Apa Itu Stockout dan Bagaimana Cara Mencegahnya?

Persediaan yang efisien dan efektif sangat penting bagi kesuksesan suatu perusahaan.

Stockout bukan hanya mengakibatkan kekecewaan pelanggan, tetapi dapat menyebabkan kerugian finansial dan reputasi yang serius bagi perusahaan. 

Ketika pelanggan tidak dapat memperoleh produk yang mereka inginkan, mereka mungkin akan mencari alternatif dari pesaing, yang dapat mengurangi pangsa pasar dan keuntungan perusahaan.

Artikel ini bertujuan untuk menjelaskan apa itu stockout, mengidentifikasi penyebab umum dari stockout, serta memberikan beberapa strategi yang dapat diambil oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya stockout.

Pengertian Stockout

Stockout adalah ketika produk tidak tersedia bagi pelanggan yang ingin melakukan pembelian. Ketidakcukupan persediaan terjadi baik di toko fisik maupun toko online. 

Ketidakcukupan pasokan dan manajemen inventory yang tidak tepat sering menyebabkan terjadinya stockout.

Contoh kasus lainnya adalah ketika pengecer memiliki produk di gudangnya, tetapi barang tersebut tidak tersedia untuk dibeli ketika pelanggan membutuhkannya.

Stockout dapat berdampak negatif bagi perusahaan. Pelanggan yang tidak dapat membeli produk yang diinginkan mungkin akan kecewa dan beralih ke pesaing.

Hal ini dapat menyebabkan penurunan pendapatan dan kehilangan pangsa pasar.

Penyebab Stockout

Stockout atau kehabisan stok adalah kondisi di mana suatu produk atau barang tidak tersedia dalam persediaan atau gudang saat diminta oleh pelanggan atau konsumen.

Ada beberapa penyebab yang dapat menyebabkan terjadinya stockout, dan berikut penjelasan mengenai tiga penyebab utama stockout.

1. Kesalahan Jumlah Barang

Kesalahan jumlah barang dapat terjadi saat proses penghitungan atau pencatatan jumlah barang yang ada di dalam gudang atau persediaan.

Hal ini bisa terjadi karena kesalahan manusia dalam melakukan penghitungan atau pencatatan, atau mungkin karena penggunaan sistem pengelolaan persediaan yang tidak efektif.

Misalnya, jika sistem pencatatan stok tidak diperbarui secara akurat setelah adanya penjualan atau pengiriman barang, maka dapat terjadi kekeliruan dalam menghitung jumlah barang yang tersedia. 

Kesalahan ini dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara jumlah barang yang sebenarnya tersedia dengan jumlah yang tercatat dalam sistem, dan jika kesalahan ini tidak segera dikoreksi, maka dapat berujung pada stockout.

2. Laporan yang Tidak Akurat

Laporan yang tidak akurat juga dapat menjadi penyebab stockout.

Jenis laporan ini dapat timbul dari kesalahan dalam proses pengumpulan data, pemrosesan data yang tidak tepat, atau penggunaan metode yang tidak efisien dalam menghasilkan laporan. 

Misalnya, jika laporan persediaan yang dihasilkan tidak mencerminkan kondisi aktual persediaan barang, maka pengelola manajemen persediaan tidak akan menyadari keadaan stockout yang sebenarnya terjadi. 

Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam perencanaan pengadaan barang baru dan menyebabkan stockout yang tidak perlu.

3. Masalah Pengiriman

Masalah pengiriman juga dapat menjadi penyebab terjadinya stockout. Pengiriman barang yang terlambat atau tidak teratur dapat menyebabkan kekurangan stok di gudang atau toko.

Misalnya, jika ada keterlambatan dalam pengiriman barang dari supplier, maka barang tersebut mungkin tidak akan tiba tepat waktu untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Selain itu, masalah logistik atau transportasi seperti kerusakan barang selama pengiriman juga dapat menyebabkan stockout.

Jika barang rusak atau hilang selama proses pengiriman, maka stok yang seharusnya tersedia akan berkurang atau bahkan tidak ada sama sekali.

Dalam mengatasi masalah stockout, perusahaan perlu memperhatikan dan meningkatkan akurasi penghitungan stok, melakukan monitoring dan pengendalian persediaan secara rutin.

Selain itu, perusahaan juga harus memastikan laporan persediaan yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya, serta menjaga hubungan yang baik dengan supplier dan mitra logistik untuk meminimalkan masalah pengiriman.

Dengan melakukan langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengurangi risiko terjadinya stockout dan menjaga ketersediaan barang yang memadai.

Baca Juga: Membuat SOP Gudang Yang Baik dan Benar

Apa Bahaya Stockout pada Bisnis?

Stockout adalah situasi yang merugikan bagi keberlangsungan usaha. Bahaya stockout dalam bisnis adalah sebagai berikut.

1. Kerugian Pendapatan

Ketika bisnis mengalami stockout, mereka kehilangan kesempatan untuk menjual produk kepada pelanggan.

Pelanggan yang datang mencari produk yang tidak tersedia, kemungkinan besar akan mencari alternatif di tempat lain. 

Dalam hal ini, bisnis kehilangan pendapatan yang dapat diperoleh dari penjualan tersebut.

Jika stockout berlangsung dalam jangka waktu yang lama, bisnis juga berisiko kehilangan pelanggan dan beralih ke pesaing yang menyediakan produk yang mereka butuhkan.

2. Frustrasi Pelanggan

Stockout dapat menyebabkan kekecewaan dan frustrasi pelanggan.

Pelanggan yang tidak dapat membeli produk yang mereka inginkan mungkin merasa terganggu dan merasa bahwa bisnis tidak dapat memenuhi kebutuhan mereka.

Hal ini dapat mengarah pada pengalaman negatif bagi pelanggan dan membuat mereka merasa tidak dihargai oleh bisnis.

Frustrasi pelanggan ini dapat berdampak pada citra bisnis dan hubungan jangka panjang dengan pelanggan.

3. Persepsi Negatif terhadap Brand

Stockout dapat memberikan kesan buruk terhadap merek bisnis.

Pelanggan mungkin menganggap bahwa bisnis tidak dapat mengelola persediaan dengan baik atau bahwa mereka tidak memprioritaskan kebutuhan pelanggan.

Hal seperti ini dapat merusak reputasi bisnis dan mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap merek.

Persepsi negatif ini dapat menyebar melalui pengalaman pelanggan yang tidak puas dan dapat mempengaruhi citra bisnis secara keseluruhan.

Untuk menghindari bahaya stockout, bisnis perlu mengelola persediaan dengan baik dan memiliki sistem yang memadai untuk memantau dan mengendalikan stok. 

Menerapkan metode penghitungan permintaan yang akurat, menjalin hubungan yang kuat dengan pemasok, dan menggunakan sistem manajemen persediaan yang efektif dapat membantu bisnis dalam menghindari stockout yang merugikan.

Baca Juga: Overstock: Penyebab dan Cara Mengatasinya pada Inventory

Bagaimana Cara Menghitung Stockout?

Rumus risiko kehabisan stok dapat membantu menghitung probabilitas kehabisan stok, yaitu seberapa besar kemungkinan stok produk akan habis

Misalnya, Anda menjual sepatu gunung. Dalam proyeksi Anda, terdapat 500 orang yang membutuhkan model sepatu ini sebelum pengiriman selanjutnya tiba.

Namun, saat ini Anda hanya memiliki 50 unit sepatu tersebut.

Dalam hal ini, Anda menghadapi risiko kehabisan stok yang tinggi. Anda dapat menggunakan rumus risiko kehabisan stok untuk menghitung probabilitasnya.

Caranya adalah dengan memasukkan angka-angka tersebut ke dalam rumus:

Dengan demikian, terdapat probabilitas sebesar 90% bahwa sepatu tersebut akan habis stok sebelum pengiriman selanjutnya tiba.

Hal ini menunjukkan tingkat risiko yang tinggi, dan Anda perlu melakukan langkah-langkah untuk mengurangi risiko tersebut, seperti menambah stok atau mengatur strategi pengadaan yang lebih efektif.

Bagaimana Cara Mencegah Stockout?

Untuk mencegah terjadinya kehabisan stok barang, berikut beberapa langkah yang dapat diambil.

1. Memperbarui Data Komputer

Memastikan bahwa data stok barang yang tercatat dalam sistem komputer selalu diperbarui dengan informasi terbaru mengenai jumlah barang yang tersedia, dan perubahan permintaan pelanggan.

2. Membangun Sistem Pengecekan Ulang

Mengimplementasikan sistem pengecekan ulang yang teratur untuk memverifikasi ketersediaan stok barang dan mengidentifikasi potensi stockout.

Hal ini memungkinkan tindakan yang cepat untuk mengatasi kekurangan stok sebelum terlambat.

3. Memahami Permintaan

Menggali informasi dan menganalisis pola permintaan pelanggan secara mendalam.

Dengan memahami tren dan pola permintaan, perusahaan dapat mengantisipasi kebutuhan pelanggan dan mengatur stok dengan lebih efisien.

4. Mengonfigurasi Peringatan Stok

Mengatur sistem peringatan otomatis yang memberi tahu saat stok barang mendekati level kritis atau saat perlu melakukan pemesanan ulang.

Hal ini memungkinkan manajemen stok yang lebih efektif dan pengambilan keputusan yang tepat waktu.

5. Menggunakan Sistem Notifikasi yang Canggih

Menerapkan sistem notifikasi yang canggih, seperti melalui email, pesan teks, atau aplikasi mobile, untuk memberi tahu secara real-time mengenai perubahan stok dan permintaan pelanggan. 

Hal ini membantu dalam mengidentifikasi dan menangani potensi stockout dengan lebih cepat.

6. Menerima Pengiriman yang Lebih Sering

Memperbarui jadwal pengiriman barang dengan lebih sering untuk memastikan stok tersedia secara teratur.

Dengan menerima pengiriman yang lebih sering, perusahaan dapat menjaga ketersediaan stok yang lebih stabil.

7. Mengimplementasikan Pengiriman Langsung (Cross–Docking)

Mengadopsi sistem pengiriman langsung (cross–docking) yang memungkinkan barang dikirim langsung dari pemasok ke pelanggan tanpa harus menyimpannya dalam gudang perusahaan.

Dengan demikian, waktu penyaluran barang dapat dipercepat dan risiko stockout dapat dikurangi.

Dengan mengambil langkah-langkah ini, perusahaan dapat mencegah stockout dan menjaga ketersediaan stok barang yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Baca Juga: 6 Tips Mengelola Persediaan Barang di Perusahaan Manufaktur

Hindari Stockout dengan Bantuan Software Inventory RedERP

Stockout adalah kondisi di mana suatu barang atau produk habis di gudang atau toko. Hal ini dapat menyebabkan kerugian finansial dan ketidakpuasan pelanggan. 

Untuk menghindari stockout, penting mengelola persediaan dengan baik. Salah satu cara yang efektif untuk melakukannya adalah dengan menggunakan software manajemen persediaan seperti Software Inventory RedERP.

Software Inventory RedERP dapat membantu perusahaan dalam mengelola inventaris mereka dengan lebih efisien.

Dengan menggunakan Software Inventory RedERP, Anda dapat mengoptimalkan siklus persediaan, memantau stok barang secara real–time, dan membuat perkiraan permintaan untuk mencegah stockout.

Berikut adalah beberapa fitur RedERP yang dapat membantu menghindari stockout:

• Manajemen persediaan yang terpusat.
• Pemantauan persediaan secara real–time.
• Peramalan permintaan.
• Pemesanan otomatis.

Dengan bantuan Software Inventory RedERP, Anda dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan dan menghindari stockout yang dapat merugikan bisnis Anda. 

Software Inventory RedERP dapat membantu Anda mengoptimalkan persediaan, mengikuti tren permintaan, dan mengambil tindakan proaktif untuk memastikan ketersediaan barang yang memadai.

Oleh karena itu, ajukan demo gratisnya sekarang juga dan rasakan manfaatnya!