Gudang merupakan salah satu elemen penting dalam rantai pasok suatu perusahaan. Di dalamnya, terdapat banyak proses yang harus dijalankan untuk mengatur kelancaran distribusi dan penyimpanan barang.
Salah satu proses krusial yang menjadi pondasi dalam pengoperasian gudang adalah receiving gudang.
Pentingnya proses receiving gudang tidak dapat diabaikan karena kesalahan di tahap awal ini dapat berdampak buruk pada seluruh operasional gudang dan bahkan perusahaan secara keseluruhan.
Dalam artikel ini, kita akan memahami lebih dalam mengenai pentingnya receiving gudang, termasuk jenis-jenisnya yang berbeda serta alur kerjanya.
Pentingnya Receiving Gudang Bagi Perusahaan
Receiving gudang merupakan komponen yang sangat penting bagi perusahaan dalam manajemen rantai pasokan. Fungsi utamanya adalah menerima, memverifikasi, dan menyimpan barang yang masuk ke perusahaan.
Dengan memiliki sistem receiving gudang yang efisien, perusahaan dapat mengontrol persediaan dengan lebih baik, mengurangi risiko hilangnya atau kerusakan barang, serta meningkatkan akurasi data inventaris.
Proses yang efektif di receiving gudang juga dapat mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan efisiensi operasional keseluruhan.
Selain itu, informasi yang akurat dari receiving gudang juga menjadi dasar penting dalam pengambilan keputusan untuk perencanaan produksi dan pengiriman barang ke pelanggan.
Dengan demikian, receiving gudang memainkan peran strategis dalam memastikan kelancaran operasional dan keberhasilan bisnis perusahaan.
Macam Receiving Gudang
Receiving gudang, atau yang dikenal juga sebagai gudang penerimaan, adalah salah satu bagian penting dalam rantai pasok suatu perusahaan.
Fungsi utamanya adalah menerima, memverifikasi, dan mencatat barang-barang yang masuk ke perusahaan, baik itu merupakan barang lokal yang diproduksi di dalam negeri maupun barang impor yang berasal dari luar negeri.
Dengan adanya sistem receiving gudang yang efisien, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, memiliki kualitas yang baik, serta dapat mendukung kelancaran proses produksi dan distribusi.
Berikut ini akan dijelaskan tentang dua macam receiving gudang, yaitu:
1. Barang Lokal
Receiving gudang untuk barang lokal adalah area atau bagian di dalam perusahaan yang khusus menangani penerimaan barang-barang yang diproduksi secara lokal di dalam negeri.
Proses penerimaan barang lokal ini biasanya lebih simpel dibandingkan dengan barang impor karena tidak melibatkan peraturan dan dokumen yang terkait dengan kegiatan impor.
2. Barang Impor
Receiving gudang untuk barang impor adalah bagian di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas penerimaan barang-barang yang diimpor dari luar negeri.
Proses penerimaan barang impor ini lebih kompleks karena melibatkan peraturan dan dokumen-dokumen khusus yang terkait dengan kegiatan impor.
Kedua jenis gudang ini memiliki peran yang penting dalam menjaga kelancaran rantai pasok dan efisiensi operasional perusahaan.
Baca Juga: Mengulik Perbedaan Ekspor Impor dalam Bisnis
Alur Receiving Gudang
Alur receiving gudang adalah proses penerimaan barang yang sangat penting dalam rantai pasok suatu perusahaan.
Tahapan ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang telah diajukan, dalam kondisi yang baik, dan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
Dengan melaksanakan alur penerimaan gudang dengan baik, perusahaan dapat memastikan kelancaran proses distribusi dan menjaga kepuasan pelanggan.
Alur receiving gudang terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
1. Menerima Surat Jalan
Tahap pertama dalam alur penerimaan gudang adalah menerima surat jalan dari pemasok.
Surat jalan merupakan dokumen yang berisi informasi tentang jumlah barang, jenis barang, nomor pesanan, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk identifikasi dan pelacakan barang.
2. Memeriksa Jumlah Barang
Setelah menerima surat jalan, petugas receiving gudang akan memeriksa jumlah barang yang tercatat dalam surat jalan dengan fisik barang yang diterima.
Tujuan dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa jumlah barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang diajukan.
3. Memeriksa Fisik Barang
Langkah selanjutnya adalah memeriksa fisik barang secara menyeluruh. Petugas akan memeriksa kondisi kemasan, apakah ada kerusakan pada barang, atau tanda-tanda pemakaian sebelumnya.
Pemeriksaan ini penting untuk memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik dan layak untuk disimpan atau didistribusikan.
4. Memeriksa Standar dan Kualitas
Pada tahap ini, petugas receiving gudang akan melakukan pengecekan terhadap standar dan kualitas barang yang diterima.
Hal ini melibatkan membandingkan barang dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau pihak yang berwenang.
Jika ada barang yang tidak memenuhi standar atau kualitas yang ditetapkan, perlu dilakukan tindakan pengembalian atau penolakan.
5. Menyusun Bukti Penerimaan Barang
Setelah semua tahapan pemeriksaan selesai, petugas receiving gudang akan menyusun bukti penerimaan barang.
Dokumen ini mencatat hasil penerimaan barang yang telah dilakukan, termasuk jumlah barang yang diterima, kondisi barang, hasil pemeriksaan kualitas, dan catatan-catatan lain yang relevan.
Bukti penerimaan barang ini nantinya akan digunakan sebagai rujukan internal dan dapat juga menjadi referensi dalam transaksi dengan pemasok.
Dengan mengikuti alur penerimaan gudang dengan cermat dan teliti, perusahaan dapat memastikan kelancaran proses pergudangan dan distribusi, mengurangi risiko kesalahan, serta menjaga kualitas barang yang akan disediakan bagi pelanggan.
Baca Juga: Pengertian Gudang Berikat, Jenis dan Manfaatnya
Kelola Receiving Gudang dengan Aplikasi Inventory RedERP
Dalam mengelola receiving gudang, aplikasi inventory RedERP memiliki fitur shipping and receipt yang sangat membantu perusahaan dalam memantau barang yang keluar dan masuk.
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat dan melacak setiap transaksi pengiriman dan penerimaan barang dengan mudah dan efisien.
Dengan fitur shipping, perusahaan dapat mencatat pengiriman barang ke pelanggan atau pihak lain dengan rincian yang lengkap, seperti jenis barang, jumlah, tujuan pengiriman, dan tanggal pengiriman.
Informasi ini membantu perusahaan untuk memantau status pengiriman dan memastikan bahwa barang telah sampai ke tangan penerima dengan tepat waktu.
Sementara itu, fitur receipt memungkinkan staf gudang untuk mencatat setiap penerimaan barang dari pemasok atau vendor. Setiap barang yang masuk ke gudang akan tercatat dengan detail yang jelas, seperti nama barang, jumlah, tanggal penerimaan, dan asal barang.
Dengan demikian, perusahaan dapat dengan mudah melacak persediaan dan mengelola inventaris dengan lebih terstruktur.
Tak hanya itu, fitur warehouse location juga merupakan keunggulan dari aplikasi inventory RedERP.
Fitur ini memudahkan staff gudang dalam mengatur barang-barang yang baru masuk ke dalam gudang.
Mereka dapat menentukan lokasi penyimpanan yang tepat untuk setiap jenis barang, sehingga ketika ada permintaan atau penerimaan barang berikutnya, staf gudang dapat dengan cepat menemukan dan mengambilnya.
Hal ini mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses pengelolaan barang di dalam gudang.
Secara keseluruhan, fitur shipping dan receipt serta warehouse location dalam Aplikasi Inventory RedERP berperan penting dalam membantu perusahaan untuk memantau barang yang keluar dan masuk dengan lebih efisien, meningkatkan pengelolaan inventaris, dan memudahkan staf gudang dalam mengatur barang yang baru masuk.
Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan secara keseluruhan.
