Cash receipt journal adalah media yang mampu membantu perusahaan dalam melaksanakan pencatatan akuntansi untuk bisnisnya.
Melalui pencatatan jurnal ini perusahaan bisa memeroleh serangkaian informasi krusial, yang bisa menjadi bahan dasar pengelolaan keuangan bisnis di kemudian hari. Selain itu, media ini juga bisa dibilang merupakan fondasi penting dari proses akuntansi.
Lantas, apa itu cash receipt journal? Apakah ada keuntungan dan kerugian yang diperoleh atas penggunaannya? Dan bagaimana cara mencatatnya secara tepat?
Berikut penjelasannya secara mendalam pada artikel RedERP berikut ini!
Apa Itu Cash Receipt Journal?
Cash receipt journal adalah jurnal akuntansi khusus yang berfungsi untuk melakukan pencatatan setiap aktivitas transaksi keuangan, mencakup setoran, penarikan bank, serta seluruh pembayaran dan penerimaan kas dari berbagai sumber selama periode akuntansi tertentu.
Cash receipt journal juga biasa dikenal sebagai jurnal penerimaan kas.
Adapun sumber-sumber penerimaan kas dalam sebuah bisnis antara lain penjualan tunai, penagihan rekening pelanggan, investasi modal oleh pemilik bisnis, penjualan aset, penerimaan komisi, pengembalian pajak, penerimaan sumbangan atau modal, pinjaman modal dari perorangan atau bank, hingga penagihan bunga, dividen, dan sewa.
Perbedaan Cash Receipt Journal dan Cash Disbursement Journal
Apakah Anda masih kesulitan dalam membedakan antara cash receipt journal dengan cash disbursement journal?
Berikut RedERP telah menyederhanakan definisi keduanya agar Anda dapat lebih mengerti ke depannya.
1. Cash Receipt Journal
a. Cash receipt journal atau buku harian penerimaan digunakan untuk mencatat seluruh aktivitas transaksi meliputi penerimaan kas.
b. Contoh dari cash receipt journal antara lain penjualan tunai, penerimaan bunga, pendapatan dividen, pengumpulan perkiraan pelanggan, dan penjualan tunai aktiva.
c. Terdiri atas beberapa kolom terpisah yakni tanggal, penjelasan, debit kas, debit potongan penjualan, perkiraan kredit, kredit piutang, dan perkiraan kredit piutang.
2. Cash Disbursement Journal
a. Cash disbursement journal atau buku harian pengeluaran kas berperan dalam mencatat setiap pembayaran tunai.
b. Contoh cash disbursement journal di antaranya perkiraan utang, pembelian barang dagangan, dan beban operasi.
c. Di dalamnya terdapat sejumlah kolom terpisah untuk mencantumkan serangkaian informasi mencakup tanggal, nomor cek, penjelasan, kredit kas, kredit potongan pembelian, hingga debit pembelian.
Cara Mencatat Cash Receipt Journal
Proses pencatatan jurnal penerimaan kas perlu disesuaikan dengan keadaan perusahaan selama periode tertentu.
Adapun kolom debit pada cash receipt journal berisikan akun kas dan akun potongan penjualan. Sementara kolom kredit diisi dengan akun-akun yang merupakan sumber pendapatan atau pemasukan uang, contohnya kolom penjualan atau kolom piutang.
Sedangkan apabila suatu perusahaan menerima kas di luar piutang dan penjualan. Maka nominal kas tersebut dapat didokumentasikan pada kolom serba-serbi atau sundries.
Lebih lanjut, berikut penjelasan mengenai sejumlah ketentuan dalam proses pencatatan cash receipt journal.
1. Saat perusahaan melakukan penjualan produk atau jasa secara tunai, maka jumlah kas pada kolom debit akan mengalami penambahan. Adapun jumlah penjualan perlu ditambahkan pada kolom bagian kredit.
2. Kas pada bagian debit akan bertambah ketika ada pihak yang melakukan pembayaran utang atau pelunasan piutang kepada perusahaan. Sementara itu, jumlah piutang di kolom kredit akan berkurang.
3. Jika terjadi potongan penjualan, maka perusahaan wajib mencatatnya di debit akun kas serta akun potongan penjualan.
4. Terakhir, apabila dalam bisnis perusahaan terjadi pengembalian barang atau retur, di saat yang bersamaan hal tersebut dapat menambah kas di bagian debit. Lantas, perusahaan perlu mencatat atau mendokumentasikan retur yang terjadi pada kolom sundries di bagian kredit.
Format Cash Receipt Journal
Lembar format cash receipt journal umumnya memiliki 10 kolom. Adapun masing-masing kolom diperuntukkan untuk diisikan serangkaian informasi yakni sebagai berikut.
1. Kolom Tanggal (Date Column): Berisi tanggal penerimaan uang tunai.
2. Kolom Akun Dikreditkan (Account Credited Column): Bertujuan untuk memasukkan judul atau nama akun yang dikreditkan dalam buku besar sebagai hasil dari arus kas masuk.
3. Kolom Referensi Posting (Post Reference Column): Sebagai kolom untuk menginput nomor akun dari akun buku besar pembantu atau buku besar tempat entri berada.
4. Kolom Penjelasan (Explanation Column): Alasan terjadinya cash inflow akan dijelaskan secara singkat pada kolom ini.
5. Kolom Tunai (Cash Column): Kolom ini berfungsi untuk mencantumkan jumlah uang tunai yang diterima. Adapun akun kas dalam buku besar akan didebet dengan total jumlah uang tunai pada kolom ini.
6. Kolom Diskon Penjualan (Sales Discount Column): Kolom ini berisikan informasi terkait besaran diskon untuk pelanggan. Total diskon pada kolom ini pun akan didebet dengan akun penjualan yang disimpan dalam buku besar.
7. Kolom Piutang (Accounts Receivable Column): Pada kolom ini, tertera data total nominal pembayaran kas yang diterima atas pelunasan piutang dagang dari pelanggan.
8. Kolom Penjualan (Sales Column): Mengandung data catatan setiap aktivitas penjualan yang dibayar secara tunai.
9. Kolom Akun Lain (Other Accounts Column): Kolom ini berfungsi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber kecuali penjualan tunai ataupun kredit, misalnya penerimaan kas untuk bunga, sewa, penjualan aset, dan lain-lainnya.
10. Kolom Harga Pokok Penjualan atau Persediaan (Cost of Goods Sold or Inventory): Kolom ini juga berperan melakukan pencatatan, namun hanya berlaku untuk pendokumentasian harga pokok penjualan tunai saja.
Untuk total nominal uang tunai pada kolom ini juga akan didebit ke akun harga pokok penjualan, serta dikreditkan pada akun persediaan di buku besar umum.
11. Kolom Serba-serbi (Sundries): Berfungsi untuk mencatat kredit ke seluruh akun yang tidak mempunyai kolom khusus.
Contohnya penerimaan bunga, penerimaan uang tunai untuk pengembalian barang yang dibeli melalui transaksi jenis tunai, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Konsep dan Contoh Arus Kas dalam Akuntansi
Manfaat Cash Receipt Journal
Penggunaan cash receipt journal memiliki sejumlah keuntungan dan kerugian tersendiri bagi sebuah perusahan, seperti berikut ini.
1. Manfaat
a. Memberikan kemudahan dalam melakukan pelacakan terhadap seluruh aktivitas uang yang diterima selama periode tertentu.
b. Membantu dalam mempersiapkan buku besar akun kas dan laporan arus kas untuk periode tertentu.
c. Proses pelacakan piutang usaha dan jangka waktu piutang menjadi lebih mudah.
d. Memudahkan proses pelacakan terhadap seluruh pembayaran pemasok yang belum dibayar, dengan mencocokkan uang yang diterima dengan uang yang dibayarkan selama periode tertentu.
e. Memungkinkan pengguna untuk melacak buku besar piutang dagang dan akun yang lewat jatuh tempo.
2. Kekurangan
a. Hanya mampu menghitung basis kas dari akuntansi saja, namun tidak bisa menghitung basis akrual yang menjadi dasar utama dalam melaksanakan prudent accounting (prinsip akuntansi) dan double-entry bookkeeping (pembukuan entri ganda).
Memindahkan Cash Receipt Jurnal ke Buku Besar
Pada praktiknya, cash receipt journal juga perlu di-posting ke dalam buku besar.
Ketentuannya adalah jumlah kolom kas dibukukan sebagai debit rekening buku besar. Sedangkan total penjualan di-posting sebagai kredit pada buku besar umum.
Sementara itu, khusus untuk kolom piutang akan dipindahkan ke buku besar dan prosesnya terbagi menjadi 2 tahap.
Pertama, kolom piutang usaha diunggah terlebih dahulu ke buku besar pembantu setiap harinya secara berkala, sebelum mulai digabungkan dalam buku besar umum.
Cara tersebut bertujuan untuk memastikan seluruh akun pelanggan selalu ter-update dan merepresentasikan saldo pada tanggal tertentu secara akurat.
Berikutnya kolom total piutang dagang harus diunggah pada akun kredit di buku besar. Sementara tiap-tiap kolom sundries, perlu ditransfer sebagai kredit ke akun yang sesuai pada buku besar. Sedangkan total sundries tidak perlu di-posting.
Langkah terakhir sebagai upaya pengecekan, lakukan review ulang secara menyeluruh dan pastikan tidak ada jumlah individu di kolom kas dan penjualan yang di-posting ke dalam buku besar.
Permudah Pembukuan Bisnis dengan Bantuan Software Akuntansi RedERP
Kegiatan pembukuan secara manual adalah cara yang kurang tepat, dan sudah tidak relevan lagi di tengah perkembangan teknologi saat ini.
Aktivitas pembukuan secara manual juga menyimpan risiko kesalahan yang cukup tinggi, sehingga mengancam keakuratan dan kelengkapan hasil data akhir pembukuan bisnis.
Penggunaan software akuntansi dinilai sebagai langkah efektif dalam memastikan keakuratan hasil akhir, serta meminimalisir terjadinya kesalahan saat proses pembukuan.
Software Akuntansi dari RedERP misalnya, di mana tidak hanya mampu menjaga keakuratan dan menekan risiko terjadinya kesalahan saat aktivitas pembukuan saja. Namun juga mampu menyederhanakan prosesnya melalui operasi sistem yang sudah terotomatisasi dengan sangat baik.
Alhasil Anda dapat dengan mudah mencatat setiap aktivitas akuntansi bisnis perusahaan, tanpa kehilangan tingkat akurasi pada hasil akhirnya.
Software Akuntansi online milik RedERP juga sudah dilengkapi oleh sistem terintegrasi. Sehingga mobilitas operasi pengelolaan akuntansi bisnis Anda akan jauh lebih efisien dan efektif.
Adapun fitur-fitur lain yang terdapat dalam Software Akuntansi RedERP yang siap menunjang, sekaligus mengoptimalkan setiap aktivitas pengelolaan akuntansi bisnis perusahaan Anda di antaranya Tax Calculation, Multi-Currency, Customer Management & Sales, Manage Cash Flow, Budget Management, Reports & Analysis, Daily Accounting Tasks , hingga Manage Banking Activity.
Segera ajukan demonya sekarang juga, dan rasakan segudang manfaatnya!
