Pentingnya Manajemen Proyek dan Tahapan Implementasinya!

Sesuai dengan namanya, definisi manajemen proyek yaitu suatu upaya dalam melakukan pengelolaan proyek dengan cara yang efektif dan juga efisien.

Secara sederhana dapat diartikan sebagai sebuah langkah untuk memaksimalkan potensi yang dimiliki untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu secara baik hanya dengan bermodalkan sumber daya yang terbatas.

Kemampuan manajemen yang baik akan mengurangi resiko terjadinya kegagalan atau human error dalam melakukan suatu proyek tertentu, sehingga hasil yang didapatkan bisa optimal.

Saat ini, ada banyak aplikasi manajemen proyek yang membantu perusahaan mengelola proyeknya dengan baik.

Tujuan Manajemen Proyek

Setiap pengelolaan atau manajemen pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai, di antaranya yaitu:

1. Membuat Anggaran Stabil

Setiap perusahaan pasti ingin meminimalisir pengeluaran  dalam menyelesaikan proyek tertentu. Dengan adanya manajemen proyek, anggaran yang ada akan terjaga, bahkan bisa tetap stabil.

Manajemen yang buruk akan berdampak pada terbuangnya sumber daya secara sia-sia. Akibatnya, anggaran yang  akan semakin besar dan merugikan sebuah perusahaan.

2. Menyelesaikan Projek Tepat Waktu

Tujuan selanjutnya, yaitu agar membuat proyek yang sedang dikerjakan selesai sesuai dengan tenggat waktu yang sudah disepakati.

Pengelolaan yang baik dan terstruktur akan memudahkan pekerja dalam menyelesaikan tugas-tugasnya, dengan begitu proyek dapat selesai tepat pada waktunya, sehingga tidak memakan tenaga dan sumber daya yang lebih banyak lagi.

3. Mengeluarkan Potensi Tim

Manajemen yang baik mampu mengeluarkan segala potensi yang ada oleh sebuah tim proyek dalam menyelesaikan tugasnya.

Manajer nantinya akan membagi tugas sesuai dengan porsi dan juga keahlian yang ada pada setiap pekerja di dalam timnya, dengan begitu tugas dapat selesai dengan terstruktur rapi dan terencana sesuai dengan arahan dari manajer.

4. Mengatur Strategi Penyelesaian Proyek

Dalam menyelesaikan suatu proyek, perusahaan memerlukan strategi atau langkah yang tepat dalam pengaplikasiannya. Seluruh elemen yang terlibat di dalam proyek tersebut harus berkesinambungan dan terhubung satu sama lain.

Maka dari itu, strategi yang tepat dan matang diperlukan agar penyelesaian proyek bisa dilakukan dengan baik dan benar

5. Menekan Resiko Kerugian

Sebuah bisnis tentunya akan sangat menghindari kerugian, begitu juga dalam pengerjaan suatu proyek. Seorang manajer proyek harus mampu untuk meminimalisir resiko-resiko yang bisa mengakibatkan kerugian selama proyek berlangsung.

Dengan manajemen yang baik, perusahaan dapat menghindari ataupun mencegah resiko-resiko tersebut  melalui analisa dan  perencanaan yang matang.

Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web

Tahapan Manajemen Proyek

Terdapat beberapa tahapan yang harus dilewati dalam manajemen proyek, yaitu:

1. Permulaan dan Pembentukan Konsep Proyek

Tahapan yang pertama yaitu seorang pemilik harus melakukan perencanaan ide dan juga mengumpulkan tim yang terdiri dari orang-orang yang berpengalaman di bidangnya.

Maksud dari tahapan awal ini yaitu untuk menentukan proyek yang akan dikerjakan memenuhi standar kelayakan atau tidak, serta apakah proyek tersebut bisa selesai sesuai dengan tenggat waktu yang diberikan.

Selain itu, pembentukkan tim bertujuan untuk melakukan analisa atau riset yang nantinya digunakan untuk menentukan skala dan juga modal yang dibutuhkan dalam pembuatan proyek tersebut.

2. Melakukan Perencanaan

Tahap selanjutnya yaitu melakukan perencanaan. Setelah ide dan konsep dari sebuah proyek terbentuk, langkah selanjutnya adalah melakukan planning atau perencanaan terhadap proyek yang akan dibuat.

Perencanaan dibuat agar setiap elemen yang terlibat di dalamnya memiliki visi dan misi dan tujuan yang sama, dengan begitu setiap orang yang terlibat mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek yang akan dibuat tersebut nantinya.

3. Peluncuran Proyek

Tahap ketiga yaitu melakukan peluncuran atau eksekusi proyek berdasarkan konsep dan juga perencanaan yang sudah dibuat pada tahap sebelumnya.

Proyek yang akan berjalan harus bisa memenuhi standar dan juga harapan dari customer. Plan yang dibuat pada tahap sebelumnya berguna sebagai panduan atau guide untuk anggota tim dalam melakukan tugasnya dengan menggunakan sumber daya yang tersedia, sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.

4. Melakukan Kontrol pada Proyek

Setelah proyek sudah berjalan, langkah yang harus dilakukan selanjutnya yaitu melakukan monitoring atau kontrol terhadap proyek yang sudah berjalan tersebut.

Seorang manajer proyek harus terus melakukan pemantauan atas progress yang sedang berlangsung, apakah proyek yang yang sedang berjalan tetap berada pada jalur yang sudah ditetapkan. Hal itu mencangkup perkiraan biaya, waktu, dan juga kualitas yang ada.

4. Penutupan Proyek

Tahap terakhir yaitu melakukan penutupan proyek. Meskipun tahap akhir dari manajemen proyek adalah melakukan penutupan, namun tahap ini tidak kalah penting dengan tahap-tahap sebelumnya.

Dalam tahap ini, setelah tim yang terlibat menyelesaikan proyek yang sesuai dengan keinginan customer, maka mereka akan melakukan evaluasi, pencatatan, dan juga pembelajaran dari proyek yang sudah mereka buat tersebut.

Hal ini bertujuan untuk melihat hasil dari kinerja yang sudah mereka lakukan. Dengan begitu mereka bisa mengetahui kendala dan juga permasalahan yang ada selama membuat proyek tersebut.

Nantinya akan berfungsi sebagai evaluasi yang berguna untuk mengimprovisasi tim dalam menyelesaikan proyek-proyek selanjutnya.

Contoh Manajemen Proyek

Agar memudahkan Anda dalam memahami istilah ini, berikut ini contoh manajemen proyek yang bisa Anda simak, diantaranya:

1. Proyek Padat Modal

Contoh yang pertama yaitu proyek padat modal. Mengapa disebut padat modal? Proyek padat modal menggunakan biaya atau modal  dalam membuat proyek dalam jumlah yang sangat banyak dan umumnya proyek satu ini membutuhkan bantuan mekanik atau mesin-mesin besar dalam pengaplikasiannya.

2. Proyek Konstruksi

Contoh manajemen proyek yang kedua yaitu berhubungan dengan pembangunan infrastruktur publik, seperti jalan tol, jembatan, gedung besar, dan sejenisnya.

3. Proyek Penelitian

Proyek ini dibuat untuk tujuan penelitian dan riset. Hasil proyek tersebut nantinya berfungsi untuk meningkatkan kualitas suatu barang atau jasa, tetapi proyek ini bisa juga digunakan untuk kepentingan ilmu pengetahuan.

4. Proyek Manufaktur

Proyek satu ini berhubungan dengan proses memproduksi barang baru untuk mencapai tujuan dari sebuah perusahaan. Tujuan tersebut antara lain, memperoleh keuntungan, memberikan pelayanan yang baik, dan mempertahankan keberadaan dari organisasi.

Baca Juga: Aplikasi Manufaktur dan Manfaatnya untuk Bantu Jalannya Bisnis

Mudahkan Pengelolaan Bisnis dan Proyek Anda dengan RedERP

RedERP adalah software erp yang mampu mengatur operasional dalam bisnis perusahaan secara terintegrasi.

Sistem ERP RedERP juga mampu memberikan visibilitas yang jelas terhadap seluruh bisnis, dan juga kontrol penuh atas semua aspek manajemen proyek yang Anda miliki.

Software project management RedERP bisa membantu Anda dalam membuat manajemen bisnis yang lebih efektif dengan beragam modul yang memberikan solusi dari setiap permasalahan yang Anda miliki di dalam bisnis.

Itulah pembahasan mendalam mengenai pengertian manajemen proyek, contoh, tahapan, dan juga tujuannya.

Sebuah kemampuan manajemen atau pengelolaan sangat dibutuhkan terlepas apapun bidang pekerjaan yang Anda jalani saat ini.

Pengelolaan yang baik akan memberikan hasil atau output yang baik juga tentunya. Sehingga seorang manajer harus memiliki kemampuan dan kapasitas dalam menganalisa dan mengatur elemen-elemen yang ada di bawahnya.

Semoga setelah membaca artikel ini Anda menjadi lebih paham mengenai apa itu manajemen proyek dan pengaplikasiannya di dalam dunia kerja.

Semoga bermanfaat!