Purchase requisition adalah dokumen perantara yang cukup membantu proses operasi pengadaan atau pembelian bisnis perusahaan.
Adapun penggunaannya harus dilakukan secara cermat dan tepat sesuai kebutuhan bisnis perusahaan terkini. Hal ini supaya tidak mengganggu atau bahkan membuang anggaran bisnis perusahaan secara sia-sia.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai dokumen purchase requisition, berikut RedERP telah merangkum topik terkait pada artikel kali ini. Simak dan pahami secara cermat!
Apa Itu Purchase Requisition
Purchase requisition adalah dokumen yang diperuntukkan dalam dunia bisnis untuk menunjang aktivitas pembelian.
Lebih lengkapnya, purchase requisition atau PR merupakan dokumen permohonan yang disusun sebelum proses pembelian fisik berupa barang atau layanan jasa dilakukan.
Pembelian yang dimaksud lebih mengacu terhadap aktivitas perusahaan dalam memenuhi kebutuhan masing-masing divisi.
Nantinya, dokumen ini akan ditujukan kepada pihak manajer atau divisi keuangan guna melakukan peninjauan dan persetujuan.
Setelah ditinjau, dokumen akan dilanjutkan kepada divisi pembelian untuk mulai membeli barang atau layanan jasa yang dibutuhkan.
Adapun pengajuan dokumen purchase requisition sendiri termasuk dalam standar operasi perusahaan yang harus dilakukan, di mana perlu dicatat agar anggaran keuangan bisnis dapat terdokumentasikan dengan baik.
Kehadiran purchase requisition juga membantu divisi keuangan untuk mengendalikan pengeluaran anggaran bisnis perusahaan supaya tetap dalam ambang batas wajar.
Baca Juga: Purchasing System Bantu Kelola Aktivitas Purchasing Perusahaan
Apa Bedanya Purchase Requisition dan Purchase Order
Selain purchase requisition (PR), dalam dunia bisnis juga terdapat dokumen lainnya yaitu purchase order (PO) yang seringkali membingungkan banyak orang terutama karyawan atau pebisnis pemula.
Sekalipun sekilas terdengar serupa, namun kedua dokumen tersebut memiliki definisi hingga fungsi yang berbeda.
Adapun perbedaan mengenai keduanya dijelaskan pada uraian tabel di bawah ini.
Perbedaan | Purchase Requisition | Purchase Order |
Definisi | Permintaan pembelian | Konfirmasi pesanan |
| Pembuat atau Pengaju Dokumen | Setiap karyawan | Bagian pembelian atau kepala bagian |
| Waktu Pengajuan Dokumen | Ketika divisi perusahaan terkait membutuhkan barang atau layanan jasa tertentu | Saat dokumen PR sudah disetujui oleh divisi terkait. Dokumen PO akan dikirimkan kepada pihak supplier. |
| Penerima Dokumen | Kepala departemen atau departemen pembelian | Penjual atau supplier |
| Informasi yang Tercantum dalam Dokumen | – Tanggal permintaan dibuat – Nomor permintaan – Nama karyawan atau divisi yang membuat permintaan – Deskripsi item yang dibutuhkan – Jumlah item dan harga – Informasi vendor yang disarankan | – Tanggal PO dibuat – Nomor PO – Nama pembeli – Deskripsi barang atau layanan yang dibeli – Jumlah barang dan harga – Ketentuan pembayaran – Alamat penagihan dan pengiriman – Tanggal pengiriman |
Proses Purchase Requisition
Proses pengajuan dokumen purchase requisition terdiri atas 3 tahapan utama. Masing-masing tahapan yang ada harus dilakukan sebagai landasan pengajuan dokumen yang baik dan sehat.
Artinya, tidak boleh ada kecurangan atau hal-hal merugikan lainnya. Berikut penjelasan mengenai ketiga tahapan tersebut.
1. Pihak Divisi Terkait Mengajukan Permintaan Pembelian
Pertama-tama divisi terkait perlu melakukan pengajuan permintaan pembelian atas barang atau layanan jasa tertentu yang dibutuhkan. Selain daftar barang atau jasa, informasi pendukung lainnya seperti alasan pembelian juga perlu dicantumkan.
Hal itu supaya divisi yang berwenang dalam melakukan peninjauan dapat mengetahui kadar nilai kebutuhan dan legitimasi pembelian secara akurat.
2. Divisi Keuangan dan Pembelian Melakukan Peninjauan
Selanjutnya, dokumen PR yang telah diajukan akan ditinjau oleh divisi keuangan dan pembelian secara keseluruhan. Peninjauan dilakukan dengan berdasar pada daya anggaran bisnis perusahaan dan faktor-faktor lainnya.
3. Persetujuan Dokumen PR dan Pembuatan Dokumen PO
Jika dokumen PR yang diajukan oleh divisi perusahaan terkait telah disetujui, maka tahapan selanjutnya adalah pengubahan dokumen PR menjadi dokumen PO, di mana akan dikirimkan kepada pihak pemasok untuk ditinjau dan dipenuhi.
Dokumen PO yang dikirim kepada pihak pemasok biasanya juga mencantumkan tenggat tanggal pengiriman barang.
Baca Juga: Macam-macam Software Procurement untuk Perusahaan
Manfaat Purchase Requisition bagi Bisnis
Dengan adanya dokumen purchase requisition, bisnis sebuah perusahaan bisa mendapatkan berbagai macam manfaat antara lain:
- Pengeluaran anggaran bisnis perusahaan dapat lebih terkendali.
- Proses pembelian dapat terkelola dengan baik.
- Mampu mengantisipasi terjadinya kecurangan atau penipuan yang dilakukan oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab.
- Mampu menghindari terjadinya pengadaan atau pembelian ganda.
- Memudahkan proses audit keuangan perusahaan.
- Mencegah terjadinya kesalahan komunikasi antara pihak perusahaan dengan pemasok.
- Membantu divisi terkait dalam mengatur kuantitas hingga jenis pesanan, guna memudahkan proses manajemen inventaris perusahaan.
- Dapat berperan sebagai perlindungan hukum bagi perusahaan, apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Form Purchase Requisition
Secara umum, dokumen purchase requisition berbentuk sebuah form berisikan data-data penting terkait informasi yang dibutuhkan guna menunjang aktivitas pembelian atau pengadaan perusahaan. Berikut data-data yang umumnya harus diisi dalam dokumen purchase requisition.
- Nomor purchase requisition
- Nama perusahaan yang mengajukan pembelian
- Nama vendor atau penjual
- Daftar barang atau layanan jasa yang ingin dibeli
- Estimasi harga barang atau layanan jasa yang ingin dibeli
- Jumlah barang atau layanan jasa yang ingin dibeli
- Kolom tanda tangan
- Kontak
- Jenis dan tenggat waktu pembayaran
Contoh Purchase Requisition Form
Untuk memudahkan Anda, berikut adalah contoh dokumen purchase requisition yang biasa digunakan di perusahaan.
Permudah Proses Pengadaan dengan Software Procurement
Pengelolaan pengadaan pembelian bisnis perusahaan secara manual sudah tidak relevan lagi di tengah perkembangan zaman yang cukup menjanjikan bagi bisnis perusahaan saat ini.
Perkembangan teknologi yang pesat menawarkan kemajuan sistem pada setiap operasi bisnis perusahaan, termasuk aktivitas pengadaan pembelian bahan baku maupun layanan jasa.
Salah satu bentuk kemajuan teknologi yang bisa Anda manfaatkan untuk memaksimalkan operasi pengadaan bisnis perusahaan adalah kehadiran software procurement.
Salah satu software procurement terbaik sejauh ini yaitu RedERP bisa Anda manfaatkan guna mengoptimalkan sekaligus menyederhanakan operasi pengadaan bisnis perusahaan secara berkelanjutan.
Ini dikarenakan software procurement RedERP mempunyai sederet sistem dan fitur termutakhir yang siap menunjang aktivitas pengadaan bisnis perusahaan Anda.
Dengan software procurement rancangan RedERP, baik proses pengajuan purchase requisition hingga pengawasan operasi pengadaan perusahaan Anda bisa dilaksanakan secara praktis dan terukur. Sebab, pengoperasian software procurement RedERP sudah berpedoman pada sistem terotomatisasi.
Bahkan, Anda bisa melakukan pengajuan kepada vendor secara otomatis sedini mungkin apabila persediaan barang atau bahan baku di gudang perusahaan telah habis.
Penyusunan laporan ataupun analisis operasi pengadaan bisnis perusahaan per periodenya pun dapat dilakukan secara komprehensif, optimal, dan akurat.
Sangat menjanjikan bukan? Lantas tunggu apalagi, ayo bergabung bersama kami mulai hari ini! Hubungi kontak layanan call center kami yang tertera pada laman utama website RedERP.
