Surat Niaga: Pengertian, Jenis, Cara Membuat dan Contohnya

Surat niaga mungkin terdengar asing bagi telinga Anda, terutama jika Anda bukan dari latar belakang seorang pebisnis.

Namun, di dalam dunia bisnis, surat ini merupakan salah satu jenis surat resmi yang memiliki fungsi dan peran penting bagi kelangsungan bisnis.

Bukan tanpa alasan, surat niaga disebut juga sebagai surat bisnis atau dagang. Sebab surat niaga dibentuk atau dibuat untuk kepentingan bisnis atau perdagangan.

Surat ini juga sering digunakan oleh para pebisnis untuk melakukan beberapa kegiatan bisnis maupun profesional.

Dalam pembahasan ini, RedERP akan membedah secara mendalam mengenai apa yang dimaksud dengan surat niaga, tahapan, dan contoh surat niaga yang baik dan benar.

Simak penjelasan lengkapnya di blog RedERP!

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga adalah salah satu jenis surat resmi yang dibuat atau dikeluarkan oleh perusahaan atau badan usaha, maupun pemilik bisnis untuk keperluan bisnis atau niaga, yang berkaitan dengan penawaran serta jual beli barang maupun jasa.

Surat niaga bisa bersifat internal ataupun eksternal. Tujuan dari dibuatnya surat ini yaitu untuk mendapatkan keuntungan dari aktivitas bisnis yang dilakukan.

Bila dari sisi internal, surat ini digunakan oleh pihak-pihak tertentu yang masih di dalam perusahaan yang sama.

Sedangkan dari sisi eksternal, surat ini digunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak-pihak lain di luar perusahaan, baik badan usaha maupun perorangan.

Jenis Surat Niaga

Surat niaga yang ada saat ini, terbagi ke dalam beberapa jenis. Berikut ini adalah jenis-jenis dari surat niaga, antara lain:

1. Surat Penawaran

Jenis yang pertama ini, umumnya dibuat oleh penjual untuk menawarkan produk yang dimilikinya, baik itu barang maupun jasa. Surat ini bisa dibuat atas inisiatif perusahaan, atau sebagai balasan dari surat permintaan penawaran.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Penawaran Barang

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran biasanya dibuat oleh calon konsumen kepada produsen.

Tujuannya yaitu sebagai permintaan kepada produsen untuk menawarkan produk yang dimilikinya secara detail dan terperinci, mulai dari katalog, harga, promo, diskon, dan sejenisnya.

Baca Juga: Mengenal Lebih dalam Tentang Purchase Order

3. Surat Perkenalan

Jenis selanjutnya yaitu surat perkenalan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengenalkan jenis usaha yang mereka lakukan kepada pihak-pihak lain.

Umumnya surat perkenalan berisikan penjelasan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan yang membuatnya secara detail dan terperinci.

4. Surat Pesanan

Surat satu ini dibuat oleh konsumen yang ditujukan kepada produsen untuk memberikan informasi kepada penjual, mengenai produk yang akan mereka beli.

5. Surat Konfirmasi Pesanan

Setelah penjual atau produsen mendapatkan surat pesanan dari konsumen. Maka sebagai balasannya, produsen akan membuat surat konfirmasi pesanan yang ditujukan kepada konsumennya. 

Tujuannya untuk memastikan barang apa saja yang dibeli, total pemesanan, harga, metode pembayaran, dan sejenisnya secara lengkap.

6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat jenis ini dibuat oleh penjual setelah tercapainya persetujuan dan kesepakatan terkait aturan pemesanan yang dilakukan oleh pihak konsumen atau pembeli. 

Isi dari surat pemberitahuan ini yaitu barang siap dikirimkan, dan seputar kondisi barang, serta asuransi jika ada.

7. Surat Penagihan

Apabila proses jual beli barang atau jasa bersifat utang, maka perlu dibuat surat penagihan.

Surat penagihan akan dibuat oleh penjual untuk memberikan informasi kepada pembeli, seputar waktu tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.

8. Surat Pengiriman Pembayaran

Pembeli yang sudah menerima barang yang diinginkan biasanya akan membuat surat pengiriman pembayaran. Pemberian surat ini juga disertai dengan uang yang dibayarkan, cara pembayaran, serta bukti pembayaran yang ada.

9. Surat Penolakan Pesanan

Penjual akan membuat surat ini dan diberikan kepada pembeli, apabila ia tidak mampu untuk memenuhi permintaan pembeli yang disebabkan oleh berbagai macam alasan.

10. Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran dibuat sebagai bentuk respons dari surat penagihan yang dibuat oleh penjual kepada pembeli.

Dokumen berisikan informasi yang menerangkan bahwa pembeli tidak mampu untuk membayar sesuai dengan kesepakatan yang dibuat secara berasama atau ada hal-hal lain yang menghambat proses bayar.

11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Sesuai namanya, surat ini dibuat sebagai respon dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat oleh pembeli. Isi dari surat ini yaitu, informasi seperti penolakan penangguhan maupun persyaratan pembayaran baru yang harus dilakukan oleh pembeli.

12. Surat Pengaduan

Jenis surat ini akan dibuat oleh pembeli, jika barang atau produk yang diterima dalam keadaan rusak, cacat, ataupun tidak sesuai dengan kesepakatan dan perjanjian antara penjual dan pembeli pada saat awal negosiasi.

13. Surat Jawaban Pengaduan

Surat niaga yang terakhir yaitu surat jawaban pengaduan sebagai bentuk respon atau jawaban terhadap surat pengaduan yang telah dibuat oleh pembeli.

Umumnya surat ini akan berisikan permintaan maaf dari pihak penjual dan juga solusi atau pemecahan masalah yang diusulkan oleh penjual kepada pembeli.

Baca Juga: Mengenal Wesel yang Perlahan Mulai Dilupakan

Bagian Surat Niaga

Dalam membuat sebuah surat niaga, Anda perlu untuk memperhatikan bagian atau struktur dari surat itu sendiri.

Karena termasuk ke dalam salah satu jenis surat resmi, maka dalam pembuatannya tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Berikut ini adalah bagian-bagian surat niaga:

• Kop surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Perihal
• Tanggal dibuatnya surat
• Alamat
• Salam pembuka
• Isi surat (terdiri dari pembuka, isi, dan penutup)
• Salam penutup
• Tanda tangan
• Jabatan pengirim surat

Cara Membuat Surat Niaga

Setelah Anda memahami bagian pada struktur dari surat niaga. Langkah selanjutnya yaitu, Anda perlu untuk memperhatikan beberapa poin berikut ini:

• Mengatakan tujuan, maksud, serta dasar dibuatnya surat niaga tersebut
• Merincikan jenis serta jumlah barang/jasa yang akan dipesan
• Mengatakan metode pengiriman barang yang akan dipesan
• Menyebutkan metode pembayaran
• Menjelaskan cara pengepakan/packaging dari barang yang dipesan

Baca Juga: Apa Itu SKDU? Ini Definisi dan Tata Cara Membuatnya

Contoh Surat Niaga

Setelah Anda memahami dan mengetahui komponen-komponen penting di dalam surat niaga, seperti jenis, bagian atau strukturnya, serta cara membuatnya. 

Guna memudahkan Anda dalam memahami pembahasan mengenai surat niaga ini, berikut adalah contoh surat niaga yang dapat digunakan dalam situasi bisnis:

[Logo Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

[Telepon/Fax Perusahaan]

[Email Perusahaan]

[Tanggal]

Kepada Yth,

[Nama Penerima Surat]

[Alamat Penerima Surat]

[Kota, Kode Pos]

Perihal: Penawaran Produk/ Jasa

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Perusahaan] ingin menawarkan produk/jasa kami kepada Bapak/Ibu. Sebagai perusahaan yang telah berpengalaman dalam bidang ini selama lebih dari [jumlah tahun], kami yakin dapat memberikan layanan terbaik bagi Anda.

Produk/Jasa yang kami tawarkan antara lain [spesifikasi produk/jasa]. Kami telah memberikan penawaran harga yang kompetitif dan layanan purna jual yang dapat diandalkan.

Kami siap memberikan presentasi produk/jasa kami jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut. Jika Bapak/Ibu tertarik dengan produk/jasa kami, silakan hubungi kami melalui telepon atau email yang tercantum di atas.

Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan kami berharap dapat bekerja sama dengan Bapak/Ibu di masa yang akan datang.

Hormat kami,

[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]

Itulah pembahasan mendalam mengenai apa yang dimaksud dengan surat niaga, mulai dari pengertian, jenis, bagian, cara membuat, hingga contoh surat niaga yang berlaku dan banyak digunakan oleh perusahaan dan bisnis saat ini.