Inventory Control: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Permintaan konsumen dan supply chain yang selalu berubah dapat menjadi tantangan utama dalam bisnis retail, F&B, dan lainnya. Untuk membantu Anda dalam menyelesaikan tantangan tersebut, inventory control yang akurat dapat menjadi solusinya. 

Inventory control memungkinkan Anda mengelola persediaan dengan baik sehingga bisa meningkatkan kepuasan pelanggan, pengurangan biaya, keseimbangan antara supply and demand dan juga keuntungan perusahaan.

Namun, apakah Anda sudah memahami apa itu inventory control, mengapa proses ini sangat penting, dan bagaimana cara melakukannya?

Mari temukan jawabannya dalam artikel RedERP ini!

Apa Itu Inventory Control?

Inventory control adalah suatu proses untuk memastikan bahwa masing-masing produk memiliki tingkat stok yang optimal. Tujuan dari inventory control adalah menilai lalu mengoptimalkan penyimpanan serta stok supaya Anda selalu mengetahui jumlah stok yang tepat dari setiap produk yang ada.

Perlu Anda ketahui, inventory control berbeda dengan management control. Proses Inventory control merupakan salah satu strategi management control dan memiliki lingkup yang lebih luas, seperti sistem manajemen gudang, pelacakan inventaris secara real-time, dan pemindaian pengiriman stok baru. 

Baca Juga: Adjust Inventory Adalah: Pengertian, Fungsi, Cara Mengelolanya

Mengapa Inventory Control Penting?

Inventory control merupakan salah satu proses penting dalam strategi management control. Jika Anda melakukan inventory control dengan benar, maka inventaris dapat mengalir dengan lancar. Sebaliknya, inventaris menjadi tidak terkontrol dan kepuasan pelanggan menjadi berkurang. Adapun manfaat dari inventory control adalah sebagai berikut.

• Mempertahankan akurasi tingkat stok yang masuk dan keluar.
• Membantu dalam mengukur perubahan stok dan memprediksi penjualan.
• Menghindari pengurangan stok yang rusak akibat kontrol yang buruk.
• Menyeimbangkan supply and demand.

Baca Juga: Deretan Manfaat dari Penerapan Inventory Management

Manfaat Inventory Control

Setidaknya ada empat manfaat yang akan dirasakan bisnis dari penerapan inventory control, antara lain:

1. Pelaporan yang Real Time

Adanya kontrol pada inventory membuat pengaturan persediaan barang dapat dilakukan lebih mudah. Bahkan, dengan menggunakan sistem barcode pada setiap produk Anda dapat melihat pelaporan secara real time dimana saja dan kapan saja secara akurat. Hasilnya, persediaan barang lebih akurat.

2. Membuat Keputusan Lebih Tepat

Dengan adanya pengendalian persediaan, Anda dapat melacak persediaan stok barang dan melakukan estimasi siklus persediaan barang. Hal ini tentunya sangat membantu Anda dalam proses pengambilan keputusan.

Misalnya Anda ingin menambah stok barang dalam waktu tertentu, ini bisa dilakukan dengan kontrol inventory.

3. Menghilangkan Write-Off

Write-off adalah penghapusan biaya bisnis dengan tujuan mengurangi pajak. Pengelolaan inventory control dapat mencegah terjadinya write-off inventaris yang sudah tidak bernilai dengan mengurangi pemborosan, menyederhanakan penilaian inventaris, serta membantu meningkatkan keuntungan karena bisnis hanya akan memiliki jumlah inventaris sesuai kebutuhan.

4. Persediaan Barang Lebih Aman

Dengan inventory control, Anda dapat menghitung dengan tepat mengenai seberapa banyak kebutuhan pelanggan. Anda juga bisa menyediakan kelebihan sampai mengantisipasi bila ada lonjakan permintaan.

Metode Inventory Control

Inventory control mencakup proses keluar masuknya transaksi, logistik, kepuasan konsumen, operasional, sampai dengan omzet yang didapatkan perusahaan.

Kegiatan ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Karena, Anda perlu menghitung stok barang secara terperinci dan detail. Maka dari itu, Anda perlu mengetahui apa saja metode yang digunakan dalam inventory control.

1. Tracking Inventory

Tracking inventory adalah praktik memantau persediaan barang yang ada di dalam gudang. Aktivitas ini biasanya dilakukan secara langsung supaya jumlah produk yang bisa diketahui secara pasti.

Namun, Anda bisa melakukannya lebih mudah dengan menggunakan software inventory. Sehingga Anda tidak lagi perlu mengecek secara manual, Anda hanya perlu melihat di dalam sistem inventory untuk mengetahui jumlah stok barang.

2. Set Reorder Point

Metode set reorder point mengharuskan Anda untuk memesan jumlah inventaris lebih banyak untuk mengantisipasi kehabisan stok. Hal ini dilakukan pada setiap SKU, karena ada beberapa produk yang sangat diminati dan yang jarang diminati.

Reorder yang dilakukan secara otomatis akan membuat dapat melakukan pemantauan lebih sederhana dibandingkan cara manual. Pemesanan pun bisa dilakukan secara tepat waktu.

3. Quality Control

Quality control akan bertindak sebagai pengawas pesanan dari pemasok, mengawasi inventaris, serta mengambil keputusan terkait dengan pesanan yang akan dilakukan dimasa mendatang.

Selain itu quality control juga bertugas memuaskan konsumen, serta memenuhi persyaratan dan peraturan yang berlaku. Kegiatan ini akan membantu proses inventory control agar kegiatan berjalan efisien.

4. Menentukan Barang Persediaan

Kebutuhan inventaris akan terus berubah di sepanjang tahun. Setiap barang yang ada perlu dilakukan inventory control yang berbeda. Jadi, tidak semua SKU bisa dipesan dalam jumlah yang sama.

Anda dapat menghentikan SKU tertentu bila ternyata itu menghabiskan banyak anggaran dan hasilnya tidak menguntungkan.

5. Memberlakukan Zonasi

Bila bisnis Anda memiliki jumlah SKU yang banyak serta katalog produk yang beraneka ragam, melakukan zonasi adalah hal penting untuk menjaga produk lebih teratur dan lebih mudah untuk ditemukan.

Dari bagaimana penyimpanan barang, bentuk layout gudang, sampai dengan daftar pengambilan, perlu dipetakan.

6. Audit Teratur

Inventory control adalah kegiatan yang akan membantu proses audit inventaris lebih efisien, sehingga mampu mengidentifikasi masalah lebih cepat sebelum masalah tersebut hadir.

Bagaimana Cara Melakukan Inventory Control?

Dengan strategi inventory control yang mengedepankan efisiensi, keuntungan maksimal dari inventaris barang dapat didapatkan secara maksimal. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan dalam strategi inventory control adalah sebagai berikut.

1. Mengkategorikan Stok Barang

Mengkategorikan stok barang dapat menjadi langkah pertama dalam inventory control. Setiap barang pasti membutuhkan perlakuan yang berbeda. Strategi supply chain management dengan metode ABC dapat menjadi pilihannya. 

Misalnya barang dengan kategori A memerlukan banyak perhatian karena memiliki dampak besar pada keuangan meskipun penjualannya tidak bisa diprediksi.

Sebaliknya, barang dengan kategori C memerlukan lebih sedikit perhatian, tapi memiliki rasio penjualan yang tinggi. Sedangkan barang dengan kategori B terletak di antara kategori A dan C. 

Dibutuhkan sistem informasi yang memberikan gambaran strategi tersebut agar mempermudah pengkategorian dalam proses inventory control.

2. Menyimpan Stok dengan Teknik FIFO FEFO

Menyimpan stok dengan baik merupakan salah satu strategi inventory control. Anda perlu menyediakan tempat penyimpanan yang layak dengan pengaturan suhu yang terkendali untuk menjaga kualitas stok barang. 

Anda juga dapat meletakkan barang dengan permintaan yang tinggi di rak yang mudah dijangkau. Selain itu, Anda dapat menyimpan stok barang dengan teknik First-In-First-Out (FIFO) serta First-Expired-First-Out (FEFO) untuk menghindari kerusakan stok atau ketidaksengajaan mengirim stok barang yang rusak.

Mengatur stok dengan menjaga kualitas barang sangat mudah dilakukan, jika Anda dapat menelusurinya secara real-time.

3. Mengoptimalkan Proses Pemesanan Ulang

Untuk mengoptimalkan proses pemesanan ulang, ada berbagai hal yang harus Anda pertimbangkan, contohnya ketika Anda memilih supplier. Apakah supplier dapat memasok barang yang Anda butuhkan tepat waktu? Apakah kualitas produk mereka baik dan seberapa mudah untuk menghubungi mereka?

Selain itu, sebagai pembeli, Anda juga harus melakukan introspeksi, seperti apakah Anda melakukan pembayaran tepat waktu? 

Lalu, apakah Anda telah membuat permintaan dengan jelas ketika melakukan purchase order (PO). Apakah Anda sudah membaca penawaran dari supplier dengan baik?

Proses ini sangat penting agar stok barang tidak habis sebelum stok baru tiba sehingga dibutuhkan aplikasi yang tepat untuk mengaturnya.

4. Melakukan Audit Inventaris Secara Berkala

Audit inventaris dapat dilakukan dengan cara stock opname sebagian. Selain itu, jika dilakukan dengan lebih sering, maka kemungkinan terjadinya kesalahan dalam data jumlah barang dan akuntansi menjadi kecil. 

Dengan cara manual, Anda perlu mencatat jumlah stok dengan kertas. Namun dengan aplikasi yang tepat, Anda dapat melakukannya dengan lebih sederhana, cepat, dan akurat.

Inventory Control vs Inventory Management

Baik inventory control dan inventory management adalah dua hal yang dilakukan beriringan, namun terdapat perbedaan antara keduanya.

Inventory control menangani stok yang ada di gudang, sementara inventory management melibatkan keseluruhan perpindahan barang dalam rantai pasok.

Agar memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai perbedaan inventory control dan inventory management, coba perhatikan tabel berikut ini.

Baca Juga: Bagaimana Penerapan Manajemen Inventory dalam Bisnis Ritel?

Tantangan dan Hambatan dalam Inventory Control

Di dalam implementasi inventory control, Anda mungkin akan mengalami tantangan dan hambatan. Mulai dari sulitnya manajemen waktu dan SDM atau juga sulitnya mengembangkan gambaran lengkap tentang inventaris, apalagi saat perusahaan Anda besar dan berada di beberapa lokasi inventaris.

Berikut ini beberapa tantangan yang mungkin Anda temui dalam inventory control.

1. Menemukan Waktu dan Sumber Daya

Melakukan inventory control akan banyak memakan waktu dan sumber daya yang besar. Untuk mengatasi tantangan saat ini, Anda dapat meluangkan waktu untuk menerapkan jadwal reguler yang didedikasikan khusus untuk inventory control. Juga, pastikan kegiatan ini masuk dalam anggaran Anda.

2. Visibilitas

Perusahaan dengan stok besar, pergudangan yang kompleks, atau penjualan di banyak saluran dapat memiliki banyak bagian yang bergerak dalam inventaris.

Hal ini menciptakan tantangan visibilitas. Visibilitas inventaris sendiri diperlukan akan membatasi stok usang serta mengetahui berapa banyak inventaris dari setiap produk yang Anda simpan.

Karenanya setiap bisnis perlu memiliki gambaran menyeluruh mengenai inventarisnya, hal ini digunakan untuk pengisian ulang, akuntansi, arus kas, serta penjualan.

Kehilangan inventaris akan menyebabkan penurunan kualitas inventaris dan dead stock.  Inilah mengapa penting untuk mempelajari cara mengontrol inventaris gudang.

Untuk mengatasi tantangan ini, Anda dapat memanfaatkan laporan yang di dapat dari inventory control system sehingga Anda bisa meningkatkan visibilitas. Dengan laporan tersebut Anda bisa mendapatkan peringatan saat tingkat inventaris rendah.

3. Kesalahan Manusia

Kesalahan manusia adalah hal yang tidak dapat dihindari termasuk dalam pengelolaan inventaris, di mana barang akan masuk dan keluar secara konstan dari gudang. Setiap ketidakteraturan yang terjadi dalam tahap ini dapat memengaruhi inventory control Anda.

Anda dapat mengatasi masalah ini dengan mengoptimalkan inventory control system dan mengintegrasikannya dengan sistem akuntansi Anda.

Ini akan membantu Anda untuk memberi tahu jika terdapat perbedaan antara apa yang masuk dalam hutang datang dan jumlah persediaan fisik.

Baca Juga: Apa Manfaat Perpetual Inventory System?

Tips dalam Menjalankan Inventory Control

Setelah Anda mengetahui apa saja yang cara, metode, sampai hambatan yang akan ditemui. Saatnya untuk mengimplementasikannya, berikut ini beberapa tips yang membantu Anda dalam memulai proses inventory control, antara lain.

• Mulailah dengan inventory control plan: Rencana ini harus membahas pergerakan barang dari produksi ke penjualan dan penghapusan dari database inventaris.
• Terapkan ke dalam praktik: Jalankan rencana dengan menetapkan metrik dan prakiraan untuk bulan-bulan berikutnya. Anda juga dapat menyesuaikan strategi pengelolaan stok sesuai dengan kebutuhan.
• Konsisten dalam memberikan label produk: Temukan sistem yang sesuai untuk perusahaan Anda dan patuhi hal itu. Pertimbangkan untuk memilih barcode, RFID, dan SKU.
• Tetapkan reorder point: Praktik ini secara sistematis mengisi ulang stok barang pada periode yang telah ditentukan sehingga Anda dapat mengontrol waktu tunggu dengan lebih baik.
• Selalu simpan item penting dalam stok: Identifikasi barang mana yang penting untuk bisnis Anda dan pastikan barang tersebut tidak pernah out of stock.
• Tinjau pengiriman produk: Baca slip pengepakan dan periksa produk apakah ada kerusakan. Hal ini untuk mencegah inventaris hilang.
• Lakukan audit gudang secara teratur: Staff gudang dapat memeriksa stok untuk melihat kerusakan, pencurian, dan potensi kesalahan manusia

Buat Inventory Gudang Lebih Terkontrol dengan Software RedERP

Inventory control sangat penting karena mampu membantu dalam mengatur persediaan barang secara terkontrol, sehingga saat permintaan meningkat atau barang terjadi kelangkaan, persediaan produksi tetap aman tanpa adanya pembengkakan biaya operasional. 

Bagi sebuah bisnis, mampu memanajemen persediaan akan menjadi keunggulan tersendiri dalam perhitungan persediaan yang lebih akurat, pengendalian depresiasi, pengambilan keputusan, dan tentu pemenuhan permintaan. 

Namun, inventory control bukanlah hal yang sederhana, banyak bisnis yang kewalahan menangani hal ini. Apa lagi untuk mereka yang masih menggunakan cara-cara manual.

Untuk itulah, sudah saatnya Anda menggunakan software ERP indonesia RedERP untuk membantu inventory gudang yang lebih efektif dan efisien. Software RedERP memiliki modul Inventory. 

Modul ini dapat diandalkan untuk membuat inventaris gudang  lebih mudah. Ada banyak fitur yang bisa Anda gunakan dalam mengontrol inventaris. Mulai dari Shipping Receipt di mana Anda bisa melakukan pemantauan dan pengelolaan pengiriman barang ke dalam area gudang. 

Lalu untuk melakukan pengawasan perpindahan barang dari gudang secara real time, Anda bisa menggunakan Inventory Movement. Jika Anda memiliki beberapa gudang, Anda bisa mengaturnya melalui sistem komprehensif dengan fitur Warehouse And Locator Management, serta beberapa fitur lainnya.

Semua fitur ini saling terintegrasi sehingga memudahkan Anda dan menghemat banyak waktu Anda dalam melakukan inventory control. Coba Software Inventory RedERP sekarang!