Kehadiran Transport Management System (TMS) merupakan aspek yang sangat krusial dalam kegiatan logistik di Indonesia.
Dengan 17 ribu lebih pulau di dalamnya serta munculnya tren belanja online saat ini. Membuat penggunaan Transport Management System dalam pelaksanaan aktivitas logistik adalah langkah yang tepat, untuk menghadapi kedua tantangan tersebut.
Supaya dapat lebih memahami pengertian serta tantangan yang saat ini sedang dihadapi TSM Indonesia. Simak penjelasannya secara mendalam pada artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu Transport Management System?
Transport Management System adalah perangkat lunak yang dikembangkan, untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan logistik dalam menyederhanakan alur pengiriman barang.
Siklus proses logistik perusahaan mulai dari perencanaan pengangkutan, eksekusi pengangkutan, pelacakan kargo, tahapan pembayaran, hingga indepth report tentang jaringan dan fasilitas pengirim. Dapat ditangani secara menyeluruh oleh software TMS.
Selain itu, kehadiran software TMS turut memberikan kemudahan bagi perusahaan logistik dalam membangun perencanaan, pelaksanaan, dan pengoptimalan pergerakan fisik suatu barang yang keluar maupun masuk.
Software ini juga akan memastikan seluruh proses pengiriman tepat sasaran kepada seluruh pelanggan.
Umumnya software ini dimanfaatkan oleh sejumlah sektor bisnis yang mengandalkan proses pengiriman, pemindahan, dan penerimaan barang secara teratur.
Sektor-sektor bisnis tersebut di antaranya produsen atau perusahaan manufaktur, distributor, perusahaan e-commerce, bisnis retail, dan perusahaan penyedia layanan logistik lainnya.
Software TMS sendiri memiliki fungsi procurement (menentukan kinerja pengadaan), manufacturing (optimalisasi proses produksi), dan CRM. Ketiga fungsi tersebut mempunyai peran yang berbeda-beda, dalam mendukung kegiatan suatu perusahaan logistik.
Baca Juga: Fleet Management System: Pengertian, Fungsi, hingga Tips Menerapkannya
Fungsi Transport Management System
Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari Transport Management System:
1. Pengaturan Rute dan Penjadwalan
TMS memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengelola rencana perjalanan yang efisien bagi armada kendaraan mereka.
Sistem ini dapat menghitung rute terpendek atau tercepat berdasarkan jarak, waktu tempuh, lalu lintas, dan kendala lainnya.
Selain itu, TMS juga membantu dalam penjadwalan pengiriman, penugasan kendaraan, dan manajemen jadwal pengemudi.
2. Manajemen Pengiriman
TMS memungkinkan perusahaan untuk melacak pengiriman dari awal hingga akhir. Ini termasuk pemantauan posisi kendaraan secara real-time, pemberian notifikasi kepada pelanggan mengenai status pengiriman, dan penanganan masalah yang mungkin timbul selama proses pengiriman.
Dengan adanya TMS, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan efisiensi pengiriman.
3. Pengelolaan Inventaris
TMS membantu perusahaan dalam mengelola stok dan inventaris yang berhubungan dengan operasi logistik. Sistem ini dapat memantau dan mengelola persediaan barang secara efisien, sehingga meminimalkan kekurangan atau kelebihan persediaan.
Dengan pemantauan yang akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan dan distribusi barang.
4. Pengendalian Biaya
TMS dapat memberikan perkiraan biaya pengiriman yang akurat, mengidentifikasi penggunaan bahan bakar yang tidak efisien, dan mengoptimalkan penggunaan armada kendaraan.
Dengan mengelola biaya secara efektif, perusahaan dapat meningkatkan profitabilitasnya.
5. Pelaporan dan Analisis
TMS menyediakan laporan dan analisis yang berguna bagi perusahaan. Sistem ini dapat mengumpulkan data operasional seperti waktu tempuh, biaya pengiriman, kinerja pengemudi, dan informasi lainnya.
Data ini dapat digunakan untuk menganalisis kinerja operasional, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan mengambil keputusan yang lebih baik dalam pengelolaan transportasi.
Tantangan Sistem Manajemen Transportasi di Indonesia
Tantangan yang harus dihadapi oleh sistem manajemen transportasi Indonesia saat ini sangatlah beragam. Banyak sekali faktor yang memengaruhi munculnya tantangan bagi sistem TMS nasional, mulai dari letak geografis, biaya, perkembangan infrastruktur, dan lainnya.
Lebih lanjut, berikut ini penjelasan terkait tantangan yang sedang dihadapi oleh sistem TMS Indonesia.
1. Tingkat Pengeluaran Biaya yang Tinggi
Pengeluaran biaya yang terlalu tinggi masih menjadi tantangan terbesar bagi bisnis logistik tanah air. Tingginya pengeluaran yang harus dikeluarkan perusahaan disebabkan oleh beberapa faktor.
Misalnya pengalokasian pesanan yang masih dikelola secara manual, meningkatkan kebutuhan tenaga kerja yang tidak sedikit.
Lalu, perencanaan rute perjalanan yang masih dioperasikan secara manual juga mendorong pembengkakan pengeluaran perusahaan, membuat biaya perawatan kendaraan melonjak tinggi.
2. Perkembangan Infrastruktur yang Rendah
Dalam melakukan kegiatan logistik, Indonesia masih sangat bergantung pada pengiriman kargo.
Hal ini karena infrastruktur darat terlebih perkeretaapian Indonesia masih terbilang kurang. Meski saat ini sudah dilakukan pembangunan infrastruktur di sektor perkeretaapian, namun masih belum menunjang aktivitas logistik nasional secara keseluruhan.
Mengingat Indonesia merupakan negara kepulauan, penting bagi pemerintah untuk merampungkan pembangunan infrastruktur perkeretaapian secara merata.
Ketergantungan terhadap pengiriman kargo yang terjadi terus menerus akan semakin memberatkan perusahaan logistik nasional. Alasannya karena pengiriman kargo membutuhkan biaya operasional yang cukup besar.
Baca Juga: Arti Shipping dan Beberapa Jenisnya
3. Kurangnya Kesadaran dalam Perawatan Kendaraan
Tantangan ketiga berasal dari internal perusahaan itu sendiri. Minimnya kesadaran dalam melakukan perawatan terhadap kendaraan perusahaan dari waktu ke waktu, dapat berakibat fatal.
Misalnya saja, mesin kendaraan yang tidak mendapatkan perawatan secara berkala, akan mengalami kerusakan bertahap.
Bahkan, apabila kerusakan tersebut tidak segera ditangani. Mesin kendaraan tentu akan semakin bekerja keras, dan akan menyebabkan kerusakan permanen. Hal ini lagi-lagi akan berpengaruh kepada pengeluaran biaya serta kinerja perusahaan terhadap konsumen.
4. Kapasitas Kendaraan Kurang Maksimal
Kapasitas kendaraan yang kurang maksimal dalam melakukan kegiatan penampungan barang, merupakan tantangan selanjutnya bagi sistem manajemen transportasi Indonesia.
Hal ini terjadi apabila suatu perusahaan logistik masih menggunakan sistem transportasi konvensional, dalam melakukan kegiatan pengiriman barang mereka . Alhasil, kapasitas kendaraan yang tersedia tidak bisa dimanfaatkan secara maksimal.
Sistem transportasi konvensional masih menerapkan pengecekan oleh tim lapangan secara manual. Sehingga peluang terjadinya miss cukup besar perihal menentukan detail ukuran, hingga jenis atau jumlah produk yang akan diangkut.
5. Manajemen Rute yang Terbilang Buruk
Indonesia merupakan negara dengan jumlah penduduk yang cukup banyak. Hal tersebut menyebabkan tingkat mobilitas, terutama di perkotaan sangat tinggi. Mobilitas yang tinggi cenderung menimbulkan kemacetan.
Maka dari itu diperlukan sistem manajemen rute yang tepat untuk mengatasi hal tersebut. Namun dalam praktiknya, masih terdapat perusahaan logistik yang belum menerapkan manajemen rute yang baik.
Hal ini menyebabkan keterlambatan pengiriman kepada konsumen.
Maka dari itu, perusahaan perlu mengembangkan sistem manajemen rute yang mampu memberikan solusi atas masalah tersebut.
6. Keterlambatan Waktu Pengiriman
Kelima permasalahan yang disebutkan sebelumnya akan berdampak pada ketepatan waktu pengiriman barang kepada pelanggan.
Penggunaan sistem transportasi yang masih bersifat konvensional saat ini. Dinilai kurang efektif karena cenderung menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman pesanan kepada konsumen.
Apabila terus terjadi, kinerja perusahaan akan menurun dan berdampak terhadap pengalaman pelanggan. Rendahnya pengalaman pelanggan akan mendorong mereka untuk beralih ke perusahaan kompetitor lain.
Dapat dikatakan, suatu perusahaan logistik akan kehilangan pelanggan mereka secara bertahap. Apabila kinerja perusahaan tidak mengalami perkembangan.
Baca Juga: Seberapa Pentingkah Manajemen Logistik bagi Bisnis?
Transport Management System RedERP Solusi Manajemen Transportasi yang Buruk
Transport Management System (TSM) adalah perangkat yang memudahkan kegiatan manajemen logistik.
Seperti yang kita tahu, kegiatan logistik adalah hal yang tidak bisa dilepaskan dalam proses bisnis terutama industri manufaktur.
Di mana barang yang sudah diproduksi harus didstribusikan dengan cara-cara yang efektif agar bisa sampai ke tangan konsumen.
Manajemen logistik yang berjalan akan menghemat cost dan meningkatkan profit perusahaan. Tanpa kehadiran TMS yang suportif, perusahaan logistik Indonesia tidak akan bisa mengatasi sejumlah tantangan secara maksimal.
Software ERP dari RedERP dapat menjadi jawaban untuk menangani tantangan yang ada. Kehadiran software ERP dari RedERP juga merupakan bentuk dukungan modernisasi bagi seluruh perusahaan logistik tanah air.
Selain menyediakan variasi fitur yang beragam dan suportif, segala jenis modul yang ada di software RedERP juga sudah terintegrasi dalam satu perangkat lunak.
Sehingga Anda dapat memanfaatkan beragam fitur dan modul yang ada secara praktis dan mudah.
Salah satu sistem software RedERP yang dapat menjadi solusi atas manajemen transportasi yang buruk adalah Inventory and Distribution Applications.
Software inventory ini akan membantu manajemen transportasi perusahaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien, lewat 5 fitur multifungsi yang ada di dalamnya.
Sebagai contoh, Anda dapat meminimalisir pengeluaran perusahaan dalam melakukan pemantauan serta pengalokasian barang pesanan melalui fitur Shipping and Receipt.
Penggunaan fitur ini akan memudahkan Anda dalam menjalankan kedua kegiatan tersebut, cukup melalui satu perangkat lunak saja. Cara ini akan mengurangi tingkat kebutuhan tenaga kerja untuk kedua kegiatan operasional tersebut.
Selain itu, Anda juga dapat melakukan manajemen beberapa lokasi gudang sekaligus menggunakan sistem komprehensif yang tersedia dalam fitur Warehouse and Locator Management.
Terakhir, Anda pun dapat membuat laporan evaluasi setiap akhir periode terkait manajemen transportasi perusahaan secara otomatis lewat fitur Reporting and Analysis.
Dengan menggunakan sistem Inventory and Distribution RedERP, manajemen transportasi perusahaan akan jauh lebih berkembang dan berjalan efektif. Ayo segera ajukan demo gratisnya sekarang dan rasakan manfaatnya!
