Procurement costs atau bisa disebut biaya pengadaan merupakan biaya yang timbul dari proses pengadaan barang atau jasa suatu perusahaan.
Biaya ini dapat mempengaruhi profitabilitas perusahaan jika tidak dikelola dengan baik.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengetahui apa itu procurement cost, jenis-jenisnya, dan cara efektif untuk menguranginya.
Berikut RedERP akan mengulas mengenai procurement costs dan memberikan solusi yang dapat membantu perusahaan dalam efisiensi procurement cost.
Apa Itu Procurement Cost?
Pengadaan merupakan suatu proses yang melibatkan analisis kebutuhan dan peluang serta pemilihan solusi terbaik untuk memperoleh barang atau jasa.
Biaya yang timbul dari proses pengadaan disebut dengan procurement costs. Biaya ini dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, seperti jenis barang atau jasa yang dibeli, pemasok lokasi, dan metode pengadaan.
Tujuan utama dari pengadaan adalah untuk mendapatkan solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Meskipun biaya pengadaan bisa signifikan, perusahaan dapat meminimalkannya dengan menggunakan praktik pengadaan yang efektif.
Dengan memahami arti penting biaya pengadaan, perusahaan dapat mengelola sumber daya mereka secara lebih efisien dan mengambil keputusan yang tepat saat memilih produk dan layanan.
Baca Juga: Cara Mengembangkan Procurement Strategy yang Efektif
Mengapa Procurement Cost Penting
Pengadaan barang dan jasa bisa menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan keuntungan suatu bisnis.
Biaya pengadaan, yang mencakup biaya seperti pengadaan, transportasi, tenaga kerja langsung, dan bahan, dapat memengaruhi jumlah uang yang dikeluarkan perusahaan, kecepatan pengiriman produk, dan produktivitas karyawan.
Ada berbagai metode untuk menghitung biaya pengadaan, seperti analisis biaya satuan dan penetapan biaya siklus hidup.
Dalam memilih metode, perlu dipertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas dan waktu pengiriman.
Biaya pengadaan juga mempengaruhi moral dan produktivitas karyawan.
Jika perusahaan terus menerus melakukan pengadaan dengan biaya yang tinggi, karyawan mungkin akan merasa kecewa dan kehilangan motivasi untuk bekerja.
Selain itu, jika biaya pengadaan terlalu rendah dan perusahaan memilih pemasok dengan kualitas yang buruk, maka barang atau jasa yang diterima mungkin tidak sesuai dengan standar yang diinginkan.
Oleh karena itu, perusahaan harus memperhitungkan biaya pengadaan dengan hati-hati dan mempertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas produk atau jasa, waktu pengiriman, dan pelayanan pemasok.
Jenis Procurement Cost
Secara keseluruhan terdapat lima komponen biaya yang terkait dengan pengadaan yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Berikut lima jenis dari procurement costs:
1. Biaya Dasar
Jenis biaya procurement yang pertama adalah biaya dasar. Biaya dasar merupakan biaya utama untuk setiap barang yang dibeli.
Biaya ini biasanya cukup menantang untuk dikelola, sebab sulit dikurangi, terutama dalam transaksi besar.
Oleh karena itu, perusahaan dapat mencari pesaing pemasok barang dengan produk yang sama dan menawarkan harga terbaik.
Bahkan, perusahaan juga bisa melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga yang tepat.
2. Biaya Transportasi
Biaya transportasi merupakan biaya langsung untuk memperoleh stok barang. Jenis biaya ini merupakan ongkos kirim yang dikeluarkan untuk mengirim hasil pembelian ke perusahaan.
3. Biaya Penutupan
Biaya ini merupakan komponen berikutnya yang dapat terkait dengan pembelian dan inventaris penjualan.
Jika perusahaan mengalihdayakan proses pembelian dan penjualan, maka perusahaan akan mengeluarkan biaya seperti broker, biaya konsultan, dan komisi.
4. Pajak dan Bea
Untuk inventaris yang diperoleh dari luar negeri, terdapat biaya terkait seperti pajak dan bea.
Biaya seperti tarif, pajak tetap (seperti PPN atau GST), dan sebagainya perlu dibayarkan.
Dalam mengelola pajak impor ini, perusahaan biasanya akan menggunakan jasa broker. Tentu saja, perusahaan perlu mengeluarkan biaya penutupan dalam penggunaan jasanya.
5. Biaya Negosiasi
Jenis biaya procurement selanjutnya adalah biaya negosiasi, yaitu biaya yang dikeluarkan ketika membuat kesepakatan dengan vendor.
Biaya ini contohnya biaya untuk meneliti calon vendor atau biaya kunjungan ke vendor.
Baca Juga: Activity Based Costing: Pengertian, Komponen, Manfaat
Cara Menekan Procurement Cost
Sebagai perusahaan yang berorientasi pada profit, tentu saja mengurangi biaya pengadaan merupakan salah satu tujuan.
Oleh karena itu, berikut adalah beberapa cara untuk menekan procurement costs:
1. Kurangi atau Hindari Pengeluaran Tambahan
Pengeluaran tambahan mengacu pada pengeluaran yang tidak terkendali dan tidak disetujui secara resmi oleh manajemen selama proses pengadaan.
Untuk mengurangi jenis pengeluaran ini, perusahaan dapat memeriksa catatan pembelian untuk mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab atas pengeluaran tersebut, kapan terjadinya pengeluaran, dan apa yang dibeli.
Pelatihan yang tepat untuk karyawan tentang proses pembelian dan membatasi akses ke kartu pembelian juga dapat mencegah pengeluaran tambahan di masa depan.
2. Manfaatkan Teknologi
Jika perusahaan masih menggunakan spreadsheet untuk data dan proses pembelian, saatnya untuk melakukan upgrade.
Perusahaan bisa melakukan upgrade dengan memanfaatkan teknologi software pengadaan.
Software ini menghubungkan sistem pembelian dengan manajemen inventaris dan sistem akuntansi, sehingga dapat memastikan akurasi yang lebih tinggi dalam pelaporan pengeluaran.
Selain itu, software pengadaan juga bisa melakukan otomatisasi pengadaan.
Otomatisasi dapat menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang dengan pembelian yang lebih efisien serta dapat melakukan analisis pengeluaran secara teratur.
Baca Juga: Pentingnya Penerapan Integrated Procurement System bagi Operasional Bisnis
3. Jaga Hubungan dengan Pemasok
Proses pengadaan seharusnya tidak hanya bergantung pada satu pemasok utama. Lebih baik jika perusahaan memiliki beberapa pemasok untuk barang yang sama.
Dalam menjalani hubungan dengan pemasok, perusahaan perlu membuat perjanjian yang kuat dan memberikan otonomi bagi perusahaan untuk mengawasi jalannya pengadaan.
Selain itu, diperlukan juga komunikasi rutin dengan pemasok untuk menghindari masalah dan menegosiasikan kontrak agar bisa mengurangi tingkat kenaikan biaya.
4. Tinjau Tingkat Inventaris
Jika jumlah stok yang tidak terjual di gudang cukup banyak, hal itu mengindikasikan bahwa perusahaan membeli terlalu banyak persediaan atau overstock dari pemasok.
Untuk menghindari hal tersebut, tinjau pola pengadaan dengan hanya memesan jumlah produk yang diperlukan untuk memenuhi permintaan konsumen dan kebutuhan perusahaan.
Dengan menjaga tingkat inventaris tetap rendah, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan produk dan mencegah kerusakan atau kedaluwarsa.
Software Procurement RedERP Bantu Efisiensi Biaya Pengadaan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, biaya pengadaan tidak hanya terbatas pada biaya pembelian barang atau jasa, tetapi juga meliputi biaya transportasi, penutupan, pajak dan bea, serta biaya negosiasi.
Software Procurement RedERP dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan pengeluaran pengadaan perusahaan dengan cara yang lebih efisien.
Software Procurement RedERP menawarkan fitur-fitur seperti proses pembelian otomatis, analisis pembelanjaan, dan manajemen inventaris yang dapat membantu bisnis mengurangi biaya pengadaan, menghindari pengeluaran nakal, dan mengelola pemasok mereka dengan lebih baik.
Dengan menggunakan Software Procurement RedERP, perusahaan juga dapat melacak kinerja pemasok dan menegosiasikan kontrak yang lebih baik dengan layanan bernilai tambah.
Tak lupa, Software Procurement RedERP juga bisa membuat perusahaan meningkatkan efisiensi pengadaan dan mengurangi procurement costs.
Mengingat manfaatnya yang sangat penting untuk menjaga procurement costs agar tidak berlebih, segera gunakan Software Procurement RedERP sekarang juga!
