Dalam kegiatan manajemen proyek, ada beberapa tahap yang harus diperhatikan. Salah satunya yaitu menentukan bagaimana project scope management atau manajemen ruang lingkup.
Manajemen ruang lingkup ini jadi tantangan tersendiri bagi project manager.
Bisa saja tantangan tersebut terjadi sejak awal proses pengadaan proyek dari sales order yang menentukan scope tanpa berkonsultasi lebih rinci dengan tim proyek, sehingga potensi perubahan scope yang dijalankan dapat terjadi.
Namun di sisi lain, manajemen ruang lingkup dapat membantu project manager dalam menentukan berbagai kebutuhan untuk sebuah proyek.
Lalu apa sih project scope management itu? Untuk lebih jelasnya, simak ulasannya dalam artikel berikut ini.
Apa Itu Scope Project Management
Jika diuraikan berdasarkan polanya, scope berarti rincian hasil iuaran atau fitur proyek. Kemudian berdasarkan PMBOK (Project Management Book of Knowledge) Guide – Sixth Edition, project scope yaitu pekerjaan yang harus dituntaskan agar dapat memberikan produk, layanan, atau hasil dengan fitur dan fungsi yang telah ditentukan.
Jadi, project scope management adalah suatu proses yang dilakukan untuk memastikan bahwa proyek yang dijalankan mencakup seluruh pekerjaan yang dibutuhkan.
Atau secara sederhananya manajemen ruang lingkup merupakan semua cakupan, ruang lingkup, serta kegiatan yang dibutuhkan ketika ingin mengerjakan sebuah proyek besar. Dalam melaksanakan suatu proyek bukan sesuatu yang mudah, ada banyak hal kendala yang mungkin saja terjadi.
Menurut PMI (Project Management Institute), sebuah manajemen ruang lingkup bisa mempengaruhi suatu proyek hingga 52%. Meski begitu, tetap saja ada kendala yang terjadi dan tidak selalu berjalan mulus.
Maka dari itu, ketika akan memulai suatu proyek sangat penting untuk memikirkan, merancang, hingga membuat kesepakatan ruang lingkupnya.
Baca Juga: Agile Project Management: Pengertian, Prinsip, dan Cara Penerapan
Manfaat Project Scope Management
Manfaat dari manajemen ruang lingkup ini tentunya agar memudahkan tim menjalankan proyek besar.
Adanya ruang lingkup dalam suatu manajemen proyek memberikan manfaat untuk mencegah terjadi beberapa masalah seperti berikut ini:
- Persyaratan dan kebutuhan yang terus menerus berubah di tengah berjalannya proyek.
- Perubahan target dan juga goals yang terjadi pada saat proyek sudah berlangsung.
- Anggaran yang sudah ditentukan melebih batas.
- Proyek meleset jauh dari tenggat waktu yang telah ditentukan.
Manajemen ruang lingkup yang semakin detail akan memudahkan tim dalam mengerjakan suatu proyek. Semua orang yang terlibat dalam proyek tersebut bisa mengetahui apa saja kebutuhannya, berapa banyak jumlah anggaran yang dimiliki, dan batas waktu untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan.
Merencanakan suatu scope dalam sebuah proyek juga dapat memudahkan Anda dalam mengendalikan dan mengontrol hal-hal yang sekiranya jadi penghambat.
Tahapan dan Strategi Dalam Project Scope Management
Dalam membuat manajemen ruang lingkup, ada sejumlah tahapan yang harus Anda lakukan. Secara garis besarnya, manajemen ruang lingkup terdapat tiga tahap proses yang harus dilakukan, diantaranya adalah:
- Planning, yakni kegiatan untuk menentukan pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan. Dalam tahap ini, tim perlu membuat struktur rincian kerja atau work breakdown structure.
- Controlling, yakni proses pengendalian dan monitoring yang berfokus pada pelacakan dokumentasi, scope creep, validate scope, accepted deliverables, dan persetujuan atau penolakan perubahan proyek.
- Closing, yakni pemeriksaan atau audit atas hasil proyek yang dijalankan serta penilaian hasil atas rencana awal.
Namun, berdasarkan PMBOK 6 berikut ini proses yang perlu dilakukan pada kegiatan project scope management:
Plan Scope Management
Pada tahap ini menjelaskan bahwa bagaimana ruang lingkup proyek dan mendokumentasikannya akan didefinisikan lebih lanjut, divalidasi, serta dikendalikan. Dalam tahap ini juga termasuk informasi mengenai:
- Rincian persyaratan suatu proyek (peralatan, anggaran, tenaga kerja)
- Target dan hasil yang diharapkan
- Proses kerja dan pengendalian dari suatu proyek
Collect Requirement
Proses ini melibatkan project manager dengan para stakeholder untuk saling berkoordinasi dan berdiskusi. Sebab, hal ini bertujuan untuk menentukan dan kesepakatan dalam tujuan, target, anggaran, hingga batasan waktu pengerjaan proyek.
Define Scope
Selanjutnya tahap ini mengolah draft menjadi perencanaan yang lebih rapi. Pada tahap ini Anda harus memastikan bahwa seluruh persyaratan dan kebutuhan tim sudah ada rancangan milikmu.
Mulai dari cara kerja, anggaran, waktu kerja, sampai orang-orang yang harus bertanggung jawab terhadap proyek tersebut.
Create Work Breakdown Structure (WBS)
Di tahap ini Anda perlu membuat WBS (Work Breakdown Structure). Tujuannya adalah untuk menentukan siapa saja pihak-pihak yang terlibat dan membuat rincian tugas pada saat proyek berlangsung.
Di sini Anda juga perlu memberikan tenggat waktu untuk setiap masing-masing proses, sehingga Anda dapat memperkirakan kapan proyek akan selesai dikerjakan.
Apabila nanti ditemui ada kendala atau proyek malah jadi molor, Anda dapat mengetahuinya dengan segera proses mana yang mengalami hambatan dan siapa yang jadi penanggung jawabnya.
Validate Scope
Berikutnya setelah seluruh rencana Anda buat dengan matang, Anda dapat membagikannya ke para stakeholder terkait dan kepada pemegang tanggung jawab di dalam proyek.
Minta mereka untuk melakukan pengecekan ulang apakah ada keperluan yang terlewat atau tidak. Jika semuanya telah setuju, barulah proyek bisa mulai dijalankan.
Control Scope
Terakhir, Anda harus memastikan proyek berjalan lancar sesuai dengan scope yang telah disusun dan disepakati. Di tengah proyek berlangsung, mungkin akan tetap ada kendala yang bisa menghambat proyek dan membuat proses kerjanya jadi berubah.
Namun, dari project scope yang sudah dibuat dapat dijadikan acuan bagi Anda dalam menentukan seberapa besar perubahan perlu dilakukan.
Sebenarnya strategi project scope management tidak terlalu sulit untuk diimplementasikan. Hanya saja perlu usaha, waktu dan kesabaran dalam melakukannya. Jika manajemen ruang lingkup bisa dilakukan dengan baik, tentu akan mempermudah semua pihak dalam mencapai keberhasilan proyek.
Untuk memudahkan segala proses proyek yang sedang dijalankan, penggunaan teknologi berupa perangkat lunak tentu akan sangat membantu. Dengan penggunaan teknologi, segala proses bisa dibuat lebih ringkas.
Anda bisa menggunakan software ERP dari RedERP yang merupakan perangkat lunak dengan modul yang saling terintegrasi untuk mendukung pengelolaan bisnis lebih efisien.
Apabila Anda ingin menyederhanakan manajemen proyek dalam perusahaan Anda, RedERP memiliki aplikasi Project Management. Seluruh perencanaan, penganggaran, estimasi, pendapatan, jadwal kerja, hingga proses kerja lainnya dapat dibuat ringkas.
Bahkan jika di tengah proyek diperlukan adanya perubahan rencana, ada fitur Project Change Management untuk membantu kelancaran transisi proyek Anda.
Dengan aplikasi Project Management dari RedERP, Anda juga bisa mendokumentasikan segala permasalahan dalam proyek agar dapat ditangani secara optimal.
Jadwalkan segera demonya untuk mengetahui informasi selengkapnya di sini.
