Fleet Management System: Pengertian, Fungsi, hingga Tips Menerapkannya

Optimalisasi proses distribusi barang sangat ditentukan berdasarkan efektivitas pengelolaan fleet management system atau sistem manajemen armada suatu perusahaan.

Apabila perencanaan manajemen armada perusahaan dilakukan secara maksimal. Maka akan memberikan sejumlah benefit bagi suatu suatu perusahaan.

Keuntungannya mulai dari pengeluaran biaya yang minimum, peningkatan produktivitas bisnis, hingga menjaga keterjaminan keselamatan serta keamanan karyawan saat menjalankan kegiatan operasional. 

Penerapan sistem manajemen armada sangat dibutuhkan oleh sejumlah perusahaan yang bergerak pada sektor industri dengan mobilitas logistik tinggi misalnya manufaktur, Fast Moving Consumer Goods (FMCG), konstruksi, hingga wholesale.

Maka dari itu, seberapa besar kegunaan dan fungsi fleet management system bagi perusahaan? Simak penjelasannya secara lengkap melalui artikel RedERP berikut!

Apa Itu Fleet Management System?

Fleet management system adalah sebuah sistem manajemen yang mampu mengorganisir pengelolaan aset kendaraan perusahaan, agar dapat berjalan secara efektif dan efisien. 

Dalam hal ini, sistem ini berperan menjaga pengoptimalan penggunaan aset kendaraan perusahaan, seperti truk, van, kapal laut, pesawat terbang, ataupun peralatan konstruksi.

Untuk menjaga optimalisasi penggunaan kendaraan, sistem ini biasanya melakukan pelacakan terkait lokasi real time aset, pelaporan penggunaan bahan bakar, memonitor pemeliharaan kendaraan secara berkala, hingga memantau kebiasaan driver. 

Segala upaya tersebut bertujuan agar seluruh aset yang dimiliki perusahaan selalu tetap dalam kondisi prima. Sehingga, dapat memperpanjang batas usia pemakaian aset kendaraan perusahaan.

Kedua hal ini tentu dapat menguntungkan perusahaan, karena pengeluaran biaya untuk pengelolaan aset tidak membengkak atau bahkan berkurang. Selain itu mobilitas logistik perusahaan turut meningkat, serta memberikan efek positif terhadap perkembangan produktivitas perusahaan. 

Kegunaan Fleet Management System

Dengan perannya yang cukup kompleks, fleet management system memiliki kegunaan beragam bagi perusahaan. Ia dapat menunjang efektivitas dan efisiensi mobilitas hingga laporan logistik perusahaan.

Adapun kegunaan dari sistem manajemen armada di antaranya, memudahkan pengelolaan tugas logistik secara digital, memperbaiki integritas dan kinerja pengemudi, hingga mengotomatisasi laporan aset kendaraan perusahaan untuk meminimalisir terjadinya human error.

Baca Juga: Apa Kegunaan Transport Management System bagi Bisnis?

Fungsi Fleet Management System

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa fleet management system ternyata terdiri atas berbagai sistem dan fitur di dalamnya. Adanya sejumlah fitur atau sistem tersebut bertujuan untuk memaksimalkan fungsi fleet management system.

Berikut ini 7 fungsi sistem manajemen armada bagi sebuah perusahaan beserta penjelasan ringkasnya.

1. Optimalisasi Keamanan dan Kenyamanan Driver

Fungsi pertama adalah mengoptimalisasi keamanan dan kenyamanan driver yang terlibat dalam kegiatan logistik perusahaan. Keamanan dan kenyamanan driver melibatkan proses perawatan kendaraan sesuai, untuk menghindari risiko terjadinya kecelakaan, dan sebagainya. 

2. Pemenuhan Standar Operasional Perusahaan & Pemerintah 

Sistem manajemen armada adalah menjaga Standar Operasional Prosedur (SOP) logistik sesuai dengan arahan perusahaan dan pemerintah. Terjadinya pelanggaran SOP dalam sistem manajemen armada, akan menimbulkan dampak negatif bagi perusahaan. 

3. Perawatan Kendaraan Secara Berkala 

Fleet management system juga punya fungsi melakukan pengecekan secara rutin, terkait perawatan aset kendaraan milik perusahaan.

Fungsi dari pengaturan jadwal perawatan adalah untuk menghindari pembengkakan pengeluaran biaya, akibat terjadinya kerusakan pada aset kendaraan yang dimiliki perusahaan. 

4. Mengatur Efisiensi Penggunaan Bahan Bakar

Fungsi keempat berkaitan dengan sistem atau fitur pada fleet management system, yakni GPS. Kehadiran GPS pada sistem manajemen armada perusahaan sangat membantu para driver dalam mengatur efisiensi penggunaan bahan bakar. 

Hal ini karena, penggunaan GPS dapat memudahkan pencarian rute tujuan logistik terbaik, sehingga waktu tempuh bisa dipangkas sesingkat mungkin. Pemangkasan waktu tempuh, akan berpengaruh terhadap efisiensi penggunaan bahan bakar dalam kegiatan operasional logistik.

5. Live Tracker Real Time Terhadap Armada Perusahaan

Sistem ini juga mampu melakukan live tracker secara real time saat aset kendaraan perusahaan sedang beroperasi. Fitur yang digunakan adalah GPS, berfungsi untuk memonitor proses logistik secara langsung. 

Dengan adanya fitur ini perusahaan dapat lebih mudah memantau, apakah seluruh driver yang ditugaskan dalam kegiatan operasional menerapkan SOP yang berlaku atau tidak. Fitur tersebut juga dapat menjadi acuan penilaian awal perusahaan dalam menilai kompetensi dan kinerja para driver.

6. Tingkatkan Retensi Pelanggan Terhadap Perusahaan

Pengelolaan sistem manajemen armada yang optimal dapat meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan kepada pelanggan. Alhasil, rasio retensi atau loyalitas pelanggan terhadap konsumen akan berkembang. 

7. Efisiensi Biaya Tenaga Kerja 

Fungsi terakhir dari penggunaan sistem manajemen armada bagi perusahaan adalah mengurangi pengeluaran biaya tenaga kerja. Misalnya dalam melakukan pengecekan atau perawatan aset kendaraan secara berkala, menjaga efisiensi penggunaan bahan bakar, dan lainnya.

Tips Menerapkan Fleet Management System

Menerapkan fleet management yang efektif dapat membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan armada kendaraan mereka, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi biaya.

Berikut ini adalah beberapa tips untuk menerapkan fleet management yang sukses:

1.  Lakukan Pemantauan Kendaraan

Pasang sistem pemantauan kendaraan (GPS tracking) pada setiap kendaraan dalam armada Anda.

Ini akan memberikan visibilitas yang akurat tentang lokasi, kecepatan, dan penggunaan bahan bakar kendaraan, sehingga Anda dapat mengoptimalkan rute, menghindari penyalahgunaan kendaraan, dan mengurangi biaya operasional.

2. Perawatan dan Pemeliharaan Teratur

Tetapkan jadwal perawatan dan pemeliharaan rutin untuk kendaraan dalam armada Anda. Ini meliputi pemeriksaan berkala, penggantian oli, perbaikan, dan pemeliharaan umum lainnya.

Dengan merawat kendaraan secara teratur, Anda dapat memperpanjang umur pakai kendaraan dan mengurangi risiko kerusakan yang tidak terduga.

3. Analisis Penggunaan Bahan Bakar

Lacak dan analisis penggunaan bahan bakar kendaraan secara teratur. Identifikasi kendaraan atau pengemudi yang menggunakan bahan bakar secara tidak efisien, dan berikan pelatihan atau rekomendasi untuk mengurangi pemborosan.

Pertimbangkan untuk menggunakan kendaraan yang lebih efisien bahan bakar atau beralih ke sumber energi alternatif, seperti kendaraan listrik atau hibrida.

4. Pemantauan Kinerja Pengemudi

Gunakan metrik dan indikator kinerja khusus untuk mengukur kinerja pengemudi, seperti konsumsi bahan bakar per kilometer, kepatuhan terhadap batas kecepatan, dan efisiensi rute.

Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi pengemudi yang memerlukan perhatian lebih, memberikan umpan balik kepada mereka, atau memberikan penghargaan kepada pengemudi yang unggul.

5. Manfaat Teknologi

Manfaatkan teknologi fleet management yang ada, seperti perangkat lunak manajemen armada (fleet management software) dan aplikasi seluler, untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pengelolaan armada.

Dengan integrasi teknologi yang baik, Anda dapat memperoleh data real-time, mengelola jadwal, melacak penggunaan bahan bakar, dan mengoptimalkan operasi armada dengan lebih efisien.

6. Analisis Data dan Perbaikan Berkelanjutan

Analisis data armada secara teratur untuk mengidentifikasi tren, pola, dan peluang perbaikan.

Gunakan informasi ini untuk mengambil keputusan yang lebih baik, melakukan perubahan strategis, dan mengimplementasikan perbaikan berkelanjutan dalam manajemen armada Anda.

Software Fleet Management RedERP Maksimalkan Pengelolaan Logistik dan Aset Perusahaan

Fleet management system membuat proses distribusi barang hasil produksi lebih efektif dan efisien. Ketika perusahaan bisa membuat proses distribusi yang efektif dan efisien, tentunya ini akan berdampak langsung kepada profit yang didapatkan perusahaan.

Bagi perusahaan yang bergerak di sektor industri dengan mobilitas tinggi. Kehadiran Software Asset Management yang suportif sangat dibutuhkan, untuk menjaga alur logistik serta performa aset kendaraan perusahaan tetap optimal.

Software Asset Management dari RedERP Indonesia diketahui mampu mengelola fleet management perusahaan menjadi lebih praktis, efisien, dan akurat. 

Alasannya karena fitur-fitur suportif yang tersedia pada Software Asset Management RedERP, sudah terintegrasi dalam satu perangkat lunak. Sehingga, Anda dapat mengelola berbagai kegiatan manajemen aset kendaraan perusahaan dengan praktis. 

Sebagai contoh, pemanfaatan fitur Asset Maintenance dapat memudahkan Anda dalam mengelola seluruh aset kendaraan secara akurat, sesuai database yang ada pada sistem penyimpanan informasi perusahaan. 

Kemudian, apabila perusahaan ingin melakukan inspeksi terhadap seluruh aset yang ada, Anda dapat menggunakan fitur Asset Operations. Fitur ini akan mengkategorikan setiap aset kendaraan berdasarkan standar kelayakan operasional perusahaan. 

Dengan adanya fitur ini, Anda dapat mengetahui aset kendaraan apa saja yang perlu dilakukan perawatan untuk meminimalisir terjadinya depresiasi. Bahkan, fitur Asset Operations memungkinkan Anda untuk memonitor kondisi aset kendaraan secara real time.

Tidak berhenti di situ, perusahaan juga dapat melakukan analisis mendalam terhadap seluruh aset kendaraan yang telah mengalami depresiasi, melalui fitur Depreciation. 

Fitur ini akan membantu Anda dalam menentukan tindakan selanjutnya terhadap aset kendaraan yang sudah mengalami depresiasi. Perusahaan dapat memutuskan untuk mempertahankan atau mengganti aset yang telah terdepresiasi berdasarkan penilaian tertentu. 

Terakhir, melalui fitur Report & Analysis penyusunan laporan aset kendaraan perusahaan dapat dilakukan lebih praktis. Cukup menekan beberapa klik saja pada satu sistem terpusat, maka Anda sudah dapat menghasilkan laporan aset kendaraan perusahaan yang komprehensif dan akurat. 

Data yang diperoleh akan sangat membantu Anda, untuk menentukan serta merancang strategi selanjutnya dalam pengelolaan manajemen aset kendaraan perusahaan di periode berikutnya. 

Dengan memanfaatkan Software Asset Management RedERP, pengelolaan fleet management system perusahaan Anda akan lebih efisien dan teroptimalisasi. Ayo, segera ajukan demo gratisnya sekarang juga!