Aplikasi purchasing hadir sebagai salah satu platform digital yang dirancang khusus untuk membantu bisnis dalam mengatur dan mengontrol seluruh aspek dalam proses pembelian.
Dengan menggunakan aplikasi ini, bisnis dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang biasanya memakan waktu, seperti pengecekan stok, pemilihan vendor, pengajuan dan persetujuan pesanan, serta pelacakan pengiriman barang.
Kali ini RedERP akan memberikan beberapa rekomendasi aplikasi purchasing yang dapat Anda pilih salah satunya untuk diterapkan. Jadi, simak artikelnya hingga selesai.
Apa Itu Aplikasi e-Purchasing
Di Indonesia, aplikasi e-purchasing telah diatur dalam Peraturan Presiden atau PerPres Nomor 54 tahun 2010 terkait pengadaan barang atau jasa pemerintah.
Dapat dikatakan bahwa aplikasi e-purchasing merupakan strategi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa guna meningkatkan operasional dan proses produksi.
Sebelumnya, proses ini dilakukan secara konvensional, dengan mencari vendor dan supplier secara langsung, melakukan kontak, tender, dan presentasi, lalu memutuskan pilihan pada pihak yang tepat.
Namun saat ini, pembelian produk barang atau jasa dapat dilakukan melalui sistem katalog elektronik.
Dengan dukungan teknologi informasi yang maju, E-purchasing mewakili pendekatan modern dari sistem tersebut.
Dengan aplikasi e-purchasing, proses pembelian dapat dilakukan secara daring, sehingga menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi transaksi yang terjadi.
Manfaat Aplikasi Purchasing untuk Bisnis
Setiap perusahaan menginginkan bisnis yang berjalan dengan lancar. Untuk mencapai hal ini, diperlukan strategi khusus, salah satunya menggunakan aplikasi purchasing yang memberikan banyak manfaat, di antaranya:
1. Penyimpanan Data Tanpa Batas
Salah satu manfaat menggunakan aplikasi purchasing adalah kemampuannya untuk menyimpan data atau informasi perusahaan dalam jumlah yang tidak terbatas. Bahkan, ribuan item dapat disimpan dalam aplikasi ini.
Dengan kemudahan akses kapan saja, ini sangat membantu mencari barang atau produk dengan cepat. Dalam beberapa detik saja, informasi barang yang dicari dapat ditemukan.
2. Pelacakan Produk
Aplikasi ini memungkinkan penyimpanan dan pengolahan semua data informasi terkait produk. Dengan menggunakan aplikasi ini, pelacakan produk menjadi lebih mudah dan cepat.
Anda tidak perlu melacak produk secara manual, karena semua informasi tersebut sudah tersedia di dalam aplikasi. Anda juga dapat melacak item tertentu atau penurunan harga dengan mudah.
3. Pengecekan Pesanan
Dalam proses pembelian barang, biasanya dilakukan pengecekan terlebih dahulu terkait ketersediaan barang dengan mencari sumber atau bahan produksi yang telah habis.
Pengecekan ini bertujuan untuk menghindari kehabisan stok barang. Dalam prosesnya, pembelian dilakukan melalui sistem purchasing order dengan mengisi formulir terlebih dahulu. Penggunaan formulir ini sebagai bukti otentik saat melakukan pembelian.
Dengan adanya aplikasi purchasing, Anda dapat memiliki format purchasing order yang mudah digunakan. Hal ini memudahkan dalam pembuatan laporan pembelian.
4. Persediaan yang Lebih Akurat
Kondisi persediaan barang merupakan hal yang penting dalam sebuah perusahaan. Hal ini membantu menghitung persediaan produk dalam jumlah stok yang ditentukan.
Informasi mengenai persediaan tidak hanya diperlukan untuk laporan keuangan yang akurat, tetapi juga membantu fungsi sistem pengendalian intern (SPI) perusahaan berjalan dengan baik.
Sehingga bisa digunakan untuk membandingkan persediaan stok setiap bulan dan untuk menghitung harga pokok penjualan (HPP) dalam laporan keuangan.
Dengan adanya aplikasi ini, kondisi persediaan dapat ditampilkan dengan lebih akurat. Ini mengurangi kemungkinan kecurangan dengan memalsukan data.
5. Minim Kesalahan
Karyawan sering memiliki keterbatasan dalam mengingat dan mengontrol stok barang perusahaan. Tidak mungkin bagi semua karyawan untuk menghafal semua barang yang dijual.
Hal ini sering menyebabkan kesalahan yang merugikan perusahaan. Oleh karena itu, aplikasi purchasing sangat diperlukan sebagai alternatif untuk mengatasi masalah ini.
Aplikasi ini memiliki fitur pengelolaan stok barang yang dapat menyimpan semua informasi dengan tepat. Anda dapat melihat stok barang di menu laporan tanpa harus menghafal setiap spesifikasinya.
Baca Juga: Purchasing System Bantu Kelola Aktivitas Purchasing Perusahaan
5 Rekomendasi Aplikasi e-Purchasing untuk Bisnis
Dalam memilih aplikasi e purchasing yang tepat untuk bisnis Anda, kami telah merangkum 5 rekomendasi aplikasi e purchasing yang dapat Anda pertimbangkan. Berikut rekomendasinya:
1. RedERP
RedERP adalah salah satu solusi terpercaya bagi perusahaan dalam mencapai pengadaan bisnis yang terkontrol dan efisien. Dengan didesain khusus, Aplikasi Purchase Order RedERP memiliki berbagai spesifikasi sistem dan fitur yang beragam.
Memberikan keunggulan dalam fungsi yang dapat mendukung berbagai kebutuhan perusahaan.
Beberapa spesifikasi sistem canggih yang ditawarkan oleh e procurement RedERP meliputi sistem integrasi cerdas, sistem pemantauan secara real-time, dan sistem otomatisasi.
Terdapat fitur-fitur unggulan yang dapat mempermudah pengadaan barang, seperti fitur Otomatisasi Tanda Terima, Otomatisasi Purchase, Manajemen Request for Quotation (RFQ), Manajemen Faktur, dan Fitur Laporan dan Analisa.
Fitur-fitur tersebut dirancang untuk mendukung dan mengoptimalkan serangkaian proses pengadaan barang perusahaan, termasuk pembuatan dokumen purchase order, otomatisasi permintaan penawaran harga, dan otomatisasi permintaan pembelian setelah stok barang habis.
2. Spend Analytics
Anda dapat melakukan analisis terhadap data transaksi, interaksi, dan komunikasi yang terjadi selama menjalankan bisnis menggunakan aplikasi e purchasing dari spend analytics.
Dengan demikian, Anda dapat melihat pola pembelian dalam perusahaan berdasarkan data pengeluaran.
Melalui analisis data yang dilakukan menggunakan aplikasi pengadaan ini, Anda dapat mengoptimalkan proses internal perusahaan untuk lebih efisien dan menghemat biaya.
Terdapat berbagai jenis aplikasi analisis pengeluaran yang memungkinkan Anda untuk mengatur pengeluaran secara efisien berdasarkan kategori, supplier, proyek, dan lainnya.
3. SAP Ariba
Selanjutnya, SAP Ariba, ini merupakan aplikasi e purchasing yang kuat dan terintegrasi dengan baik.
SAP Ariba akan membantu Anda memantau seluruh proses pembelian dan pengadaan barang dalam perusahaan, mulai dari penawaran hingga pembayaran.
Fitur yang tersedia, seperti manajemen pemasok, pembelian berbasis katalog, manajemen kontrak, manajemen anggaran, dan integrasi dengan sistem akuntansi.
Dengan demikian, SAP Ariba adalah platform yang dapat diandalkan dan membantu mengembangkan bisnis Anda ke level yang lebih tinggi.
4. Oracle Procurement Cloud
Oracle Procurement Cloud merupakan solusi aplikasi e purchasing yang terintegrasi dengan baik, cocok untuk perusahaan besar.
Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengelola semua proses pembelian dan pengadaan barang dalam perusahaan dengan cepat dan efisien.
Fitur-fitur yang tersedia dalam Oracle Procurement Cloud meliputi manajemen supplier, manajemen anggaran, serta manajemen kontrak.
5. HashMicro
Aplikasi e purchasing dari HashMicro merupakan solusi efektif dalam pengadaan barang bagi perusahaan.
Fitur yang ditawarkan antara lain Manajemen Persetujuan Permintaan (PR Approval Management), Portal Online untuk Pemasok, Penilaian Vendor/Pemasok (Vendor/Supplier Rating), dan Manajemen Pemesanan Berulang (Blanket Order Management).
Aplikasi e purchasing ini mudah digunakan dan intuitif, memungkinkan Anda mengelola proses pembelian dan pengadaan barang dalam perusahaan dengan mudah.
Selain itu, software ini juga dapat diakses melalui web dan aplikasi mobile, sehingga Anda dapat mengaksesnya melalui komputer, tablet, hingga smartphone, yang telah terintegrasi dengan WhatsApp.
Itulah informasi seputar aplikasi purchasing yang perlu Anda ketahui. Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan barang dalam bisnis, pertimbangkan penggunaan aplikasi e purchasing yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dapatkan solusi terbaik untuk bisnis Anda dengan mengunjungi situs web RedERP dan eksplorasi fitur-fitur serta manfaat yang ditawarkan oleh aplikasi tersebut. Optimalkan pengadaan bisnis Anda dan tingkatkan performa perusahaan dengan aplikasi e purchasing yang tepat!
