Perlengkapan kantor adalah salah satu bagian terpenting yang menunjang operasional bisnis sehari-hari. Tanpa kehadirannya, segala tugas akan terhambat dan mengganggu workflow perusahaan.
Tapi, tahukah Anda bahwa perlengkapan kantor itu tidak sama dengan peralatan kantor dan ternyata ada contoh-contoh perlengkapan dan peralatan kantor yang perlu kita kelola dengan baik. Jika Anda selama ini belum menyadarinya, mari simak artikel RedERP berikut ini!
Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Peralatan dan perlengkapan kantor adalah dua hal yang sering diartikan sama, bahkan beberapa orang sering tertukar dengan istilah ini. Padahal, baik peralatan dan perlengkapan kantor adalah dua hal yang memiliki perbedaan.
Peralatan kantor adalah benda-benda yang memiliki masa pakai yang terhitung panjang dan dihitung sebagai aset perusahaan, contohnya adalah komputer, laptop, serta furniture kantor seperti meja, kursi, lemari, dan rak.
Sedangkan, perlengkapan kantor atau sering disebut juga dengan office stationery adalah barang-barang habis pakai yang tujuannya adalah untuk melengkapi keperluan harian perusahaan, seperti kertas, pulpen, map, amplop atau juga disebut dengan ATK (Alat Tulis Kantor).
Biasanya perlengkapan kantor akan menjadi bagian dari daftar inventaris.
Perlengkapan kantor lebih berkaitan dengan mendukung aktivitas sehari-hari dan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, rapi, dan tertata dengan baik.
Peralatan kantor memiliki fungsi khusus dalam memudahkan proses kerja atau membantu menyelesaikan tugas tertentu. Misalnya, printer digunakan untuk mencetak dokumen, scanner digunakan untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital, dan sebagainya.
Tujuan Pengadaan Perlengkapan dan Peralatan Kantor
Tujuan pengadaan peralatan kantor adalah untuk menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam lingkungan kantor agar aktivitas operasional dan administratif berjalan dengan efisien dan efektif. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari pengadaan peralatan kantor:
1. Meningkatkan Produktivitas
Perangkat dan peralatan kantor yang tepat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dengan memudahkan dan mendukung pelaksanaan tugas-tugas mereka.
2. Mempermudah Tugas Administratif
Peralatan kantor yang lengkap akan memudahkan karyawan dalam mengerjakan berbagai tugas-tugas administratif. Contohnya seperti printer, scanner, mesin fotokopi, akan membantu karyawan mencetak, menyalin, dan mengarsipkan dokumen dengan lebih cepat dan mudah.
3. Menyediakan Akses ke Informasi
Perangkat teknologi seperti komputer dan perangkat lunak kantor membantu dalam mengakses informasi, dokumen, dan sumber daya lainnya yang diperlukan dalam pekerjaan sehari-hari.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Pengadaan peralatan kantor yang sesuai dapat membantu mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.
5. Fasilitasi Komunikasi
Peralatan komunikasi seperti telepon membantu memfasilitasi komunikasi internal dan eksternal di antara karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.
6. Meningkatkan Kualitas Layanan
Adanya peralatan serta perlengkapan yang memadai juga akan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh karyawan, baik kepada customer internal maupun eksternal.
Contoh Peralatan Perlengkapan Kantor dan Fungsinya
Berikut adalah 15 contoh perlengkapan dan peralatan kantor beserta fungsinya:
1. Komputer: Contoh peralatan kantor ini digunakan untuk mengakses informasi, mengolah data, dan menjalankan program atau perangkat lunak yang mendukung berbagai tugas pekerjaan.
2. Printer: Digunakan untuk mencetak dokumen, laporan, atau materi lain yang diperlukan dalam format fisik.
3. Scanner: Berfungsi untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital, memudahkan penyimpanan, dan berbagi informasi dalam bentuk digital.
4. Mesin Fotokopi: Digunakan untuk menyalin dokumen atau gambar dengan cepat dan mudah.
5. Telepon: Fungsinya untuk berkomunikasi dengan karyawan atau pihak eksternal secara suara.
6. Faksimili (Fax): Digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen dalam bentuk gambar atau teks melalui jalur telepon.
7. Proyektor: Digunakan untuk memproyeksikan gambar, grafik, atau presentasi di layar besar untuk pertemuan atau presentasi.
8. Meja dan Kursi: Fungsinya sebagai perabotan utama dalam lingkungan kantor, memberikan tempat kerja bagi karyawan.
9. Lemari dan Rak: Digunakan untuk menyimpan dokumen, arsip, atau barang-barang lainnya dengan rapi dan teratur.
10. Alat Tulis: Contoh perlengkapan kantor ini adalah pensil, pena, penghapus, dan lain-lain, digunakan untuk menulis dan mencatat informasi.
11. Papan Putih dan Spidol: Digunakan untuk presentasi, diskusi, dan brainstorming dalam rapat atau pertemuan.
12. Penghancur Kertas: Berfungsi untuk menghancurkan dokumen atau informasi yang sensitif agar tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
13. Jam Dinding: Digunakan untuk mengatur waktu dan menjaga jadwal pertemuan atau kegiatan lainnya
14. Stabilo dan Highlighter: Contoh perlengkapan kantor ini digunakan untuk menyorot atau memberi tanda pada bagian penting dalam teks atau dokumen.
15. Kalkulator: Berfungsi untuk melakukan perhitungan matematika dan analisis angka dalam pekerjaan keuangan dan administratif.
Peralatan dan perlengkapan kantor di atas adalah beberapa contoh dasar yang sangat berguna dalam mendukung berbagai tugas dan aktivitas di lingkungan kantor.
Dengan menggunakan peralatan yang tepat, karyawan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam pekerjaan sehari-hari.
Kelola Perlengkapan Kantor Mudah dengan Software Manajemen Aset RedERP
Perlengkapan dan peralatan kantor adalah dua hal yang menunjang produktivitas perusahaan dalam menjalankan bisnis. Maka dari itu, mengelola dan merawatnya menjadi bagian penting.
Perusahaan harus memiliki data yang detail mengenai keadaan, kelayakan, serta perawatan dari seluruh peralatan kantor yang menjadi aset perusahaan.
Beruntungnya, untuk memudahkan tugas ini sekarang sudah ada Software Asset Management RedERP, yang berbasis cloud dan sistem terintegrasi.
Software Asset Management RedERP dilengkapi dengan berbagai fitur yang menunjang perusahaan untuk melakukan pengelolaan dan manajemen aset lebih mudah.
Mulai dari mencatat dan mendata aset yang dimiliki dengan detail dengan fitur Asset Operation. Menjadwalkan perawatan di fitur Aset Maintenance, sampai dengan melakukan pendataan mana saja aset yang sudah perlu diganti dengan fitur Depreciation.
Software Asset Management RedERP juga memungkinkan Anda untuk melihat report dan analisis keadaan aset secara real-time. Ini akan mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan relevan saat Anda melakukan perencanaan pengadaan aset.
Dengan begini, perusahaan akan semakin mudah untuk melakukan pengelolaan segala jenis peralatan yang ada. Ketika pengelolaan aset berjalan dengan baik, biaya pembelian dan perawatan aset dapat ditekan, hasilnya perusahaan bisa mencapai efisiensi tinggi.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang untuk mengetahui apa saja keunggulan Software Asset Management RedERP!
