Melakukan manajemen project diperlukan ketelitian serta kehati-hatian agar project yang dapat dijalankan dapat sukses. Oleh karena itu dibutuhkan tools yang bernama project management software.
Dalam artikel kali ini RedERP akan membahas tuntas tentang project management software, fitur dan manfaat dari menggunakan tools yang satu ini.
Mengenal Apa Itu Project Management Software
Project management software adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan perencanaan, penjadwalan, pembagian sumber daya, hingga perubahan pada manajemen project yang ada di perusahaan.
Salah satu fungsi dari penggunaan software ini yaitu untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Tak hanya itu, project management software juga dapat digunakan untuk melakukan komunikasi dan juga kolaborasi antara para pemangku kepentingan di perusahaan.
Hal ini memungkinkan semua orang yang terlibat dalam project seperti: manajer proyek, pemangku kepentingan, hingga pengguna dapat saling berkolaborasi.
Selain itu dengan menggunakan software ini kontrol terhadap biaya dan budget, manajemen terhadap kualitas proyek, dokumentasi, hingga dapat dilakukan secara lebih efektif.
Baca Juga: Rekomendasi Software Gudang Terbaik
Manfaat Project Management Software
Selain memudahkan perusahaan dalam menjalankan bisnis atau proyek yang mereka miliki.
Terdapat juga beberapa manfaat lain yang ditimbulkan dari penggunaan sebuah project management software, diantaranya:
1. Membantu Perencanaan dan Penjadwalan
Aspek atau unsur paling utama dalam melakukan sebuah manajemen proyek, yakni melakukan perencanaan dan penjadwalan. Mengingat perannya yang vital, maka kedua hal tersebut harus dilakukan secara optimal.
Menggunakan project management software dapat memudahkan manajer dalam melakukan perencanaan dan penjadwalan yang berhubungan dengan proyek atau pekerjaan yang dimiliki.
Sebab, di dalam project management software terdapat sebuah fitur yang dapat membantu user dalam melakukan perencanaan serta penjadwalan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
2. Meningkatkan Kolaborasi Antar Tim
Di dalam sebuah proyek, pastinya terdiri dari anggota yang memiliki peran dan fungsi yang berbeda-beda.
Karena memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, terkadang hal ini membuat kolaborasi maupun komunikasi di dalam tim menjadi kurang efektif. Jika dibiarkan, hal ini tentunya akan berpengaruh pada proyek yang sedang berlangsung tersebut.
Penggunaan project management software dapat meningkatkan kolaborasi antara tim. Hal ini dipengaruhi oleh kemudahan anggota tim dalam mengakses informasi-informasi penting yang berhubungan dengan proyek, seperti jadwal, progress pengerjaan, hingga pengidentifikasian masalah.
3. Memudahkan Pendelegasian Tugas
Manfaat selanjutnya yaitu memudahkan proyek manajer dalam melakukan pendelegasian tugas kepada setiap anggota timnya.
Hal ini tentunya akan memudahkan setiap anggota tim dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Dengan begitu, setiap anggota tidak perlu lagi bingung dalam mengerjakan tugas mereka saat ini maupun yang akan datang.
4. Mengontrol Biaya
Manfaat yang keempat yaitu dapat membantu manajemen dalam melakukan kontrol terhadap biaya yang dikeluarkan.
Project management software dapat memudahkan pengguna dalam mengidentifikasi dan memantau pengeluaran proyek secara real-time.
Hal ini dapat menjadi acuan dalam mengambil keputusan, guna meningkatkan efisiensi biaya yang dibutuhkan perusahaan.
5. Mempercepat Pekerjaan
Manfaat yang terakhir yaitu dapat meningkatan produktivitas dari setiap anggota yang terlibat, yang secara langsung dapat mempercepat penyelesaian proyek yang berlangsung.
Penggunaan project management software dapat memudahkan setiap anggota proyek dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Sebab, tujuan utama penggunaan software ini yaitu memudahkan segala jenis pekerjaan yang ada di dalam pengerjaan proyek tersebut.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Project Tracking Soaftware Terbaik Saat Ini
Fitur-fitur yang Ada dalam Project Management Software
Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan project management software. Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan, terkait fitur-fitur yang harus terdapat di dalam software tersebut, diantaranya:
Fitur Perencanaan dan Penjadwalan
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, perencanaan dan penjadwalan merupakan sebuah aspek penting dalam menjalankan sebuah proyek.
Memilih software yang memiliki fitur perencanaan dan penjadwalan, dapat memudahkan manajer proyek dalam melakukan penyusunan rencana, serta pembagian jadwal terhadap para anggota proyeknya dengan lebih optimal.
Fitur Update atau Perubahan
Fitur selanjutnya yang harus ada di dalam sebuah project management software yaitu fitur update atau perubahan task.
Meskipun terbilang sepele, namun fitur ini sangat berguna untuk mengikuti progress atau perkembangan dari proyek yang Anda miliki. Tak hanya itu, fitur ini juga berguna untuk memudahkan Anda, jika sewaktu-waktu terjadi sebuah perubahan di tengah-tengah jalannya proyek.
Dengan adanya fitur ini, perubahan atau transisi dapat dilakukan tanpa adanya kendala yang berarti.
Fitur Biaya dan Pendapatan
Sesuai namanya, fitur satu ini dapat membantu dan memudahkan manajemen dalam melakukan pengelolaan dan pemantauan terhadap biaya yang dibutuhkan dalam menjalankan proyek tersebut.
Melalui fitur ini, perusahaan ataupun manajer proyek dapat meningkatkan efisiensi biaya yang dibutuhkan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
Fitur Permasalahan
Fitur project issue dapat membantu manajer dalam mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dan mungkin akan terjadi ke depannya. Selain itu, fitur satu ini juga dapat memaksimalkan manajer dalam menyelesaikan masalah yang terjadi pada proyek yang sedang berjalan.
Baca Juga: Mengenal Project Scope Management dari Pengertian Hingga Manfaat
Fitur Pemantauan dan Laporan
Terakhir yaitu fitur pemantauan dan Laporan atau report. Fungsinya yaitu untuk mengetahui status atau progres proyek yang sedang berjalan.
Tak hanya itu, fitur laporan atau report juga berfungsi untuk melihat data-data yang dibutuhkan untuk mengetahui perkembangan yang terjadi pada proyek, di setiap waktunya.
Project Management Software RedERP Pilihan Tepat
Sekarang Anda sudah mengetahui dan memahami pentingnya memilih project management software yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau bisnis.
Oleh karena itu, mudahkan dan sederhanakan manajemen proyek dalam perusahaan dengan software project management dari ERP Software RedERP.
Aplikasi manajemen proyek RedERP merupakan aplikasi manajemen proyek berbasis web yang dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan seperti, perencanaan penganggaran, estimasi, pendapatan, penjadwalan, dan kegiatan-kegiatan lainnya secara cepat, tepat, dan lebih efisien.
Tak hanya itu, terdapat 4 fitur utama yang dapat membantu Anda dalam mengelola proyek yang Anda miliki, yakni:
- Project Cost and Revenue, membantu Anda dalam mengelola, menganalisis, mengontrol, hingga menghitung anggaran yang dibutuhkan
- Project Operations, memudahkan Anda dalam mengelola waktu pengerjaan proyek secara cepat dan mudah
- Project Change Management, membantu perusahaan dalam melakukan transisi atau perubahan di tengah proyek sedang berlangsung
- Project Issue, memudahkan perusahaan dalam mendokumentasikan permasalahan-permasalahan di dalam proyek, agar lebih maksimal untuk ditangani
Tunggu apa lagi? Ajukan demonya sekarang juga, GRATIS!
Itulah pembahasan mengenai project management software yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan menjalankan proyek yang mereka miliki dengan baik dan optimal. Semoga bermanfaat, ya!
