Procurement: Arti, Jenis, Proses dan Perbedaannya dengan Purchasing

Procurement atau pengadaan merupakan proses yang akan dilewati oleh banyak perusahaan yang membutuhkan barang baru atau untuk keperluan produksi dalam sebuah periode.

Namun, procurement kerap kali disamakan dengan purchasing. Padahal, kedua proses tersebut adalah proses yang berbeda, namun saling berkaitan.

Kali ini, kita akan mengenal lebih dalam terkait apa itu procurement, proses kerja dan perbedaannya dengan purchasing.

Yuk, simak bersama artikel RedERP di bawah ini!

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah sebuah proses pembelian barang yang dibutuhkan sebuah perusahaan dalam bisnis. Biasanya, perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa dalam skala besar. 

Untuk melaksanakan procurement, perusahaan perlu melewati beberapa proses dan akan ada beberapa departemen perusahaan yang terlibat. Selain itu, proses procurement berbeda dengan purchasing yang sifatnya transaksional. 

Berikut adalah jenis procurement yang perlu diperhatikan oleh perusahaan.

Jenis-jenis Procurement

Berikut adalah beberapa jenis procurement atau pengadaan:

1. Pengadaan langsung

Pengadaan langsung adalah prosedur pengadaan yang dilakukan dengan cara penunjukan langsung oleh pihak yang melakukan pengadaan kepada penyedia barang/jasa tertentu tanpa melalui proses lelang.

Proses ini dapat dilakukan jika barang/jasa yang dibutuhkan hanya dapat diperoleh dari satu penyedia, atau karena alasan keadaan darurat atau kepentingan strategis negara.

2. Lelang terbatas

Lelang terbatas adalah prosedur pengadaan yang dilakukan dengan cara mengundang sejumlah penyedia barang/jasa tertentu yang telah dipilih oleh pihak yang melakukan pengadaan untuk mengajukan penawaran harga.

Penyedia barang/jasa yang diundang harus memenuhi persyaratan tertentu seperti kemampuan teknis dan keuangan.

3. E-katalog

E-katalog adalah prosedur pengadaan yang dilakukan secara elektronik melalui sistem e-katalog yang telah ditetapkan oleh pihak yang melakukan pengadaan.

Sistem e-katalog ini memungkinkan penyedia barang/jasa untuk mendaftarkan produk/jasa mereka dan memudahkan pihak yang melakukan pengadaan untuk memilih produk/jasa yang dibutuhkan dengan cara yang efisien.

Contoh dari penerapan sistem ini adalah procurement yang dilakukan oleh pemerintah Indonesia. Pemerintah memiliki e-katalog yang dapat mempermudah proses pemilihan pengadaan  secara terpusat.

Baca Juga: e-Procurement: Melakukan Pengadaan Menggunakan Teknologi

Proses Procurement

Procurement process dapat dijalankan melalui 3 proses, yaitu persiapan, permintaan, dan proses pembayaran.

Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai ketiga proses tersebut.

1. Persiapan (Preparation)

Dalam proses persiapan atau preparation, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. 

Pertama, perusahaan perlu mengidentifikasi kebutuhan agar dapat memprioritaskan barang yang benar-benar dibutuhkan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir pengeluaran dana yang sia-sia. 

Selanjutnya, daftar barang yang dibutuhkan perlu disetujui oleh manajemen. Apabila manajemen tidak menyetujui, maka proses procurement tidak dapat dilakukan.

Selain itu, procurement harus dijalankan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Karenanya membutuhkan keputusan dari manajemen.

Ketiga adalah menjalankan prosedur tender bagi supplier atau vendor. Proses ini merupakan ajang bagi supplier atau vendor untuk bersaing mengajukan harga yang akan disetujui oleh perusahaan.

Perusahaan akan memilih mereka yang mengajukan tawaran harga menarik serta kualitas barang yang sesuai.

Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan latar belakang supplier atau vendor yang akan dipilihnya. Apakah portofolio mereka baik dan terpercaya? Apakah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan barang dalam jumlah tertentu?

Oleh karena itu, kenali terlebih dulu supplier atau vendor yang akan dipilih agar perusahaan tidak mengalami hambatan suatu saat nanti.

Apabila perusahaan sudah memiliki calon supplier atau vendor, maka mereka bisa menuju proses selanjutnya.

2. Permintaan (Solicitation)

Setelah menyiapkan, mengidentifikasi kebutuhan, serta memiliki calon supplier atau vendor, perusahaan selanjutkan akan mengajukan permintaan barang. 

Sebelum itu, biasanya perusahaan akan menjalani proses negosiasi bersama supplier atau vendor yang bersangkutan.

Perusahaan akan memilih supplier atau vendor melalui proses negosiasi yang baik serta menguntungkan dan disepakati oleh kedua belah pihak. 

Apabila perusahaan telah memilih suatu supplier atau vendor, maka dilanjutkan dengan pembuatan purchase order atau proforma invoice yang ditandatangani oleh manajemen serta supplier atau vendor terpilih.

3. Proses Pembayaran (Payment Process)

Proses terakhir adalah proses pembayaran. Setelah membuat purchase order, supplier atau vendor akan memenuhi permintaan sesuai dengan purchase order dan akan melakukan pengiriman.

Sebelum melakukan pengiriman, barang akan dicek terlebih dahulu kualitas dan kuantitasnya, apakah sesuai dengan syarat dan ketentuan yang ada.

Selanjutnya, perusahaan menerbitkan invoice. Dalam invoice tertera nama, jumlah, dan harga barang yang kemudian akan dicek oleh perusahaan maupun supplier atau vendor untuk menghindari kesalahan.

Terakhir adalah proses pembayaran, sesuai dengan yang tercantum pada invoice dan dilaksanakan oleh manajemen. 

Baca Juga: Mengapa Perusahaan Membutuhkan Software Procurement?

Komponen yang Ada pada Procurement

Adapun komponen penting yang perlu ada dalam sistem procurement adalah sebagai berikut.

1. Katalog

Katalog adalah daftar barang dan jasa yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemesanan secara instan.

2. Komunikasi Online

Dengan procurement, diharapkan perusahaan bisa memperoleh informasi, penawaran, serta negosiasi dengan supplier atau vendor.

3. Transaksi Online

Transaksi online adalah komponen dalam e-procurement yang memungkinkan perusahaan dan supplier memproses permintaan, pesanan, maupun  pembelian secara online.

4. Analisis Pengeluaran

Sistem procurement juga memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pengeluaran dengan mengumpulkan data dan bukti transaksi agar dapat membuat keputusan bisnis di masa mendatang.

Baca Juga: Manfaat Penerapan Procurement Management dalam Bisnis

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Perbedaan mendasar antara procurement dan purchasing adalah prosesnya. Procurement merupakan proses strategis untuk mengakuisisi barang dan jasa.

Di sisi lain, purchasing adalah proses transaksional yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. 

Selain itu, ada perbedaan lain dari procurement dan purchasing. Berikut telah RedERP rangkum perbedaan dari keduanya dalam tabel di bawah ini.

e-Procurement RedERP Bantu Kelola Pengadaan Lebih Akurat

Procurement menjadi bagian penting dalam kelancaran operasional bisnis. Tanpa pengelolaan yang tepat, proses produksi bisa terganggu dan berujung pada kerugian. Tentu Anda tidak menginginkan hal ini, bukan?

Kelancaran proses produksi harus ditunjang dengan sebuah sistem yang efektif dan efisien, tidak hanya mengandalkan cara-cara manual  tapi juga melibatkan bantuan teknologi digital di dalamnya.

Oleh karena itu, Anda perlu beralih menggunakan e-procurement dari RedERP.

RedERP adalah software ERP indonesia yang menghadirkan sistem procurement dengan fitur lengkap dan mudah untuk digunakan.

Di dalam procurement RedERP, ada berbagai macam fitur seperti:

• Mengotomatisasi tanda penerimaan barang dari vendor
• Mengajukan penawaran atau Request for Quotation pada vendor
• Ajukan permintaan secara otomatis pada vendor
• Menyimpan faktur segala jenis transaksi untuk akuntansi
• Memudahkan penyusunan laporan dan analisis bisnis

Dengan RedERP, Anda bisa mengelola proses procurement dengan mudah, cepat, dan akurat.

Tunggu apa lagi? Ayo, gunakan RedERP sekarang untuk menikmati sistem procurement yang lengkap dan akurat!