Pengelolaan physical inventory system adalah aspek krusial dalam menjaga kelancaran operasional suatu entitas, baik itu perusahaan, organisasi, maupun institusi lainnya.
Melalui sistem physical inventory, entitas dapat memantau dengan teliti jumlah, kondisi, dan lokasi barang atau aset yang dimilikinya.
Artikel ini akan mengupas secara mendalam tentang sistem physical inventory, meliputi tujuan utamanya serta langkah-langkah esensial yang perlu diikuti dalam pelaksanaannya.
Tujuan utama dari sistem inventaris fisik adalah memastikan keakuratan dan keteraturan dalam mencatat, memantau, dan mengelola barang atau aset yang dimiliki.
Dengan memiliki sistem yang terstruktur, entitas dapat menghindari kerugian akibat hilangnya aset, duplikasi inventaris yang tidak efisien, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam pelaporan keuangan.
Apa Itu Physical Inventory System?
Sistem inventaris fisik, juga dikenal sebagai physical inventory system adalah suatu pendekatan terstruktur untuk menghitung, memantau, dan mengelola jumlah fisik sebenarnya dari semua barang atau aset yang dimiliki oleh suatu entitas.
Dalam sistem ini, entitas melakukan penghitungan langsung terhadap barang atau aset yang ada dalam inventaris, biasanya dilakukan secara berkala atau periodik.
Tujuannya adalah untuk memastikan keakuratan informasi inventaris dan meminimalkan kesalahan atau ketidakcocokan antara data inventaris yang dicatat dan jumlah fisiknya.
Dengan kata lain, sistem inventaris fisik membantu mengontrol stok dan menghindari potensi kerugian akibat kehilangan, pencurian, atau kesalahan pencatatan.
Tujuan Physical Inventory
Mengelola physical inventory memiliki beberapa tujuan utama yang penting, yaitu:
1. Menjaga Keseimbangan Tingkat Inventaris
Salah satu tujuan utama dari sistem physical inventory adalah untuk memastikan adanya keseimbangan antara jumlah inventaris yang tercatat dalam sistem dan jumlah physical inventory yang sebenarnya.
Dengan melakukan penghitungan berkala, entitas dapat mengidentifikasi perbedaan antara data yang tercatat dan kondisi aktual inventaris.
Hal ini membantu menghindari terjadinya kesalahan stok yang dapat mengganggu kelancaran operasional dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan.
2. Mengelola dan Memantau Pencurian
Pelaksanaan sistem physical inventory juga memiliki tujuan untuk mengelola dan memantau potensi pencurian atau kehilangan aset.
Dengan membandingkan angka inventaris yang tercatat dengan hasil hitungan fisik, entitas dapat mendeteksi adanya ketidakcocokan yang mungkin disebabkan oleh pencurian atau kehilangan.
Langkah ini membantu mencegah atau mengatasi potensi kerugian dan merawat keamanan aset yang dimiliki.
3. Membuat Anggaran yang Akurat
Sistem physical inventory memberikan data yang akurat mengenai jumlah sebenarnya dari barang atau aset yang dimiliki.
Hal ini memungkinkan entitas untuk membuat anggaran yang lebih akurat dan realistis.
Dengan mengetahui dengan pasti apa yang dimiliki, entitas dapat merencanakan pengeluaran dengan lebih baik dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya finansial.
4. Melaporkan Laba yang Akurat
Dalam konteks bisnis, memiliki informasi inventaris yang akurat penting untuk melaporkan laba dengan tepat.
Melalui sistem physical inventory yang teratur, entitas dapat menghitung pendapatan dan biaya dengan lebih akurat, sehingga laporan keuangan mencerminkan kondisi nyata dari bisnis.
Ini membantu pemilik bisnis atau manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang sahih dan terpercaya.
Dengan menjalankan sistem physical inventory dan mencapai tujuan-tujuan ini, entitas dapat mengoptimalkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kerugian, serta meningkatkan akurasi dan keandalan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Manfaat Physical Inventory
Penerapan sistem physical inventory memberikan sejumlah manfaat yang signifikan dalam pengelolaan barang atau aset suatu entitas.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pelaksanaan sistem physical inventory:
1. Menjaga Ketepatan Inventaris
Dengan melakukan physical inventory secara teratur, entitas dapat menjaga ketepatan informasi inventaris dalam sistem. Hal ini membantu mencegah ketidakcocokan antara data yang tercatat dengan jumlah fisik sebenarnya dari barang atau aset.
Dengan kata lain, sistem ini membantu meminimalkan risiko kesalahan pencatatan dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan.
2. Meningkatkan Ramalan Permintaan
Dengan memiliki data inventaris yang akurat, entitas dapat melakukan prediksi permintaan yang lebih tepat.
Informasi ini membantu dalam perencanaan produksi, pengadaan, dan distribusi.
Dengan demikian, entitas dapat menghindari situasi di mana persediaan berlebihan atau kekurangan, yang dapat berdampak negatif pada efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.
3. Mencegah Kehabisan Stok
Salah satu manfaat lain dari sistem physical inventory adalah pencegahan terjadinya stok kosong (stockout).
Dengan mengetahui jumlah persediaan yang tersedia secara akurat, entitas dapat mengelola persediaan dengan lebih efektif dan menghindari kehilangan peluang penjualan akibat kehabisan stok saat permintaan tiba-tiba meningkat.
4. Meningkatkan Tingkat Penjualan untuk Persediaan yang Tidak Laku
Dengan memantau physical inventory, entitas dapat mengidentifikasi barang atau aset yang memiliki tingkat penjualan rendah.
Pengetahuan ini mereka dapat mengambil tindakan untuk meningkatkan penjualan, seperti mengadakan promosi khusus atau menyesuaikan harga.
Hal ini membantu mengurangi akumulasi persediaan yang tidak laku dan mendukung efisiensi pendapatan.
5. Mengurangi Pengurangan Persediaan
Menjalankan sistem inventaris fisik, entitas dapat mengurangi pengurangan persediaan yang dapat disebabkan oleh pencurian, kehilangan, atau kesalahan pencatatan.
Dengan mengidentifikasi perbedaan antara data yang tercatat dan physical inventory, entitas dapat mengambil tindakan pencegahan untuk mengurangi risiko kerugian.
6. Menghindari Kelebihan atau Kekurangan Persediaan
Sistem physical inventory membantu entitas menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan yang dapat menghambat efisiensi operasional dan finansial.
Dengan informasi inventaris yang akurat, entitas dapat merencanakan pengadaan dan pengelolaan persediaan dengan lebih baik, sehingga menghindari biaya yang tidak perlu dan memastikan ketersediaan barang saat diperlukan.
Dengan memahami dan menerapkan manfaat-manfaat tersebut, entitas dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan menghasilkan hasil yang lebih positif dalam aktivitas bisnis mereka.
Kapan Melakukan Physical Inventory?
Pelaksanaan physical Inventory sebaiknya direncanakan dan dilakukan pada saat-saat yang tepat agar menghasilkan hasil yang akurat dan efisien.
Salah satu waktu yang paling sesuai untuk melakukan physical inventory adalah saat aktivitas bisnis sedang berada dalam periode minim atau rendah.
Ini dapat termasuk akhir bulan akuntansi, akhir kuartal, atau bahkan saat penutupan tahun keuangan.
Pemilihan waktu yang tepat ini memberikan kesempatan untuk memperlambat atau bahkan menghentikan sementara operasi bisnis yang intensif, sehingga tim dapat fokus pada penghitungan fisik dan meminimalkan gangguan.
Dalam banyak kasus, melaksanakan physical inventory pada hari kerja biasa namun di luar jam operasional normal juga bisa menjadi pilihan untuk menghindari gangguan operasional.
Dengan memilih waktu yang tepat, entitas dapat memastikan bahwa inventaris fisik dilakukan dengan efektif dan akurat tanpa mengganggu rutinitas harian bisnis.
Tipe Physical Inventory
Terdapat beberapa tipe pelaksanaan inventaris fisik yang dapat dipilih oleh entitas, tergantung pada kebutuhan, skala bisnis, dan teknologi yang tersedia.
Berikut adalah empat tipe utama dari physical inventory beserta keuntungan dan kelemahan masing-masing:
1. Penghitungan Manual
Penghitungan manual melibatkan tim yang secara fisik menghitung dan mencatat jumlah barang atau aset dalam inventaris.
Keuntungannya adalah bahwa metode ini tidak memerlukan investasi teknologi khusus dan dapat diterapkan di berbagai lingkungan bisnis.
Namun, kelemahannya adalah potensi kesalahan manusia yang dapat terjadi selama proses penghitungan, terutama saat melibatkan jumlah inventaris yang besar.
Selain itu, metode ini juga cenderung memakan waktu dan tenaga.
2. Penghitungan Elektronik
Penghitungan elektronik melibatkan penggunaan teknologi seperti pemindai barcode atau RFID (Radio–Frequency Identification) untuk menghitung inventaris.
Keuntungannya adalah lebih cepat dan lebih akurat dibandingkan penghitungan manual.
Teknologi ini juga memungkinkan integrasi langsung dengan sistem manajemen inventaris.
Namun, penggunaan teknologi ini memerlukan investasi awal dalam peralatan dan pelatihan.
3. Penghitungan Siklus
Penghitungan siklus melibatkan penghitungan sebagian dari inventaris pada interval waktu tertentu, biasanya lebih sering daripada inventaris fisik penuh.
Keuntungan dari metode ini adalah bahwa prosesnya lebih terstruktur dan terdistribusi selama periode waktu tertentu, mengurangi gangguan operasional yang besar.
Namun, kelemahannya adalah risiko bahwa beberapa bagian inventaris mungkin tidak terhitung dengan akurat jika tidak dilakukan dengan cermat.
4. Penghitungan Inventaris Penuh
Penghitungan inventaris penuh melibatkan penghitungan seluruh inventaris dalam satu sesi. Keuntungannya adalah memberikan gambaran menyeluruh tentang inventaris yang dimiliki entitas.
Namun, kelemahannya adalah memerlukan waktu, sumber daya, dan dapat mengganggu operasional bisnis secara signifikan.
Dalam memilih tipe inventaris fisik yang sesuai, entitas perlu mempertimbangkan skala bisnis, sumber daya yang tersedia, dan kebutuhan akurasi.
Kombinasi dari beberapa tipe penghitungan juga bisa menjadi solusi yang efektif, tergantung pada situasi unik setiap entitas.
Baca Juga: Apakah Fungsi dan Manfaat Manajemen Inventory bagi Bisnis?
Langkah Melakukan Physical Inventory
Melaksanakan inventaris fisik melibatkan serangkaian langkah penting untuk memastikan penghitungan yang akurat dan efisien.
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti:
1. Perencanaan, Persiapan, dan Penetapan SKU
Langkah pertama dalam melaksanakan inventaris fisik adalah merencanakan prosesnya secara menyeluruh.
Ini melibatkan identifikasi dan penetapan SKU (Stock Keeping Unit) yang akan dihitung. Persiapkan daftar lengkap dari barang atau aset yang akan dimasukkan ke dalam penghitungan.
Pastikan juga bahwa tim yang bertanggung jawab sudah siap dan dilengkapi dengan peralatan seperti clipboard, formulir hitungan, barcode scanner, atau teknologi lainnya yang akan digunakan.
2. Menghitung Inventaris Anda
Langkah utama dalam physical inventory adalah penghitungan fisik barang atau aset yang ada dalam inventaris.
Tim yang telah dipersiapkan akan melakukan penghitungan sesuai dengan SKU yang telah ditetapkan.
Jumlah yang dihitung akan dicatat dengan teliti dan akurat. Jika teknologi seperti barcode scanner digunakan, pastikan bahwa peralatan tersebut berfungsi dengan baik.
3. Menganalisis dan Meninjau
Setelah penghitungan selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah menganalisis dan meninjau hasilnya.
Bandingkan angka inventaris yang telah dihitung dengan angka yang tercatat dalam sistem.
Identifikasi perbedaan dan lakukan pemeriksaan ulang jika diperlukan.
Selanjutnya, tinjau hasil analisis untuk mengidentifikasi tren atau pola tertentu, seperti item yang sering mengalami ketidakcocokan atau masalah lain dalam inventaris.
Melalui langkah-langkah ini, entitas dapat memastikan bahwa inventaris fisik dilaksanakan dengan baik, dan informasi inventaris yang diperoleh akurat dan dapat diandalkan.
Proses ini juga memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi masalah potensial dalam pengelolaan inventaris dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
Physical Inventory Lebih Mudah dengan Software Inventory RedERP
Melaksanakan physical inventory dapat menjadi tugas yang rumit, terutama jika melibatkan jumlah inventaris yang besar dan beragam. Apalagi melibatkan berbagai dokumen dan perhitungan.
Melaksanakannya secara manual adalah pekerjaan yang melelahkan dan memakan banyak waktu.
Namun, kini proses ini dapat dijalankan dengan lebih mudah dan efisien melalui penggunaan Software Inventory RedERP.
Software ini dirancang khusus untuk membantu entitas dalam mengelola inventaris fisik dengan lebih terstruktur dan akurat.
Dengan Software Inventory RedERP, proses penghitungan dapat dilakukan secara elektronik melalui pemindai barcode atau RFID, yang meminimalkan risiko kesalahan manusia.
Selain itu, software ini memungkinkan pengelolaan dan pemantauan inventaris dalam waktu nyata, memudahkan identifikasi perbedaan antara data yang tercatat dan jumlah fisik sebenarnya.
Dengan fitur-fitur canggihnya, Inventory RedERP membantu mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mencegah kerugian, dan memastikan informasi inventaris yang akurat dan dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
