Implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan keharusan bagi perusahaan masa kini agar mampu bertahan sekaligus berinovasi di tengah persaingan maupun tantangan bisnis yang begitu kompleks dewasa ini.
Sistem ERP sendiri adalah perangkat lunak modular yang didesain untuk mengintegrasikan fungsi utama proses bisnis sebuah perusahaan ke dalam sistem yang terpusat dan terpadu.
Ini memungkinkan terciptanya progres bisnis yang maksimal dan modern seperti otomatisasi hingga integrasi sistem.
Untuk mengenal lebih jauh tentang apa itu sistem ERP dan tahapan implementasi ERP pada perusahaan, simak ulasan lengkapnya pada artikel RedERP di bawah ini!
Bentuk Implementasi Sistem ERP
Umumnya terdapat 3 jenis sistem ERP yang digunakan oleh perusahaan saat ini. Berikut ini penjelasan mengenai 3 jenis implementasi sistem ERP.
- Cloud ERP
Cloud ERP atau yang dikenal sebagai Saas adalah sistem ERP yang praktis dan murah.
Untuk menerapkan sistem ERP jenis ini, pengguna hanya membutuhkan jaringan internet memadai beserta username dan password untuk mengakses sistem ERP melalui browser atau mesin pencarian.
Sekalipun tergolong murah, pihak pengguna masih perlu membayar biaya overhead setiap bulannya secara berkelanjutan.
Adapun keunggulan dari Cloud ERP adalah deployment yang tergolong cepat serta pembaharuan maupun peningkatan sistemnya mudah dilakukan secara berkala.
- On-Premise ERP
On-Premise ERP atau ERP konvensional merupakan sistem yang memerlukan perangkat keras dan server komputer untuk pemasangannya.
Adapun cara kerja pengelolaan sistem ERP jenis ini adalah secara in-house, di mana dilakukan oleh staf IT berpengalaman.
Selain itu, staf IT perusahaan juga perlu menjalankan deployment untuk komputer agar mampu menyesuaikan serta mengintegrasikan dengan sistem yang telah ada sebelumnya.
On-Premise ERP merupakan jenis ERP yang memiliki peminat paling banyak sejauh ini. Sebab mayoritas perusahaan mampu mengelola dan memastikan keamanan data sistem ERP jenis ini.
- Hybrid ERP
Jenis ketiga adalah Hybrid ERP, di mana merupakan sistem ERP gabungan antara On-Premise ERP dan Cloud ERP. ERP jenis memungkinkan pengguna untuk melakukan peningkatan tanpa perlu mengubah sistem secara keseluruhan.
Dengan begitu, para pebisnis dari berbagai sektor industri dapat lebih leluasa ketika menggunakan ERP jenis ini. Selain itu, pengguna juga dapat menambah fungsi lainnya ke dalam sistem ERP jenis ini jika memang dibutuhkan.
Manfaat Sistem ERP
Dengan melakukan implementasi ERP, perusahaan Anda dapat memperoleh serangkaian manfaat sebagai berikut.
- Keamanan data bisnis perusahaan lebih terjaga.
- Sistem penyimpanan data berbasis cloud, terpusat, dan terintegrasi dengan baik.
- Produktivitas dan performa bisnis perusahaan mengalami peningkatan.
- Visibilitas keuangan bisnis perusahaan terjaga secara berkelanjutan.
- Mobilitas dan skalabilitas bisnis perusahaan cenderung meningkat.
- Bea pengeluaran bisnis perusahaan menjadi lebih hemat.
- Menjaga keteraturan alur kerja atau work flow bisnis perusahaan secara konsisten.
- Pelaporan data bersifat real-time.
- Menumbuhkan sikap kolaboratif antar divisi atau karyawan perusahaan.
- Mayoritas tugas dalam berbagai aspek operasi bisnis perusahaan dapat dilaksanakan secara otomatis.
- Merampingkan berbagai operasi bisnis perusahaan.
- Menumbuhkan rasio retensi dan tingkat kepuasan pelanggan.
- Perencanaan pemasaran ataupun penjualan jauh lebih terukur dan strategis.
- Mengoptimalisasi segala sumber daya yang dimiliki perusahaan, mulai dari tenaga kerja hingga mesin produksi.
- Mengembangkan progres bisnis perusahaan secara berkelanjutan.
- Meningkatkan daya saing produk atau layanan jasa perusahaan di pasaran luas.
- Manajemen aset, inventaris, hingga persediaan barang perusahaan lebih praktis dan komprehensif.
- Meningkatkan Return of Investment (ROI) bisnis perusahaan.
- Menjaga alur supply chain atau manajemen pasokan bisnis perusahaan secara berkesinambungan.
- Meningkatkan kesuksesan manajemen proyek bisnis perusahaan.
Fase Implementasi ERP
Secara garis besar, terdapat 6 fase implementasi sistem ERP yang diuraikan pada poin-poin berikut.
- Penemuan dan Perencanaan
Fase pertama meliputi pemilahan, pemilihan, serta perencanaan penggunaan sistem ERP yang tepat bagi bisnis. Mencakup penyewaan konsultan eksternal, konfigurasi penerapan sistem, dan lain sebagainya.
- Desain
Fase kedua ini lebih terperinci dibandingkan proses sebelumnya, yaitu untuk mengembangkan desain detail untuk sistem ERP yang baru bagi bisnis. Fase ini melibatkan alur kerja dalam suatu bisnis dan software ERP itu sendiri.
- Pengembangan
Fase ini melibatkan konfigurasi dan penyesuaian perangkat lunak guna mendukung proses desain ulang. Seiring berjalannya proses pengembangan, perusahaan juga perlu memberikan pelatihan bagi para karyawannya agar mampu beradaptasi dengan software ERP yang baru.
- Pengujian
Fase pengujian dilakukan untuk mengetahui seberapa tinggi kinerja serangkaian modul dan fitur yang tersedia dalam suatu software ERP. Fase ini diterapkan secara langsung pada operasi sehari-hari bisnis perusahaan.
- Penerapan
Jika seluruh modul dan fitur yang ada lulus fase pengujian, maka proses selanjutnya adalah implementasi atau penerapan. Pada fase ini, software ERP sudah bisa diimplementasikan untuk menunjang operasi bisnis perusahaan.
- Dukungan dan Pembaruan
Fase ini bersifat opsional, artinya bisa dilakukan atau tidak.
Jika prosesnya dinilai terdapat permasalahan atau ada hal-hal yang harus dioptimalkan, maka perusahaan dapat melakukan penyesuaian software ERP secara mandiri atau mengajukan dukungan kepada pihak pengembang terkait.
Tahapan Implementasi Sistem ERP
Sebagai gambaran umum dari penerapan software ERP. Berikut uraian poin mengenai tahapan implementasi ERP.
- Melakukan peninjauan proses pra implementasi software ERP.
- Meng-install dan menguji perangkat keras baru.
- Meng-install perangkat lunak dan melakukan pengujian kembali.
- Melaksanakan pelatihan penggunaan software ERP.
- Menetapkan regulasi dan sistem keamanan serta izin yang diperlukan.
- Memastikan setiap sistem memiliki fitur jembatan data yang optimal serta penyimpanan terakurat.
- Menyiapkan dokumen kebijakan dan prosedur.
- Menjalankan sistem atau software ERP.
- Melakukan evaluasi dan pelatihan secara berkelanjutan, untuk memaksimalkan proses serta outcome software ERP.
Baca Juga: 5 Manfaat yang Didapat Perusahaan Tambang Jika Pakai Software ERP
Faktor Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi ERP
Terdapat sejumlah faktor penyebab keberhasilan atau kegagalan proses pengimplementasian software ERP pada sebuah bisnis yang dijalankan perusahaan. Adapun faktor-faktor yang ada mencakup berbagai aspek.
Berikut ini faktor penyebab kesuksesan ataupun kegagalan proses penerapan software ERP dalam sebuah bisnis.
Kesuksesan
- Melakukan peninjauan proses pra implementasi software ERP.
- Meng-install dan menguji perangkat keras baru.
- Meng-install perangkat lunak dan melakukan pengujian kembali.
- Melaksanakan pelatihan penggunaan software ERP.
- Menetapkan regulasi dan sistem keamanan serta izin yang diperlukan.
- Memastikan setiap sistem memiliki fitur jembatan data yang optimal serta penyimpanan terakurat.
- Menyiapkan dokumen kebijakan dan prosedur.
- Menjalankan sistem atau software ERP.
- Melakukan evaluasi dan pelatihan secara berkelanjutan, untuk memaksimalkan proses serta outcome software ERP.
Baca Juga: Sebelum Memilih Vendor ERP, Perhatikan Hal-Hal Berikut Ini!
Kegagalan
- Minimnya pengetahuan: Faktor ini mengacu pada rendahnya wawasan pengguna dalam mengenal dan bahkan mengoperasikan suatu sistem ERP.
- Komitmen manajemen yang kurang cukup: Faktor ini mengarah pada rendahnya tingkat komunikasi hingga kolaborasi antardivisi dalam sebuah perusahaan. Akibatnya outcome pengoperasian sistem ERP menjadi tidak maksimal, karena rendahnya komitmen manajemen seluruh divisi perusahaan.
- Sumber daya tidak memadai: Faktor ini lebih mengacu pada kegagalan pra pengoperasian ERP. Di mana disebabkan oleh ketidakmampuan anggaran perusahaan dalam mendanai pengoperasian suatu software ERP.
- Harapan atau target bisnis tidak realistis: Sekalipun software ERP merupakan terobosan termutakhir saat ini, namun pengoperasiannya harus realistis dengan tujuan pengguna. Artinya software ERP memiliki tingkat spesifikasi masing-masing, yang mana harus disesuaikan dengan target bisnis masing-masing perusahaan agar hasil akhirnya maksimal.
Maksimalkan Implementasi ERP dengan Aplikasi RedERP
Atas pemaparan materi di atas dapat disimpulkan, bahwa implementasi ERP pada perusahaan masa kini bersifat wajib. Mengingat spesifikasi yang ditawarkan oleh sistem ERP dewasa ini sangatlah menjanjikan.
Sistem ERP sendiri terbagi menjadi 3 jenis yaitu On-Premise ERP, Cloud ERP, dan Hybrid ERP. Adapun ketiga jenis sistem ERP di atas menawarkan beragam manfaat bagi bisnis perusahaan mulai dari meningkatnya produktivitas hingga menjaga performa alur supply chain bisnis.
Sementara itu, fase dan tahapan implementasi ERP dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan. Di mana masing-masing fase ataupun tahapan saling berkaitan satu sama lain.
Sebagai rekomendasi, Anda dapat memanfaatkan software ERP termutakhir di Indonesia yaitu RedERP untuk menunjang sekaligus memaksimalkan proses hingga outcome bisnis perusahaan.
Software ERP RedERP sendiri sudah dibekali oleh serangkaian modul dan fitur yang bersifat solutif, suportif, dan multifungsi.
Dengan menggunakan software ERP, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional melalui otomatisasi tugas-tugas rutin, pengurangan kesalahan manusia, dan pengoptimalan penggunaan sumber daya.
Hal ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya yang tidak perlu.
Software ERP RedERP juga membantu perusahaan dalam manajemen persediaan yang lebih efektif, termasuk pengawasan stok, pengaturan pemesanan ulang otomatis, dan pengendalian biaya persediaan.
Hal ini membantu menghindari kekurangan stok atau kelebihan persediaan yang dapat merugikan perusahaan.
Tidak hanya itu, software ERP RedERP juga sudah memiliki sistem yang terotomatisasi dan terintegrasi dengan sangat baik.
Alhasil pengoperasian software RedERP dapat berjalan secara mudah dan praktis serta tentunya mampu menghasilkan hasil akhir yang memuaskan bagi bisnis perusahaan Anda.
Ayo segera ajukan demonya!
