Integrated procurement system atau juga yang dikenal dengan integrated procurement management system sangat penting untuk menjaga efektivitas dan efisiensi operasional bisnis perusahaan, terutama pada aspek operasi pengadaan barang maupun jasa.
Secara garis besar, integrated procurement system merupakan sistem yang dirancang untuk memajukan operasi pengadaan bagi para pengguna.
Dalam hal ini, pebisnis atau perusahaan tentu saja membutuhkan perangkat pendukung untuk menyelesaikan setiap tantangan yang dihadapi dalam operasi pengadaan.
Penggunaan perangkat pendukung menjadi sangat penting sebab jika bisnis semakin berkembang, tentu saja akan semakin banyak tantangan dan permasalahan yang harus dihadapi.
Salah satu permasalahan yang seringkali dihadapi oleh mayoritas perusahaan global, baik berskala makro maupun mikro ialah kompleksitas hubungan bisnis dengan pihak supplier atau pemasok.
Oleh karena itu, integrated procurement system hadir sebagai solusi atas hal tersebut. Untuk mengetahui lebih jauh tentang integrated procurement management system, berikut RedERP telah merangkum materi mengenai topik terkait pada artikel di bawah ini!
Apa Itu Integrated Procurement System?
Integrated Procurement System (IPS) adalah sebuah sistem yang mengacu pada satu aplikasi atau perangkat lunak, di mana bertujuan untuk mengotomatisasikan proses akuisisi.
Sistem IPS sendiri terdiri dari kerangka kerja yaitu perumusan, penyetujuan, pendanaan, dan pelacakan permintaan.
Lebih lanjut, aplikasi IPS memungkinkan penggunanya dalam hal ini pebisnis atau perusahaan dalam mengelola proses pengadaan hingga pembayaran pada satu sistem.
Selain mampu mengotomatisasi, aplikasi IPS juga dapat mengintegrasikan setiap langkah yang ada dalam siklus termasuk:
- Manajemen permintaan: Membuat dan menyetujui daftar permintaan.
- Manajemen pemasok: Mengelola kontrak pemasok, katalog, dan harga.
- Manajemen pesanan: Membuat dan menyetujui pesanan pembelian.
- Manajemen faktur: Memproses faktur dan merekonsiliasinya dengan pesanan pembelian.
- Manajemen pembayaran: Melakukan pembayaran kepada pemasok atau supplier.
Baca Juga: Procurement Management: Pengertian, Manfaat, Elemen di Dalamnya
Alasan Perusahaan Membutuhkan Sistem Procurement Terintegrasi
Terdapat sejumlah alasan mengapa perusahaan masa kini membutuhkan kehadiran Integrated Procurement System (IPS) dalam menjalani bisnisnya. Berikut adalah sejumlah alasannya.
- Mempermudah proses pengajuan kepada pihak pemasok yang umumnya sulit.
- Meningkatkan koordinasi antardepartemen atau divisi ketika proses pengadaan berlangsung.
- Visibilitas siklus pengadaan terjaga.
- Mengintegrasikan setiap proses yang berlangsung dalam operasi pengadaan.
- Menjaga hubungan dengan pihak pemasok.
- Mempermudah pembuatan laporan proses pengadaan.
Manfaat Integrated Procurement System
Adapun sejumlah manfaat yang bisa dipetik lewat penggunaan Integrated Procurement System (IPS) antara lain:
- Merampingkan proses pengadaan barang dan jasa bisnis perusahaan.
- Biaya pengeluaran operasi perusahaan menjadi lebih efisien.
- Pengambilan keputusan bisnis terhadap operasi pengadaan perusahaan menjadi lebih baik dan terukur.
- Meminimalisir terjadinya potensi penipuan yang menimpa perusahaan.
- Perusahaan dapat mengakses aplikasi lainnya melalui sistem terintegrasi yang dimiliki IPS.
- Pengelolaan anggaran menjadi lebih efektif.
Baca Juga: Manfaat Purchasing System dalam Pengelolaan Bisnis
Jenis Sistem Procurement Terintegrasi
Meskipun integrated procurement system terdiri atas berbagai jenis, namun sistem IPS yang umumnya dikenal oleh mayoritas perusahaan sejauh ini adalah e-procurement systems, spend analysis solutions, and contract management solutions.
Berikut penjelasan mengenai ketiganya.
E-Procurement Systems
E-procurement system adalah aplikasi berbasis web yang berfungsi untuk mengelola proses pengadaan hingga pembayaran.
Lebih lanjut lagi, aplikasi ini juga mencakup permintaan dan sumber hingga pembuatan faktur serta pembayaran.
Sistem e-procurement biasanya mempunyai fitur-fitur seperti katalog elektronik, penawaran online, alat RFP, serta pemrosesan faktur dan pembayaran secara elektronik.
Spend Analysis Solutions
Spend analysis solutions adalah jenis sistem IPS yang dirancang guna membantu bisnis untuk dapat memahami pola pengeluaran internal masing-masing. Sehingga, mereka mampu menghemat uang untuk pembelian di masa mendatang.
Jenis sistem IPS ini biasanya menawarkan fitur seperti data visualisasi, klasifikasi pengeluaran, dan manajemen kinerja pemasok.
Contract Management Solution
Contract management solution diciptakan sebagai sistem pendukung bisnis pengguna dalam mengelola seluruh siklus hidup kontrak dengan supplier. Mulai dari pembuatan, negosiasi, hingga pelaksanaan dan pembaruan.
Contract management solution umumnya menyediakan fitur seperti template kontrak, alat manajemen alur kerja, dan pelacakan kepatuhan.
Baca Juga: Apa Itu Spend Management? Berikut Manfaat dan Prosesnya
Software Procurement RedERP Terintegrasi dan Mudah Digunakan
Ketersediaan sistem terintegrasi serta kemudahan dalam pengoperasian merupakan 2 hal yang harus diperhatikan ketika memilih software procurement untuk bisnis.
Sebagai rekomendasi untuk mempermudah pencarian Anda, Software Procurement RedERP dapat menjadi pilihan yang tepat untuk menunjang operasi pengadaan bisnis perusahaan Anda.
Dengan sistem terintegrasi dan sejumlah modul suportif yang dimiliki, Software Procurement RedERP siap memperbaharui operasi pengadaan bisnis Anda menjadi lebih ramping, praktis, serta modern.
Lebih detail, adapun kemampuan menjanjikan yang ditawarkan oleh Software Procurement RedERP di antaranya pelacakan pembelian serta pembayaran, penyederhaan proses pengadaan bisnis perusahaan, hingga penyusunan laporan terkait untuk membantu proses audit segala kegiatan pengadaan barang perusahaan.
Hebatnya lagi, Software Procurement RedERP juga sudah terintegrasi dengan software bisnis lainnya seperti software manufaktur, software CRM, sales software dan software akuntansi.
Melalui pemanfaatan integrated procurement system dari RedERP, operasi pengadaan barang atau jasa perusahaan dapat dilakukan secepat dan seramping mungkin. Tentunya melalui proses yang praktis dan mudah untuk dipahami.
Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi kontak layanan call center yang tertera pada laman utama website RedERP untuk memperoleh informasi lebih lanjut mengenai produk unggulan kami!
