Kegiatan dispatching adalah kegiatan yang seharusnya dimiliki setiap perusahaan. Perusahaan tentunya memiliki perencanaan produksi yang bertujuan untuk memaksimalkan produksi barang yang ingin dihasilkan.
Dengan kata lain, perencanaan produksi dapat memberikan otoritas untuk memulai kegiatan produksi dan menjamin keefektifan proses produksi.
Lantas, apa itu dispatching dan bagaimana penerapannya dalam proses produksi? Simak ulasannya berikut ini!
Pengertian Dispatching
Dispatching adalah aktivitas bisnis yang menjadi bagian dari perencanaan dan pengendalian produksi di suatu perusahaan.
Proses dispatching ini meliputi berbagai hal untuk kepentingan produksi seperti perlengkapan alat, bahan baku, alur pelaksanaan dan lain-lain. Dispatching merupakan tahap ketiga dalam proses produksi, setelah routing dan scheduling.
Aktivitas ini merupakan tahap implementasi di mana petugas pemeriksaan produksi bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan kepada petugas operasi mengenai rencana waktu penyelesaian, laporan penilaian, dan tugas yang telah dilaksanakan setelah.
Hal ini dilakukan setelah pekerjaan mulai masuk ke tahap pemasangan operasi.
Selain itu, dispatching juga dapat diartikan sebagai proses penyerahan pesanan ke pekerja operasional produksi. Hal ini merupakan bagian dari rutinitas pengaturan kegiatan produksi.
Pada proses penyerahan pesanan, instruksi produksi yang rinci dan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan perlu diserahkan kepada pihak yang akan melakukan proses produksi.
Baca Juga: Konsep Poka Yoke untuk Atasi Human Error dalam Proses Produksi
Apa Fungsi Dispatching?
Setelah mengetahui pengertian dari dispatching, selanjutnya Anda perlu mengetahui fungsi dari dispatching itu sendiri. Berikut adalah beberapa fungsi yang wajib kamu ketahui:
- Mengetahui spesifikasi dan daftar material apa saja yang digunakan dalam kebutuhan produksi.
- Mengawasi ketersediaan bahan material yang masuk dan memastikan perputaran prosesnya.
- Mengawasi ketersediaan seluruh peralatan pendukung produksi.
- Menentukan pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan produksi. Seperti penempatan tenaga kerja, tempat kerja, serta alat yang digunakan.
- Menerbitkan kartu instruksi yang berfungsi bagi pekerja yang akan melakukan berbagai kegiatan produksi. Dengan adanya kartu instruksi, proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan tepat.
- Mengeluarkan perintah kerja bagi seluruh tenaga kerja meliputi waktu dan tanggal yang telah ditentukan.
- Mengeluarkan perintah untuk pemeriksaan kualitas produk setelah kegiatan produksi selesai.
- Memastikan pencatatan waktu idle mesin dan pekerja agar tepat dan akurat.
- Memastikan setiap pekerjaan dapat kontinu ke departemen selanjutnya.
- Terakhir, memastikan pencatatan waktu mulai kegiatan hingga penyelesaiannya untuk mengetahui perhitungan jarak waktu yang dihabiskan.
Prosedur Dispatching
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam prosedur dispatching. Hal-hal tersebut adalah informasi produksi yang harus tersedia, gambaran dan spesifikasi, peralatan yang digunakan, hingga pencatatan produksi.
Lebih jelas lagi, berikut adalah beberapa prosedur dalam dispatching:
1. Store Issue Order
Prosedur ini merupakan sebuah otoritas yang diberikan kepada toko atau departemen untuk mengirimkan seluruh kebutuhan bahan baku perusahaan.
2. Tool Order
Prosedur ini adalah otorisasi toko peralatan yang berfungsi untuk melepaskan alat yang dibutuhkan dalam proses produksi.
3. Time Ticket
Prosedur ini mencatat waktu dari awal hingga akhir operasi. Pencatatan waktu ini bermanfaat sebagai acuan untuk pembayaran kerja.
4. Perintah Kerja
Prosedur ini merupakan pembuatan perintah untuk pekerja agar melakukan operasi produksi.
5. Inspection Order
Prosedur ini dilakukan untuk menyampaikan sebuah inspeksi dan melakukan pemeriksaan laporan mengenai kualitas komponen atau produk secara keseluruhan.
6. Move Order
Terakhir, prosedur ini memberikan persetujuan atas perpindahan material atau komponen pada suatu fasilitas untuk pelaksanaan operasi selanjutnya.
Baca Juga: Proses Produksi: Tahapan dan Cara Mengoptimalkannya
Jenis-jenis Dispatching
Setidaknya ada 2 jenis dispatching yang umum digunakan, yaitu:
1. Sistem Terpusat atau Sentralisasi
Dalam sistem terpusat, departemen pengiriman pusat dapat memesan langsung ke workstation. Dispatching dengan sistem ini akan menjaga keakuratan informasi dengan lengkap berdasarkan karakteristiknya dan kapasitas setiap peralatan pekerja terhadap mesin.
Berikut beberapa keuntungan dalam sistem terpusat, antara lain:
- Memungkinkan koordinasi yang lebih efektif pada setiap fasilitas.
- Memiliki fleksibilitas yang tinggi.
- Memudahkan penilaian terhadap progress setiap pesanan karena informasinya terpusat pada satu lokasi.
- Pemanfaatan tenaga kerja dan mesin yang lebih efektif.
2. Sistem Terdesentralisasi
Dalam sistem terdesentralisasi, pemesanan manufaktur sepenuhnya menjadi tugas dari inspektur atau pengawas pada setiap cabang perusahaan.
Pengawas akan menentukan urutan pesanan yang harus diambil departemen serta memastikan ketersediaan bahan material di setiap mesin dan operator.
Berikut adalah keuntungan dari sistem terdesentralisasi, antara lain:
- Terhindar dari duplikasi laporan.
- Meminimalisir kesulitan alur birokrasi.
- Mengurangi kesenjangan dalam berkomunikasi.
- Memudahkan pemecahan masalah sehari-hari.
Mengenal Dispatcher Gudang
Dalam kegiatan dispatching tentu saja ada seseorang yang bertugas untuk melakukannya. Dalam hal ini disebut dispatcher gudang.
Dispatcher gudang adalah orang atau tim yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola operasi logistik di dalam gudang.
Tugas utama seorang dispatcher gudang adalah merencanakan dan mengatur aliran barang, mengoordinasikan penerimaan dan pengiriman barang, serta memastikan bahwa semua proses logistik di dalam gudang berjalan lancar.
Dispatcher gudang biasanya bertanggung jawab untuk memonitor stok barang, mengatur pengiriman barang ke pelanggan, dan memastikan ketersediaan bahan baku atau produk di dalam gudang.
Mereka juga harus memastikan kepatuhan terhadap prosedur pengiriman dan penerimaan barang, serta mengoordinasikan kegiatan antara tim gudang, pengemudi truk, dan pihak eksternal lainnya.
Proses Dispatching Lebih Mudah dengan Software RedERP
Dari ulasan di atas, Anda sudah tahu bahwa dispatching adalah bagian penting dari proses produksi. Melalui aktivitas dispatching, perusahaan melakukan pesanan produksi ke fasilitas operasional. Pemberian pesanan ini disertai dengan instruksi dan rencana produksi yang rinci.
Aktivitas ini sangat penting karena apabila dilakukan dengan salah, perusahaan akan menerima dampak fatal terutama pada biaya produksi. Oleh sebab itu, perusahaan perlu menggunakan aplikasi yang praktis seperti manufacture system untuk mengelola produksi.
Software ERP Indonesia dari RedERP adalah solusi yang tepat untuk menjawab permasalahan produksi di perusahaan. Dengan menggunakan Software Manufacture & Production RedERP, perusahaan akan terbantu dalam menjalani proses produksi dan memastikan seluruh proses berjalan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
Jadi tunggu apa lagi? Gunakan Software Manufacturing & Production RedERP sekarang juga!
Semoga artikel ini dapat menambah pengetahuan Anda terkait proses produksi di perusahaan. Terima kasih telah membaca sampai akhir.
