Sama-sama memiliki andil besar dalam pengadaan di dalam bisnis, namun sourcing and procurement adalah dua hal yang berbeda.
Keduanya memiliki peran yang saling melengkapi dan akan membantu perusahaan untuk mampu memilih supplier dengan baik dalam rangka menjaga rantai pasok dan bahan baku untuk produksi.
Penjelasan selengkapnya bisa Anda simak dalam artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu Sourcing?
Sourcing proses memeriksa, memilih, dan mengelola supplier yang dapat memberikan pasokan yang dibutuhkan bisnis untuk menjalankan operasional sehari-hari.
Sourcing bertanggung jawab dalam melakukan analisis, membuat dan menjalankan strategi, menentukan metrik kualitas dan kuantitas, dan memilih supplier yang memenuhi kebutuhan produksi.
Dengan demikian, sourcing menjaga supply chain organisasi dan menjamin bahwa perusahaan selalu memiliki akses ke alat yang dibutuhkan untuk mencapai tujuannya.
Sesuai dengan namanya, sourcing berkaitan dengan menciptakan sumber-sumber yang dapat mengalirkan pasokan yang dibutuhkan organisasi.
Apa Itu Procurement?
Sementara procurement adalah sebuah proses mengumpulkan atau memperoleh bahan yang dibutuhkan dalam produk dan layanan melalui pemasok.
Dalam procurement akan melakukan pemesanan kepada supplier, menerima barang, dan membayar sesuai dengan barang yang dibelinya.
Procurement juga dapat diartikan sebagai proses end-to-end dengan fungsi seperti perencanaan, negosiasi harga, proposal pembelian, pesanan pembelian, dan manajemen persediaan.
Tanpa strategi procurement yang kuat, operasi kemungkinan besar akan terhenti. Lalu mengapa? Karena perusahaan tidak memiliki bahan baku yang masuk, kemungkinan besar proses produksi akan terhenti sampai bahan alternatif tersedia.
Kemungkinan besar pelanggan akan menunggu lama dan mencari alternatif produk lain.
Perbedaan Sourcing and Procurement
Meskipun sering dianggap mirip, sourcing and procurement memiliki perbedaan yang cukup mencolok, di antaranya:
1. Proses
Sourcing menangani semua mulai dari menemukan, memeriksa, mengontrak hingga memelihara vendor yang mampu memenuhi kebutuhan sebuah perusahaan.
Sedangkan procurement hanya melibatkan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.
2. Fokus
Sourcing berfokus pada siapa yang membuat persediaan sedangkan procurement berfokus pada apa persediaan yang dibutuhkan.
3. Membangun dan Mengelola
Sourcing berkaitan dengan membangun dan mengelola pasokan, sementara procurement hanya memanfaatkan rantai pasokan untuk memastikan aliran data stabil.
4. Tujuan
Sourcing mengelola dan membangun jalan alternatif untuk bertahan. Lain hal, procurement hanya menjalankan rantai pasokan yang sudah disiapkan.
5. Alat yang Digunakan
Sourcing memanfaatkan beberapa alat untuk menentukan apakah akan lanjut atau tidak.
Sementara procurement hanya menggunakan data yang dihasilkan oleh tim pengadaan untuk menentukan akan melanjutkan atau mengakhiri hubungannya dengan pemasok.
Bagaimana Software Procurement Membantu Fungsi Procurement and Sourcing?
Kita tidak bisa mengabaikan bawah procurement sourcing haruslah bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Misalnya, meskipun bagian procurement bertugas menegosiasikan kontrak dengan supplier, termasuk harga dan jumlah pesanan minimum, bagian pengadaan pada akhirnya akan menggunakan data dan informasi dari sourcing untuk mengetahui berapa jumlah yang perlu dianggarkan untuk setiap persediaan yang diperlukan.
Lalu, bagaimana departemen pengadaan bisa melakukan tugasnya dengan baik jika tidak memiliki informasi yang real-time tentang hal ini?
Di sisi lain, bagaimana sourcing akan mengetahui pemasok dan kontrak mana yang harus mereka perbarui jika tidak ada catatan kinerja pemasok atau metrik risiko pemasok? Tidak mungkin organisasi Anda dapat melakukan pekerjaannya dengan baik jika tidak ada kesepakatan antara bagian sourcing dan procurement.
Sederhananya, sourcing tidak akan dapat berjalan tanpa procurement, dan procurement tidak akan dapat berjalan tanpa data dari sourcing.
Software procurement yang komprehensif akan membantu Anda dalam proses procurement sourcing. Procurement software akan menggabungkan sistem procurement dan sourcing dalam satu sistem yang menawarkan:
- Satu sumber data tunggal untuk procurement and sourcing.
- Sistem dan proses digital yang dapat meminimalisir kesalahan manusia.
- Cara mudah untuk melakukan peninjauan vendor, baik itu dari procurement atau juga sourcing.
Gunakan Software Procurement untuk Optimalkan Procurement Sourcing
Procurement sourcing menjadi hal terpenting yang akan menentukan proses produksi sebuh produk. Tanpa pengadaan yang baik, maka perusahaan bisa gagal memenuhi ekspektasi pasar dan yang terjadi hanyalah pemborosan saja.
Maka dari itu, penggunaan software procurement untuk membuat proses pengadaan lebih efektif dan efisien menjadi hal penting saat ini.
Seperti Software Procurement RedERP, didukung dengan berbagai fitur dan fungsi yang dapat membantu perusahaan dalam merampingkan fungsi AP, menganalisis alur kerja agar sesuai dengan rencana, melacak pesanan pembelian serta dapat mengotomatiskan manajemen kontak.
Dilengkapi dengan fitur Purchase Order, yang dapat membantu Anda dalam melakukan pemesanan pasokan sesuai kebutuhan, lalu mengirimkannya kepada supplier.
Dari PO tersebut, Anda juga bisa langsung mengajukan RFQ secara otomatis. Agar pemesanan pasokan Anda lebih sederhana, Anda bisa menggunakan fitur Automatic Procurement. Fitur ini dapat membantu Anda melakukan pemesanan pasokan secara otomatis.
Sistem ini bisa memberi tahu Anda apakah Anda ingin memesan persediaan dengan jumlah yang sama, atau juga menguranginya.
Software Procurement RedERP juga membantu Anda melakukan manajemen faktur seluruh supplier.
Untuk memastikan kinerja supplier, Anda dapat mengakses laporan yang disediakan Software Procurement RedERP.
Ajukan demo gratisnya sekarang untuk tahu lebih banyak fitur yang ditawarkan.
