Inbound warehouse artinya adalah proses untuk mengelola barang yang masuk ke area gudang. Banyak industri menggunakan metode satu ini sebagai upaya untuk mengelola inventaris karena prosesnya yang tidak rumit dan telah terbukti mendatangkan banyak keuntungan.
Tapi, sebenarnya seperti apa proses dan apa saja hal yang perlu diperhatikan ketika kita mengaplikasikan proses inbound ini? Mari kita bahas bersama dalam artikel RedERP berikut ini!
Apa itu Inbound Warehouse dan Bedanya dengan Outbound
Inbound dan outbound warehouse adalah dua proses yang paling umum dalam proses pemindahan barang di retail supply chain. Inbound warehouse artinya memindahkan raw material, persediaan, atau barang jadi ke dalam supply chain.
Segala proses logistik yang menyangkut raw materials, inventory, atau persediaan dari supplier dan masuk ke gudang, atau pusat distribusi dianggap sebagai inbound.
Fungsi dari sistem inbound warehouse adalah membantu mengkoordinasikan proses distribusi produk agar terjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran. Karenanya, prosesnya memiliki keterkaitan yang erat dengan sourcing, produksi, dan distribusi barang.
Sedangkan, outbound warehouse adalah memindahkan inventaris yang sudah jadi dari penyimpanan, ke pelanggan akhir. Di dalam prosesnya, kegiatan outbound melibatkan konfirmasi pesanan, fulfillment (termasuk pengambilan dan pengemasan), pengiriman, pengiriman jarak jauh, layanan pelanggan dan troubleshooting.
Namun, terdapat perbedaan yang terlihat pada sistem inbound warehouse dan juga outbound, seperti:
| Topik | Inbound Warehouse | Outbound |
| Definisi | Proses yang terlibat dalam memindahkan bahan atau barang ke dalam rantai pasokan, dan mengamankan inventaris yang nantinya akan dijual oleh bisnis Anda | Proses yang terlibat dalam memindahkan inventaris jadi keluar dari rantai pasokan dengan memenuhi dan mengirimkan pesanan ke pelanggan terakhir. |
| Proses | – Manajemen bahan – Sourcing – Penerimaan gudang – Penyimpanan inventaris | -Konfirmasi dan pemrosesan pesanan – Picking – Packing – Pengiriman – Pengiriman jarak jauh – Layanan pelanggan yang melibatkan pengiriman |
| Kerja sama | Diambil dari: – Supplier – Produsen – Distributor – Pemegang produk Dikirim ke: 1. Perusahaan 2. Brand 3. Pengecer 4. Perusahaan logistik pihak ketiga | Diambil dari: 1. Perusahaan 2. Brand 3. Pengecer 4. Perusahaan logistik pihak ketiga Dikirim ke: 1. Pelanggan terakhir |
Proses Inbound Warehouse
Terdapat beberapa proses inbound warehouse yang paling umum, wajib Anda ketahui, seperti:
1. Mencari Sumber Bahan
Proses pertama dalam inbound warehouse adalah menentukan bahan atau inventaris yang diperlukan oleh bisnis dan mencari cara untuk memperolehnya.
Proses procurement melibatkan riset tentang bahan atau produk yang dibutuhkan, dan memutuskan dari produsen, pemasok, atau vendor mana Anda akan melakukan pembelian.
2. Membeli Bahan
Selanjutnya, Anda harus melakukan pemesanan pembelian secara resmi untuk bahan atau inventaris yang telah Anda cari. Anda dan supplier harus menyimpan catatan transaksi bahan atau barang apa yang telah dipesan oleh bisnis Anda, dan memastikan pelacakan pengiriman barang yang tepat.
3. Pengangkutan ke Distribusi
Setelah pesanan Anda dikonfirmasi, pemasok atau produsen bertanggung jawab untuk mengangkut barang ke lokasi atau saluran distribusi yang sesuai dengan metode pengiriman barang.
Barang dapat dikirim ke toko ritel, warehouse, atau pusat distribusi lainnya.
4. Penerimaan
Setelah barang tiba di toko, gudang, atau pusat distribusi, tim penerima di lokasi bertanggung jawab menerima inventaris tersebut. Tim akan menerima pengiriman, melakukan pencatatan, dan menghitung isinya untuk memastikan bahwa pengiriman tersebut sesuai dengan pesanan yang dilakukan.
5. Penyimpanan
Jika pengiriman dinyatakan dapat diterima, tim penerima akan memindahkan inventory ke dalam penyimpanan. Barang akan tetap disimpan di sana sampai digunakan dalam proses outbound logistics.
6. Reverse Logistics
Reverse logistics atau dikenal proses pengolahan pengembalian dan penukaran barang dari pelanggan juga termasuk sebagai proses inbound warehouse, karena secara teknis inventaris masuk ke dalam gudang.
Ketika pengiriman dari pelanggan tiba di gudang, barang tersebut harus diperiksa. Jika produk masih tersegel atau dalam kondisi baik, barang tersebut mungkin akan dimasukkan kembali ke dalam inventaris yang tersedia.
Jika tidak, tim gudang harus mencari cara untuk mengeluarkannya dari gudang.
Mengapa Penting Memiliki Inbound Warehouse yang Efektif
Proses inbound warehouse adalah inti dari rantai pasokan bisnis e-niaga. Oleh karena itu, keberhasilan bisnis sangat tergantung pada proses logistik yang efisien di seluruh aspek operasional. Pentingnya proses ini bagi bisnis Anda dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Memperbaiki Arus Barang
Ketika semua proses logistik bisnis disederhanakan, maka arus barang akan lebih mudah, lebih cepat, untuk berpindah dari satu tahap supply chain ke tahap berikutnya. Dengan begini, lebih banyak waktu dan tenaga yang bisa dihemat, serta menjaga operasional berjalan lancar.
2. Meningkatkan Inventaris dan Akurasi Pesanan
Proses inbound warehouse yang efisien memberikan kontrol yang lebih baik pada hasilnya. Dengan proses logistik yang cepat dan dapat diandalkan, risiko kesalahan akan lebih kecil.
3. Mengoptimalkan Kecepatan Pengiriman
Semakin cepat dan efisien inventaris dipesan, diterima, diambil, dikemas, dan dikirim, semakin cepat pula pesanan pelanggan tiba di depan pintu mereka.
Inbound warehouse yang dikelola dengan baik memafasilitasi pengiriman cepat yang tidak hanya meningkatkan customer satisfaction, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis.
4. Memaksimalkan Penjualan dan Pendapatan
Kesuksesan pendapatan bisnis bergantung pada kemampuannya tidak hanya melakukan penjualan, tetapi juga melakukan tindak lanjut terhadap penjualan tersebut.
Dengan menggunakan proses inbound warehouse yang efisien, bisnis dapat mengirimkan pesanan dengan lebih akurat dan cepat kepada pelanggan, memenuhi harapan pelanggan, dan mendorong mereka untuk melakukan pembelian berulang.
Sehingga bisa membuka jalan bagi pengalaman pelanggan yang lebih lancar, inbound warehouse yang berkualitas dapat meningkatkan penjualan dan meningkatkan keuntungan bisnis.
5. Mengurangi biaya
Selain meningkatkan pendapatan, inbound warehouse yang dikelola dengan baik juga dapat mengurangi biaya bisnis. Logistik yang lebih efisien menghemat biaya operasional karena memerlukan lebih sedikit jam kerja yang harus dibayar oleh bisnis.
Sistem logistik yang lebih baik juga mengurangi risiko kehilangan inventaris yang tidak perlu, sehingga menghemat biaya operasional yang tidak perlu dikeluarkan oleh bisnis.
Baca Juga: Apa Itu Cross Docking dan Seperti Apa Jenisnya?
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Inbound Warehouse
Proses inbound warehouse sebenarnya tidak terlalu rumit. Namun, terdapat beberapa aspek yang harus diperhatikan dengan cermat dalam proses tersebut, seperti:
1. Pemahaman Jenis Barang
Penting bagi operator gudang untuk memahami jenis barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang, termasuk mengetahui apakah barang memiliki nilai tinggi atau tidak.
Selain itu, penting juga membedakan barang dari apakah barang tersebut memerlukan perlakuan khusus atau tidak, sehingga meminimalisir kerusakan.
2. Pengaturan Waktu Pengiriman Barang
Mengetahui waktu pengiriman barang dengan tepat menjadi hal yang sangat krusial. Dengan mengetahui kapan barang akan dikirim dan tiba di gudang, operator gudang dapat mempersiapkan kondisi gudang untuk menyambut barang tersebut, sehingga dapat mengurangi risiko atau kendala selama proses inbound.
3. Penentuan Lokasi Penyimpanan Barang
Penentuan lokasi penyimpanan barang perlu dipertimbangkan sebelum truk pengangkut barang tiba di gudang. Penyesuaian lokasi ini biasanya didasarkan pada kebutuhan luas area penyimpanan. Mengetahui lokasi penyimpanan di gudang sebelum barang datang akan mempercepat proses pemasukan barang.
4. Memahami Tujuan Penyimpanan Barang
Memahami tujuan penyimpanan barang di dalam gudang menjadi hal yang sangat penting. Terkadang, beberapa orang menyewa gudang untuk keperluan cross-docking, di mana barang dari gudang akan langsung dikirim kembali kepada pelanggan.
Dalam kasus ini, penyusunan barang dalam gudang menggunakan metode (first in, first out) sehingga operator gudang dapat lebih mudah mengatur pergerakan barang dan meningkatkan efisiensi proses.
5. Proses Inbound yang Tepat
Penting bagi semua informasi mengenai hal-hal di atas untuk disampaikan dengan lengkap kepada tim purchasing order, serta dilengkapi dengan packing list dan dokumen yang relevan.
Setelah packing list diperiksa dan diinput ke dalam sistem, barang dapat dimasukkan ke dalam gudang dan didata kembali. Hal ini bertujuan untuk mencocokkan data dan kondisi barang di dalam packing list dengan yang ada di gudang agar semuanya terorganisir dengan baik.
Pengelolaan Barang Masuk Lebih Mudah dengan Software Inventory RedERP
Menerapkan inbound warehouse artinya bisnis siap untuk melakukan efisiensi dalam proses logistik dan distribusi barang. Proses ini juga akan memengaruhi kualitas dari supply chain, sehingga melakukannya dengan tepat dan sebaik mungkin menjadi suatu keharusan.
Keberhasilan manajemen inbound warehouse tidak akan berhasil tanpa adanya bantuan teknologi yang memungkinkan Anda melacak apa saja barang masuk ke area gudang.
Di sinilah Anda membutuhkan Software Inventory RedERP yang dilengkapi dengan fitur khusus Shipping and Receipt, di mana fitur ini memungkinkan operator gudang untuk memantau apa saja barang yang masuk ke area gudang.
Dari sini, nantinya operator gudang bisa menyusun denah penempatan barang sehingga inventaris yang masuk dapat tersimpan dengan aman dan sesuai dengan tingkat nilai dan risiko dari barang tersebut. Hal ini juga bisa dilakukan dengan fitur Warehouse and Locator Management.
Software Inventory RedERP juga dilengkapi dengan Report and Anlysis yang akan memberikan laporan yang detail mengenai berapa banyak barang yang masuk dan masih tersimpan di gudang.
Tunggu apalagi? Ayo segera gunakan layanan kami agar bisnis Anda bisa berkembang pesat! Dapatkan promo menarik dan ajukan demo gratis sekarang juga.
