Kartu stok merupakan salah satu metode yang digunakan dalam Inventory Control. Inventory Control sendiri digunakan untuk menunjukkan berapa banyak stok yang dimiliki pada satu waktu, dan bagaimana melacaknya.
Hal ini berlaku untuk setiap item yang digunakan untuk menghasilkan produk atau layanan, dari bahan baku hingga barang jadi.
Yaitu mencakup stok pada setiap tahap proses produksi, mulai dari pembelian dan pengiriman hingga menggunakan dan memesan kembali stok.
Kontrol stok yang efisien memungkinkan Anda memiliki jumlah stok yang tepat. Dengan jumlah stok yang tepat, dapat memastikan bahwa modal tidak terpakai untuk hal yang tidak penting, dan melindungi produksi jika terjadi masalah dengan rantai pasokan.
Pengertian Kartu Stok
Menurut study.com, dalam akuntansi FIFO, salah satu opsi untuk melacak inventaris adalah kartu stok. Kartu ini merupakan lembar yang melacak pembelian, penjualan, pengembalian, dan lainnya, dalam hal melacak harga unit dan jumlah persediaan.
Dengan melakukan kontrol kartu stok barang, maka Anda bisa memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang cukup optimal dalam menunjang kelancaran bisnis Anda.
Fungsi Kartu Stok
Kartu ini mirip seperti buku tabungan, prinsipnya sama yaitu ada uang keluar dan uang masuk lengkap dengan detail keterangan dan saldonya. Sebagai pengusaha, seharusnya Anda mengetahui apa sebenarnya fungsi dari kartu stok bagi perusahaan Anda.
Untuk lebih jelasnya, mari kita ulas apa saja fungsi kartu stok bagi perusahaan, diantaranya adalah:
1. Mencatat Pergerakan Stok Sebagai Dasar dalam Melakukan Pembelian
Fungsi utama adalah untuk mencatat pergerakan stok masuk dan keluar yang berasal dari transaksi harian perusahaan, misalnya saja barang masuk dari supplier, return pelanggan, keluar dari penjualan atau pemakaian barang tertentu.
2. Mengontrol Stok
Kartu stok sangat efektif untuk mengontrol stok barang sehingga jika menemukan kejanggalan karena kesalahan sistem atau kelalaian karyawan, maka masalah tersebut dapat dilacak.
Baca Juga: Cara Menghitung Break Event Point yang Benar
3. Mencegah Terjadinya Kecurangan oleh Oknum Tertentu
Pasti ada saja oknum yang melakukan kecurangan ketika ada kesempatan untuk mendapatkan keuntungan tersendiri, baik dengan cara memanipulasi data atau barang. Dengan kartu ini, Anda dapat mencegah terjadinya kecurangan oleh pihak tertentu.
4. Merupakan Dokumen Penting untuk Pelacakan Mutasi Barang
Dalam kartu ini, tersimpan history perputaran stok, sehingga kartu stok merupakan dokumen penting untuk melakukan pelacakan mutasi barang.
5. Sebagai Alat Audit Perbandingan
Fungsi yang terakhir dapat dimanfaatkan sebagai alat audit untuk perbandingan dengan dokumen transaksi yang ada, serta mencegah terjadinya manipulasi oleh pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab.
Cara Mengelola Kartu Stok Barang
Stok barang harus dikelola dengan sangat baik mengingat hal ini dapat mempengaruhi biaya yang nantinya akan dikeluarkan oleh perusahaan. Ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mengelola kartu stok barang, antara lain:
1. Mengelompokkan Jenis Persediaan
Untuk menghindari resiko kehilangan, sebaiknya Anda mengelompokkan jenis persediaan apa saja yang rentan hilang. Barang seperti itu bisa saja luput dari pantauan cctv atau bahkan staf gudang. Pengelompokkan barang yang rentan hilang, bisa menghindarkan terjadinya selisih pada kartu stok barang Anda.
2. Pisahkan Antara Barang Lama & Barang Baru
Jika perusahaan masih memiliki banyak atau beberapa stok yang sudah lama di gudang, dianjurkan untuk mengeluarkannya barang terlebih dulu sebelum memasukkan stok barang yang baru. Langkah tersebut dapat membantu perusahaan Anda menghindari kerugian seperti itu.
3. Melakukan Forecasting
Yang dimaksud dengan Forecasting adalah membuat perkiraan jumlah barang yang akan ditambahkan ke gudang. Sebagai referensi, Anda dapat mengetahui data penjualan pada periode penjualan sebelumnya untuk melakukan forecasting.
5. Cek Kembali Sebelum Barang Disimpan
Setelah Anda mengetahui berapa banyak stok barang yang harus ditambahkan? Jangan terburu-buru menyimpannya di gudang.
Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum memasukkannya ke dalam gudang. Pengecekan dilakukan untuk membantu mengetahui jika ada barang yang rusak atau cacat, salah produksi, atau masalah lainnya. Jika Anda menemukan barang cacat, kumpulkan di satu tempat dan berikan tanda keterangan cacat.
Nah, mengingat pentingnya fungsi ini, Anda harus mengelolanya dengan baik dan sistematis. Dengan begitu, proses usaha perusahaan dapat berjalan lancar sehingga meningkatkan peluang untuk memuaskan pelanggan.
Dengan menerapkan kontrol kartu stok barang yang memadai, maka usaha bisnis Anda akan menjadi lebih sistematis, terorganisir, dan terhindar dari kerugian.
Alangkah baiknya jika Anda menggunakan software untuk memudahkan karyawan dalam mencatat stoknya. Setiap admin akan memasukkan data transaksi secara otomatis akan terhubung ke kartu stok sehingga tampak barang masuk dan barang keluarnya baik dari penjualan, pembelian, retur, ataupun pemakaian.
Kini telah hadir mampu untuk memudahkan sistem inventaris agar manajemen gudang menjadi lebih efektif.
Dengan menggunakan Aplikasi Inventory RedERP akan membantu perusahaan untuk menerapkan sistem otomatisasi persediaan di dalam gudang sehingga lebih efektif dan efisien.
Manajemen stok barang jadi lebih mudah dengan Aplikasi Inventory dan Distribusi RedERP.
