Dalam dunia bisnis yang semakin berkembang, sistem pemrosesan transaksi menjadi komponen penting dalam menjalankan operasional harian suatu perusahaan.
Dengan adanya sistem ini yang efektif, bisnis dapat mengelola dan memproses berbagai jenis transaksi dengan lebih cepat dan akurat.
Sistem ini memainkan peran kunci dalam menjaga kelancaran aktivitas bisnis, meningkatkan produktivitas, serta meminimalkan kesalahan dan kehilangan data.
Artikel ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang sistem pemrosesan transaksi dalam konteks bisnis.
Untuk itu, simak penjelasannya hingga selesai!
Apa Itu Sistem Pemrosesan Transaksi?
Sistem pemrosesan transaksi adalah suatu sistem yang digunakan untuk mencatat dan memproses transaksi harian yang terjadi dalam suatu bisnis. Hal ini juga biasa dikenal dengan Transaction Processing Systems.
Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang terkomputerisasi dan dirancang khusus untuk mengelola sejumlah besar data transaksi yang terjadi secara rutin.
Transaksi-transaksi ini dapat mencakup pembelian, penjualan, pembayaran, penggajian, dan aktivitas bisnis lainnya.
Sistem TPS bertujuan untuk memberikan akurasi, keandalan, dan kecepatan dalam memproses transaksi.
Setiap kali sebuah transaksi dilakukan, sistem ini akan mencatat setiap detailnya, seperti tanggal, waktu, jenis transaksi, kuantitas, dan harga. Data-data ini kemudian disimpan dalam database TPS untuk pengolahan lebih lanjut.
Selain mencatat transaksi, sistem TPS juga dapat menghasilkan laporan keuangan dan informasi bisnis lain.
Misalnya, dengan menganalisis data transaksi yang terkumpul, sistem TPS dapat menghasilkan laporan penjualan harian, laporan stok barang, atau laporan keuangan bulanan.
Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi memiliki beberapa karakteristik penting yang harus dimiliki agar dapat dianggap sebagai sistem tersebut.
- Sistem ini harus cepat dalam pemrosesan data, untuk memastikan transaksi bisnis dapat dilakukan dengan segera dan tanpa penundaan yang merugikan.
- Ini harus handal dan dapat beroperasi tanpa gangguan yang signifikan, termasuk kemampuan untuk mengatasi kegagalan perangkat keras atau perangkat lunak.
- Penggunaan prosedur standar menjadi penting agar konsistensi dalam pemrosesan transaksi terjaga dan kesalahan manusia dapat diminimalkan.
- Terakhir, sistem harus terkontrol dengan baik, mampu mengelola dan mengawasi transaksi secara efektif, serta menjaga integritas dan keamanan data transaksi.
Tujuan utama sistem pemrosesan transaksi tentunya untuk memproses transaksi bisnis secara real-time dan mendukung fungsionalitas bisnis.
Dengan sistem ini, berbagai sektor bisnis yang menggunakan transaksi online, seperti pemesanan tiket pesawat, belanja online, maupun penjualan tiket untuk konser atau film, dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
Fungsi Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi memiliki beberapa fungsi utama, di antaranya:
1. Merekam Setiap Transaksi
Sistem ini bertugas untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi. Hal ini meliputi pengumpulan data penting seperti informasi customer, item yang dibeli, jumlah pembayaran, tanggal dan waktu transaksi, serta detail lainnya yang relevan.
2. Memproses Database
Sistem ini juga bertanggung jawab dalam mengolah dan mengelola database transaksi. Hal ini melibatkan penyimpanan data transaksi secara terstruktur dan terorganisi.
Akibatnya, informasi tersebut dapat diakses dan dianalisis dengan mudah pada saat yang dibutuhkan.
3. Meningkatkan Kinerja
Salah satu tujuan utama dari sistem ini adalah meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Dengan membantu memproses transaksi secara efisien, sistem ini dapat mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan dalam pengelolaan transaksi.
Selain itu, sistem ini juga dapat menghasilkan laporan dan analisis yang membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Siklus Sistem Pemrosesan Transaksi
Siklus ini mengacu pada serangkaian prosedur yang digunakan dalam pengolahan transaksi bisnis.
Dalam hal ini terdapat tiga siklus sistem pemrosesannya, di antaranya:
a. Siklus Pengeluaran
Siklus ini berfokus pada pengeluaran perusahaan dalam memperoleh bahan baku, properti, dan tenaga kerja melalui pertukaran dengan uang tunai atau kas.
Pada umumnya, siklus pengeluaran didukung oleh beberapa sistem berikut:
1. Sistem Pembelian
Sistem ini mencakup kebutuhan untuk memperoleh persediaan fisik seperti bahan baku. Hal ini meliputi proses pemesanan ke supplier dan pencatatan saat barang diterima.
2. Sistem Pengeluaran Kas
Sistem ini bertanggung jawab mengotorisasi pembayaran, mengeluarkan dana ke supplier, serta mencatat transaksi dengan mengurangi saldo kas dan meningkatkan saldo utang.
3. Sistem Penggajian
Sistem ini mengumpulkan data penggunaan tenaga kerja, menghitung gaji karyawan, serta mengeluarkan cek pembayaran gaji.
4. Sistem Aktiva Tetap
Sistem ini memproses transaksi yang terkait dengan akuisisi, pemeliharaan, dan pelepasan aset tetap perusahaan.
b. Siklus Konversi
Siklus ini terdiri dari dua subsistem utama, yaitu sistem produksi dan akuntansi biaya. Sistem produksi berhubungan dengan perencanaan dan penjadwalan produksi.
Di samping itu, sistem akuntansi biaya berkaitan dengan pemantauan aliran informasi biaya yang terkait dengan produksi.
c. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan mencakup proses penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas. Siklus ini terjadi setelah terjadinya transaksi jual-beli.
Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan untuk memproses transaksi bisnis secara efisien dan akurat.
Ada beberapa jenis TPS yang umum digunakan, antara lain:
1. Sistem Pemrosesan Transaksi Batch
Sistem ini mengumpulkan transaksi dalam bentuk batch atau kelompok. Transaksi akan dikumpulkan dalam periode waktu tertentu sebelum diproses.
Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi pemrosesan.
Contohnya, perusahaan dapat mengumpulkan semua transaksi penjualan dalam satu hari sebelum memprosesnya pada akhir hari.
Metode ini umum digunakan ketika pemrosesan transaksi secara real-time tidak diperlukan atau tidak memungkinkan.
2. Sistem Pemrosesan Transaksi Real-time
Sistem ini memproses transaksi secara langsung dan memberikan konfirmasi instan. Transaksi diproses segera setelah diterima, dan hasilnya dapat langsung dilihat oleh pengguna.
Ini dapat melayani banyak pengguna secara bersamaan dan memanfaatkan kemajuan teknologi, seperti transmisi data dan bandwidth yang lebih besar.
Kelebihan utama dari sistem ini adalah kemampuan untuk mendapatkan pembaruan atau informasi secara real-time.
Misalnya, ketika melakukan transaksi perbankan online, pengguna akan langsung melihat perubahan saldo atau konfirmasi transaksi secara instan.
Kedua jenis sistem pemrosesan transaksi ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Pemilihan jenis TPS yang tepat tergantung pada kebutuhan bisnis dan lingkungan operasional yang dimiliki.
Contoh Sistem Pemrosesan Transaksi
Terdapat beberapa contoh dari sistem ini yang umum diketahui. Berikut di antaranya:
1. Sistem Reservasi (Jenis Real–Time)
Sistem ini digunakan dalam berbagai jenis bisnis yang melibatkan pemesanan produk atau jasa.
Contohnya termasuk reservasi tiket kereta api, tiket konser, dan sejenisnya. Sistem ini membutuhkan respons yang cepat dan akurat untuk memastikan kepuasan pelanggan.
2. Sistem Peminjaman Perpustakaan (Jenis Real–Time)
Sistem ini digunakan untuk melacak peminjaman barang dari perpustakaan secara real–time. Saat ini, kartu pengguna perpustakaan juga sering menggunakan barcode untuk mempermudah pelacakan.
Data mengenai buku dan peminjam disimpan dalam sebuah database, mirip dengan sistem reservasi.
3. Pembuatan Tagihan (Jenis Batch)
Sistem ini digunakan untuk menghasilkan faktur kepada pelanggan atas barang atau jasa yang telah diberikan.
Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengatur waktu pemrosesan secara efisien, dan pemrosesan dilakukan secara kelompok.
4. Transaksi Penjualan Kartu Kredit (Jenis Batch)
Sistem pemrosesan ini melibatkan pencetakan slip kredit yang diambil oleh pelanggan setelah mereka menggunakan kartu kredit.
Slip tersebut kemudian diisi oleh petugas bank dan tidak diproses secara langsung. Pengguna kartu kredit dapat melihat transaksi secara real–time, tetapi pembaruan data masih dilakukan secara kelompok.
Keempat contoh di atas merupakan contoh yang sering kita ketahui mengenai sistem ini.
Baca Juga: Alur Transaksi Pembelian, Seperti Apa Cara Kerjanya?
POS RedERP: Sistem Pemrosesan Transaksi Modern
Semakin rumit kegiatan pemrosesan transaksi, pencatatan pun sudah tidak mungkin dilakukan secara manual. Maka, diperlukan adanya sebuah solusi yang dapat mempermudah prosesnya, hingga dapat mengurangi adanya human error.
Salah satu solusi efektif dalam pemrosesan transaksi ini yakni dengan mengimplementasikan sebuah sistem yang sudah terintegrasi seperti halnya software Point of Sales.
Software ini dapat membantu perusahaan dalam mendigitalisasi transaksi hariannya, dan memungkinkan pemilik bisnis untuk mencatat hingga memproses transaksi penjualan secara elektronik, yang menggantikan metode tradisional seperti penggunaan kertas dan pena.
Salah satu rekomendasi software POS terbaik tentunya Software POS RedERP. Dengan ini, Anda dapat membuat serta mengelola tagihan digital untuk setiap transaksi yang terjadi secara tepat dan akurat.
Dengan fitur-fitur utama yang dimiliki dan saling terintegrasi, membuat Software POS RedERP ini akan secara otomatis menghitung total pembayaran, termasuk pajak dan diskon yang berlaku.
Misalnya, fitur Laporan & Analisa, yang dengan ini perusahaan dapat menghasilkan laporan finansial terkait transaksi, produk dengan tingkat penjualan tertinggi, pola belanja pelanggan, dan hal lainnya.
Laporan ini memberikan informasi tentang pendapatan, inventaris, tren penjualan, dan berbagai metrik penting lainnya yang membantu Anda dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih baik.
Ada juga fitur System Integration yang dapat memperbaharui inventaris barang yang keluar, serta fitur Digital Billing System yang dapat mencetak invoice secara otomatis.
Intinya, Software POS RedERP dapat membantu mengurangi human error, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap kinerja bisnis Anda.
Ini juga memudahkan proses akuntansi dan meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk menyusun laporan secara manual.
Secara keseluruhan, Software POS RedERP merupakan solusi yang kuat dan modern dalam memproses transaksi harian, membuat tagihan digital, dan menghasilkan laporan.
Jadi, tak perlu menunggu lama untuk menggunakan software satu ini. Atau ajukan lebih dulu trialnya secara gratis dan rasakan manfaatnya.
