Tanda terima barang adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang atau produk dari pihak pengirim.
Tanda terima ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang atau produk telah diterima dengan baik dan sesuai dengan pesanan.
Dalam artikel RedERP ini, kita akan membahas pengertian, format pembuatan, serta contoh tanda terima barang beserta informasi penting yang harus tercantum di dalamnya.
Pengertian Tanda Terima Barang
Tanda terima barang adalah bukti tertulis yang diberikan oleh penerima kepada pengirim sebagai tanda bahwa barang telah diterima dengan baik.
Dokumen ini mencatat detail barang yang diterima, seperti jumlah, jenis, kualitas, dan kondisi barang saat diterima.
Umumnya tanda terima barang digunakan dalam proses pengiriman dan penerimaan barang, ia menjadi bukti fisik yang ditandatangani oleh kedua belah pihak atau dapat berupa dokumen elektronik, tergantung pada kebijakan dan kesepakatan yang berlaku.
Informasi yang biasanya terdapat dalam dokumen ini meliputi nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, tanggal penerimaan, deskripsi barang secara rinci, jumlah barang, dan tanda tangan penerima.
Penting bagi pengirim dan penerima untuk menyimpan salinan tanda terima barang sebagai bukti dalam jangka waktu tertentu.
Dokumen ini dapat menjadi referensi yang berguna dalam kasus klaim asuransi, perselisihan, atau jika terjadi permasalahan terkait dengan barang yang dikirim atau diterima.
Baca Juga: 3 Contoh Surat Pengadaan Barang dan Manfaatnya
Perbedaan Tanda Terima dengan Invoice
Surat tanda terima dan invoice adalah dua jenis dokumen yang berbeda. Berikut ini beberapa perbedaannya.
Invoice
Invoice merupakan dokumen yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual yang digunakan sebagai bukti untuk menagih pembayaran kepada konsumen.
Isinya mencakup informasi seperti jumlah tagihan, tanggal penerbitan faktur, kuantitas barang, harga, diskon (jika ada), jumlah pembayaran, dan tanda tangan penjual.
Invoice dikirimkan sebelum pembayaran dilakukan agar pembeli mengetahui jumlah total yang harus dibayarkan.
Surat Tanda Terima
Surat tanda terima mencakup informasi tentang barang atau dokumen yang diterima, seperti nama barang, jumlah, dan informasi penerima.
Umumnya, surat tanda terima diberikan kepada penerima barang atau dokumen sebagai bukti penerimaan.
Tujuan surat tanda terima adalah sebagai dokumentasi penerimaan barang atau dokumen.
Dengan demikian, perbedaan utama antara surat tanda terima dan invoice terletak pada fungsinya. Invoice digunakan sebagai dokumen pembayaran atau penagihan, sementara surat tanda terima berfungsi sebagai bukti penerimaan.
Penting bagi penjual dan pembeli untuk memahami perbedaan ini agar dapat mengelola transaksi dengan baik.
Baca Juga: Manfaat dan Contoh Surat Pengadaan Barang
Fungsi Tanda Terima Barang
Terdapat beberapa fungsi di dalam tanda terima barang adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Perusahaan
Tanda terima barang berfungsi sebagai dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat penerimaan barang dari pihak eksternal.
Dengan adanya tanda terima barang, perusahaan memiliki bukti tertulis yang menyatakan bahwa barang telah diterima dengan jumlah yang sesuai dan dalam kondisi yang baik.
Dokumen ini penting untuk keperluan akuntansi dan administrasi perusahaan, karena mencatat informasi tentang pengiriman barang, tanggal penerimaan, jumlah barang yang diterima, dan identitas pihak yang memberikan barang.
2. Kontrol Internal
Tanda terima barang juga berperan dalam menjalankan kontrol internal di perusahaan.
Dengan menggunakan tanda terima barang, perusahaan dapat memverifikasi dan memastikan keberadaan barang yang diterima dengan pesanan atau faktur yang terkait.
Hal ini membantu mencegah adanya kesalahan, kehilangan, atau kecurangan dalam proses penerimaan barang.
Selain itu, tanda terima barang juga memungkinkan perusahaan untuk melacak inventaris dan mengidentifikasi perbedaan antara persediaan aktual dengan catatan persediaan yang ada.
Dengan demikian, tanda terima barang memiliki peran penting dalam menjaga akuntabilitas dan efisiensi operasional perusahaan serta membantu dalam pengendalian dan pengawasan internal terhadap persediaan barang.
Format Tanda Terima Barang
Tanda terima barang adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan suatu barang oleh pihak penerima.
Format ini penting untuk menjaga catatan yang akurat dan memastikan bahwa barang telah diterima dengan benar.
Berikut adalah penjelasan komprehensif mengenai setiap elemen dalam format tanda terima barang:
1. Judul
Di bagian judul ini Anda bisa menulis “Tanda Terima Barang”, bagian ini digunakan untuk mengidentifikasi dokumen tersebut sebagai tanda terima.
2. Tanggal Penerimaan
Anda juga perlu memasukan tanggal penerima. Ini adalah tanggal saat barang diterima oleh pihak penerima. Tanggal ini mencatat tanggal spesifik ketika penerimaan barang terjadi.
3. Identitas dari Penerima
Bagian ini mencakup identitas dari pihak yang menerima barang. Biasanya mencantumkan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya yang relevan.
Hal ini memungkinkan untuk mengidentifikasi dengan jelas pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang.
4. Identitas dari Pengirim Barang
Bagian ini mencakup identitas dari pihak yang mengirim barang. Hal ini termasuk nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya yang relevan.
Informasi ini berguna untuk mengidentifikasi pengirim barang dan memudahkan komunikasi jika diperlukan.
5. Tujuan dari Adanya Penyerahan Barang
Bagian ini menjelaskan tujuan atau alasan mengapa barang tersebut diserahkan kepada penerima.
Ini bisa mencakup informasi seperti pembelian barang, pengiriman barang sebagai hadiah, atau pengiriman barang untuk keperluan bisnis tertentu.
6. Tanda Tangan Kedua Belah Pihak
Bagian ini memuat tanda tangan pihak penerima dan pihak pengirim barang.
Tanda tangan ini menunjukkan persetujuan dan konfirmasi dari kedua belah pihak bahwa barang telah diterima dengan baik.
Contoh Tanda Terima Barang
Berikut adalah contoh tanda terima barang:
Tanda Terima Barang
Tanggal Penerimaan: 25 Mei 2023
Identitas dari Penerima:
Nama: John Doe
Alamat: Jalan Raya No. 123, Kota ABC
Nomor Telepon: 08123456789
Identitas dari Pengirim Barang:
Nama: Jane Smith
Alamat: Jalan Utama No. 456, Kota XYZ
Nomor Telepon: 08234567890
Tujuan dari Adanya Penyerahan Barang:
Penyerahan barang ini merupakan hasil pembelian online oleh John Doe. Barang dikirim oleh Jane Smith sebagai penjual.
Tanda Tangan:
[Tanda tangan pihak penerima] [Tangan pihak pengirim barang]
Download format tanda terima barang
Baca Juga: Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya
Dengan format ini, dokumen Tanda Terima Barang memberikan bukti tertulis tentang penerimaan barang dan mengonfirmasi bahwa proses pengiriman telah selesai dengan baik.
