Pengadaan barang sangat menentukan kelancaran proses produksi. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola proses produksi dengan baik. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang melirik teknologi e-procurement untuk membantu proses pengadaan bahan baku di perusahaannya.
Penggunaan procurement berbasis digital ini diketahui dapat menyederhanakan proses pengadaan yang panjang, sehingga waktu pengadaan menjadi lebih singkat. Selain itu, hal penting lainnya adalah e-procurement dapat meningkatkan laba perusahaan.
Lalu, sebenarnya apa itu e-procurement, manfaat serta tahapan yang ada di dalamnya? Adakan contoh e procurement di Indonesia? Mari temukan jawaban lengkapnya dalam artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu e-Procurement
E-procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan dengan menggunakan perangkat teknologi berbasis internet, baik itu web-based atau berupa aplikasi. Penggunaan eprocurement ini dapat mengotomatisasi proses dari kegiatan pengadaan barang atau jasa. Sehingga, proses pengadaan pun dapat dilakukan lebih sederhana, efektif, dan efisien.
Bahkan tak hanya itu, penggunaan electronic procurement juga dapat merampingkan proses B2B dengan memiliki sistem manajemen yang terpusat.
Perangkat lunak procurement sebenarnya sudah hadir pada 1980-an ketika pertukaran data elektronik atau electronic data interchange (EDI) mulai dikembangkan. Pada awalnya, kehadiran procurement EDI ini memungkinkan pelanggan dan pemasok untuk mengirim dan menerima pesanan pembelian dan faktur menggunakan jaringan call-forward.
Setelah itu, eprocurement terus berkembang. Kini, perkembangan e-procurement melibatkan aktivitas yang terkait dengan evaluasi dan pemilihan pemasok.
Kelebihan dan Manfaat Menggunakan e-Procurement
Ada beberapa keuntungan manfaat dari penggunaan e-procurement, seperti:
1. Menciptakan Transparansi Informasi
E-procurement membuat transfer informasi dan data bisa lebih transparan, baik itu untuk perusahaan maupun pemasok.
Perusahaan pun dapat menggunakan informasi dari eprocurement ini untuk melihat perilaku pembelian, meningkatkan daya beli, mengontrol pengeluaran yang tidak sesuai, dan mengidentifikasi peluang untuk menggabungkan pemasok.
2. Membantu Efisiensi Pengeluaran
Penggunaan electronic procurement dapat membantu perusahaan untuk menghemat pengeluaran akibat kesalahan yang mungkin terjadi saat menangani pesanan secara manual.
Bukan hanya itu, perusahaan juga dapat menyederhanakan proses dengan eprocurement. Sehingga, biaya yang dikeluarkan dalam proses pengadaan semakin minim.
3. Mengotomatisasi Proses Pengadaan
Eprocurement dapat mengotomatisasi proses pengadaan. Ketika proses pengadaan telah dilakukan secara otomatis, maka tidak ada lagi pekerjaan repetisi yang menyita waktu.
Maka, karyawan pun dapat memanfaatkan waktu kerja lebih optimal untuk tugas lainnya.
4. Mempersingkat Siklus Pengadaan dan Pembelian
Keuntungan lainnya dari penggunaan teknologi ini adalah dapat mempersingkat siklus pengadaan dan pembelian. Berkatnya, perusahaan pun dapat meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, dan meningkatkan laba karena mempersingkat limit operation downtime.
Baca Juga: Rekomendasi Software Procurement untuk Berbagai Industri
5. Meningkatkan Manajemen dan Kontrol Inventaris
Mengelola inventaris adalah hal yang penting bagi perusahaan. Hal ini bisa dilakukan lebih optimal ketika perusahaan sudah menggunakan e procurement.
E-procurement dapat mengumpulkan data yang akurat tentang pasokan barang. Informasi ini dapat berguna untuk membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat.
6. Merampingkan Operasional
Bisa dikatakan, manfaat yang satu ini menjadi manfaat paling penting dari penggunaan electronic procurement.
Dengan sistem yang sudah digital dan otomatis, proses manajemen pengadaan dapat menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas. Proses pengadaan pun dapat berjalan lebih konsisten dan mudah untuk diidentifikasi ketika ada masalah.
Komponen e-Procurement
Di dalam sistem procurement elektronik, ada beberapa komponen kunci antara lain:
- E-sourcing
- E-tendering
- E-auctioning
- E-order and payment
- Analytics
Tahapan Penggunaan e-Procurement
Ada lima tahapan dalam penggunaan eprocurement, yaitu sebagai berikut:
1. Identifikasi
Tahap pertama adalah mengidentifikasi apa saja barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dalam proses produksi.
Dengan menggunakan e-procurement, proses ini dapat dilakukan lebih mudah karena sistem telah terintegrasi dengan kumpulan data tentang pengadaan seperti jumlah barang, budget, dan informasi lainnya.
2. Verifikasi
Setelah mengidentifikasi apa saja barang atau jasa yang dibutuhkan, proses berikutnya adalah melakukan verifikasi terkait dengan pengadaan. Misalnya vendor, proses pengadaan dan pengiriman, sampai harga yang ditawarkan.
Bila proses verifikasi ini telah selesai, maka selanjutnya adalah tahap pengesahan dari pengadaan tersebut. Proses pengesahan ini bisa lebih sederhana dengan e-procurement karena dapat dilakukan lebih singkat dengan sistem yang telah terintegrasi.
3. Pemesanan
Dalam proses ini melibatkan banyak koordinasi. Namun, dengan adanya electronic procurement, proses pemesanan dapat dijalankan secara otomatis sehingga menghemat banyak waktu.
4. Pembayaran
Sistem electronic procurement juga dapat membantu perusahaan untuk mempermudah proses pembayaran. Ini karena sistem telah terintegrasi dengan e-invoice yang dapat membuat invoice secara digital dan otomatisasi.
Baca Juga: Mengenal Proforma Invoice, Fungsi, dan Unsur-unsur di Dalamnya
5. Penyimpanan Data
Tahap terakhir adalah penyimpanan data. Eprocurement memungkinkan segala kegiatan pengadaan akan tercatat dan tersimpan dalam sistem. Hal ini akan sangat berguna untuk memudahkan proses audit atau juga dapat diakses di kemudian hari untuk keperluan pemesanan baru.
RedERP Contoh E-Procurement yang Ada di Indonesia
E-procurement menjadi jawaban untuk mengatasi sistem pengadaan di perusahaan yang terkenal rumit. Dengan sistem digital dan otomatis yang disediakan oleh eprocurement, proses pengadaan barang dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Penggunaannya pun akan mengurangi biaya jangka panjang dan memungkinkan perusahaan untuk mengarahkan sumber daya agar lebih produktif.
Tak hanya itu, kehadiran sistem procurement elektronik juga membantu pengelolaan pengadaan lebih mudah karena adanya sistem yang terintegrasi dan sistem yang terpusat.
Saat ini, tidak sulit untuk menemukan electronic procurement di Indonesia. Contoh e-procurement yang ada di Indonesia adalah Procurement Management RedERP yang sudah dilengkapi dengan berbagai fitur-fitur canggih untuk membantu pengadaan di perusahaan.
Di dalam software ini ada fitur Purchase Order yang dapat membantu Anda untuk mengirimkan penawaran kepada pihak supplier. Lalu, dengan software ini Anda juga dapat mengajukan quotation kepada vendor dengan menggunakan fitur Request for Quotation.
Adapun bila Anda ingin menjalankan request pembelian secara otomatis kepada vendor, Anda dapat menggunakan fitur Automatic Procurement.
Tidak sampai situ saja, dengan procurement management RedERP Anda juga dapat membuat laporan dan menganalisis proses pengadaan yang telah berjalan. Sehingga, produktivitas dalam pengadaan dapat lebih ditingkatkan lagi.
Terpenting lagi, eprocurement RedERP sudah berbasis cloud sehingga tidak membutuhkan ruang server yang besar saat Anda menggunakannya. Anda pun akan bisa menghemat lebih banyak.
Segera gunakan software ERP dari RedERP ! Anda dapat mengajukan demo gratis untuk tahu lebih banyak tentang produk ini.
