Faktur Penjualan: Pengertian, Jenis, Contoh dan Cara Membuatnya

Dalam sebuah bisnis ada transaksi yang terjadi berkaitan dengan proses jual beli antara produsen dengan konsumen.

Proses transaksi tersebut tidak hanya akan terjadi satu atau dua kali saja. Melainkan, akan terjadi secara berulang dan terus-menerus, selama bisnis tersebut berjalan dan ada konsumen yang menggunakan produk atau jasanya.

Disinilah peran penting dari sebuah faktur penjualan atau nota. Fungsi dari faktur sendiri yaitu sebagai bukti atas transaksi yang terjadi antara perusahaan dan konsumennya.

Selain itu, faktur juga seringkali digunakan oleh akuntan untuk melakukan pencatatan dan pembukuan keuangan perusahaan.

Mengingat sifatnya yang begitu penting, maka Anda perlu memahami faktur dengan baik. Dalam pembahasan kali ini, RedERP akan membahas mengenai hal-hal apa saja yang perlu Anda ketahui tentang apa itu faktur penjualan dan cara membuatnya.

Mari simak dan kita cari tahu bersama-sama!

Apa Itu Faktur Penjualan?

Sales Invoice atau faktur penjualan adalah sebuah bukti transaksi yang berbentuk tagihan atau bon faktur yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli.

Dokumen ini dibuat sebagai bukti transaksi yang menuliskan bahwa barang atau jasa yang dimiliki produsen atau penjual, telah dibeli oleh pembeli, baik secara cash maupun kredit.

Umumnya, faktur penjualan berisikan informasi-informasi penting, seperti nama barang, harga, tanggal transaksi, potongan harga, dan harga akhir yang harus dibayarkan oleh pembeli. Nantinya faktur tersebut akan dikirimkan bersamaan dengan barang yang dibeli.

Selain itu, faktur penjualan juga dapat dipakai sebagai bukti sah, jika terdapat sebuah komplain yang ingin diajukan pembeli, terhadap barang atau jasa yang dibelinya.

Seiring berjalannya waktu dan teknologi, kini faktur penjualan tidak lagi berbentuk kertas fisik, melainkan sudah berbentuk digital dan bisa dikirimkan melalui email ataupun media lainnya.

Baca juga: Apa Itu Pembayaran Digital Bisnis dan Tantangan Mengelolanya

Fungsi Faktur Penjualan

Lantas, apa saja fungsi dari faktur penjualan itu sendiri? Berikut beberapa fungsi utama yang sering ditemukan pada kehidupan sehari-hari, diantaranya:

1. Berfungsi sebagai bukti transaksi, yang nantinya digunakan dalam penyusunan laporan keuangan
2. Sebagai bukti transaksi dalam melaksanakan pelaporan pajak
3. Berfungsi sebagai informasi mengenai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Barang/Jasa Kena Pajak (BKP/JKP)
4. Berfungsi sebagai bukti bahwa barang atau jasa yang dipesan, sudah selesai diberikan kepada pelanggan atau konsumen
5. Sebagai bukti pemesanan, jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan pengiriman pada barang pesanan konsumen
6. Berfungsi sebagai dokumen rujukan yang dapat digunakan untuk  penjualan kembali barang atau jasa

Baca juga: Tips Memilih Software Kasir Terbaik untuk Sistem Pencatatan yang Cepat dan Efektif

Jenis-jenis Faktur Penjualan

Sejatinya, faktur penjualan terbagi ke dalam empat jenis utama, yaitu faktur standar, faktur proforma, faktur komersial, dan faktur berulang. Berikut ini pembahasan dari jenis-jenis faktur tersebut:

1. Faktur Standar

Faktur standar merupakan jenis faktur yang umum dijumpai karena pembuatannya yang mudah. Anda dapat membuatnya secara manual (kertas) ataupun secara digital.

Selain mudah dibuat, faktur standar juga memiliki sifat yang fleksibel, sehingga cocok digunakan untuk berbagai macam transaksi yang ada.

Biasanya, informasi yang tersemat pada faktur standar, antara lain informasi penjual, tanggal transaksi, informasi pembeli, nomor referensi, harga, metode pembayaran, nama barang atau jasa, dan sejenisnya.

2. Faktur Proforma

Pro forma invoice atau faktur proforma adalah  jenis faktur yang diberikan kepada pihak penjual dan pembeli sebelum barang atau jasa diberikan kepada pembeli. Sehingga dokumen tersebut dapat menjadi dokumen pengingat bagi pelanggan untuk membayar tagihannya.

Jenis satu ini sedikit berbeda dengan lainnya, di mana jika biasanya invoice diberikan untuk menagihkan pembayaran atas produk atau jasa yang diterima, maka proforma diberikan terlebih dulu, sebelum produk atau jasa diberikan.

Informasi yang ada di faktur proforma pun sedikit berbeda, misalnya seperti sifat produk, layanan yang akan diberikan, transportasi, dan lain sebagainya.

3. Faktur Komersial International

Jenis faktur satu ini merupakan jenis khusus yang digunakan pada transaksi yang terjadi di mancanegara atau luar negeri.

Selain itu, faktur komersial juga berfungsi untuk dokumentasi pada perdagangan luar negeri, dan juga informasi pajak dari nilai pabean. Dokumen ini umumnya digunakan untuk transaksi produk-produk impor.

Agar dapat masuk dalam negara, barang impor membutuhkan dokumen khusus yang disetujui oleh pabean yang juga akan menilai pajak dan biaya bea.

Informasi yang tersemat pada faktur ini sama dengan faktur pada umumnya, namun ada beberapa tambahan informasi, seperti nota pengiriman, volume atau berat, format pengemasan, deskripsi barang, unit dan nilai total, waktu pengiriman yang berlaku, asuransi, hingga biaya tambahan.

4. Faktur Berulang

Jenis yang terakhir yaitu faktur berulang. Perbedaan faktur berulang dengan yang lainnya, yaitu jenis ini dibuat secara otomatis dan terjadwal dengan baik.

Selain itu, faktur berulang juga sering digunakan sebagai penagihan kepada konsumen atau pelanggan atas transaksi yang dilakukan pada periode tertentu.

Cara Membuat Faktur Penjualan

Ada dua cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat faktur penjualan, pertama secara manual dengan bantuan microsoft excel, dan kedua menggunakan software akuntansi online.

Sebenarnya, tidak ada aturan khusus dalam menyusun sebuah faktur penjualan. Namun, di dalam sebuah faktur, setidaknya ada beberapa informasi berikut ini:

1. Identitas perusahaan, meliputi nama perusahaan, logo, alamat, serta nomor telepon
2. Identitas lengkap pembeli, mulai dari nama, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi
3. Kode faktur atau nomor transaksi, tujuannya agar penjual dapat membedakan satu transaksi dengan transaksi lainnya
4. Tanggal transaksi
5. Informasi detail mengenai barang yang diperjualbelikan, seperti deskripsi barang yang dijual, harga satuan, hingga diskon.
6. Jumlah yang harus dibayarkan, mencakup sub total, PPN, serta total yang harus dibayarkan. Cantumkan juga besaran PPN yang harus ditanggung oleh pembeli atau konsumen.
7. Terakhir, terdapat nama dan tanda tangan kasir, serta tanda tangan konsumen. Dengan adanya tanda tangan dari kedua belah pihak, maka artinya transaksi tersebut sah dan disepakati oleh keduanya.

Baca Juga: Rekomendasi Software Penjualan untuk Berbagai Bisnis

Contoh Faktur Penjualan

Untuk memudahkan Anda dalam pembuatan faktur, berikut ini contoh dari faktur penjualan.

Baca juga: Macam-Macam Surat Penawaran Harga yang Harus Anda Ketahui dan Contohnya

Permudah Proses Akuntansi Bisnis dengan Software RedERP

Sekarang Anda sudah mengetahui faktur penjualan, mulai dari pengertian, fungsi, jenis, hingga cara membuatnya.

Mudahkan proses akuntansi bisnis perusahaan, termasuk pembuatan faktur penjualan dengan bantuan software ERP Indonesia dari RedERP.

Melalui Sistem Akuntansi  RedERP, proses pencatatan hingga pembuatan laporan keuangan dengan cepat, tepat, dan akurat.

Selain itu, software RedERP juga dapat membantu pengelolaan keuangan perusahaan menjadi lebih terukur dan termonitor dengan baik.

Sehingga, dapat meminimalisir terjadi nya human error maupun fraud dalam melakukan pengelolaan keuangan di perusahaan.