Adanya warehouse adalah faktor penting dalam mendukung kelancaran proses produksi dan manajemen stok barang. Baik itu untuk industri berskala kecil maupun besar, gudang akan menentukan kelancaran bisnis.
Maka dari itu, sangat penting bagi setiap pelaku bisnis untuk dapat mengerti fungsi serta metode penyimpanan apa saja yang bisa diterapkan dalam gudang.
Pada artikel kali ini RedERP telah merangkum pengetahuan lengkap mengenai apa itu warehouse, yang mampu memudahkan proses pemahaman Anda terkait topik tersebut.
Simak penjelasannya secara lengkap hanya di artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu Warehouse?
Warehouse adalah tempat berjalannya pengelolaan, penyimpanan, serta pemindahan bahan baku, barang setengah jadi, produk jadi, aset, hingga inventaris milik bisnis sebuah perusahaan.
Sedangkan dari kacamata sistem logistik perusahaan, warehouse adalah sistem pergudangan yang berfungsi dalam menangani penyimpanan barang mentah, barang setengah jadi, hingga produk jadi perusahaan sebelum didistribusikan kepada pelanggan.
Gudang merupakan elemen penting dalam supply chain management. Alasannya karena gudang bisa dibilang merupakan media penyambung antara tahapan pengadaan, produksi, dan distribusi pada suatu bisnis perusahaan.
Tujuan Warehouse
Adanya warehouse bertujuan untuk menunjang aktivitas pergudangan bisnis suatu perusahaan. Lebih detail, tujuan dari warehouse bagi bisnis perusahaan di antaranya:
1. Berperan Sebagai Transportation atau Production Cost Reduction
Yaitu sebuah tujuan untuk mengendalikan biaya transportasi dan produksi bisnis perusahaan. Jadi, walaupun jumlah permintaan pelanggan lebih sedikit dibandingkan jumlah barang yang diproduksi perusahaan.
Barang atau produk yang belum terjual masih dapat tersimpan dengan baik dan aman, sembari menunggu permintaan selanjutnya dari pihak konsumen.
2. Sebagai Koordinator Permintaan dan Penawaran dari Konsumen
Dalam bisnis perusahaan, gudang berperan sebagai koordinator permintaan dan penawaran yang diajukan oleh pelanggan.
Maksudnya, sebuah gudang wajib menyediakan ruang penyimpanan memadai. Di mana mampu menyimpan setiap produk atau barang perusahaan dengan sangat baik, sehingga kualitasnya tetap terjaga hingga sampai di tangan konsumen.
Barang atau produk yang dimaksud bisa berupa bahan baku, barang setengah jadi, maupun produk jadi sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan.
3. Bertindak Sebagai Coordination of Supply and Demand
Artinya adalah, warehouse bertindak sebagai tempat atau media penyimpanan barang yang aman saat kondisi permintaan pasar tengah mengalami fluktuasi.
4. Mengambil Tindakan Sebagai Production Needs
Pada beberapa kasus, dibangunnya gudang juga bertujuan sebagai penunjang proses produksi akhir bisnis perusahaan.
Sebagai contoh, perusahaan produsen anggur dan keju dapat mengalihfungsikan gudang mereka sebagai tempat penyimpanan kedua produk tersebut.
Supaya kualitas kedua produk perusahaan tersebut mampu menghasilkan kualitas terbaik, sebelum jatuh di tangan konsumen untuk dikonsumsi dan sebagainya.
5. Bertujuan Sebagai Marketing Considerations
Peran marketing considerations di sini menitikberatkan tugas gudang, dalam memberikan solusi terkait proses pendistribusian bisnis perusahaan.
Lebih lanjut, dengan dibangunnya gudang perusahaan, diharapkan mampu menyederhanakan alur serta memangkas estimasi waktu pengiriman produk atau barang kepada konsumen.
Jenis-jenis Warehouse
Gudang atau warehouse dapat digolongkan menjadi 5 jenis, yaitu:
1. General Warehouse
Gudang yang memiliki fasilitas penyimpanan dasar, untuk menyimpan barang atau produk yang tidak membutuhkan sistem kontrol suhu atau lingkungan khusus tertentu.
2. Distribution Center Warehouse
Gudang distribution centre yang menyimpan bahan baku atau produk jadi, sebelum didistribusikan kepada pihak pengecer atau grosir.
3. Fulfillment Warehouse
Gudang yang diperuntukkan bagi jenis bisnis online, di mana barang atau produk akan dilacak, diambil, dikemas, dan dikirim apabila kesepakatan transaksi antara perusahaan dengan pembeli sudah tercapai.
4. Automated Warehouse
Gudang yang menerapkan sistem kecerdasan robotik, di mana setiap aktivitas pergudangan di dalamnya dijalankan secara otomatis.
5. Climate-Controlled Warehouse
Gudang jenis ini diperuntukkan bagi produk atau barang, yang membutuhkan metode penyimpanan khusus seperti didinginkan atau disimpan pada suhu tertentu.
Fungsi Warehouse
Pada praktiknya, gudang menjalankan sejumlah fungsi utama, agar aktivitas penyimpanan maupun distribusi bisnis perusahaan mampu berjalan dengan lancar.
Adapun 6 fungsi utama yang dijalankannya antara lain:
- Mengatur ruang penyimpanan produk, aset, ataupun inventaris perusahaan secara teratur, dengan peralatan yang relevan dan memadai.
- Menerima persediaan bahan baku dari pihak pemasok, dan menyimpannya secara tepat.
- Gudang juga berfungsi mengatur suhu untuk menjaga kualitas barang atau produk tertentu, misalnya obat-obatan, makanan kaleng dan sebagainya.
- Melaksanakan alur pemilihan, pengemasan, hingga pengiriman produk atau barang perusahaan kepada para pelanggan.
- Menjalankan operasi pemantauan atau monitoring terhadap setiap aktivitas pergudangan, demi mengatasi terjadinya kesalahan maupun ketidakkonsistenan dalam prosesnya.
- Mencegah terjadinya kerusakan ataupun kehilangan atas produk, inventaris, atau bahkan aset milik perusahaan.
Manfaat Warehouse
Berikut serangkaian manfaat yang bisa didapatkan perusahaan atas penggunaan warehouse bagi bisnisnya:
- Meningkatkan kemampuan pelacakan terhadap aktivitas produk, aset, maupun inventaris perusahaan.
- Mampu meminimalisir risiko terjadinya kerusakan, kedaluwarsa, atau pencurian terhadap produk, aset, dan inventaris perusahaan.
- Efisiensi penjadwalan pengiriman barang mengalami peningkatan.
- Memastikan aktivitas transisi produk, aset, maupun inventaris perusahaan dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan tempat yang dibutuhkan.
- Menekan peluang terjadinya downtime pada saat proses pengiriman barang berlangsung.
- Produktivitas bisnis yang dijalankan perusahaan dapat mengalami peningkatan, karena alur kerja yang ditentukan sudah jelas.
- Nilai profitabilitas bisnis perusahaan berpotensi mengalami kenaikan yang signifikan.
- Mempercepat langkah perusahaan dalam mencapai target pasar tertentu.
- Memungkinkan perusahaan untuk melakukan penyimpanan produk bisnis dalam kurun waktu yang panjang.
- Proses pengiriman dapat menjadi lebih cepat dan tepat sasaran.
- Menumbuhkan kepuasan pelanggan dan bahkan mengembangkan rasio retensi konsumen terhadap bisnis perusahaan.
Posisi yang Ada di Warehouse
Kesuksesan manajemen pergudangan tidak pernah terlepas dari kontribusi sederet pihak di dalamnya.
Untuk mengenal lebih jauh terkait posisi apa saja yang terdapat dalam manajemen pergudangan, simak poin-poin penjelasan di bawah ini:
1. Posisi Penyimpanan
Posisi ini memastikan setiap rak maupun area penyimpanan memiliki stok produk atau barang yang cukup di gudang.
Tugas lainnya meliputi mengirim dan menerima permintaan barang, melaksanakan pencatatan keluar-masuk produk hingga inventaris, serta melakukan aktivitas labelling pada setiap barang atau produk di gudang perusahaan.
2. Pekerja Gudang
Melaksanakan kegiatan pembongkaran, pengiriman barang atau produk ke penyimpanan, pengambilan barang dari penyimpanan, dan pengemasan produk.
3. Laborer
Melakukan aktivitas terkait pekerjaan manual yang berhubungan dengan produksi secara spesifik. Selain manual, posisi ini juga umumnya menggunakan alat produksi dalam menjalankan tugasnya pada bagian tertentu, contohnya packaging, controlling, dan lainnya.
4. Material Handler
Bertugas memindahkan dan mengirim barang mentah menuju warehouse apabila ditujukan untuk disimpan, dan ke kontainer jika ingin langsung dikirim.
5. Penerima atau Receiving Associate
Berperan dalam mencatat seluruh aktivitas pergudangan secara detail, jelas, faktual, dan komprehensif. Aktivitas pergudangan yang dimaksud mencakup proses keluar-masuk barang di gudang perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Receiving Gudang? Ini Penjelasannya!
6. Warehouse Clerk
Bertugas untuk membongkar muatan truk atau kontainer, sekaligus menumpuk dan menyusun barang secara metodis dengan menggunakan peralatan penunjang memadai.
7. Loader
Memiliki sejumlah tugas utama yaitu memuat dan menurunkan muatan truk pengiriman, mengoperasikan mesin gudang, serta melakukan pelacakan terkait sumber ataupun tujuan pengiriman sebuah barang.
8. Receiver
Berbeda dengan receiving associate, posisi receiver menjalankan tugas yang lebih kompleks meliputi penerimaan barang masuk, pencatatan mengenai aktivitas terkait, melakukan verifikasi, serta melaksanakan penandatanganan sebagai tindak konfirmasi bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan data yang tersedia.
9. Operator Forklift
Menjalankan tugas pendistribusian barang bongkaran ke seluruh bagian warehouse perusahaan, sesuai dengan kategori masing-masing.
10. Manajer Gudang
Memastikan seluruh aspek operasi pergudangan perusahaan berjalan secara tepat tanpa hambatan, sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Lebih rinci, tugas dari manajer gudang di antaranya mengelola catatan keuangan, memproses pesanan barang, memberikan pelatihan atau magang kepada pekerja, melakukan monitoring terkait kinerja para staf, hingga menerapkan kebijakan prosedur operasional warehouse perusahaan.
Elemen dalam Warehouse
Selain terdiri dari sederet posisi, sebuah gudang perusahaan juga umumnya mengandung sejumlah elemen dasar di dalamnya.
Berikut uraian mengenai elemen-elemen dasar yang dimiliki gudang perusahaan pada umumnya:
- Sistem penyimpanan untuk mempercepat akses maupun mendorong mobilitas aktivitas pergudangan yang efisien.
- Deretan staf dan pekerja.
- Peralatan hingga kendaraan penunjang aktivitas pergudangan perusahaan.
- Sistem kontrol iklim untuk penyimpanan produk atau barang tertentu.
- Perangkat lunak memadai yang mampu mengoptimalkan operasi pergudangan perusahaan.
- Sistem keamanan untuk melindungi produk, aset, ataupun inventaris milik perusahaan.
- Sistem rak atau ruangan penyimpanan untuk menyimpan produk, aset, dan inventaris perusahaan.
- Akses transportasi yang hemat biaya untuk menekan pengeluaran bisnis perusahan, dalam memenuhi proses pembawaan atau pemindahan produk sesuai pesanan kepada pihak konsumen. Contohnya akses efisien untuk jalan tol, jalur kereta api, jalur pelabuhan, ataupun jalur bandara.
Proses Manajemen Warehouse
Secara garis besar, manajemen pergudangan perusahaan umumnya meliputi 6 proses yang saling berkaitan satu sama lain.
Berikut penjelasan mengenai keenam proses tersebut:
1. Receiving
Mencakup aktivitas check-in item atau barang yang masuk ke gudang perusahaan. Pihak yang terlibat dalam proses ini wajib memastikan bahwa barang atau produk yang diterima sudah sesuai dengan data baik terkait kualitas, kuantitas, hingga waktu penerimaan.
2. Put-away
Proses pemindahan item atau barang dari dok penerima ke lokasi penyimpanan sesuai kategori masing-masing.
3. Storage
Proses penyimpanan barang sesuai prosedur dan tata kelola yang berlaku, agar item dapat dengan mudah ditemukan apabila dibutuhkan di kemudian hari.
4. Picking
Picking adalah roses pengumpulan barang atau produk yang dibutuhkan sesuai dengan daftar pesanan dari pihak konsumen.
5. Packing
Proses pengemasan produk terpilih dengan menggunakan paket kemasan yang aman disertai label data pelanggan, guna memudahkan proses pengiriman oleh pihak distribusi.
6. Shipping
Proses distribusi mulai dilaksanakan, setiap barang atau produk sudah berada di armada pengiriman dan paket kemasan yang tepat, sesuai data maupun rute lokasi para pelanggan.
Baca Juga: Cara Aplikasi Gudang Bantu Inventory Bisnis Anda
Metode Penyimpanan di Warehouse
Setidaknya terdapat 5 metode penyimpanan warehouse yang umum dipraktikkan oleh perusahaan. Berikut ini uraian mengenai kelima metode penyimpanan gudang tersebut.
1. Metode Penyimpanan Khusus (Dedicated Storage Method)
Metode ini juga dikenal sebagai fixed location method, yaitu cara menyimpan produk pada tempat atau lokasi masing-masing yang bersifat tetap di ruang penyimpanan gudang.
Jadi produk lain tidak bisa disimpan pada tempat penyimpanan yang sudah diperuntukkan bagi barang tertentu, sekalipun masih terdapat ruang kosong di dalamnya.
Penerapan metode ini dapat memudahkan karyawan dalam mengingat lokasi produk tertentu, serta meningkatkan keteraturan penataan barang di dalam gudang.
Meski begitu, perusahaan perlu menyiapkan gudang dengan kapasitas penyimpanan yang sangat besar, apabila ingin mengimplementasikan metode penyimpanan khusus.
Artinya perusahaan perlu menyiapkan budget yang besar, agar hasil akhir dari penerapan metode penyimpanan gudang ini dapat maksimal.
2. Metode Penyimpanan Acak (Randomized Storage Method)
Metode penyimpanan acak atau juga dikenal dengan floating lot storage adalah cara menyimpan barang atau produk secara acak.
Artinya metode ini memberikan keleluasaan, bagi perusahaan dalam mengatur barang atau produknya di gudang.
Namun, di balik kebebasannya tersebut metode ini justru kurang efektif dan efektif. Hal ini karena metode randomized storage bisa memicu ketidakteraturan tata kelola barang atau produk perusahaan di gudang.
Sehingga sejumlah aktivitas pergudangan, seperti pelacakan aktivitas barang, perawatan inventaris atau aset, perpindahan item, hingga pencarian produk pesanan menjadi rumit, dan bahkan berpotensi menyebabkan kesalahan fatal lainnya.
3. Metode Penyimpanan Berbasis Kelas (Class-based Storage Method)
Metode ketiga ini merupakan gabungan antara dedicated storage method dan randomized storage method. Di mana pelaksanaan metode penyimpanan ini dilakukan secara fleksibel namun tetap rapi dan terukur.
Tata cara penyimpanan metode ini adalah melalui pembagian lokasi penyimpanan barang dalam beberapa titik. Adapun setiap titik diklasifikasikan berdasarkan karakteristik dan popularitasnya di mata pelanggan.
Selain berdasarkan karakteristik dan popularitasnya, pengelompokkan barang juga dapat dilakukan sesuai kelas maupun tingkat pergerakan sebuah produk.
Penerapan metode ini mengacu pada metode pareto, yang membagi setiap barang gudang perusahaan menjadi beberapa kelas berdasarkan popularitasnya. Popularitas di sini mengacu pada persentase kontribusi penjualan suatu produk untuk bisnis perusahaan.
Tata kelola produk atau barang metode ini bervariasi tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan. Setiap perusahaan dapat menyimpan barang dengan popularitas tertinggi di rak atau tempat penyimpanan depan, tengah, dan bahkan belakang sesuai standar proses pergudangan masing-masing.
Walaupun mampu meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi pengelolaan barang atau produk di gudang. Sayangnya metode ini mendorong perusahaan untuk mampu menyediakan rak atau ruang penyimpanan yang lebih banyak dan besar, di mana tuntutan tersebut tentu saja cukup menguras anggaran bisnis.
4. Metode Penyimpanan Bersama (Shared Storage Method)
Metode penyimpanan bersama adalah strategi menyimpan barang atau produk perusahaan dengan mengetahui aktivitas keluar-masuk suatu produk di gudang.
Jadi, apabila tersedia tempat penyimpanan yang kosong akibat adanya aktivitas keluar suatu produk dari gudang perusahaan.
Maka produk baru lainnya dapat disimpan pada tempat penyimpanan kosong tersebut, hingga adanya permintaan pesanan dari pelanggan.
Pada praktiknya, metode shared storage ini juga perlu memerhatikan tingkat kelas suatu produk seperti class-based storage.
Keuntungan yang bisa perusahaan peroleh melalui penerapan metode shared storage adalah terciptanya sistem penyimpanan yang lebih efektif dan efisien.
Alhasil, setiap proses yang terjadi dalam aktivitas pergudangan dapat berjalan dengan lancar serta optimal.
5. Metode Penyimpanan Berdasarkan Indeks Kubus Per Pesanan (Cube Per Order Index Policy Method)
Cube per order index policy merupakan metode penyimpanan gudang terakhir yang umum diterapkan oleh perusahaan.
Metode penyimpanan ini cenderung memerhatikan tingkat kebutuhan ruang penyimpanan barang di gudang, dengan jumlah transaksi produk atas permintaan dari pihak pelanggan.
Dengan kata lain, cube per order index policy adalah metode penyimpanan melalui pengaturan lokasi produk berdasarkan kategori serta jarak perpindahannya.
Adapun prinsip dari metode ini adalah terjaminnya keamanan produk, kemudahan dalam mencari atau menjangkau barang tertentu, serta keleluasaan saat mengambil item yang dibutuhkan guna memenuhi permintaan konsumen.
Metode cube per order index policy sangat cocok diimplementasikan bagi perusahaan yang memiliki gudang berukuran besar.
Melalui penerapan metode penyimpanan cube per order index policy, daya pelacakan maupun pencarian produk di gudang perusahaan sebesar apapun bisa jauh lebih optimal dan efisien.
Pengelolaan Warehouse Lebih Efisien dan Optimal dengan Software ERP RedERP
Salah satu syarat tercapainya warehouse management yang efisien dan optimal ialah melalui pemanfaatan software ERP modern.
Jumlah penyedia layanan software ERP di Indonesia sendiri terbilang sudah cukup banyak. Salah satu vendor software ERP terbaik di tanah air yaitu RedERP dapat menjadi rekomendasi teratas bagi Anda, yang saat ini sedang menargetkan implementasi sistem pergudangan perusahaan modern dan efektif dalam kurun waktu dekat.
Demi tercapainya sistem pergudangan perusahaan yang lebih modern dan efektif, Software ERP RedERP menyediakan 2 software unggulan yaitu Software Inventory dan Software Asset Management.
Di mana kedua software mumpuni tersebut bisa Anda operasikan secara praktis, karena sudah menerapkan sistem terintegrasi dan telah terotomatisasi dengan sangat baik.
Sehingga, aktivitas pengelolaan persediaan barang, produk, aset, maupun inventaris bisnis perusahaan dapat terlaksana secara sederhana, otomatis, dan mampu menghasilkan output yang maksimal sesuai harapan perusahaan Anda.
Bahkan, kedua software tersebut memungkinkan Anda dalam melakukan monitoring secara real time terhadap aktivitas barang, produk, aset, hingga inventaris perusahaan di beberapa lokasi gudang sekaligus.
Alhasil, setiap produk hingga inventaris milik bisnis perusahaan dapat terjamin keamanan dan kualitasnya.
Software ERP milik RedERP adalah terobosan cerdas perusahaan masa kini dalam mencapai sistem pergudangan termutakhir, yang mengedepankan otomatisasi tanpa kehilangan optimalisasi pada setiap prosesnya.
Software ERP RedERP juga merupakan elemen penunjang solutif, yang mampu menekan pengeluaran anggaran pergudangan perusahaan.
Segera hubungi kontak layanan call center yang tertera di laman utama website RedERP untuk mulai bergabung bersama kami.
Dengan software ERP dari RedERP segala operasi bisnis perusahaan dapat menjadi lebih praktis, efisien, dan optimal.
