Sebagai salah satu aspek penting dalam rantai pasokan, manajemen vendor dapat memakan waktu apabila dilakukan secara manual.
Namun, dengan kemajuan teknologi informasi, solusi modern seperti vendor management system atau VMS telah menjadi jawaban atas permasalahan tersebut.
Dengan menerapkannya, Anda akan dapat mengoptimalkan kerjasama dengan para vendor dan meningkatkan kualitas produk dan layanan kepada pelanggan.
Pasalnya, penggunaan sistem ini tidak hanya terfokus pada upaya untuk mendapatkan harga termurah dari pemasok, melainkan juga mempertimbangkan nilai produk yang optimal dengan kualitas terbaik.
Lantas, apa saja vendor management systems yang cocok untuk bisnis? Mari simak berbagai rekomendasi top 10 vendor management systems pada artikel RedERP dibawah ini.
Apa Itu Vendor Management Systems
Vendor management system adalah perangkat lunak berbasis cloud yang membantu bisnis mengelola proses procurement barang dan jasa mulai dari tahap awal kontak hingga kesepakatan atau pembangunan hubungan bisnis.
Tools ini membantu bisnis mengelola dan berkolaborasi dengan vendor serta menyediakan platform terpusat untuk menyimpan semua data vendor.
Sistem ini menyediakan alat bantu untuk onboarding supplier, memantau kinerja mereka, dan memastikan kepatuhan.
Penggunaan sistem ini akan mendukung perusahaan untuk mampu mengorganisir supply chain dengan baik.
Mengapa Vendor Management System Penting
Vendor management system memiliki peran yang krusial karena berbagai manfaatnya yang berkontribusi dalam mendorong pertumbuhan dan pendapatan bisnis.
Salah satu keunggulan dari vendor management system adalah efektivitasnya dalam mengurangi risiko terkait vendor, mengontrol biaya, dan meningkatkan kecepatan onboarding vendor, sebagaimana dijelaskan berikut:
- Mengurangi Risiko: Sistem ini membantu mengidentifikasi risiko yang terkait dengan kinerja vendor, biaya, dan operasi. Verifikasi informasi vendor yang spesifik membantu menangani masalah kepatuhan dan transparansi.
- Mengontrol Biaya: Dengan meningkatkan visibilitas, sistem ini memungkinkan manajemen vendor yang lebih efisien, sambil menjaga hubungan dengan vendor untuk mencapai negosiasi yang lebih baik.
- Meningkatkan Kinerja: Sistem ini membantu perusahaan untuk melihat performa dan kualitas kerja vendor berdasarkan kontrak dapat terlacak. Data dari pelacakan ini membantu mengidentifikasi tantangan yang mungkin muncul, sehingga perbaikan dapat dilakukan lebih awal.
- Mengoptimalkan Hubungan dengan Vendor: Menemukan vendor yang tepat bukanlah hal mudah, namun sistem ini membantu mencapainya dengan membangun hubungan yang optimal. Akibatnya, perusahaan dapat memiliki vendor yang loyal, solid, dan memberikan nilai tambah bagi bisnis.
Mengapa Penting Memilih Sistem Manajemen Vendor Komprehensif
Penting untuk memilih perangkat lunak pengadaan yang komprehensif daripada vendor management system yang berdiri sendiri.
Meskipun sistem manajemen vendor yang berdiri sendiri efektif dalam hal yang berkaitan dengan pemasok, namun sistem ini tidak mampu membantu Anda dalam proses pengadaan secara keseluruhan serta beroperasi secara terpisah
Oleh karena itu, lebih bijaksana jika Anda menggunakan vendor management system yang komprehensif, karena memberikan manfaat yang sangat signifikan untuk bisnis seperti:
- Meningkatkan manajemen hubungan dengan vendor.
- Menyediakan sistem terpusat untuk permintaan pembelian, pembayaran faktur, informasi penagihan, kontrak, dan proses pengadaan lainnya.
- Menyediakan platform terpadu untuk mengkualifikasi, mengelola, dan menganalisis kinerja vendor.
- Transparansi dalam permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan proses persetujuan.
- Meningkatkan manajemen kepatuhan dan visibilitas terhadap pengeluaran.
- Integrasi yang mulus dengan perangkat lain di perusahaan.
- Membuat catatan yang dapat diakses untuk jejak audit.
- Memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat dalam memilih vendor.
Baca Juga: Apakah yang Dimaksud dengan Vendor Managed Inventory (VMI)?
Top 10 Vendor Management Systems
Menerapkan sistem ini akan memberikan Anda manfaat dalam meningkatkan suatu bisnis. Untuk itu, RedERP telah merangkum berbagai rekomendasi top 10 vendor management systems yang cocok untuk bisnis Anda, seperti:
1. RedERP
RedERP Procurement dilengkapi dengan VMS yang mendukung bisnis untuk memelihara hubungan jangka panjang dengan pemasok. Terdapat fitur Automatic Procurement, yang akan memudahkan Anda dalam melakukan pemesan berulang kepada beberapa vendor.
Lalu pengajuan PO pun bisa dilakukan secara digital dengan fitur Purchase Order, sehingga menghilangkan pekerjaan-pekerjaan manual. Anda juga dapat mengelola segala faktur yang masuk dan memastikan pembayaran diselesaikan dengan tepat.
FItur Report & Analysis yang tersedia akan sangat membantu Anda dalam mengevaluasi kinerja vendor serta kegiatan pengadaan yang Anda lakukan.
Sistem RedERP ini juga sudah berbasis cloud, terintegrasi, dan dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan.
2. Airbase
Airbase adalah aplikasi yang menyediakan automated workflows and approvals untuk manajemen vendor yang cepat dan efisien. Selain itu, aplikasi ini juga berfungsi menjadi spend management platform.
Artinya, Anda juga dapat memanfaatkan fitur-fitur canggih Airbase untuk memproses faktur, manajemen pengeluaran, dan melacak pesanan pembelian. Airbase cocok untuk perusahaan menengah hingga besar yang membutuhkan VMS komprehensif.
3. SAP Fieldglass
SAP Fieldglass adalah enterprise VMS yang memiliki fitur-fitur canggih seperti visibilitas real-time kinerja vendor, data pengeluaran, built-in analitik dan pelaporan.
Aplikasi ini juga menyediakan aplikasi mobile yang mendukung manajemen untuk mengakses berbagai data di smartphone mereka.
Software ini akan sangat membantu organisasi besar dengan kebutuhan pengadaan yang kompleks. SAP Fieldglass juga sangat ideal untuk bisnis yang memiliki banyak lokasi dan departemen.
Anda juga bisa menggunakan SAP Fieldglass untuk platform manajemen talenta, yang akan mendukung Anda yang bekerja dengan banyak freelance atau kontraktor.
Dengan berbagai keunggulannya, maka tidak heran bila harga software VMS ini lebih mahal dengan software sejenis.
4. Precoro
Precoro adalah salah satu VMS yang ramah pengguna dengan harga yang terbilang terjangkau.
Sebagai VMS, Precoro dilengkapi dengan fitur yang mendukung proses pembelian yang efisien dengan alur kerja yang dapat disesuaikan dan diintegrasikan dengan sistem akuntansi dan ERP.
VMS satu ini sangat cocok untuk bisnis kecil hingga menengah.
5. Procurify
Procurify memiliki antarmuka yang modern dan mudah digunakan untuk manajemen vendor yang lebih efisien.
Dengan Procurify, Anda dapat melakukan kustomisasi alur kerja dan proses persetujuan, sistem yang terintegrasi dengan sistem akuntansi dan ERP yang populer, serta aplikasi mobile yang memudahkan akses kapan pun.
6. PRM360
VMS ini adalah salah satu manajemen vendor yang komprehensif dengan fitur-fitur canggih, alur kerja yang dapat disesuaikan dan proses persetujuan, analitik, dan pelaporan. Terdapat juga kemampuan integrasi dengan sistem pihak ketiga.
PRM360 ini akan sangat cocok untuk perusahaan besar. Software ini juga akan sangat ideal untuk perusahaan yang memiliki permintaan yang rumit.
7. Tipalti
Selain dapat berfungsi sebagai VMS, Tipalti dapat membantu Anda dalam mengelola pembayaran vendor. Software ini cocok untuk berbagai skala bisnis, baik kecil maupun besar.
Kelebihan dari Tiplati adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi pembayaran, user interface yang intuitif.
Namun, sayangnya Tipalti tidak mendukung kustomisasi yang bebas jadi mungkin Anda masih memerlukan perangkat tambahan lainnya untuk menyempurnakan fungsinya.
8. Gatekeeper
Gatekeeper adalah VMS yang menawarkan kemampuan untuk manajemen vendor dengan user interface yang intuitif dipadukan dengan fungsionalitas drag-drop yang mudah, pelaporan dan analitik yang komprehensif, serta ratusan opsi integrasi.
Dengan berbagai kemampuannya, Gatekeeper sangat cocok untuk perusahaan berskala besar. Gatekeeper akan menjadi pilihan terbaik untuk Anda mendapatkan sistem manajemen vendor yang berjalan cepat dan mudah.
9. Kissflow Procurement Cloud
Ini adalah salah satu VMS yang diciptakan dengan prinsip-prinsip agile sebagai core-nya.
Fitur utama yang ditawarkan adalah platform yang fleksibel dan dapat disesuaikan untuk mengelola proses pengadaan, mulai dari pesanan pembelian hingga faktur pembelian.
Kissflow Procurement Cloud cocok untuk bisnis dari semua ukuran. Ini ideal untuk perusahaan yang membutuhkan proses pengadaan yang fleksibel di atas segalanya.
10. Upguard
Upguard memiliki user interface yang sederhana, akses data yang mudah dan menjamin keamanan data tingkat tinggi.
Mengelola vendor eksternal tidak lagi menjadi masalah dengan Upguard karena software ini membantu Anda mengevaluasi vendor dengan kuesioner yang dipersonalisasi sesuai dengan jenisnya.
Baca Juga: Strategi Menerapkan Vendor Management
Kesimpulan
Mengimplementasikan vendor management system yang tepat dapat memberikan manfaat besar bagi bisnis Anda. Dengan VMS, Anda dapat mengoptimalkan proses pengadaan dalam bisnis Anda.
Maka dari itu, memilih VMS terbaik yang menawarkan berbagai fitur unggul yang akan mempermudah operasional pengadaan sangatlah penting. Pastikan pula VMS tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Software Procurement RedERP dengan bisa menjadi pilihan terbaik untuk menjalankan manajemen vendor yang lebih efektif dan efisien. Didukung dengan fitur dan sistem yang terintegrasi membuat pengelolaan vendor bisa lebih.
Semua bisa Anda kelola secara tersentralisasi, sehingga menghemat waktu dan tenaga. Ditambah sistem juga sudah berbasis cloud.
Kombinasi dari fitur lengkap, integrasi yang baik, dan basis cloud membuat RedERP menjadi pilihan terdepan untuk mengoptimalkan pengelolaan vendor perusahaan dengan efisiensi tinggi. Sehingga bisnis Anda dapat berkembang pesat.
