Di era digital yang terus berkembang, organisasi bisnis terus mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka.
Salah satu konsep yang menjadi perhatian adalah “Procure to Pay” atau P2P. P2P adalah proses bisnis yang mencakup seluruh siklus pembelian, mulai dari permintaan pengadaan hingga pembayaran vendor.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi P2P lebih dalam dan mengungkap manfaatnya yang signifikan bagi perusahaan. Untuk itu, simak artikelnya hingga selesai!
Apa Itu Procure to Pay?
Procure–to–pay adalah proses mengintegrasikan sistem pembelian dan akun pembayaran untuk menciptakan efisiensi yang lebih besar.
Procure–to-pay terjadi dalam proses manajemen pengadaan yang lebih luas dan melibatkan empat tahap kunci:
- Memilih barang dan jasa
- Menegakkan kepatuhan dan pemesanan
- Menerima dan rekonsiliasi
- Penagihan dan pembayaran
Cara Kerja Procure to Pay
Procure to Pay adalah proses bisnis yang mencakup semua tahapan mulai dari manajemen persediaan hingga pembayaran hutang akun.
P2P merupakan siklus lengkap yang dimulai dari identifikasi kebutuhan persediaan, pemilihan pemasok, pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang atau jasa, hingga rekonsiliasi faktur dan pembayaran.
Dalam konteks bisnis, P2P merupakan salah satu sistem yang penting untuk mengelola pengadaan barang dan jasa dengan efisien.
Berikut adalah langkah-langkah dalam proses procurement to pay:
1. Manajemen Persediaan
Langkah pertama dalam P2P adalah mengelola persediaan. Perusahaan harus memantau stok barang yang tersedia dan mengidentifikasi kebutuhan persediaan yang perlu dipenuhi.
Hal ini melibatkan pemantauan tingkat persediaan, perkiraan permintaan, dan perencanaan kebutuhan persediaan di masa mendatang.
2. Pemilihan Pemasok
Setelah kebutuhan persediaan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih pemasok yang tepat.
Proses ini melibatkan evaluasi pemasok potensial berdasarkan kriteria seperti kualitas produk/jasa, harga, ketepatan waktu pengiriman, dan reputasi pemasok.
3. Permintaan Pembelian/ Permintaan Ulang
Setelah supplier dipilih, permintaan pembelian dibuat. Permintaan pembelian berisi rincian tentang barang atau jasa yang diperlukan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan instruksi tambahan.
4. Pesanan Pembelian
Setelah permintaan pembelian disetujui, pesanan pembelian dibuat dan dikirim ke pemasok.
Pesanan pembelian berisi informasi seperti rincian barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
5. Penerimaan
Setelah pesanan pembelian dikirim, penerimaan barang atau jasa dilakukan. Tahap ini melibatkan pemeriksaan dan verifikasi barang atau jasa yang diterima dengan pesanan pembelian.
Jika barang atau jasa sesuai dengan pesanan, mereka diterima dan catatan penerimaan dibuat.
6. Rekonsiliasi Faktur
Setelah penerimaan barang atau jasa, faktur dari pemasok diterima. Faktur tersebut diperiksa dan direkonsiliasi dengan pesanan pembelian dan catatan penerimaan.
Jika semua informasi sesuai, faktur akan diverifikasi dan persetujuan pembayaran diberikan.
7. Hutang Akun
Langkah terakhir dalam P2P adalah pembayaran hutang akun kepada pemasok. Setelah faktur diverifikasi dan disetujui, pembayaran dilakukan sesuai dengan syarat dan kondisi yang disepakati dengan pemasok.
Dengan melalui semua langkah-langkah ini, proses Procure to Pay memungkinkan perusahaan untuk mengelola pengadaan barang dan jasa secara efisien, memastikan ketersediaan persediaan yang memadai, mengoptimalkan kerja sama dengan pemasok, dan memastikan pembayaran hutang akun tepat waktu.
Manfaat Sistem Procure to Pay
Sistem procure to pay adalah sebuah sistem yang mencakup proses pengadaan barang atau jasa, mulai dari permintaan pengadaan hingga pembayaran kepada supplier.
Sistem ini memiliki manfaat yang penting dalam meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari sistem procure to pay:
1. Proses Pengadaan yang Efisien
Dengan adanya sistem P2P, proses pengadaan menjadi lebih terstruktur dan terotomatisasi.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan melacak pesanan, persetujuan, dan pengiriman barang dengan lebih efisien.
2. Meningkatkan Kualitas Hubungan dengan Supplier
Melalui sistem P2P, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih kuat dengan supplier.
Sistem ini memungkinkan adanya komunikasi yang lebih baik antara perusahaan dan supplier dalam hal pengadaan barang atau jasa.
3. Meningkatkan Kemampuan Negosiasi
Sistem P2P dapat memberikan informasi yang lengkap dan akurat mengenai riwayat pembelian, harga, dan kondisi kontrak dengan supplier.
Dengan data ini, perusahaan dapat melakukan analisis yang lebih baik untuk memperoleh keuntungan maksimal dalam negosiasi dengan supplier.
4. Meningkatkan Pengambilan Keputusan
Sistem P2P menyediakan data yang terorganisir dan mudah diakses tentang pengadaan barang atau jasa.
Hal ini memungkinkan manajemen perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat berdasarkan informasi yang akurat.
5. Mengurangi Biaya Proses Invoice
Dalam sistem P2P, proses pembayaran kepada supplier diotomatisasi. Hal ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat proses pembayaran.
Dengan adanya otomatisasi ini, perusahaan dapat menghindari biaya tambahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia, seperti kelebihan bayar atau keterlambatan pembayaran.
Dengan mengimplementasikan sistem P2P, perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional dan mengoptimalkan pengelolaan sumber daya.
Baca Juga: Procurement Process: Pengertian, Komponen, hingga Langkah Tepatnya
Proses Procure to Pay Lebih Mudah dengan E Procurement RedERP
Procure to pay menjadi sebuah proses yang tidak dapat dipisahkan dalam proses pengadaan barang di suatu bisnis atau perusahaan.
Namun tidak dapat dipungkiri, pengelolaan secara manual sering kali memunculkan berbagai kendala. Misalnya pemrosesan faktur yang memakan waktu, kurangnya sistem pengelolaan vendor, dan hal lainnya.
Untuk mengatasi masalah tersebut, sebuah sistem seperti e procurement adalah solusi tepat yang dapat diterapkan. Semua proses pengadaan akan terkontrol dengan baik dan sistematis.
E Procurement RedERP salah satunya. Sistem ini dirancang untuk memudahkan proses procure to pay.
Salah satu fitur utama yang ada dalam E Procurement RedERP adalah Purchase Order yang memungkinkan perusahaan untuk mengajukan PO dan mendapatkan quotation dari vendor-vendor yang terdaftar.
Dalam E Procurement RedERP, perusahaan dapat dengan mudah membuat PO dengan mengisi informasi yang diperlukan, seperti detail produk atau layanan yang dibutuhkan, jumlah yang dipesan, dan kriteria lainnya.
Setelah mengajukan PO, platform ini akan mengirimkannya kepada vendor-vendor yang relevan dan terdaftar dalam sistem.
Selain fitur PO, E Procurement RedERP juga menawarkan fitur Automatic Procurement, yang memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi pengajuan pengadaan berdasarkan aturan dan parameter yang telah ditentukan sebelumnya.
Sebagai contoh, jika sebuah item atau layanan mencapai batas stok minimum, sistem akan secara otomatis menghasilkan pengajuan pengadaan untuk membeli item tersebut.
Dengan adanya fitur-fitur tersebut, proses procure to pay dalam E Procurement RedERP menjadi lebih mudah dan efisien.
Pengguna dapat mengajukan PO dengan cepat dan memperoleh penawaran harga secara efisien, sementara fitur Automatic Procurement dapat membantu mengurangi upaya manual dan meningkatkan efektivitas proses pengadaan.
Sangat menarik bukan? Ajukan trial gratisnya sekarang!
