Table of Contents
Table of Contents

Vendor Managed Inventory (VMI): Pengertian, Manfaat, hingga Tips Menerapkannya

Vendor Managed Inventory

Vendor managed inventory adalah salah satu proses yang memiliki peran sangat penting dalam meningkatkan margin keuntungan baik bagi pembeli atau vendor.

Inovasi dalam mengelola inventaris oleh pihak vendor membantu supplier dan pembeli untuk saling mendapatkan manfaat melalui optimalisasi inventaris yang berhasil.

Dalam artikel RedERP ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai apa itu vendor managed inventory, manfaat, komponen, proses, tips menerapkannya, serta solusi software inventory untuk membantu proses vendor managed inventory agar lebih baik.

 

Apa Itu Vendor Managed Inventory?

Vendor managed inventory adalah serangkaian proses dan perangkat lunak manajemen inventaris di mana produsen atau pemasok mengambil tanggung jawab untuk mengoptimalkan persediaan stok distributor.

Ini merupakan pendekatan strategi bisnis antara pemasok dan distributor yang meningkatkan hubungan dan kolaborasi di antara keduanya, membantu mereka mencapai keselarasan tujuan untuk operasi yang lebih efisien.

Dalam model bisnis konvensional, pembeli bertanggung jawab untuk menentukan volume persediaan dan melakukan pemesanan kapanpun diperlukan. Namun, dalam model inventaris yang dikelola vendor, tanggung jawab ini dialihkan dari pembeli ke pemasok.

Di beberapa situasi, vendor logistik pihak ketiga juga mungkin bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat persediaan yang mencukupi bagi pembeli.

 

Baca Juga: Apa Itu Vendor Management? Berikut Proses hingga Strateginya

 

Manfaat Vendor Managed Inventory

Investasi dalam solusi vendor managed inventory dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak, yaitu vendor dan pembeli.

Dari pengurangan biaya penyimpanan hingga penyederhanaan eksekusi dan supply chain management yang efisien. Vendor Managed Inventory (VMI) membantu pembeli untuk berkolaborasi dan menjaga hubungan strategi dengan vendor.

Berikut ini adalah berbagai keuntungan yang diperoleh oleh penjual dan pembeli:

 

Manfaat bagi Vendor

Keuntungan bagi vendor dalam inventaris yang dikelola oleh vendor antara lain:

 

1. Pengurangan Biaya Penyimpanan

Dengan menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan persediaan yang berlebihan, Anda dapat mengurangi biaya yang tidak perlu. 

Selain itu, vendor juga dapat mengurangi biaya besar yang ditimbulkan oleh inventaris yang tidak terjual.

Ini memungkinkan customer untuk melakukan pemesanan secara massal kepada vendor, dan dapat memberikan diskon volume yang lebih baik.

 

2. Peningkatan Peramalan Permintaan

Dengan menggunakan peramalan permintaan yang akurat dan akses terhadap data penjualan langsung ke konsumen, pemasok dapat memprediksi kebutuhan persediaan berdasarkan tingkat stok dan pola penjualan yang lengkap.

 

3. Penguatan Kolaborasi dengan Pelanggan

Hubungan yang kuat dengan pelanggan memberikan keunggulan kompetitif bagi pemasok karena mereka dapat memberikan dukungan pengiriman yang tepat waktu dan layanan pelanggan yang unggul.

Vendor dapat menawarkan program loyalitas atau diskon besar-besaran untuk menarik lebih banyak pelanggan.

 

4. Peningkatan Penjualan

Seiring berjalannya waktu, melalui VMI, vendor dapat memahami dan memprediksi permintaan pelanggan dengan lebih baik.

Kemitraan antara kedua belah pihak meningkat, meningkatkan ketersediaan produk, meningkatkan kualitas layanan pelanggan, dan menciptakan loyalitas merek yang lebih baik.

Hal ini berdampak pada peningkatan jumlah pelanggan yang kembali dan penjualan yang lebih baik di masa depan.

 

Manfaat bagi Customer

Selain mendatangkan keuntungan bagi vendor, VMI juga menguntungkan bagi customer selaku pembeli. Berikut ini beberapa keuntungan tersebut.

 

1. Pengurangan Safety Stock

Dengan vendor yang memiliki kendali lebih besar atas perencanaan inventaris dan manajemen stok, overstock dapat dikurangi berdasarkan perkiraan permintaan.

Ini diperlukan untuk menyimpan persediaan cadangan (safety stock) dan mengurangi risiko yang terkait.

 

2. Tingkat Inventaris yang Lebih Rendah

Dengan vendor yang bertanggung jawab atas inventaris, risiko terkait dengan masalah inventaris menjadi minimal.

Hal ini dicapai dengan menjaga tingkat persediaan yang rendah dan sering melakukan pengiriman untuk mengurangi kehabisan stok, kelebihan stok, atau kadaluarsa stok.

 

3. Minimalkan Overhead dan Risiko

Pembeli dapat mengurangi inventaris dan ruang penyimpanan karena kelebihan persediaan berkurang. Hal ini menghasilkan biaya overhead yang lebih rendah untuk fasilitas dan gudang.

Selain itu, biaya dimuka yang lebih rendah membantu pembeli meminimalkan risiko yang terkait dengan fluktuasi permintaan karena mereka tidak perlu terlalu khawatir tentang akumulasi persediaan yang berlebihan.

 

4. Mengurangi Penyusutan Inventaris

Hampir semuanya terkait dengan penyusutan persediaan, yang mencakup kerusakan, penggunaan berlebihan, atau produk yang kadaluarsa. Semua hal ini merupakan aspek penyusutan inventaris yang harus diperhatikan oleh pembeli.

Namun, dengan mengadopsi VMI, risiko penyusutan dapat dikurangi dengan menjaga stok terbatas.

Secara keseluruhan, skema VMI memberikan keuntungan bagi pembeli dengan mengurangi penyusutan inventaris, mengoptimalkan ruang penyimpanan, dan mengurangi biaya overhead.

Dengan fokus pada stok yang tepat dan pengiriman yang teratur, pembeli dapat menjaga efisiensi operasional dan meminimalkan kerugian yang terkait dengan inventaris yang tidak terpakai.

 

Metode Vendor Managed Inventory

Metode Vendor Managed Inventory

 

Metode Vendor Managed Inventory (VMI) adalah suatu sistem pendekatan dalam manajemen rantai pasokan di mana pemasok (vendor) bertanggung jawab untuk mengelola persediaan produk di tempat pelanggan (buyer).

Dalam model VMI, pemasok mengambil alih tanggung jawab untuk mengendalikan, mengawasi, dan mengatur ketersediaan stok produk di gudang atau toko pelanggan.

Dalam sistem VMI, pemasok biasanya memiliki akses langsung ke data persediaan pelanggan, seperti informasi stok aktual, tingkat penjualan, dan prediksi permintaan.

Berdasarkan data tersebut, pemasok akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan ketersediaan produk yang tepat pada waktu yang tepat, tanpa perlu menunggu pesanan dari pelanggan.

Beberapa karakteristik dan manfaat dari metode Vendor Managed Inventory (VMI) termasuk:

 

1. Pengurangan Biaya Persediaan

Dengan adanya akses langsung dan pengelolaan stok oleh pemasok, persediaan dapat dikelola dengan lebih efisien, mengurangi biaya pergudangan dan biaya pengikatan modal.

 

2. Pengurangan Ketidakcocokan Stok

Dengan akses langsung ke data persediaan pelanggan, pemasok dapat menyesuaikan produksi dan distribusi dengan permintaan sebenarnya, mengurangi risiko stok tidak terjual dan kekurangan stok.

 

3. Perbaikan Ketersediaan Produk

VMI dapat membantu meningkatkan ketersediaan produk dan mengurangi kekurangan stok, sehingga mengurangi kemungkinan pelanggan kehabisan persediaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

 

4. Kolaborasi yang Lebih baik antara Pemasok dan Pelanggan

Model VMI mendorong kolaborasi yang lebih erat antara pemasok dan pelanggan, karena kedua belah pihak harus berbagi informasi dan bekerja sama untuk mencapai efisiensi dalam rantai pasokan.

 

5. Penurunan Waktu Pemrosesan Pesanan

Dengan akses langsung ke data persediaan, pemasok dapat merespon dengan cepat terhadap permintaan dan mengirim produk lebih cepat tanpa harus menunggu pesanan formal dari pelanggan

 

Baca Juga: Cara yang Tepat Menghitung Merchandise Inventory

 

Komponen Vendor Managed Inventory

Terdapat beberapa komponen di dalam vendor managed inventory, komponen inilah yang mengatur kelancaran dari implementasi VMI.

 

1. Lokasi Inventory

Lokasi inventaris dalam vendor managed inventory (VMI) tergantung pada pengaturan antara vendor dan pembeli. Berikut adalah beberapa pilihan yang tersedia:

 

    • Inventaris ditempatkan di lokasi pembeli dan vendor.

Ini memberikan perlindungan terhadap siklus pengiriman atau siklus produksi yang tidak sinkron.

Namun, ini juga dapat menyebabkan biaya penyimpanan inventaris yang lebih tinggi karena perluasan ruang penyimpanan, pelacakan, penanganan, dan risiko inventaris kedaluwarsa.

 

    • Vendor mengirimkan barang ke gudang pusat pembeli atau gudang pihak ketiga.

Solusi ini cocok bagi pembeli yang telah menyerahkan sebagian atau seluruh operasi logistik mereka kepada pihak ketiga.

Dengan mengelola inventaris di gudang pusat, pengiriman dapat dioptimalkan, biaya dapat dikurangi, dan pembeli dapat memanfaatkan skala ekonomi.

Warehouse pihak ketiga juga sering menjadi pilihan ketika gudang vendor terlalu jauh dari pembeli atau pembeli tidak memiliki pengalaman dalam menyimpan jenis barang tertentu.

 

    • Inventaris ditempatkan langsung di lokasi pembeli, seperti gudang di tempat pembeli, jalur produksi, atau toko.

Ini bisa menjadi salah satu alternatif. Namun, pengisian ulang inventaris pada lokasi ini dapat lebih mahal, kurang terorganisir, dan secara keseluruhan sulit bagi vendor untuk mengelolanya.

 

2. Kepemilikan Inventory

Kepemilikan inventaris dalam VMI merujuk pada siapa yang memiliki inventaris dan kapan invoice dikeluarkan kepada pengecer.

Berikut adalah beberapa solusi yang tersedia dalam hal pembayaran dan kepemilikan inventaris:

  • Vendor adalah pemilik inventaris di lokasi pembeli. Faktur dikeluarkan ketika barang dikeluarkan dari stok.
  • Pengecer mengambil alih kepemilikan inventaris, tetapi menerima faktur saat pengiriman. 
  • Solusi ketiga, juga dikenal sebagai proses standar dalam pengiriman pesanan tradisional, di mana pengecer memiliki inventaris saat pengiriman dilakukan, dan vendor menerbitkan faktur setelah pengiriman.

Dalam pengaturan ini, pengecer bertanggung jawab atas investasi inventaris dan biaya penyimpanan, tetapi memiliki opsi untuk melindungi diri dari fluktuasi harga.

 

3. Tingkat Visibilitas Permintaan

Tingkat visibilitas permintaan mencakup berbagi informasi permintaan antara pembeli dan vendor untuk membantu pengendalian inventaris.

Berbagai jenis informasi permintaan yang dibagikan meliputi data penjualan, penarikan stok, jadwal produksi, tingkat inventaris, barang dalam perjalanan, backorder, pesanan masuk, dan pengembalian.

Dengan berbagi informasi ini, vendor dapat meningkatkan perencanaan produksi mereka, menjadikannya lebih stabil, dan meningkatkan visibilitas. Ini juga membantu memahami perubahan musiman dan mengidentifikasi momen kritis.

Dengan visibilitas yang lebih tinggi, vendor dapat menggunakan informasi ini untuk menyesuaikan produksi dengan permintaan pembeli dan merespons dengan cepat.

Visibilitas real-time memungkinkan vendor untuk memiliki persediaan yang sesuai dengan perkiraan permintaan pembeli.

Mereka dapat melakukan proyeksi inventaris berdasarkan permintaan di masa depan untuk mengatur persediaan secara optimal, baik dengan meminimalkannya maupun memaksimalkannya.

Stabilitas dan koordinasi ini membantu mengurangi efek “bullwhip” dalam rantai pasok, karena produsen memiliki visibilitas yang lebih jelas terhadap rantai pasok dan pemahaman yang lebih baik tentang permintaan yang masuk.

Data ini biasanya diperbarui secara mingguan dan ditransmisikan melalui Electronic Data Interchange (EDI), yang memungkinkan analisis tren pasar yang akurat.

Informasi ini berasal dari data yang akurat mengenai jumlah barang yang diproduksi dan terjual.

Kesepakatan untuk berbagi informasi ini bertujuan untuk menjaga aliran barang yang diperlukan tetap stabil dan terkoordinasi antara vendor dan pembeli.

 

Proses Vendor Managed Inventory

Vendor managed inventory adalah inventory yang dimiliki oleh vendor, tetapi ditempatkan di lokasi pembeli atau pengecer.

Ini merupakan bentuk inventory konsinyasi di mana vendor menyerahkan pengelolaan inventory kepada pihak lain sambil tetap mempertahankan kepemilikannya.

Berikut adalah gambaran tentang cara kerja Vendor Managed Inventory:

  • Vendor mengirimkan inventory ke pembeli atau pengecer.
  • Setelah itu, vendor mengawasi tren penjualan dan tingkat persediaan produk mereka di lokasi pembeli atau pengecer tersebut.
  • Vendor melakukan perhitungan dan perencanaan pemesanan pengisian ulang berdasarkan permintaan yang diprediksi dan waktu pemesanan.
  • Ahli atau perencana VMI dari vendor melakukan peninjauan terhadap perhitungan dan melaksanakan pesanan pengisian ulang.
  • Hubungan vendor managed inventory yang berhasil tergantung pada kemampuan vendor untuk mengetahui kapan harus melakukan pengisian ulang inventory pembeli.

Kunci keberhasilan Vendor Managed Inventory (VMI) adalah pembeli berbagi data penjualan dan perkiraan permintaan dengan vendor mereka.

Dengan adanya data ini, vendor dapat mengoptimalkan pengelolaan inventory dan membuat keputusan pengisian ulang yang tepat waktu.

Vendor managed inventory adalah proses untuk mengoptimalkan stok distributor, berikut pengertian dan tips penerapannya dengan tepat.

 

Tips Menerapkan Vendor Managed Inventory

Vendor managed inventory berlandaskan pada hubungan komunikasi yang baik antara pembeli dan vendor.

Jika vendor tidak familiar dengan tren permintaan dari pembeli, mereka akan kesulitan menentukan jumlah inventaris yang harus dikirimkan dan frekuensi pengiriman.

Hal ini dapat menyebabkan kelebihan persediaan, kekurangan persediaan, usaha dan sumber daya yang terbuang percuma, dan berbagai kesalahan.

Bagaimana kita bisa menghindari ini? Berikut adalah beberapa tips agar pembeli unggul dalam VMI:

 

1. Terbuka dengan data Anda

Bagikan informasi yang Anda anggap sesuai untuk dibagikan, termasuk informasi mengenai tingkat inventaris, fluktuasi musiman, dan periode ketidakaktifan musiman.

 

2. Lindungi juga data Anda

Vendor Managed Inventory (VMI) yang berhasil bergantung pada berbagai informasi penjualan yang sensitif.

Pastikan Anda memiliki perjanjian kerahasiaan ketat sebelum memberikan vendor akses ke informasi inventaris Anda.

 

3. Kenali vendor Anda

Anda memberi organisasi lain akses ke data Anda dan kontrol atas inventaris Anda. Penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki kepercayaan pada kemampuan dan kepercayaan mereka.

Lakukan studi, peroleh sumber referensi, dan baca ulasan mengenai mereka.

 

4. Susun kontrak yang terperinci 

Untuk VMI yang mencakup rincian inventaris yang akan dikelola oleh vendor, tingkat inventaris minimum dan maksimum, serta kebijakan pengembalian.

 

5. Pertimbangkan vendor kecil dan menengah

Vendor kecil dan menengah terkenal sebagai mitra VMI terbaik dan paling dapat diandalkan untuk Anda.

Terkadang, jaringan rantai pasokan nasional yang besar mungkin tidak menyediakan layanan pelanggan terbaik di kelasnya. Mereka hanya akan berurusan dengan terlalu banyak pembeli lain.

 

6. Jadilah transparan

Transparansi mengenai faktor-faktor lain yang mungkin mempengaruhi pola pembelian.

Misalnya, jika Anda memiliki rencana untuk memperluas lini produk serupa dari pesaing atau memulai penjualan melalui saluran distribusi lain, seperti melalui pasar grosir.

 

7. Tetapkan batas minimum/maksimum

Tentukan batas pada berapa banyak inventaris yang ingin Anda simpan atau berapa banyak ruang fisik yang ingin Anda alokasikan untuk inventaris.

Di sisi lain, berikut adalah beberapa gagasan bagi vendor untuk mencapai hasil optimal dari Vendor Managed Inventory (VMI):

  • Jelajahi opsi dengan pembeli Anda untuk memberikan nilai tambah di luar penyimpanan. Tanyakan tentang ruang rak utama atau beri tahu anggota staf tentang produk Anda (sehingga mereka dapat menjual dengan lebih efektif). Selain itu, carilah cara untuk menyatukan merek Anda di dalam toko mereka atau pada situs web mereka.
  • Jadilah proaktif dalam memantau prakiraan permintaan pembeli, tingkat inventaris, angka penjualan, dan analisis perilaku pembeli.
  • Representasi aman di toko ritel yang membawa produk Anda. Pastikan pengaturan, merek, dan titik penjualan untuk inventaris barang dagangan vendor telah dioptimalkan.

 

Baca Juga: Apa Itu Inventory? Berikut Pengertian dan Tips Pengelolaannya

 

Software Inventory ERP Bantu Proses VMI Lebih Baik

Software ERP
Software ERP

Vendor Managed Inventory menjadi solusi dalam pengelolaan inventaris yang lebih baik.

Penerapannya memastikan vendor mampu menyediakan stok barang ketika dibutuhkan. Bagi konsumen, ini mengurangi biaya overhead serta memastikan stok selalu terpenuhi.

Di dalam penerapannya, agar dapat berjalan baik, tersedianya data inventaris secara real-time menjadi keharusan. Dengan begini, baik vendor dan konsumen bisa memprediksi kapan perlu melakukan pembelian stok.

Salah satu cara untuk mengelola inventaris secara real-time adalah menggunakan teknologi inventory management seperti Software Inventory RedERP.

Software Inventory RedERP yang sudah berbasis cloud menyediakan fitur yang mumpuni yang dapat diandalkan dalam pengelolaan inventaris secara real-time.

Terdapat fitur Shipping and Receipt yang dapat digunakan untuk memantau dan mengelola keluar masuknya barang. Lalu, Anda juga dapat memonitor perpindahan barang menggunakan Inventory Movement, di sini Anda bisa mengetahuinya secara real-time.

Untuk manajemen lokasi penyimpanan inventaris juga bisa Anda lakukan dengan menggunakan fitur Warehouse and Locator Management.

Anda juga bisa memaksimalkan sistem penyimpanan sehingga tidak ada overstock dengan menggunakan fitur Stock Opname.

Untuk mengetahui keadaan inventaris, terdapat fitur Report and Analysis. Di sini Anda bisa mengetahui secara komprehensif keadaan stok yang ada, sebelum melakukan pembelian.

Dengan menggunakan Software Inventory RedERP, optimalkan inventaris bisnis Anda. Ayo ajukan demo gratis sekarang dan rasakan manfaatnya!

Tags:
Share:
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
×

Hello!

Konsultasikan Kebutuhan ERP Disini atau Telp kami di +62812 111 42575

× Hubungi Kami