Kemudahan dalam melakukan transaksi merupakan sebuah hal yang penting dalam menjalankan suatu bisnis.
Salah satu cara yang bisa digunakan oleh setiap pelaku bisnis dalam mempermudah bisnisnya untuk maju dan berkembang yaitu dengan menggunakan menggunakan sistem modern yang melibatkan teknologi dalam pengaplikasiannya.
Invoicing software merupakan salah satu terobosan yang telah banyak digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, terutama dalam hal melakukan transaksi dengan pembeli.
Proses transaksi dalam dilakukan dengan cepat, mudah, dan akurat tentunya, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan saat proses transaksi berlangsung.
Apa saja manfaat dalam menggunakan invoicing software di dalam bisnis? Simak penjelasan, beserta dengan rekomendasi software yang bisa Anda gunakan dalam bisnis yang Anda miliki, di bawah ini!
Apa Itu Invoicing Software?
Invoicing software adalah sebuah aplikasi perangkat lunak yang dapat membantu pengguna dalam melakukan pengelolaan transaksi yang berkaitan dengan invoice atau tagihan (billing).
Sistem yang dihadirkan oleh software ini bersifat otomatis, artinya daftar jasa dan produk yang ada akan dimasukan ke dalam sebuah list, bersamaan dengan harganya.
Nantinya daftar tersebut akan dikirimkan secara langsung kepada pembeli atau pelanggan dalam bentuk invoice. Anda juga bisa mengintegrasikan proses ini dengan bantuan software ERP.
Baca juga: Memahami Accounting System dan Unsur-Unsurnya
Manfaat Menggunakan Invoicing Software
Beralih dari menggunakan cara manual menjadi cara otomatis dapat memberikan beragam keuntungan bagi para pebisnis yang ingin mengembangkan usahanya.
Selain mempermudah dan mempercepat proses transaksi, cara baru juga terbilang lebih efektif dan juga efisien terhadap bisnis.
Ini dia beberapa manfaat yang bisa didapatkan:
1. Pembayaran Dapat Dilakukan Tepat Waktu
Salah satu kendala yang paling umum untuk dijumpai, ketika menggunakan invoicing manual yaitu pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kerap kali terlambat atau tidak tepat waktu.
Penggunaan invoicing software dapat menjadi solusi dari masalah tersebut. Hal ini tentunya berkat fitur-fitur yang ada di dalamnya, seperti adanya fitur jadwal tagihan kepada pelanggan.
Dengan begitu para pelanggan dari bisnis Anda, bisa melakukan pembayaran tepat waktu dan dapat meningkatkan keuntungan bisnis yang Anda miliki.
2. Mengurangi Risiko Terjadinya Kesalahan Pembayaran
Invoicing manual memiliki risiko terjadinya human error atau kesalahan lebih besar, dibandingkan dengan menggunakan sistem otomatis.
Hal ini tentunya, proses invoicing tidak dilakukan dan dikelola oleh manusia, melainkan melalui komputer dengan sistem yang sudah dibuat sebelumnya.
Sehingga, kendala-kendala seperti kesalahan dalam mengirim invoice atau bahkan lupa untuk mengirimkan invoice kepada pelanggan, bisa diminimalisir dengan sangat baik.
3. Tampilan Invoice Lebih Jelas dan Profesional
Keuntungan selanjutnya dalam menggunakan invoicing software yaitu tampilan dari invoice itu sendiri yang lebih jelas, detail, dan profesional.
Hal ini tentunya sangat berbanding terbalik dengan invoice yang dilakukan secara manual. Yang dimana invoice tersebut dibuat langsung secara manual oleh orang yang bersangkutan.
Tampilan yang diberikan, umumnya kurang profesional dan detail. Sehingga memungkinkan pelanggan untuk mengalami kesalahan informasi ketika membacanya.
4. Pendapatan Meningkat
Keuntungan yang pastinya selalu menjadi incaran utama bagi para pelaku bisnis, yaitu pendapatan atau keuntungan yang meningkat.
Seperti yang telah disebutkan di atas, bahwa invoicing software merupakan sebuah sistem yang dilakukan oleh bantuan komputer.
Artinya, kegiatan invoicing yang tadinya dilakukan oleh manusia, bisa dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat dengan bantuan komputer.
Anda bisa menghilangkan posisi tersebut dan mengurangi jumlah biaya yang harus dikeluarkan perusahaan dalam membayar tenaga kerja.
Minimnya human error yang terjadi, karena dikelola dengan baik oleh komputer, dapat memberikan dampak yang positif bagi cashflow perusahaan. Sehingga, secara tidak langsung pendapatan perusahaan pun akan meningkat.
5. Sistem yang Terintegrasi
Umumnya invoicing software sudah terintegrasi dengan sistem-sistem lainnya. Sehingga dapat memudahkan pengguna dalam melakukan berbagai macam kegiatan atau pengelolaan, hanya melalui satu software atau aplikasi saja.
Contohnya terdapat sistem akuntansi, HRIS, Inventaris, dan sejenisnya.
Sistem yang terintegrasi dengan sistem lainnya merupakan sebuah pilihan yang sangat dibutuhkan oleh para pelaku bisnis.
Mengingat, dalam menjalankan suatu bisnis atau usaha, terdapat beragam aspek yang ada di dalamnya. Sehingga, diperlukan sebuah sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan untuk menunjang aspek-aspek tersebut.
Rekomendasi Invoicing Software Terbaik
Setelah Anda mengetahui dan memahami pengertian dan juga keuntungan dari menggunakan invoicing software. Maka berikut ini adalah rekomendasi invoicing software terbaik, yang bisa Anda gunakan:
RedERP
RedERP merupakan software ERP yang mampu mengintegrasikan setiap operasional bisnis menjadi satu kesatuan yang efektif dan efisien.
Salah satu solusi utama yang ditawarkan oleh RedERP yaitu POS & Integration. Melalui sistem ini, melakukan manajemen pembelian dan pemantauan transaksi yang terjadi dapat dilakukan dengan lebih efektif dan real-time.
Terdapat tiga fitur utama yang ditawarkan dari sistem POS & Integration ini, yaitu
- Digital Billing System, yang berguna untuk mencetak invoice transaksi secara otomatis.
- System Integration, yang berguna untuk memperbarui inventaris barang yang keluar dan transaksi yang masuk secara sistematis.
- Laporan dan Analisa, yang berguna untuk melaporkan finansial perusahaan, terkait transaksi yang dilakukan.
Baca juga: 4 Alasan Pentingnya Menggunakan Aplikasi Pos Bagi Perusahaan
Demikian pembahasan mengenai invoicing software, mulai dari pengertian, manfaat, hingga rekomendasi terbaik yang bisa Anda gunakan.
Penggunaan invoicing software yang tepat akan dapat membantu perusahaan dalam mengelola bisnisnya, terutama dalam hal transaksi dan invoicing kepada pelanggan atau pembeli.
Maka dari itu, penting untuk menggunakan software yang tepat dan lengkap seperti yang dimiliki oleh RedERP.
Semoga bermanfaat!
