Dalam setiap proyek, risiko selalu ada, dan keberhasilan proyek sering bergantung pada bagaimana risiko tersebut dikelola.
Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan manajemen proyek risiko? Apa pentingnya? Dan bagaimana langkah-langkah yang harus diambil untuk melaksanakan manajemen risiko proyek dengan baik?
Dalam artikel ini, RedERP akan mengulas semua tentang pengertian, manfaat, dan langkah-langkah dalam manajemen proyek risiko. Jadi mari jelajahi lebih dalam tentang manajemen satu ini.
Apa Itu Manajemen Risiko Proyek?
Manajemen risiko proyek adalah suatu proses yang teratur dan sistematis yang melibatkan, mengundang, menganalisis, dan menanggapi risiko yang mungkin timbul dalam sebuah proyek.
Menurut Lavanya dan Malarvizhi (2008) dalam PMI, manajemen risiko proyek merupakan praktik penting dalam manajemen proyek untuk mengurangi dampak kejadian yang tidak terduga selama proyek berlangsung.
Tujuan utama dari manajemen risiko proyek adalah meningkatkan peluang positif dan mengurangi peluang negatif atau kerugian yang mungkin terjadi dalam proyek.
Selain risiko yang bersifat negatif, ada juga risiko yang dianggap positif atau peluang. Pengelolaan respons terhadap risiko positif dan negatif berbeda, dan hal ini harus disiapkan dengan baik melalui manajemen risiko proyek.
Dalam praktiknya, manajemen risiko proyek melibatkan serangkaian proses yang harus dilakukan.
Proses-proses tersebut meliputi perencanaan, bantuan, analisis kualitatif dan kuantitatif, penanggulangan terhadap risiko, pengendalian, dan pemantauan.
Pentingnya Manajemen Risiko Proyek
Manajemen risiko memainkan peran penting dalam mencapai kesuksesan suatu proyek.
Dengan menerapkan manajemen risiko proyek yang efektif, kita dapat mengidentifikasi Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman) dikenal sebagai analisis SWOT yang ada dalam proyek tersebut.
Ada beberapa alasan mengapa manajemen risiko sangat penting bagi sebuah proyek, di antaranya:
- Menghindari timbulnya masalah yang serius dan tidak terkendali di masa depan.
- Mengungkapkan peluang baru yang menguntungkan (risiko positif).
- Meningkatkan rasa tanggung jawab dan akuntabilitas terhadap proyek.
- Mengoptimalkan pengeluaran anggaran proyek dengan mengontrol biaya dengan lebih baik.
- Meningkatkan peluang kesuksesan proyek secara keseluruhan.
Dengan mengadopsi pendekatan manajemen risiko yang efektif, proyek memiliki peluang risiko yang lebih besar untuk mencapai tujuannya dan menghindari atau mengurangi dampak negatif dari yang muncul.
Langkah-langkah Melakukan Manajemen Risiko Proyek
Berikut adalah beberapa tahapan dalam melakukan pengelolaan proyek risiko:
1. Identifikasi Risiko pada Awal Proyek
Dalam tahap awal proyek, penting untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi. Hal ini dapat dilakukan dengan mencari jawaban atas pertanyaan berikut:
- Apa saja potensi risiko dalam proyek dan bagaimana mereka memasukkannya?
- Apakah tim memiliki pengalaman dalam menghadapi risiko tersebut?
- Apakah semua risiko proyek telah teridentifikasi?
- Siapa yang bertanggung jawab atas risiko tersebut?
2. Komunikasikan Risiko kepada Stakeholder Proyek
Semua pihak yang terlibat dalam proyek atau stakeholder memiliki hak untuk mengetahui-risiko yang mungkin terjadi.
Oleh karena itu, adakan pertemuan dengan seluruh proyek pemangku kepentingan untuk membahas risiko ini.
Hal ini akan memastikan bahwa kunci pemangku kepentingan, seperti sponsor, tidak akan terkejut jika risiko tersebut muncul di kemudian hari.
Pastikan mereka memberikan tanggapan dan keputusan terhadap risiko krusial dan tidak dapat ditangani oleh tim internal.
3. Melakukan Risiko Positif dan Risiko Negatif
Dalam pengelolaan proyek risiko, terdapat dua jenis risiko yang perlu dipertimbangkan.
Ada risiko positif, yang sering disebut sebagai peluang, serta risiko negatif seperti kelemahan dan ancaman. Kedua jenis risiko ini harus dipertimbangkan.
4. Buat Skala Prioritas
Risiko memiliki dampak dan kemungkinan yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk membuat skala prioritas untuk risiko tersebut.
Hal ini membantu tim menghindari menghabiskan terlalu banyak waktu dan energi untuk risiko yang memiliki dampak atau prioritas rendah.
Risiko dengan prioritas tinggi harus mendapatkan perhatian lebih, sementara risiko dengan prioritas rendah dapat ditangani kemudian.
Untuk membantu menentukan skala prioritas, dapat dibuat alat evaluasi untuk mengkategorikan dan mengukur dampak dari risiko-risiko yang teridentifikasi. Proses ini membantu tim mengelola dan merespons risiko dengan lebih baik.
5. Analisis Penyebab Risiko sebelum Menyelesaikannya
Sebelum mencoba menyelesaikan risiko yang teridentifikasi, penting untuk menemukan akar permasalahannya. Hal ini bertujuan untuk memahami sejauh mana risiko tersebut muncul.
Apakah masih pada tingkat individu atau sudah pada tingkat yang lebih luas. Pada tahap ini, perlu dijawab pertanyaan mengenai penyebab risiko yang teridentifikasi dan dampaknya pada proyek.
6. Buat Perencanaan Respon Risiko yang Tepat
Tidak semua risiko dapat dihilangkan atau dikurangi dengan cepat. Beberapa risiko mungkin memerlukan pengelolaan strategi dalam jangka waktu yang lebih lama.
Oleh karena itu, perlu dibuat rencana tanggapan untuk mengendalikan risiko tersebut.
Rencana tanggapan risiko harus mencakup hal-hal berikut:
- Deskripsi dan penilaian risiko yang teridentifikasi.
- Deskripsi tindakan respons untuk mengurangi risiko.
- Penanggung jawab risiko (project risk owner).
- Batas waktu untuk menyelesaikan risiko yang telah disepakati.
7. Rencanakan Tindakan Pencegahan
Setelah mengidentifikasi dan merencanakan tanggapan terhadap risiko, langkah selanjutnya adalah mengembangkan tindakan pencegahan.
Pada tahap ini, tim harus mengembangkan tindakan yang tepat untuk mencegah peluang terjadinya risiko tersebut.
Tindakan ini dapat dipecah menjadi tugas-tugas atau aktivitas yang harus dilakukan selama proyek berlangsung.
8. Persiapkan Rencana Darurat
Berhati-hatilah jika salah satu atau beberapa risiko proyek terjadi secara tiba-tiba dan harus dikelola sebagai krisis.
Oleh karena itu, penting untuk membuat rencana darurat untuk setiap risiko yang teridentifikasi.
Rencana ini akan membantu ketika risiko benar-benar terjadi dalam situasi yang mendesak atau tiba-tiba.
9. Ukur Efisiensi Risiko dengan Matriks Risiko
Efisiensi dapat diukur dengan pertanyaan berikut:
- Bagaimana perbandingan jumlah risiko yang terjadi dengan risiko yang diidentifikasi?
- Seberapa buruk dampak risiko tersebut dibandingkan dengan yang diperkirakan?
- Berapa banyak risiko yang terjadi secara berulang?
- Bagaimana risiko aktual yang terjadi berbeda dari risiko yang telah diantisipasi sebelumnya?
11. Risiko Audit
Audit risiko adalah analisis yang dilakukan oleh ahli untuk memberikan rekomendasi guna meningkatkan efektivitas manajemen dalam perusahaan. Audit ini akan menilai hal-hal seperti:
- 10 risiko teratas dalam perusahaan yang memerlukan perhatian khusus.
- Potensi risiko tambahan yang teridentifikasi.
- Area rawan resiko dalam proyek, dan sebagainya.
12. Pemantauan dan Pengendalian Risiko
Pada tahap ini, aktivitas yang dilakukan untuk mengelola risiko meliputi:
- Perusakan risiko baru dan perencanaannya.
- Melacak risiko yang ada untuk mempertimbangkan apakah perlu dilakukan penilaian ulang. Apakah setiap memiliki pemicu, kemungkinan risiko menjadi lebih buruk dari waktu ke waktu, dan risiko yang memerlukan pendekatan jangka panjang.
- Mengklasifikasikan ulang risiko untuk meninjau risiko yang tidak dapat diselesaikan.
- Memperbarui pelaporan risiko, termasuk daftar risiko yang teridentifikasi dan tanggapan untuk masing-masing risiko.
Daftar risiko proyek ini menjadi alat utama untuk melaporkan risiko dan dapat diakses oleh semua proyek pemangku kepentingan melalui server proyek pusat.
Baca Juga: Manajemen Produksi: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya
Kelola Proyek dengan Project Management Software RedERP
Hingga saat ini, masih banyak perusahaan atau penggerak proyek yang menggunakan cara manual bahkan memerlukan banyak SDM dalam proses pengelolaan proyeknya. Padahal cara tersebut justru memakan waktu dan berpeluang menimbulkan berbagai risiko.
Untuk menghindari hal tersebut, ada cara yang lebih efisien dalam pengelolaannya, yakni dengan memanfaatkan sebuah software manajemen proyek untuk mengotomatisasikan perencanaan hingga penganggaran proyek dengan mudah.
Project Management Software RedERP misalnya. Ini merupakan perangkat lunak manajemen proyek yang menawarkan fitur-fitur canggih dalam hal perencanaan, penganggaran, hingga penjadwalannya.
Software ini hadir untuk menjawab berbagai masalah yang sering dihadapi dalam pengelolaan proyek seperti manajemen waktu dan budgeting yang buruk.
Misalnya, fitur Project Issue. Pengguna dapat melacak dan mendokumentasikan berbagai masalah dalam proyek, hingga dapat menyelesaikan isu-isu yang muncul dengan maksimal.
Ada lagi fitur Project Change Management, pengguna dapat mengelola perubahan yang terjadi dalam proyek, termasuk permintaan perubahan, evaluasi dan persetujuan, perencanaan perubahan, komunikasi dan kolaborasi, serta pemantauan dan evaluasi perubahan.
Dengan menggunakan fitur-fitur ini, pengguna Software RedERP dapat mengelola isu-isu dan perubahan dengan efisien, meminimalkan risiko, dan memastikan kelancaran proyek serta keinginan tujuan yang ditetapkan.
Untuk mengetahui manfaatnya lebih lanjut, kunjungi halaman website RedERP dan ajukan trial serta demonstrasi Project Management Software RedERP ini secara gratis!
