Di setiap kegiatan dalam sebuah perusahaan (bisnis) tentunya membutuhkan sebuah sistem yang terbaik untuk mengelola proses pengadaan seperti permintaan, penawaran hingga proses pembelian.
Bagi Anda yang ingin melakukan kegiatan pengadaan barang, ada baiknya Anda menggunakan RFQ. RFQ yang merupakan singkatan dari Request For Quotation ini, ternyata bisa digunakan perusahaaan yang memiliki anggaran tertentu ketika melakukan pengadaan barang.
“Lantas, apakah yang dimaksud dengan Request For Quotation (RFQ) itu?”
Pengertian RFQ (Request For Quotation)
RFQ atau Request for Quotation adalah suatu tahapan bisnis dalam melakukan permintaan yang diajukan oleh pembeli kepada penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan penawaran terbaik sesuai dengan spesifikasi dan anggaran perusahaan.
Lazimnya, permintaan penawaran tersebut terdiri dari detail produk yang diinginkan (barang, jasa, ataupun sebuah proyek) dan anggaran yang tersedia untuk barang, jasa atau proyek yang diinginkan.
Berdasarkan anggaran biaya yang tertera, pihak vendor akan menyesuaikan spesifikasi dengan anggaran yang tersedia untuk barang yang diminta.
Jadi, RFQ (Request for Quotation) lebih terfokus pada estimasi biaya yang dibutuhkan terhadap barang, jasa, atau proyek yang diinginkan.
Baca Juga: Rekomendasi Software Gudang untuk Perusahaan Manufaktur
Manfaat Penggunaan RFQ
Banyak sekali manfaat yang dapat dirasakan perusahaan ketika melakukan permintaan penawaran dengan proses Request for Quotation (RFQ), di antaranya adalah :
1. RFQ Sangat Efektif & Efisien
Request For Quotation (RFQ) sangat efektif dan efisien karena mencantumkan seluruh barang yang diinginkan pada lembar penawaran, sehingga memudahkan perusahaan dan vendor ketika membutuhkan suatu barang atau jasa.
2. RFQ Dapat Meminimalisir Resiko yang Tidak Diharapkan
RFQ juga dapat meminimalisir resiko atau kejadian yang mungkin saja bisa merugikan dan menghambat proses pengadaan barang, seperti: pembatalan pembelian, ketersediaan stok, harga yang berubah. Resiko-resiko tersebut sebenarnyavdapat dihindari dengan menggunakan proses Request for Quotation.
3. RFQ Semakin Mempermudah Proses Pengadaan
Dengan penggunaan RFQ, Anda tidak perlu khawatir lagi untuk melakukan permintaan barang atau jasa dalam jumlah besar, barang atau jasa susah didapat sampai pada masalah pembiayaan pengiriman.
RFQ akan membantu Anda mencarikan barang atau jasa yang sesuai keinginan vendor dengan spesifikasi, kualitas, lokasi, anggaran yang diajukan.
4. RFQ dapat Menghemat Waktu
Dengan penggunaan RFQ, langkah-langkah yang memakan waktu lama, seperti pemilihan produk, lokasi, perbandingan vendor, dan sebagainya. Anda cukup menulis kebutuhan, dan yang akan memformulasikan, mencarikan dan memberikan pilihan vendor-vendor terbaik dari seluruh Indonesia.
Dengan begitu, lead-time pengadaan akan terpenuhi, pekerjaan Anda pun akan semakin efisien mulai dari permintaan, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran.
Cara Membuat RFQ
Permintaan penawaran (RFQ) biasanya dilakukan pada awal proses pengadaan barang. Setelah diajukan, maka vendor akan merespon dengan memberikan daftar barang, jasa, ataupun proyek. Yang perlu dicantumkan dalam membuat RFQ, meliputi :
1. RFQ Mencantumkan Detail Harga Barang, Jasa maupun Proyek
Harga yang dicantumkan biasanya lebih dari harga per item. Untuk informasi lainnya seperti syarat pembayaran, tingkat kualitas per item atau panjang kontrak dapat diminta selama proses penawaran.
2. RFQ Menyertakan Spesifikasi Barang atau Jasa
RFQ umumnya menyertakan spesifikasi barang atau jasa untuk memastikan semua pemasok menawar barang atau jasa yang sama. Semakin spesifik spesifikasinya, berarti semakin akurat penawarannya sehingga dapat dibandingkan dengan pemasok lain.
Alasan lainnya adalah spesifikasi dapat digunakan sebagai dokumentasi yang mengikat hukum untuk pemasok.
Bagi vendor yang menerima RFQ untuk suatu proyek biasanya harus mencantumkan beberapa informasi. Hal ini bertujuan untuk menarik perusahaan dan dapat bekerja sama dengan perusahaan tersebut. Berikut adalah beberapa detail yang harus dicantumkan oleh vendor ketika merespon RFQ, antara lain :
- Pengalaman pihak vendor dengan proyek serupa
- Fleksibilitas yang dimiliki oleh pihak vendor
- Rekam jejak penyelesaian proyek yang telah dilakukan secara tepat waktu, efisien, dan sesuai dengan perkiraan.
- Alasan lain yang menyatakan bahwa vendor mampu menyelesaikan proyek
Yang perlu Anda ketahui, proses merespon RFQ bukanlah penawaran pasti dari pihak vendor, tidak ada ikatan kontrak ketika proses tersebut. Kontrak kerjasama akan terjadi jika kedua belah pihak sudah setuju dengan penawaran yang dilakukan.
Dan, bagi perusahaan yang sudah mengajukan RFQ tetapi belum mendapatkan persetujuan maka perusahaan tersebut dapat mengajukan Request for Quotation (RFQ) kepada vendor lain.
Saat ini telah hadir Software ERP dari RedERP yang mampu menyederhanakan sistem pengadaan perusahaan menjadi lebih singkat, termasuk penerimaan faktur, tanda terima, penawaran, pembayaran dan pengembalian. Selain itu Software Purchase Order RedERP juga memiliki pelaporan terintegrasi untuk membantu Anda dengan mudah membandingkan setiap pemasok dan menegosiasikan kesepakatan ( persetujuan )
Dengan mengandalkan sistem pengadaan barang pada RedERP, perusahaan Anda dapat melakukan efisiensi biaya dan menghemat waktu dalam proses operasional dengan maksimal.
Baca Juga: Mengenal ERP Software & Manfaatnya untuk Bisnis
Mengapa Harus Software Purchase Order RedERP?
- Manajemen Sistem Pengadaan Lebih Mudah dengan software purchase order RedERP.
- Aplikasi Purchase Order RedERP, maksimalkan efisiensi proses purchasing perusahaan hanya tinggal klik dan klik.
Ajukan trial, presentasi dan demonstrasi Purchase Order Software RedERP, sekarang juga di sini.
