Untuk memberikan peningkatan produktivitas suatu perusahaan, umumnya para manajemen perusahaan menggunakan project management system. Sistem informasi ini digunakan untuk mengelola seluruh proyek yang sedang berjalan dalam perusahaan.
Sistem manajemen proyek sangat penting bagi perusahaan agar seluruh proyek yang sedang berjalan dapat dikelola dengan baik dan terkendali. Jika perusahaan tidak menggunakan sistem informasi ini, maka akan cukup sulit dalam pengorganisasian proyek jika perusahaan tersebut semakin besar.
Dalam artikel ini, akan dibahas lebih lanjut mengenai project management system dimulai dari pengertian jenis, hingga fitur-fiturnya.
Apa yang Dimaksud dengan Project Management System?
Project Management System adalah sebuah software yang berfungsi untuk mengelola seluruh proyek yang perusahaan buat. Sistem informasi ini sangat membantu manajer dalam mengelola sumber daya manusia untuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan.
Hal ini berkaitan dengan pembagian tugas dan sub tugas menjadi lebih kecil agar proyek dapat diselesaikan dengan baik. Selain itu, sistem manajemen proyek membantu manajer dalam menilai kemungkinan risiko penundaan sehingga dapat mengkomunikasikannya segera kepada pemangku kepentingan.
Oleh karena itu, sistem manajemen proyek dinilai memiliki fungsi utama yaitu untuk membantu para manajer dalam mengelola proyek sehari-harinya serta seluruh tanggung jawabnya.
Beberapa hal umum yang dapat dikelola menggunakan bantuan sistem ini seperti penjadwalan proyek serta manajemen tugas, manajemen risiko, penganggaran biaya, pengembangan koordinasi tim, hingga pembuatan laporan terkait proyek.
Baca Juga: Mengenal Project Scope Management dan Manfaatnya
Alasan Kenapa Perusahaan Menggunakan Project Management System
Dalam dunia bisnis, kepuasan untuk klien atau pelanggan menjadi prioritas yang paling penting. Menggunakan sistem manajemen proyek tentunya berkaitan dengan peningkatan efisiensi dan mutu perusahaan agar lebih baik lagi.
Berikut terdapat tiga alasan utama mengapa perusahaan menggunakan project management system:
- Visibilitas: Melihat perkembangan proyek yang sedang berjalan, mengidentifikasi proyek mana yang memiliki risiko, memantau jadwal, hingga membagikan status proyek secara real-time.
- Akuntabilitas: Memastikan semua karyawan yang bekerja memahami perannya masing-masing, menghindari keterlambatan proyek, dan menampilkan ringkasan proyek yang sedang berjalan.
- Organisasi: Melakukan pengorganisasian proyek dengan baik seperti menyimpan seluruh file dalam lokasi yang aman hingga membuat template proyek secara konsisten.
Ketiga alasan tersebut merupakan kunci utama keberhasilan perusahaan dalam menjalankan proyeknya. Pengorganisasian proyek yang baik dengan menggunakan bantuan software project management tentunya dapat menghasilkan output yang diharapkan.
Seluruh karyawan yang bekerja untuk proyek tersebut mengetahui dengan pasti peran dan tanggung jawabnya masing-masing. Sehingga, manajer dapat memfokuskan kepada hal-hal lain yang sifatnya lebih mendesak.
Jenis Sistem Manajemen Proyek
Pada dasarnya, sistem manajemen proyek memiliki beberapa jenis yang dapat dibedakan sesuai dengan fungsionalitasnya. Penggunaan project management system juga bergantung pada tujuan perusahaan.
Berikut beberapa jenis sistem manajemen proyek yang umum digunakan:
Individu
Perangkat lunak manajemen proyek yang satu ini digunakan hanya untuk satu manajemen proyek. Umumnya berbentuk spreadsheet atau software lain yang sederhana yang memiliki fitur yang dibutuhkan oleh manajer proyek.
Software jenis ini dapat digunakan oleh seluruh organisasi atau perusahaan. Namun, untuk individu yang berbeda tidak dapat memiliki akses satu sama lain. Hal inilah mengapa dinamakan sistem manajemen proyek jenis individu.
Kolaboratif
Jenis perangkat lunak kolaboratif dapat digunakan untuk menyatukan seluruh tim yang terlibat dalam suatu proyek. Data-data yang saling terhubung dapat dilihat serta dikerjakan oleh anggota tim proyek lainnya.
Namun, kelemahan dari jenis project management system kolaboratif adalah tidak dapat menautkan data dari beberapa proyek yang sedang berjalan. Software ini hanya berfokus pada satu proyek dalam satu waktu saja.
Baca Juga: Pengertian Partnership Jenis, dan Cara Memilihnya
Fitur Penting yang Harus Dimiliki Sistem Manajemen Proyek
Tentunya setiap sistem manajemen proyek memiliki fitur-fitur penting yang harus tersedia untuk memudahkan manajer dalam mengelola proyek dengan baik. Berikut beberapa fitur penting yang harus dimiliki setiap project management system:
1. Risk Management
Fitur manajemen risiko merupakan fitur yang paling penting yang harus ada dalam manajemen proyek. Hal ini karena setiap proyek yang dijalankan, pastinya ada risiko yang harus dihadapi.
Oleh karena itu, manajer proyek akan memanfaatkan fitur ini untuk meminimalisir potensi masalah yang akan terjadi.
2. Resource Management
Selain manajemen risiko, manajemen sumber daya merupakan fitur yang wajib ada di setiap software manajemen proyek. Fitur ini berfungsi untuk mengalokasikan sumber daya terhadap kebutuhan manajer proyek terkait proyek yang dijalankan.
Pendistribusian tugas yang buruk akan mengakibatkan gagalnya proyek yang sedang berlangsung. Oleh karena itu, fitur ini sangat berguna bagi manajemen proyek agar proyek dapat diselesaikan tepat waktu.
3. Dependencies, Milestones, and Critical Path
Setiap proyek yang ada tentunya memiliki tugas-tugas yang saling terhubung. Artinya, Anda tidak dapat mengerjakan tugas ketiga sebelum tugas kedua selesai dengan baik.
Fitur ini akan membantu perusahaan dalam mengelola jalur kritis dimana manajer proyek dapat menentukan prioritas dan tenggat waktu pengerjaan dengan lebih akurat.
4. Ease of Use
Untuk dapat menangani banyak proyek yang dikerjakan sekaligus, software sistem manajemen proyek harus dapat digunakan dengan mudah. Artinya, perangkat lunak tersebut harus memiliki desain yang minimalis, mudah diakses, memiliki fungsi yang banyak, dan pemeliharaan software yang lancar.
5. Third-party Integrations
Agar lebih mempermudah dan menambah fungsionalitas software, integrasi pihak ketiga menjadi hal yang penting. Hal ini berkaitan dengan sinkronisasi data dengan aplikasi lain yang berhubungan dengan proyek.
Software sistem manajemen proyek yang berkualitas harus dapat terintegrasi langsung pada aplikasi-aplikasi populer seperti Google Drive, OneDrive, Dropbox, hingga Box. Dengan begitu manajer proyek akan lebih mudah dalam mengelola proyek yang sedang berlangsung.
Namun, perlu Anda ketahui bahwa tidak semua software project management memiliki seluruh kelengkapan yang dapat menggabungkan semua alat yang dibutuhkan. Anda membutuhkan software project management yang lengkap seperti RedERP.
Dengan menggunakan software project management dari RedERP, Anda dapat dengan mudah melakukan perencanaan, penganggaran, estimasi, penjadwalan kerja, hingga proses lainya yang dibutuhkan dalam manajemen proyek.
Selain itu, Anda akan mendapatkan benefit jika menggunakan ERP Software dari RedERP, seperti membuat tugas-tugas yang jadi prioritas dengan mudah, menghindari pengeluaran biaya yang sebenarnya tidak direncanakan, hingga memudahkan komunikasi diantara anggota tim proyek.
