Procurement Process: Pengertian, Alur, hingga Prosesnya

Procurement process atau proses pengadaan adalah serangkaian langkah yang diambil oleh suatu organisasi untuk membeli atau mengadaakan barang, jasa, atau pekerjaan yang diperlukan guna mendukung operasi dan kegiatan bisnisnya.

Proses ini melibatkan sejumlah tahapan yang dirancang untuk memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efisien, transparan, dan sesuai dengan standar hukum serta etika.

Proses pengadaan akan membantu perusahaan mendapatkan barang atau jasa seefektif dan seefisien mungkin untuk menunjang keberlangsungan bisnis.

Untuk lebih lengkapnya, Anda bisa membaca artikel RedERP berikut ini!

Apa Itu Procurement Process?

Procurement process adalah serangkaian proses yang dilakukan untuk mendapatkan produk atau jasa mulai dari purchase order sampai dengan persetujuan invoice.

Selain itu, procurement process juga memiliki arti sebagai implementasi langkah-langkah spesifik untuk mendapatkan barang atau jasa yang berguna untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang didapatkan  dari pihak eksternal.

Sering kali, proses ini melalui proses tender atau penawaran yang kompetitif.

Proses pengadaan ini penting karena akan berdampak langsung pada seberapa banyak bisnis dapat berhemat.

Tujuan dari proses ini sendiri adalah agar bisnis dapat mencapai efisiensi dan nilai maksimum saat membeli barang atau jasa untuk kepentingan bisnis.

Baca Juga: Procurement Management: Pengertian, Manfaat, Elemen di Dalamnya

Alur Procurement Process

Procurement process flow setiap perusahaan dapat berbeda-beda. Namun, ada secara umum, proses ini terlaksana dengan alur berikut ini:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan

Pertama, perusahaan akan mengidentifikasi barang atau layanan apa yang mereka butuhkan untuk mencapai tujuan bisnis.

Salah satu cara yang bisa dilakukan dalam proses ini adalah dengan membuat draft rencana yang berisikan informasi biaya, profitabilitas, nilai, dan waktu.

2. Pemilihan Vendor

Selanjutnya, departemen procurement perlu melakukan pemilihan vendor dan  meminta quotation untuk barang. Di dalam proses pemilihan vendor ini, Anda perlu mempertimbangkan reputasi, harga, kecepatan layanan, dan reliabilitas.

3. Kirim Permintaan Pembelian

Setelah Anda menentukan vendor, berikutnya Anda perlu persetujuan tertulis atas pengajuan pembelian yang Anda lakukan kepada departemen keuangan. Berikanlah rincian sebagai berikut:

1. Pihak yang mengajukan barang atau jasa
2. Kuantitas dan deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan
3. Informasi vendor
4. Harga

4. Membuat Purchase Order

Bila permintaan pembelian disetujui, maka selanjutkan Anda perlu menerbitkan purchase order kepada vendor. Purchase order ini menandakan kepada vendor bahwa proses pembelian   berhasil dan vendor bisa melanjutkan proses pesanan.

5. Invoice dan List Pesanan

Vendor kemudian akan mengirimkan invoice kepada Anda. Invoice ini berisikan permintaan pembayaran dengan rincian pembayaran yang harus Anda bayar.

Invoice juga akan memberikan tenggat waktu pembayaran dan Anda harus membayar sebelum jatuh tempo.

Vendor juga akan mengirimkan list pesanan yang berisikan rincian tentang barang atau layanan yang dibutuhkan. Ini menjadi kesempatan terakhir perusahaan untuk mengubah permintaan, jadi periksa kembali invoice dan order Anda.

6. Pembayaran

Setelah Anda menerima barang atau jasa, Anda perlu melakukan pembayaran vendor.  Bagian keuangan umumnya akan melaksanakan tugas ini, mereka akan membayarkannya langsung kepada vendor dengan metode yang telah disepakati.

7. Record untuk Audit

Tahap terakhir adalah pembukuan transaksi untuk keperluan audit di masa mendatang. Dokumen transaksi yang lengkap sangat wajib oleh auditor.

Maka dari itu, Anda perlu menyimpan seluruh dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan mulai dari permintaan pembelian hingga invoice di dalam satu tempat terpusat.

Komponen dalam Procurement Process

Di dalam procurement process, terdapat tiga komponen yaitu people, process, dan paperwork atau record. Berikut ini penjelasan ketiga komponen tersebut.

1. People

Ini adalah orang-orang yang bertanggung jawab dalam siklus pengadaan. Mereka bertanggung jawab untuk memulai dan menyetujui setiap tahapan proses pengadaan. Jumlah dari people ini akan berbanding lurus dengan risiko dan nilai pengadaan.

Biasanya, untuk perusahaan kecil, jumlah orang yang terlibat akan sedikit. Berbeda dengan perusahaan yang besar, di mana setiap tahap proses pengadaan memiliki tim pengelolanya tersendiri.

2. Process

Proses pengadaan haruslah dirancang dan diatur dengan baik agar dapat berfungsi secara efisien.

Ketika departemen pengadaan tidak terorganisir, hal ini bisa menyebabkan seluruh proses pengadaan menjadi tidak efisien dan tidak konsisten. Akibatnya, terjadi penundaan dan masalah dengan pengadaan.

3. Paperwork atau Record

Hal ini mengacu pada dokumen yang dibutuhkan dalam setiap tahapan procurement process flow, yang semuanya harus dikumpulkan dan disimpan untuk keperluan referensi dan audit.

Jenis Procurement Process

Setidaknya terdapat empat jenis procurement process. Berikut ini penjelasannya:

• Direct procurement: Pengadaan dilakukan untuk tujuan produksi, yaitu membuat barang baru. Ini biasanya pengadaan bahan baku dan peralatan yang digunakan dalam produksi.
• Indirect procurement: Barang dan jasa yang dibeli untuk penggunaan internal, salah satu contohnya adalah perlengkapan kantor.
• Service procurement: Pembelian jasa oleh perusahaan. Contohnya adalah biaya menyewa konsultan, kontraktor, atau berlangganan software procurement untuk bisnis. Pembelian ini bertujuan untuk meningkatkan laba melalui peningkatan efisiensi dan produktivitas.
• Goods procurement: Pengadaan barang fisik yang digunakan untuk produksi, operasi, atau dijual kembali. Pengadaan ini dapat berdampak langsung pada profitabilitas perusahaan.

Baca Juga: Perbedaan Direct dan Indirect Procurement yang Wajib Dipahami

Procurement Process Planning

Procurement planning yang baik merujuk pada proses merencanakan dan mengatur semua aspek yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa dalam sebuah organisasi.

Tujuan dari procurement planning adalah untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi terpenuhi dengan cara yang efisien, efektif, transparan, dan sesuai dengan standar etika serta hukum yang berlaku.

Berikut adalah beberapa langkah dan prinsip yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan procurement yang baik:

1. Identifikasi dengan jelas kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh organisasi. Ini melibatkan komunikasi yang baik antara berbagai departemen untuk memahami kebutuhan sebenarnya.
2. Tetapkan anggaran yang realistis dan sesuai dengan kemampuan keuangan organisasi. Hal ini akan membantu dalam membatasi opsi dan memastikan bahwa procurement berjalan sesuai rencana finansial.
3. Pilih strategi procurement yang paling sesuai berdasarkan karakteristik barang atau jasa yang akan diperoleh. Beberapa strategi procurement meliputi tender terbuka, tender terbatas, negosiasi, dan lain-lain.
4. Persiapkan dokumen-dokumen seperti Rencana Pengadaan Barang/Jasa (RKS), Spesifikasi Teknis, dan Kriteria Evaluasi. Dokumen ini akan menjadi pedoman bagi calon pemasok dalam menyusun penawaran.
5.  Lakukan proses seleksi pemasok yang adil dan transparan. Pastikan bahwa pemasok memiliki kredibilitas, pengalaman, dan kapasitas untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
6. Terima dan evaluasi penawaran dari pemasok. Penawaran harus dievaluasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya dalam dokumen procurement.
7. Setelah pemasok terpilih, lakukan negosiasi kontrak yang mengatur semua aspek termasuk harga, jadwal pengiriman, kualitas, dan klausul lain yang relevan.
8.  Setelah kontrak ditandatangani, lakukan pemantauan untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi kewajibannya sesuai kontrak. Jika terjadi perubahan atau masalah, rencanakan tindakan perbaikan yang diperlukan.
9.  Setelah selesai, lakukan evaluasi terhadap seluruh proses procurement. Identifikasi apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu diperbaiki untuk procurement berikutnya.

Procurement planning yang baik akan membantu organisasi menghindari risiko, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan memastikan bahwa kebutuhan operasional terpenuhi dengan baik.

Optimasi Procurement Process dengan Software Procurement RedERP

Procurement process menentukan bagaimana pengadaan yang dilakukan perusahaan dapat lebih efisien sehingga perusahaan dapat memaksimalkan laba tanpa melupakan kualitas.

Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk mengoptimasi proses pengadaan adalah dengan menggunakan e-procurement dan meninggalkan cara manual.

E-procurement seperti RedERP akan mendigitalisasi seluruh proses pengadaan yang dilakukan perusahaan sehingga prosesnya lebih sederhana, mudah, dan cepat.  Selain itu, Anda pun bisa mengontrol dan mengawasi seluruh prosesnya secara real time.

Software Procurement RedERP sendiri dilengkapi dengan berbagai fitur unggul seperti Purchase Order di mana nantinya pesanan yang sudah disetujui bisa langsung Anda kirimkan kepada supplier. 

Ada juga fitur Automatic Procurement untuk menjalankan request pembelian secara otomatis saat stok barang sudah habis, jadi Anda tidak lagi perlu melakukannya secara manual.

Tidak sampai di situ saja, demi mendukung tercapainya tujuan proses procurement yang maksimal, E-Procurement RedERP juga dilengkapi dengan fitur Report and Analysis. Dari laporan dan analisis ini, Anda bisa menilai sudah efektif dan efisienkah proses pengadaan di perusahaan Anda.

Apakah hanya itu saja keunggulan yang ditawarkan? Tentu tidak, kami mengajak Anda untuk mengajukan demo gratis untuk tahu lebih banyak fitur dan keunggulan dari E-Procurement RedERP. 

Ayo, klaim demo gratisnya sekarang!