomor faktur unik, tanggal faktur, dan jatuh tempo pembayaran.
Anda juga perlu menentukan bagaimana barang atau jasa akan dijelaskan, termasuk jumlah, harga, dan total.
3. Masukkan Informasi Perusahaan
Letakkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email di bagian atas faktur. Jika perlu, tambahkan logo perusahaan untuk memberikan identitas visual.
4. Tambahkan Informasi Pelanggan
Di bawah informasi perusahaan, masukkan nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan rincian kontak lainnya. Pastikan untuk menyertakan nomor pelanggan atau rujukan pelanggan jika ada.
5. Tentukan Nomor Faktur
Berikan nomor faktur unik pada faktur Anda. Nomor ini harus berurutan dan memudahkan pelacakan faktur di kemudian hari. Anda dapat menggunakan format seperti “001” atau “INV-001” untuk nomor faktur.
6. Tentukan Tanggal Faktur
Tuliskan tanggal di mana faktur tersebut dibuat. Ini adalah tanggal saat Anda mengeluarkan faktur kepada pelanggan.
7. Tambahkan Jatuh Tempo Pembayaran
Tentukan tanggal jatuh tempo pembayaran di faktur. Ini adalah tanggal ketika pelanggan diharapkan membayar faktur. Jatuh tempo umumnya ditentukan dalam jumlah hari setelah tanggal faktur.
8. Daftar Barang atau Jasa
Buat daftar yang rinci dari barang atau jasa yang diberikan kepada pelanggan. Tuliskan deskripsi yang jelas dan ringkas untuk setiap item, termasuk jumlah, harga per unit, dan total untuk masing-masing item.
9. Hitung Total Pembayaran
Tambahkan semua subtotal item untuk mendapatkan total pembayaran. Jika ada diskon atau biaya tambahan, tambahkan atau kurangkan dari total ini untuk mendapatkan jumlah akhir yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
10. Sertakan Instruksi Pembayaran
Berikan instruksi yang jelas tentang cara pembayaran. Sebutkan metode pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, cek, atau pembayaran elektronik, serta rincian akun atau rekening tujuan.
11. Periksa Ulang Faktur
Pastikan untuk memeriksa kembali faktur Anda sebelum mencetak atau mengirimkannya. Verifikasi bahwa semua informasi sudah benar dan terdapat kesalahan pengetikan atau kesalahan lainnya.
12. Cetak dan Kirim Faktur
Setelah Anda puas dengan faktur, cetak salinan fisik dan simpan salinan digital. Kirimkan faktur kepada pelanggan melalui pos, email, atau metode lain yang disepakati sebelumnya.
Kelola Faktur Bisnis Lebih Mudah dengan Software ERP RedERP
Dari penjelasan di atas kita bisa mengerti bahwa faktur adalah bagian penting dalam pencatatan penjualan dan pembelian yang perlu dikelola dengan baik untuk kepentingan pencatatan keuangan.
Saat ini, perusahaan pun sudah bisa membuat pengelolaan faktur lebih mudah dan sederhana.
Anda bisa menggunakan Software Procurement dan Aplikasi POS dari RedERP mampu meningkatkan kualitas pengelolaan faktur bisnis perusahaan Anda.
Sebab kedua Software RedERP penunjang tersebut memiliki sistem dan modul mumpuni, serta sesuai kebutuhan mayoritas perusahaan masa kini. Dengan software procurement dan aplikasi POS, operasi pengelolaan faktur maupun invoice bisa dilakukan secara terotomatisasi dan terintegrasi.
Alhasil baik proses maupun output operasi faktur dan invoice perusahaan Anda bisa maksimal. Data-data yang dihasilkan juga bersifat akurat dan komprehensif.
Proses penyusunan laporan bisnis maupun analisis perusahaan dapat optimal. Hal tersebut sangat memengaruhi kualitas perencanaan ataupun penerapan strategi bisnis perusahaan Anda di periode berikutnya.
Untuk mendapatkan Software RedERP, Anda bisa menghubungi kontak layanan call center yang tertera pada laman utama website resmi kami!
